信息交流管理程序(共4页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上信息交流管理程序1目的为了在公司内部各层次和职能间的内部信息交流、与外部相关方间的信息接收建立一条畅通渠道，保证公司的环境方针、目标、指标、方案、重要环境因素、相关法规为公司全员及相关方所了解，并获取内部、外部的要求和合理改善建议等。2 范围本程序适用于公司内部各层次、职能部门及相关方的信息交流。3 权责3.1公司办公室总体负责公司的内部意见的处理回复；内部信息的传达。 3.2市场部负责外部信息的收集、回复、传达。3.3各部门负责各自相关信息的收集、回复、传达。4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息的传达、宣教公司办公室总体负责采用适当有效的方式（例如：公告、培训教育等）向公司全员宣传公司的环境方针、目标、指标、管理方案、本岗位重要环境因素、相关法规等，各部门负责协助，可采用早例、会议教育等方法，并确保本部门的所有成员能了解。4.1.2 公司内部信息的获取：a.员工的意见、合理化建议可通过班组长、部门主管、管理者代表、总经理逐级反映，也可直接向公司办公室反映；b.公司不定期如开班组长会议吸收基层的对环境管理的意见、合理化建议；干部可通过环境管理委员会会议提出自己的环境管理的意见、合理化建议。4.1.3 内部信息交流获取意见的处理a所有内部信息交流获取意见全部汇总到公司办公室，由公司办公室登录后进行确认并分发到相关部门处理；b.公司办公室根据问题的性质，召集相关部门责任者协商，确认问题的真实性、现状及处理的基本方案；c.对于部门责任者有权处理的不合格事项，及时作出处理；d.对于重大事项，可在环境管理委员会会议上提出，或召开临时环境管理委员会会议集体协商处理；e.对于所有登录的问题，都必须作出相应的处理意见、处理措施、处理结果，并作好记录；f.对处理的结果在可能的情况下，应反馈给提出意见的相关人员；g.对于环境管理体系方面的建议，可进行汇总分析后，在管理评审或内部审核中提出确实对公司环境管理体系有改善提高的建议，进行讨论，作为体系改善的参考资料。4.2 外部信息交流4.2.1公司环境方针及相关资料的对外宣导a.公司市场部总体负责公司环境方针、目标、指标及相关内容在与外部交流中，在适当的场所、时机对外部相关方进行宣导，必要时可提供书面资料；b.各部门负责业务相关的相关方宣导，特别是对公司的供方，必须将环境方针以口头、传真、电话联络等方式传达给供方，具体参阅“对相关方施加环境影响控制程序”；c.市场部负责外部相关方对公司环境方针的查询。4.2.2外部信息的获取a.公司办公室通过与环保局的联络、环保方面的权威杂志、报刊或与外部交流中获取环保方面的信息，市场部及时获取顾客的环保要求，供应部传达本公司对供应商的环保要求。b.外部相关方的意见、投诉、环保局的处罚等的接收部门为公司办公室；c.对于异常紧急状况，由公司办公室负责对外界信息的接受，并作解释工作。4.2.3外部信息的处理与反馈a. 对于接收到的环境法规、相关方的要求、意见等应汇总给公司办公室，进行登录公司办公室进行综合分析；b.对于重要的变更信息，要对环境方针进行确认其有效性，如需修改环境方针则按照“环境方针管理程序”执行；c.对于环境法规的问题，如国家环保局的法规不符合性意见、相关方的环保法规不符合性投诉、公司对法规疑义等，按照“环境法规鉴定程序”由公司办公室进行处理；d.各部门接收的信息要做出相应的处理、及时答复，对于暂时无法答复的，需向相关方做出解释，说明公司的计划；e.所有的处理结果都必须汇总到公司办公室，公司办公室汇总确认，作为管理评审的资料；4.3 信息交流的记录、资料管理4.3.1与各相关方的信息交流要作好记录，记录内容包括时间、对象、交流内容等；4.3.2 对于获取的意见、信息、文件要进行汇总管理。5相关文件无6相关记录6.1环境信息交流表专心-专注-专业