外事接待细则(共25页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上外事接待细则一、目的为规范公司外事接待流程，树立公司良好形象，真正将“敬人敬业、尽心尽力”的宗旨溶入到每一次的接待活动中去，制定本实施细则。二、主题内容、适用范围本细则对所有来访人员，从申请、迎接、介绍、参观、入住到餐饮、娱乐、旅游、接待礼仪、费用、陪同级别等整个接待流程进行全方位的规范，适用于销售公司、后勤职能部室、制造部所有来访人员的商务考察、行政检查、外事接待、参观考察等工作。公司接待联系人员及主要陪同参观人员在本细则中统称接待团队，包括秘书、文员、后勤科室人员以及负责重大外事接待工作的公司领导。公司董事长、总经理参加的接待，陪同副总及管理人员需履行本细则中接待团队的职责；部门负责人参加的接待，本部门内主要陪同人员需履行本细则中接待团队的职责。三、职责（一）营销中心负责来宾商务来访的接待、谈判工作。（二）办公室负责政府行政检查的接待准备、组织安排、协调管理等工作，以及公司级重大外事接待工作。（三）各单位、部室负责本单位的外事接待工作。（四）接待单位应在来宾到公司前的两天内，根据来访人员行程安排进行资金预算并办理借支手续，及时完成其它准备工作，并根据来宾的爱好，拟订相关的娱乐、旅游安排。四、接待团队着装及行为规范：1、接待人员均着工装，佩戴工作证，仪容仪表整洁素雅。2、技术人员及生产人员着蓝色工装，佩戴工作证。3、严格按照此文件要求规范接待礼仪，使用普通话，注意文明用语，不大声喧哗，接待期间手机铃声调至震动。五、实施细则接待必须有较强计划性、预见性、针对性和实效性，应明确每次来宾来访的目的，并做好接待工作的效果评估、总结工作。（一）来宾来访申请来宾来访分以下三个级别：1级接待：政府机关正、副部级以上领导或国家级社团重要领导。2级接待：省会城市党政副职、县区级副职以上领导、省级社团主要领导、省级客运企业主要领导、省级运管部门主要领导、省会城市（含国内一线城市）公交企业主要领导及重要业务单位企业负责人等。3级接待:一般党政机关、社团来客、来宾等。（二）来宾来访准备在接到商务来访、行政检查来电、来函及相关信息后，由接待团队在24小时内制订接待方案，经部门主管审核批准后执行，同时应附上所需的派车单、借支单、礼品领取单等必备单据报批。审批通过后通知参与接待的相关人员召开会议，组建接待团队，必须明确接待具体事项、标准、要求完成的时间及责任人。接待团队根据来访、陪同人员级别规定，安排相应级别的主接待人进行公司和产品方面的介绍，安排好来宾在公司的参观路线并全程陪同。接待团队根据来访人员级别确定使用接送的车辆，开出派车单，于来宾来访前一天由公司安排车辆，重要来宾来司第一次用车或去飞机场接送，尽可能使用公司指定的高档轿车。由接待团队根据来访人员级别安排特定人员迎接、向来访人员献花、安排摄影、摄像或录音；而相关部门应于来宾抵达公司前按公司外事接待安排表上要求协助做好有关接待准备工作。在来宾来访前一小时，接待团队必须按外事接待细节一览表，逐条进行自检，确保准备工作无一遗漏，提前发送短信通知所有参与人员。当来宾车辆进入市区后，接待团队通知公司保卫处且提前10钟电话通知所有接待人员（陪同人员、技术人员、公司领导等）准时出席，必要时提前于适当地点处迎接来宾；当来宾车辆进入公司大门后，保安及时开门迎接并通知接待团队，主要领导及接待人员应及时到位迎接。如来宾的行程有所变动，接待团队应在第一时间通知参与接待人员，以避免不必要的浪费及无效工作。（三）来访人员迎接、入住安排根据来访人员到达的具体时间和航班号或车次开具派车单，并预订酒店房间，如是大型团队应提前代办入住手续。在来宾抵达机场、车站前半小时，公司迎接车到达机场、车站作好接站准备（包括举起欢迎牌、拿好鲜花、照相等），一般情况下由接待团队去接站，必要时将由主任、部长或公司领导亲自前往迎接。在送来宾去酒店的途中，陪同人员应主动向来宾介绍沿途风景及人文景观，拉近与来宾的距离，形成愉悦的交谈气氛。当来宾抵达下榻宾馆后，接待团队帮助来宾代办入住手续发放房卡，引导来宾入住。（四）来访迎宾根据外事接待安排表落实来宾来公司的确切时间并电话通知门卫。当来宾进入预订房间时，接待团队应告知来宾接下来的日程安排与具体时间。当来宾车辆抵司后，接待团队应在公司大门口用迎宾车或引导来访人员车辆进入指定停车位，为来访人员打开车门，欢迎来宾并引导来宾进入会客厅就座。当来宾进入会客厅后，客我双方介绍：先由接待团队向公司领导介绍主客，再介绍公司主陪，再依次介绍客方陪同人员、我方陪同人员，客我双方互递名片，互相问好。接待团队应全面负责来访人员在公司考察期间的行程安全，保证来访人员的人身及各项权益不受侵害。（五）商务洽谈及参观厂区商务洽谈：由接待团队讲解公司发展史及文化发展；由主接待人或技术人员介绍公司相关产品、市场状况、产品特点、对比优势及交谈双方感兴趣的话题，让友好的气氛贯穿始终；其间接待团队或秘书、会务服务人员全过程进行会务服务，如补充茶水、根据来宾入座情况将桌上物品进行整理、完成来宾的临时要求等，无特殊理由，不得擅自离开会客区域。工作要求：1承办洽谈会议单位按照接待方案全方位协调落实接待的相关事宜（餐厅、会议安排、电子屏、会标、样车等）并及时征得对接部门意见，并将意见反馈到相关部门，以便调整改进。安排工作人员在展厅门口及电梯口迎宾。主要楼层有专职人员服务，做好引导工作。营销中心大厅要保持卫生干净。打印欢迎标牌、会议室指向牌。会议室桌签及物品摆放有专人负责，根据来访来宾人数、单位、考察内容，在来宾抵达前安排好会客地点，布置好会场，公司产品介绍的资料袋、茶水、纸张、铅笔等会议用品，并联系好相关的陪同人员，做好会前会中会后服务工作。2安保：安保人员加强值班人员巡逻密度。严禁闲杂人员进入院内，排查不安全因素，发现及时处理。引导来访车辆在规定位置摆放整齐。全面检查消防设施。厂区参观：制造部安排专人配合接待工作，接待团队将按预先安排好的参观路线引导来宾参观，对参观路线上的相关问题进行详细讲解，并随时回答来宾所提的任何问题，同时应注意商业秘密和语言技巧，并不时听取来宾意见。1路线2样品3工作要求制造部全方位配合落实接待的相关事宜（生产线按5S标准整理到位，绿色通道干净畅通；卫生间清洁无异味；主要参观车间大门提前打开；草坪整洁；样车擦拭干净、车门打开并摆放整齐等现场准备工作）并及时征得对接部门意见，将意见反馈到相关部门，以便调整改进。参观期间技术人员及医务人员随行（依据情况）。安排工作人员前后引导参观队伍，确保参观过程安全顺畅4、安保安保人员加强值班巡逻密度。严禁闲杂人员进入院内，排查不安全因素，发现及时处理。专人引导指挥车辆及来访车辆在规定位置摆放整齐。必须全面检查消防设施。商务洽谈与厂区参观的安排顺序可根据实际情况进行调整。接待团队应从来宾角度出发制订标准的公司讲解词和参观线路讲解词。（六）餐饮安排1. 1级接待来访人员由办公室提出申请或根据公司领导指示确定陪同人员，经总经理批准同意后，安排餐饮。2. 2级接待来访人员由各部室相关人员根据来电来函的记录信息，经单位、部门负责人确认陪同人员，开始进行接待准备工作。3. 3级接待来访人员由各相关人员反馈准确详细的信息到相关单位，由接待团队根据所提供的信息在得到部门主管确认后开始进行接待准备工作。在确定用餐人数、标准及用餐时间后，按来访人员不同地区、民族、习性及爱好安排就餐地点，一般将其安排在营销中心招待所，菜品安排要考虑周全；安排工作人员在餐厅门口迎宾；餐厅各种设施运转良好，餐桌物品摆放严格遵照行业标准，各种餐具要消毒，无水渍，无破损；卫生间要摆放好纸巾、洗手液。在确定就餐地点及包厢号后，应立即通知主接待人。当来宾抵达就餐地点后，接待团队或主接待人应安排主客就座，如是大型宴会，接待团队应将来宾逐一介绍给到场公司领导。当来宾就座后,双手递上菜单，请主宾点菜，如谢绝，则由我方点菜。标准用餐时，陪同人员应照顾好来宾用餐，注意礼节并与来宾交谈其感兴趣的话题以活跃气氛。陪同人员应随时注意主陪的示意或按主陪安排进行会餐活动，不允许我方出现劝酒争议。用餐完毕后，接待团队应送来宾回下榻酒店，并告之下一步的安排。（七）来宾离司及行程安排接待团队做好来宾随时离司准备，适时通知司机将车停在适当的位置。在征得来宾的同意后，接待团队将安排来宾与主接待人在合适的地点合影留念。主接待人向来宾表达希望继续合作及邀请下次再来参观的意愿，接待团队将礼品分送至来宾手中。恭送来宾离司，根据需要由主接待人或接待团队送来宾至住宿地，并由主接待人或接待团队宴请来宾；来宾离司后其他接待活动由相关领导安排。当来宾返程登车、登机时，如主接待人未亲自送行，接待团队应及时通知主接待人，主接待人得知消息后，应立即给来宾去电与之告别。（八）旅游安排根据实际情况及公司位置，暂定*、*、*为旅游目的地。确定来宾旅游的时间、人数、地点后，安排好旅行社、导游或由我方人员讲解。接待团队应告之来宾具体出发时间及路程安排。在沿途中，接待团队或随行人员应向来宾介绍沿途风景或进行景点介绍，活跃车厢气氛。到达景点后，应组织来宾参观游览、根据景点的具体情况安排到指定餐馆用餐或指定酒店住宿，杜绝铺张浪费的现象出现。对来宾的要求，随行人员应在适当的范围内全力满足。应做到用有限的资金，达到满意的效果。（九）来访接待总结接待团队应在来宾离司前或在结束来访两天内，对此次接待任务做出分析，并总结不足之处进行改进，不断提高接待水平。将此次来访资料收集归档并存入电脑以便今后查阅利用，并将有价值的建议或意见及时转入相关部门。六、接待流程（详见公司办公室管理流程汇编）迎接入住流程（见图1）公司迎宾流程（见图2）餐饮安排流程（见图3）旅游安排流程（见图4）七、处罚规定所有参与接待的人员（包括各部门参与接待人员等）都必须遵守本流程及实施细则，否则将根据相关规定予以50300元不等处罚。八、相关附件附件1来宾来访接待细节一览表附件2来访陪同人员接待级别规定附件3外事来访接待费用控制办法附件4外事接待安排表九、附则本细则由办公室编写并负责解释。本细则由办公室、各单位、各部门负责培训所属人员，并在接待工作中认真执行。图1 迎接入住流程根据外事接待安排表准备开始结 束1、介绍下榻酒店及公司的位置，路途所需时间等；2、告之参观时间和下一步安排。 确认来宾到达具体航班号或车次、时间（接待团队）落实接待标准及具体情况（接待团队）预定房间、确认房号（接待团队）机场接机、火车站接站接待团队在出口通道迎接来宾接待团队或部长、主任礼貌问候来宾并帮助提行李（有特殊要求时应先送花）接待团队引导来宾上车并简单介绍行程安排接待团队介绍沿途风景并交谈来宾感兴趣的话题接待团队或部长、主任抵达下榻宾馆、代办入住手续或发住房卡接待团队引导来宾走进预定房间休息并告之来宾下一安排与时间接待团队稍作寒暄后告别接待团队 1、提前1030分钟到达机场或火车站；2、使用欢迎牌或鲜花。主要为沿途风景及来宾兴趣的话题。图2 公司迎宾流程开始落实来司时间接待团队结 束通知门岗接待团队在固定泊车位等候接待团队、主接待人打开车门接待团队礼仪问候接待团队引入会客厅接待团队按主次顺序安排就座接待团队奉上茶水饮料和果盘接待团队通知讲解员或主接待人接待团队要求：着装整齐，以标准站姿等候。您好！欢迎莅临少林客车！ 根据外事接待安排表准备要求：走在来宾侧前方，匀速引导到预定区域。要求：1、保卫在礼宾车进公司大门时敬礼；2、门岗不得以任何理由阻碍或扣留证件。1、可根据实际情况播放公司形象宣传片、或企业PPT。2或进行公司介绍、业务介绍。提示：视情况右手放在门框最上方，提示来宾避免头部碰撞。开始确定用餐人数、标准及用餐时间接待团队（外事专员）按约定时间迎接来宾接待团队引导来宾接待团队通知主接待人、外事专员准确地点结 束确认菜谱陪同人员主接待人祝词，对来宾表示感谢陪同人员应注意主接待人示意结算陪同人员送来宾上车回住处休息并告之下一步安排陪同人员按来宾口味确定用餐地点接待团队准备餐票接待团队确认预定餐厅的包厢名称或台位引导来宾至餐厅用餐接待团队引导入座接待团队引导来宾入座接待团队1.若未提前点菜，则将菜谱双手送于主宾请其点菜；2.若谢绝，则由我方点菜。3用餐时，陪同人员应照顾好来宾用餐，注意礼节，可与来宾交谈其感兴趣的话题。图3 餐饮安排流程预定 酒店用餐 公司用餐图4 旅游安排流程开始确定旅游时间、人数、地点接待团队、陪同人员联系旅行社确定导游及路线接待团队及时通知外事专员作好出发准备接待团队来宾到达前在约定地方等候接待团队或司机路途中可向来宾介绍沿途风景接待团队或司机到达景点后，为来宾介绍景点情况并为其摄像或照相留念接待团队或司机来宾景点用餐、合理控制费用杜绝浪费接待团队或司机结算、引导来宾上车接待团队或司机返回、礼貌送来宾入房间休息接待团队或司机接待总结、来访人员基本信息归档接待团队结 束附件1来宾来访接待细节检查一览表序号工作项目具 体 工 作检查序号工作项目具 体 工 作检查1总体协调·制订外事接待安排表8摄像摄影其他工具·照相机、内存卡准备，注意充电。·分发至有关部门及人员·摄像机、磁带准备·照相用台阶、座位、扩音器准备（大型会议时）2资金准备·费用预算单报领导审批·现金借支到位9迎宾准备·欢迎牌打印、粘贴或书写3车辆安排·开具派车单并经批准·电子显示屏欢迎词准备·派车单交办公室并确认车辆·条幅(大型会议时)4接站·确定航班号、火车车次·门岗以标准军姿敬礼至车队通过止·确定具体到达时间·鞭炮准备（大型会议时）·接站欢迎牌、鲜花预订10洽谈参观·确定主接待人并告知时间5住宿及行程安排·住房预订·确定技术人员并告知时间·住房卡（大型会议时）·生产车间灯光打开(阴雨天气)·签到台（大型会议时）·参观通道保持畅通·签到表（大型会议时）·样品准备·会议日程安排表（大型会议）·确定现场操作演示岗位、操作人员，并告知具体时间·酒店欢迎横幅（大型会议）6会客厅准备·条幅或更改手提电脑欢迎辞11餐饮安排·包厢预订，确定菜单·资料、茶水、信纸、铅笔、餐巾纸等·告诉主接待人员具体地点·座位及座位卡摆放·主接待人致祝酒辞（大型会议时或餐饮开始时）·投影仪、激光笔、音响话筒、空调、灯光调试、拉上窗帘12节目安排·确定地点·预订门票7礼品准备·礼品名称、数量13旅游安排·确定旅游地点·礼品袋准备·预订住宿并确认·礼品领用·联系导游并确认附件2来访陪同人员接待级别规定为树立公司良好的对外形象，加深参观人员对公司的了解以及为给来公司参观的各级政府领导、企业同仁留下深刻的印象，特别制订公司来访、陪同人员接待级别规定。一、来访人员级别划分A 级为政府行政类A1省级及以上部级领导，地市级主要领导；A2 为地市级主要局委领导；A3 为地市级职能局委及县市级局委领导。B 级为企业类B1 相同级别的股份公司、集团公司董事长、总经理、国外贵宾；B2 企业主要部室负责人、副总以上；B3 企业主要部室一般人员。二、陪同人员的划分采取级别对等的接待原则；一般情况下，我方不允许低级别人员接待对方高级别人员，特殊情况下，须有我方相对应级别人员亲自打电话进行解释。1类（A1、B1类）贵宾由公司董事长、总经理接待并陪同参观；2类（A2、B2类）贵宾由公司总经理、总经理助理、主任、部长以上领导负责接待并陪同参观；3类（A3、B3类）贵宾由各单位、部室主要人员接待并陪同参观；附件3外事来访接待费用控制办法为树立公司良好的对外形象，如何把外事来访工作做好、做活、做细，已成为接待工作的重要日程，为了给来访的各级政府、国内外来宾、企业留下深刻的印象，同时又本着节俭、高效、经济的原则，特制定接待费用控制办法：一、就餐标准（一）公司总经理陪同人员标准400600元之间，人均标准控制在70元内。（二）公司各职能部室的部长陪同人员标准在300500元之间，人均标准控制50元内。（三）一般科室人员陪同人员100-200的用餐标准执行，人均标准控制在20元内。以上标准一般适应于69人用餐，如遇特殊情况，可酌情处理。二、住宿标准（一）省级以上政府要员、国外来宾及与公司同等规格以上的企业董事长、总经理入住星级宾馆单人标准间。（二）地区以上政府官员（普通）、国内重要来宾，相同级别企业的部长级，入住星级宾馆双人标准间。（三）相关部门或企业的业务人员入住普通宾馆。专心-专注-专业外事接待安排表对接部门： 联络人： 填表日期： 编号： 来访单位来访人数来访时间主题一、来宾基本情况二、议程序号姓 名性 别职 务备 注（如有少数民族请注明，便于接待安排）日程安排12我公司陪同领导34三、需安排事项5是否接站1、是 2、否如有请说明：6省市陪同领导1、有 2、无如有请说明：会议室1、二楼会议室 2、三楼会议室 3、其它 投影仪 电脑 桌签 笔 材料电子屏 稿纸 矿泉水 纸杯 茶水 湿巾、纸巾 其它（请注明）宣传（照录像）1、是 2、否电子屏媒体用 餐营销中心 其它 备注： 人数酒水备注：住 宿人数标准双人间 单间需住宿时间对接部门负责人签字及意见接待负责人： 联系方式：