会务人员岗位职责(共5页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上会务工作细则1.0 目的 规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。2.0 范围适用于腾讯管理处会务人员。3.0 职责岗位类别岗位职责备注会务人员会议类1、会议室日常检查会务日常检查表、 周报月报输出、2、会议室预定及会议协调3、接受各种会议相关工作的报障4、负责会议室的各类环境卫生监督及整改5、文印区、报刊架、邮件区的物资整理6、每天下班前进行当天会议数据统计7、周报.月报数据整理8、公共区域资产管理（OA设备类）接待类9、接待会议室工作支持（名牌制作、会议室设备检查、物资摆放等）按接待标准执行10、重要来访客人的会务支持（访客指引、茶水服务等）11、保持接待各类物资充足经理室12、工作环境检查13、经理室日常会务支持14、温馨卡片（建议和需求收集）其它BU 会务支持15、部门重要的会务工作支持BU支持需在保证公司会议和接待工作不受影响下进行16、其它活动的会务支持（如：生日会）4.0 工作流程 工作时间工作内容标准8:30-9:00经理室服务经理室整体环境检查；物品补给经理室会务工作细则9:00-9:30会前检查会议室环境整体巡检工作（参考：工作细则5.1.1 ）会议室物资摆放标准规范9:30-11：40不定时巡查会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2）会议资源管理规定巡检内容： 办公区、茶水间、休闲区环境巡检，并执行项目节能推进工作。节能巡检内容见 按会议预定时间分楼层巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 会议室物资摆放标准规范会议资源管理规定12：00-13：30午休13: 30-14:10会前检查会议室环境整体巡检工作（参考内容：工作细则5.1.1 ）会议室物资摆放标准规范14:10-17：00不定时巡查会议室使用情况反馈（参考：工作细则5.1.2）会议资源管理规定巡检内容： 办公区、茶水间、休闲区环境巡检 按会议预定时间分楼层巡查会议室（参考：工作细则5.1.3 -5.1.5） 会议室物资摆放标准规范会议资源管理规定17:10-17:301.了解第二天会议预定情况并做好相关准备。2.完成当日楼层日报表、物资消耗登记表。5.0 工作细则5.1 会议会务工作5.1.1 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、电话等物品摆放整齐，增补相应的文具；设备设施正常（投影仪、音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号）；环境设施整洁（如窗帘、饮水机、绿植等）；室内各类指示牌（手册、温馨提示等）挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味； 5.1.2 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。5.1.3 会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时，须在3分钟内到达会场、了解具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。5.1.4 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、发现问题督促清洁人员及时整改。5.1.5 会务人员在每次巡查楼层时，需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架，保持各区域的物品摆放整齐。5.1.6 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目，在OA系统上查看下个工作日的会议预定情况，安排好第二天的工作计划。5.1.7 每周一会务人员输出上一周的工作总结，制定本周工作重点；每月第一个工作日输出上月的月报表5.1.8 公共区域资产管理: 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向7000平台或资产管理员反馈。5.2 接待会务工作5.2.1 会议室接待工作支持：当有接待任务时，由会务主管发出接待会议通知单，接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进行：矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前1小时摆放好）；会议桌椅.设备.文具、姓名牌等物品（会议前1个小时摆放好）；会议设施设备，如麦克风、投影仪等（会议前1小时调试完成）；空调（会前1小时开启，并调试温度为26）；会服人员于会前30分钟到岗，在门口迎候，当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。如遇全天会议，会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作；检查是否有遗失物品和文件，及时交与接待负责人处理；会后将会议物资整理好，关闭空调、照明、设备等。5.2.2 当公司有重要来访客人，会务人员接到需求时，到前台将客人引导至会客地点，提供茶水服务；会谈结束后，指引访客离开公司。5.2.3 会务人员需要每天了解接待物资的储备情况，当出现物资预警时，需及时向会务负责人提出申请需求。5.3 经理室会务工作5.3.1 工作环境检查：每天早上8：30分至各经理室检查环境卫生，做好物品摆放（未经得允许，文件类禁止翻阅和整理）；5.3.2 报刊、信件发放：每天早上8：40将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上，以供经理翻阅；当经理有信件时，会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面，告知经理本人及时查阅。5.3.3 办公用品检查：每星期不定期至各经理室检查办公用品.需要经常检查并领用的易耗品：签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。一旦发现物品缺少，马上到对口部门领用并及时补给；需要经常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出现缺口、纸篓是否老化或破碎；订书机、计算器、灯具是否能正常使用，水壶是否保温。5.3.4 临时性服务:会务人员通过RTX、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后,需在2分钟内响应。5.3.5 经理室日常会务支持:接到经理室会务需求时，应对经理室提供必要的服务。内容包括茶水服务、记录所使用的纸笔，以及经理室所需要的其他物品。5.4 其它BU会务工作支持：5.4.1 各BU的大型会议，会务支持5.4.2 各BU的生日会工作支持。5.4.3其它会务类工作支持。 专心-专注-专业