商户管理审批及审核流程(共14页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上商户部内部管理制度（暂行） 为进一步规范部门内部各项工作的管理，保证工作流程的畅通，结合部门实际情况，特制订以下工作规范程序。一、常规进场合同审核及审批流程：内容：商户续签或空置商位签订合同时，不存在面积、租金、位置、法人变更和相关费用变化（统一提价的租金变化进入常规程序）。（一）常规合同签订程序：见附件3新进商户：1、由招商部通知商户至商户部签订合同；2、内勤查询商户进场程序表，填写收费明细表。3、收费明细表经财务审核，商户部内勤根据财务审核面积、价格、收费明细填写合同文本。4、合同文本经商户签字盖章后，连同收费明细表一同交财务收费，财务收费手续办完后，合同与收费明细表返回部优户部内勤。5、合同文本经总经理审批，到办公室盖章。6、合同信息录入电子台帐。（二）到期合同签订程序：1、 内勤根据电子台帐查询合同到期商户提前30天，根据上一期的合同面积、价格造表，经楼层主管确认后报财务审核，经总经理助理、常务副总、总经理审批后，以书面形式通知商户续签合同。2、 商户续签合同，内勤经办人员填写合同、收费明细表经财务部审核无异议后，总经理助理签字复核，财务出纳根据收费明细表收款，收费明晰表附合同后经总经理审批，经办内勤交办公室盖章并进行合同存档、发放、记录相关台帐。在任何一个环节产生异议，则退回后重新办理。（三）应收款催缴：1、到期未交租金和费用的商户，内勤应提前30天以书面形式和电话通知商户法人，书面通知须经过部门负责人签字并告知楼层主管。2、租金到期的商户经楼层主管沟通未及时到位的，由楼层主管开具工作联系单工程部，由工程部给予临时停电，租金全额交清后方可恢复供电。3、停电通知必须经部门负责人签字方可执行，未经部门负责人签字造成的不良影响责任由楼层主管负责，并追究相应的责任。二、非常规合同审核及审批流程内容：非常规合同办理是指：合同已经超过签订期限，且商户存在面积调整、商位更换、法人变更、免租或退场补偿、管理费用变化等中的任何一项，则按照附件4审批流程办理。业务经办人通知商户签订合同-内勤根据台帐档案查询后根据合同周期办理填写收费明细表并附带相关变更文件（1、法人变更：法人变更申请及变更法人资料；2、面积调整：在收款明晰表中直接注明，3、区位调整：事先审批完成的调整程序表；4、费用补偿：事先审批完成的补偿说明和协议 ）以上项目在办理合同附带一起进行办理。三、商户离场手续办理：1、常规合同到期离场：由内勤填写商户离场程序表，离场流程见附件5。2、非常规退场：商户提前退场或者在未办理合同续租的情况下退场，商户退场后未至商户管理部门办理退场手续的情况。基本流程同上。1）对于提前退场的商户涉及费用退还的，经办人须在商户退场申请/确认表中注明退费金额，商户楼层主管签字，财务审核、总经理助理签字，常务副总签字审核、总经理审批后办理；2）对于未办理续租涉及租金应收的商户办理退场，如果涉及免租情况，须在商户退场申请/确认表中注明退费金额，财务审核、总经理助理签字，业务副总签字审核、总经理审批后办理；3）对于已经退场商户，因各种原因未前来办理退场手续的，经办人须在商户退场申请/确认表中注明退场实际离场时间，写明原因，经过总经理助理签字、业务副总审核、总经理审批后办理退场手续，经办人更改台帐资料，并联系企划人员登报公示后明确退场。将公示资料交至财务，财务更改商户数据信息。3、退场质保金办理手续根据合同到期一年后，无质量投诉。商户提供质保金发票，经质量管理部签字财务审核总经理助理审核董事长审批财务出款办理手续即可。四、商户合同及相关表格规范要求为规范商户合同管理和相关表格的书写规范，便于财务的审核整理归档，对于商户经办人员的各类表格填写做出如下规范和要求：1、合同文本填写规范 依照合同文本的空白格式：必须明确填写商户基本信息资料、明确填写其租赁区位号、面积以及经营范围，尤其是经营品牌； 明确合同起租年月和租赁期限及相关费用金额。 合同书写一律采用黑色碳素墨水笔填写，不得采用圆珠笔等其他书写工具填写；2、新时代家居生活广场收费明细表填写要求：1）全部采用黑色碳素水笔填写。字迹工整、清晰，不得随意涂改和添加。2）注明序号、商户序号、区域、商户名称栏目中必须填写商户法人姓名及商户名称；3）明确填写合同起至期限、商位租金及相关费用明细。3、新时代家居生活广场商户离场申请/确认表填写要求：1）全部采用黑色碳素水笔填写，要求字迹工整、清晰，不得产生涂改。2）注明商号、商户名称栏目中必须填写商户法人名称及商户名称；3）明确填写合同起至期限、商位租金及相关费用明细。4、财务审核要求：财务审核人员必须在收费明细表中注明：租期、免租产生费用、相关补偿费用等字样，以黑色碳素笔体注明，并书写审核人的姓名和日期。5、商户合同签订后，款项未缴清的一律不予以发放合同，并不允许盖章。6、对于由于租期已经确定，但款项已清的，财务部提供相关数据，商户部内勤根据财务数据提供相应合同，对合同文本进行妥善保管。五、楼层品牌调整规范1、凡涉及楼层的品牌调整，商位调整等，楼层主管根据楼层品牌结构的合理性提出意见。2、部门内部进行讨论决定，形成书面报告，报主管领导审批后实施。3、涉及费用的调整，必须得到上级领导同意，董事长签字后方可实施。4、品牌调整后应及时告知企划部更改导购平面图。5、内勤对商户总表及时进行更改，并坚持每周将商户动态信息及时告知相关部门（企划部、质管部）。六、免租手续办理规范1、楼层主管因整体调整涉及调整、扩面、清场涉及相关费用的，部门内部要进行讨论，形成书面报告报上级领导批准同意实施，得到批准后楼层主管应及时填写调整程序表，并办理调整程序。2、楼层主管免租权限：100平方以下的免一个月，100-200平方的免二个月，装修补偿最高不得超过300元/平方，自动退场商户不予补偿。3、调整、商户退场空置商铺及时抄送招商部招商，楼层主管不允许自调自招或自行按排空位。4、涉及租金分期付款，以及涉及相关费用的楼层主管需说明情况，报领导审批，董事长批复。七、装修审批规范1、商户装修图纸、审批表统一交由吴骏，由吴骏根据楼层将图纸交由楼层主管审核。2、楼层主管主要把关商户装修图纸效果的统一性，店面通透性以及商品展示美观度。3、楼层主管审核通过后，负责联系工程部审核电路、空调、用电量，审核通过后图纸统一交由吴骏，由吴骏负责对接现场管理部门。4、审批程序：楼层主管审核部门主管审核设计师审核工程部审核主管领导4、新进场商户租金及相关费用未办理的，一律不允许进场装修，特殊情况必须得到部门负责人批准方可进场装修。八、合同、文件管理规范（一）合同管理规范1、商户合同、广告合同、LED合同统一由内勤保管。2、凡涉及商户调整、扩面、清场、与合同有关的文件，程序办完后统一作为合同附件管理，楼层主管不再保管。3、涉及合同的有关文件必须与原合同对应，不得与原合同分开保管，以便于相关信息的查询。4、商户合同档案应单独成袋，一个商户一个档案，并对每个商户进行编号管理，便于索引。5、到期商户合同与档案，重新办理新合同后，原到期合同应办理存档手续，连同原档案资料移交档案室。6、商户合同除楼层主管业务查询需要以外，其它人员需查询的，必须得到部门负责人同意方可查询，未经允许不得查询。7、查询合同应在内勤人员在场下查询，不得将合同带离保管室，如因需要必须得到部门负责人同意方可带出保管室，但不得带出公司办公室。8、经部门负责人同意将合同带出保管室的，内勤应做好合同借阅登记和借阅手续。（二）文件、资料管理规范1、部门内部发布的文件、报告、通知、会议纪要、报表、工作计划、考核表统一由内勤管理。2、部门对外以布通知经审核后，部门负责人签批后以布，未经审核签批的一律不得发布。3、月度应收款报表由楼层主管核对，内勤与财务核对一致后归档。4、月度工作计划经部门负责签字后，归档。5、月度报表由内勤完成，报部门负责人审核后归档。6、催款通知由内勤完成，楼层主管、部门负责人同意后报领导审批盖章，回执归档合同档案。7、工作联系单由经办人填写，经部门负责人签字后一联部门留存归档，二联送达相关部门。8、上述工作全部纳入部门考核内容。九、其它规定1、部门人员不得以市场名义向商户要求商品打折和让利。2、不得代表顾客向商户承诺由市场结算的商品交易。3、楼层商位不得自调自招，空商位由部门内勤主管以工作联系单形式报招商部，由招商部进行招商。4、部门内部未明确规定的相关事宜，必须经部门内部讨论后执行，未经讨论造成的相关费用损失，一律纳入考核制度。5、其它纪律均参照公司相关文件执行。十、附件附件1；商户法人更名的规范附件2；商户调整审批程序表附件3；广场统一免租、费用补偿申请审批表附件4；商户更换、新增品牌规范附件5；常规合同办理流程附件6；非常规合同办理流程附件7；商户离场办理流程杭州新时代家居生活广场 二零零九年十月附件1；商户法人更名的规范经办部门在法人和商户更名时提供和办理以下手续：一、商户法人变更申请： 商户本人申请商户经办签字业务副总审核-总经理审批。二、变更书面申请双方当事人关系证明文件；提供双方当事人照片和身份证复印件，联系电话，变更申请变更当事人双方当场签字，并留存更新商户法人联系电话。三、债权债务承诺书并经商户原法人、新法人签字认可。四、原则避免后续的债权债务纠纷，建议在前期的债务清理完结后进行变更。 五、变更法人后，债权债务关系实质已经发生转移，需重新缴纳质保证金，并办理退场程序表。附件2；杭州新时代家居生活广场商户调整审批程序表区位： 填表日期：品牌（原有） 现有品牌（变更）原商位号营业面积原商位租赁期限调整新商位号租赁面积新商位租赁期限原商位新进品牌租赁面积租赁期限调整原因简述： 调整方案和已实施过程（含免租和补偿、退费等）：具体实施步骤：1）商户（区域经办）签字2）商户部部长签字3）财务审核4）总经理助理签字5）副总审核6）总经理审批注意事项：对于同一商位的新老商户更替的涉及免租补偿情况，老商户按照程序表执行，新商户在进场程序单据中注明，签字即可。统一经办为商户内勤和内勤主管，流程办理完毕后发放财务一份、内勤存档一份、内勤主管备案一份并做好相关台帐。涉及免租和补偿的统一汇总后由董事长进行最终审批。相关执行协议附后。附件3；杭州新时代家居生活广场统一免租、费用补偿申请审批表区位： 申请办理日期：免租或补偿费用商户名称、法人、及原因 经办人：财务审核及帐务处理意见分管副总签字总经理审核董事长审批审批完成后的表格：经办人发放商户部内勤存档一份，财务存档一份，总经理助理备案一份。 附件4； 商户更换、新增品牌规范商户因经营需要更换和新增品牌的，申报商户部进行审核办理，商户部在接到商户提交的申请报告，按下列程序办理；1、 各楼层主管根据分工负责的楼层受理商户的申请，指导商户根据申请表的内容填报。2、 商户申报的品牌，各楼层主管根据商户申报的品牌会同招商部进行审核，申报资料齐全品牌档次符合广场的签字后报部门主管审核。对资料不全或代理权不清的退加商户，品牌不符合我广场档次的及时告知商户。3、 经部门主管审核报总经理助理、业务副总、总经理审核批准。4、 总经理审批后的申报表统一交由内勤保管，内勤及时修改商户联系总表，并将修改信息及时告知企划部、质管部以便于及时跟踪和区域平面图的更改。更换、新增品牌审批表商户名称商铺区位代 理 级别合同定位品牌联 系 人联系电话更换品牌原因更换品牌名称新增品牌原因新增品牌名称更换、新增品牌背景生产厂家地址、联系电话：杭州周边市场设点情况：品牌经营史：品牌操作方式：在同类商品中地位描述：品 牌 描 述款 式风 格价 位注意事项更换或新增品牌应提供厂家如下资料：1、厂家最新营业执照；2、品牌商标注册证；3、有效的品牌经营授权书或经营合同；4、有效的品牌商品检验报告；5、相关认证证书；6、涉及安全和环保需提供安全生产许可证或环保认证证书。商户法人签字：（盖章）品牌审核组评价招商部商户部质管部公司领导意见业务副总常务副总总经理审批完成后的报表：商户部内勤存档一份、报企划部一份、质管部一份。附件5；常规合同办理流程通知商户签订合同档案/台帐查询进场程序表填写合同文本填写收费明细表财务审核财务收款总经理审批合同盖章电子文本台帐录入NYNY存档：办公室、财务；发放：发放商户一份。法人、租赁面积、租赁期限、租金价格、相关管理费用等。附件6；非常规合同办理流程通知商户签订合同档案/台帐查询填写合同文本填写收款明细表财务审核总经理助理稽核 常务副总审核总经理审批财务收款合同盖章电子文本台帐记录调整程序表、费用补偿协议等租金、面积、区位变化合同周期衔接、法人情况、费用情况，在审核单上注明。NNYN存档：办公室、财务、发放：发放商户一份。附件7；商户离场办理流程财务审核商户离场申请注销税务和工商证件商户缴纳相关离场费用存档、发放程序表填写离场申请/确认表向物管、工程部发联系单合同和发票，并在发票上注明退款事项，最终离场的应收款项。更新电子文本档案总经理审批物业设施和电费情况办理常务副总审核专心-专注-专业