合同管理制度(共6页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上合同管理制度第一章 总则第一条 为提高风险意识，控制企业经营风险，维护公司合法权益，明确合同管理职责，规范合同管理流程，确保公司各项经济活动正常进行，特制定本办法。第二条 本规定所称经济合同是指公司在经营活动中为明确双方权利义务关系签订的各类合同或协议，主要包括购销合同、技术服务合同、工程承包合同、货物运输合同、租赁合同、借款合同、委托合同等（不包括人事劳动合同）。第三条 公司有关经济合同的签订、履行与管理，必须遵守合理审慎原则和统一管理原则，公司各部门对外签订经济合同，必须对合同涉及到的项目、当事人的资信、合同生效的条件进行认真调查，同时按照法律的规定，对合同内容的合法性、可行性、严密性及经济性进行审查。合同必须由公司统一对外签订。第四条 公司对外签订合同必须使用公司统一的合同专用章或公章，印章由财务部保管。本管理制度中公司对外签订的经济合同，由财务部统一编号（编号规范见后文），合同一经双方签署生效后，财务部至少存档一份合同正本备案，业务部门可留存副本或多余正本。第二章 合同管理职责第五条 公司具体负责人在对外签订经济合同过程中，必须遵守国家有关法律规定及本规定。如果违反法律、法规及本规定，必须追究相应的经济、行政、法律责任；触犯刑法的，交司法机关依法处理。第六条 经办部门对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人，对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，并负责签约对方资信资格、履约能力的审查。相关隶属部门的负责人为第一审核人，负有直接责任。第七条 公司的法律顾问为第二责任人，对合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任负有主要责任。第八条 公司财务部为第三责任人，对合同的流转、用章记录、合同收/付款、归档等负有直接责任。第九条 依据审核流程权限范围内，公司分管总监、总经理、董事长，对该合同的最后确认负有领导责任。第三章 合同的签订第十条 必须签订书面合同的情形：有保证、抵押或定金等担保的；我方先予以履行合同的（例如，预付款或款到发货）；必须明确双方的权利与义务的；对方要求签订合同的。第十一条 原则上应在发生经济业务前签订经济合同，不得采用事后补签的方式，以免给公司带来不必要的经济损失。当事人双方协商的有关修改合同的文书、传真、函件和图表等书面文件，以及设计、服务、设备等报价都是合同的组成部分。第十二条 合同的主要内容:合同标的数量和质量; 合同的价款或报酬，以及付款方式; 合同的履行期限、地点和方式; 合同的违约责任; 解决争议的方式方法; 双方认为需要约定的其它事项。第十三条 合同起草 1. 对外签订各种经济合同，原则使用公司拟定的合同文本。除非对方单位占有市场优势或对方单位属政府管理部门且提出使用其提供的文本。合同经办人或责任人负责起草合同。重大合同或特殊合同可以由法务或外聘专家起草。2. 若合同草稿由对方起草，经办人或责任人须认真审查，并按照公司的要求提出修改意见，并与对方进行沟通，协商，形成双方都认可的合同文本。3. 合同草稿由双方协商约定，一般应该包含内容：合同双方的名称或姓名和住所（一般是指企业营业执照或居民身份证）中载明的相同；标的的内容，范围及要求；数量、质量，检验、验收标准和方法；价款或者报酬、结算方式；履行的计划、进度、期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法；名次和术语的解释（视合同性质的需要）；签订的时间和地点；每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号第十四条 合同评审合同起草完成后，经办人或责任人需将合同草案送交公司财务负责人、总经理或法务进行审核。1. 合同经办人或责任人：重点审核合同内容的真实性、技术性及可行性。其中可行性主要审核对方履行合同的能力、条件、预计取得的经济效益以及技术上的风险。2. 财务负责人：重点审核合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计相关的内容。其中经济性主要审核经济合同是否符合公司的经济活动范畴和经济利益；可行性主要审核对方的资金能力，签订合同的权限，担保方式是否切实、可靠；严密性主要审核数量、价款、金额、计算方式是否准确；合法性主要审核资金来源、使用是否合法，结算方式、票据是否合法。3. 法务和总经理：重点审核合同的合法性及严密性，控制合同的法律风险。其中合法性主要审核合同内容表示是否真实、有效，合同内容是否有悖于法律、法规或相关政策，是否有无显失公平的内容；严密性主要审核合同条款是否齐备、完整，合同文字表达是否准确，合同约定双方的权利义务是否具体、明确，合同附加条件是否适当、合法；合同法律的风险的大小等。第十五条 合同签订1. 公司应在与第三人发生经济活动之前签订经济合同，原则上不得采用事后补签的方式，以免给公司带来损失。2. 对外订立的经济合同，严禁在空白页上盖章。3. 合同订立必须经公司法人或授权人批准。第十六条 合同生效1. 合同一般自双方的法人代表或授权代理人签字并加盖公司公章或合同专用章后生效。2. 附生效条件的合同，自条件成就时生效；附生效期限的合同，自期限届至时生效。3. 任何人不得以任何形式对外泄露合同在订立和履行过程中的具体情况，尤其不得泄露涉及的商业秘密、技术秘密和知识产权等。 第四章 合同的变更和解除第十七条 合同经办人或负责人应及时监控合同的履行情况。在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司领导汇报并通知法务。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并收集有关证据。第十八条 若发现对方有不履约行为或将丧失履约能力，应当立即向公司汇报，采取合法、有效措施，避免损失扩大。第十九条 除行使单方解除权外，合同变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议。变更或解除合同的审核程序与合同签订审核程序相同第五章 合同的管理第二十条 合同编号是构成合同的重要元素，财务部对其进行统一管理。需签订合同时，业务部门需向财务部申请合同编号，财务部向申请人发放合同编号，并登记。财务人员在确认合同登记后方可盖章。第二十一条 业务部门和财务部都应根据合同编号设立合同台帐，记录进展情况、收付款情况、发票开具情况等。第二十二条 签署生效的合同，业务经办部门应及时将至少一份正本交回财务部门存档。财务部门应在核对后将合同编号标注在合同封面右上方。合同经办人将合同编号标注在本部门保存的合同正本或副本封面右上方，交回业务部门备案。第二十三条 合同编号原则为：“公司简称的首字母缩写-合同类型-签署年份和序号”，格式为：“XX-XXHT-20XXXXX”，例如君邦科技维保合同2016年第18份，则合同编号为：JB-WBHT-。第二十四条 合同类型及缩写原则为“采购合同CGHT”、“销售合同XSHT”、“维保合同WBHT”、“代理合同DLHT”等以此类比。第六章 附则第二十五条 本制度自下发之日起实施专心-专注-专业