采购与付款内控流程(共11页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上文件编号HR-CW-003版本/版次A/0制订部门财务部生效日期2013年11月15日文件名称采购与付款内控流程页 码共9页目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围： 本程序适用于公司的采购与付款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接一、采购与付款内控流程相关部门人员职责职位职责总经办审核重大采购项目；批准供应商采购与付款政策制度的确定；参与供应商合同签订的谈判生产部副总经理参与供应商选择、谈判；决定选择供应商物控部编制采购计划；编制计划外采购，并审批采购部经理参与供应商选择、谈判；与供应商签订采购合同；审核年月采购计划负责采购退货事宜采购部职员调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力；将采购的订购信息记录于ERP系统中；修改供应商档案文件;复核材料质量,工程图，报价备案；与供应商协商退货事宜。品管部检验货物质量负责提出退货或折让意见仓库将收到的货物与系统中的采购信息进行核对记录、确定收到的货物合理保管货物应付账款会计核对原始凭证，开出付款凭证总账会计出纳批准付款凭证执行结算事宜二、供应商筛选以及价格确定控制管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本关键控制点： 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准，副本财务部留底备查注释： 价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平 价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据 价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性 根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商 与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入协作价格表三、新供应商开发控制管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要关键控制点： 收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关检测部门报备 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程注释： 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商， 要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量 电器类配件需要申请备案 对第一批小批量物资进行全检，形成全检纪录，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案 建立供应商档案需提供以下资料采购部应保证供应商档案资料的真实、准确。需提供以下资料：1、 开票公司名称营业执照副本复印件；2、组织机构代码副本复印件；3、 国税证副本复印件；4、一般纳税人需提供国税证盖章页复印件5、 地税证副本复印件6、 收款人姓名或收款公司名称、账号、收款银行7、 以上文件必须（并加盖公章）三、停止与供应商合作流程管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产关键控制点： 终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审 应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款注释： 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作 供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功后淘汰 终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具仓库清查报告；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批 通知财务部按基本合作合同进行金额付款四、采购合同签订与复核的控制管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益。关键控制点： 公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立 采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批，合同条款的修改也须经他们的审批 合同的签订权限由管理层决定 采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案 合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中。注释： 采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订； 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批 每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案 及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作五、采购程序的控制管理目标：公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满足公司的生产需求；发出的订单真实完整，采购的记录真实完整关键控制点： 采购订单由公司统一管理，连续编号并连续使用 只有被批准的采购计划才能填列订单 订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性 订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任；订单经责任人签章后方能生效 采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认 技术部门，建立编码（如技术研发用产品(KF.)、工具、劳务用品可用(LS.)注释： 采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款方式等 根据生产部的规定,采购订单由生产部进行适当的审核 收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保生产 收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，以便与实际运抵货物核对 计划外的采购指令，需要申请人填写请购单交至采购部，经副总经理签字后。确认采购，物控部拟定计划,采购下订单。六、收料通知单及发票的控制填写报销单管理目标：货品入库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准确无误；入库的货物质量达到企业要求；入库的货物都有发票，并且发票是真实的；入库时必须清晰填写规格型号（送货单必须有品名、规格型号、数量、单位）关键控制点： 要求供应商随货附送货单，采购部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货方签字确认 采购部根据实收货物数量填制收料通知单，经手人签字 收料通知单连续编号，连续使用 品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字 收料通知单在采购部存档，ERP系统中制进仓单（必须清晰填写规格型号） 采购部填写报销单时，提供入库单连同发票、若为计划外请购单一起转移至财务部，财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账注释：. 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单 及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商取得联系 对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见七、退货控制管理目标：退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回，避免公司的现金流失；保证退货程序高效，避免影响生产经营。关键控制点： 品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；不合格单据需连续编号 在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成书面报告，参与讨论人员签字确认 负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录 折让方案须经主管副总批准 供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中注释： 品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作 采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款 采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道八、应付款入账的控制管理目标：入账符合公司的规章制度；保证入账记录的准确；保证入账记录的安全性，避免篡改记录给公司造成损失；计划应付账款付款，避免超出付款信用期，给企业以后购货造成不利影响。关键控制点： 根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件：订单、合同、进仓单、运输凭证等进行账务处理 核对发票、进仓单、合同、货运凭证等的一致性，复核后签章进行账务处理 应付帐款在入账前有一独立第三人复核，复核后签章 收到原始凭证要及时处理，当日收到当日处理 收到供应商的对账单，及时对账，发现不一致，立即调查并作相应处理 独立第三人复核的准确性 严格不能使用手工进仓单入账注释： 应付账款会计根据采购员交来的发票，核对发票与合同、订单、收料通知单的品种、数量、价格。依照运输凭证、发票、收料通知单等准确入账 若发票上列示的与收货单上列示的不一致，与采购员联系，视具体情况处理应付帐款主管复核该业务的记帐，复核后签章 独立第三人复核，控制公司在合理信用期内合理占用资金 将批准后的应付账款分析表和应付款清单交其他相关部门（如采购部）编 制审 核核 准专心-专注-专业