2022年办公用品采购管理制度.pdf

办公用品采购管理制度办公用品采购管理制度一、 总则1、 为加强公司办公用品管理,节约成本 ,提高效率 ,规范流程 ,明确责任 ,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度 ; 2、本制度适用于公司全体员工。二、办公用品分类本制度所指的办公用品主要包括:各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其她零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。1、办公室家具 :如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等; 2、办公设备及办公用具:如电脑、计算机、投影仪、打印机等; 3、日常办公用品、耗材:如笔记本、笔、打印纸等; 4、其她三、采购原则1、所有办公用品的采购、发放、管理工作,由行政部统一负责。2、负责办公用品的采购与日常管理,当库存低于一定数额时,行政部应及时补充。3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核 ,并直接负责大宗办公用品的洽谈与采购; 4、 财务主管负责对办公用品采购价格的审计,并定期审核办公用品台账; 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 办公用品采购管理制度5、 总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督,发现问题应及时纠偏。6、 采购人员严格按照采购审批计划进行采购,不得随意增加采购品种与数量 ,凡就是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品,任何人不得擅自购买 ,否则后果自负。四、采购办法1、 所申购物资总价格在500元以下的办公用品 ,由行政经理审核后直接采购 ; 2、总价格在 500元以上的 ,经由总经理签字确认后采购。五、采购审批程序1、总价格在 500元以下的物品 ; 申购人填写物品申购单部门负责人审批 行政经理审批 行政人员采购2、总价格在 500元以上的物品 ; 申购人填写物品申购单部门负责人审批 总经理审批 行政人员采购3、行政专员依据各部门的办公用品领用计划,及时查对库存 ,对确有缺项的 ,应及时编制办公用品购置计划,后进行采购 ; 六、核销1、办公用品采购后 ,行政部负责验收、核对,确认无误后登记入库 ; 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 办公用品采购管理制度2、采购物资时 ,行政人员须向供应商索取正规发票与物品清单,如供应商未能开具正式物品清单的,行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等,自行编制采购物资清单,作为报销凭证 ; 3、物资采购完毕 ,须在 10 个工作日内 ,填写费用报销单 ,经行政部经理、总经理审核后 ,按实际支出报销费用。 财务部门须对报销凭证予以严格审核 ,对于不符合申购流程与报销凭证不全者,应予拒销。七、办公用品的保管1、备用的办公用品由行政部统一保管,防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失 ,确保办公用品的功用与性能。2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取,谁保管 ;谁使用 ,谁保管。3、办公用品在使用过程中出现故障时,应及时通知行政部组织维修。4、对因个人工作失误、 非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的,将根据个人错误的程度,由责任人承担相应的损失。5、 员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由人事行政部确认。八、领用与发放1、员工领用办公用品需填写办公用品领用登记表并确认签字,且按照办公用品领用登记表发放办公用品,并做好出库登记 ,建立台账。2、 办公用品领取后发现不适用或未用完部分,由行政专员统一调换或回收; 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 办公用品采购管理制度3、使用人在使用办公设施时,应严格按照要求进行操作,并注意日常保养维护。4、新员工入职 ,每人可配备 :记事本一本、签字笔一支,由行政部统一发放。5、员工离职时 ,须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。九、登记与管理1、行政专员须建立与登记办公用品台账,做好办公用品的购置、 发放与库存管理 ; 2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点,查对台账与实物 ,保证账实相符 ; 3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用与性能 ; 4、 行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定与保持合理的库存种类与数量 ,以减少资金占用与保证正常使用。十、附则1、本制度由行政部制定,经总经理审批后予以实施。2、本制度解释权与修订权归行政部所有,根据实际情况 ,行政部将定期对本制度进行修订。3、今后若有未尽事宜 ,由行政部另行发文通知。4、本制度自颁布之日起实施。附件 1 物品申购单精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 办公用品采购管理制度申购部门申购时间申购物品名称及型号数量预算(元) 申购事由申请人申购部门意见经理意见总经理意见董事长意见说明 :申购物品预算总金额500 元以下 (含 500 元)由经理审批 ,500 元以上 (含 500 元)由总经理审批 ; 附件 1 办公用品领用登记表序号日期物品名称数量部门领用人备注精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - - -