组织知识控制程序(共7页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上修 订 履 历版本号页次修订内容修订者批 准日期A1全部根据IATF16949：2016标准新制定17-03-01制 定日 期审 核日 期批 准日 期部 门总经理管理者代表管理部营业部生产部品质部份 数111111部 门份 数本文件自批准之日起生效，未经许可，不得翻印。1、目的为了实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，避免知识流失，提高企业的创新能力。2、范围适用于与管理体系过程运行及提供合格产品和服务有关的知识的确定、获取、保持、共享、应用和创新等知识管理过程的控制。3、定义3.1知识：通过学习、实践或探索所获得的认知、判断或技能，组织的知识正逐渐成为组织取得竞争优势的一个关键因素。3.2知识管理：组织对显性和隐性知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流和提供应用的一系列规范的活动。3.3内部知识：是在企业经营过程中产生的、经过归纳整理、符合企业发展方向，有利于企业技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。内部知识主要包括，但不限于：企业管理知识、专业技术知识、市场营销知识、成功经验总结、失败教训案例、培训心得体会等。3.4外部知识：是企业从公司外部（国内/国外、各行/各业）搜集，经过归纳整理，符合企业发展方向，有利于技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。外部知识主要包括，但不限于：外来技术资料、市场信息、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方处收集来的知识等。4、职责4.1管理部：4.1.1主导公司知识管理工作；4.1.2知识管理的专兼职队伍建设；4.1.3构建公司的培训体系，组织公司各类领域专业人员参与各类课程开发、知识与经验传授，将隐性知识转化成培训课件和教材；4.1.4政府、权威机构等信息的收集与管理；4.1.5归口管理公司获取的知识，建立受控知识清单。4.1.6公共网盘、ERP系统等知识管理基础设施的建设、应用和维护管理。4.3品质部：4.3.1产品标准、技术与研发成果等知识的创造、获取、保持与管理；4.3.2技术与研发方面新知识的推广与应用；4.3.3公司知识产权的申报与维护。4.3.4产品质量检验、质量改进方面知识的获取、保持与管理；4.3.4测试标准、测试方法方面知识的获取、保持与管理。4.4.生产部：4.4.1生产制造过程有关知识的获取、保持、改进与创新；4.4.2生产制造过程中经验、教训的总结，形成知识，根据需要在公司内部进行交流和共享；4.4.3新技术、新工艺、新材料、新设备方面知识的获取、保持与应用。4.5营业部：4.5.1销售渠道、客户服务、竞争对手信息等知识的获取、保持与管理；4.5.2客户意见和满意度信息的收集、整理与分析；4.6采购：外部供方信息的获取、保持与管理。4.7各部门：4.7.1本部门人员岗位和技能的培训；4.7.2与本部门工作有关的体系文件、规章制度及岗位技能等知识的定期梳理、更新和应用。5、工作程序5.1知识管理现状调查：管理部每年根据公司中长期发展战略，结合客户和外部相关方需求分析、组织环境分析、产品和服务的知识需求分析、业务流程分析，确定与需求相关的组织现有知识状态，编写“知识管理现状分析报告”（内容包括知识管理现状、知识管理发展对策，格式不固定），报管理者代表批准，以此作为知识管理的输入。5.2确定组织结构：5.2.1管理部为知识管理的主导部门，该部门根据需要设立专职或兼职知识主管岗位。5.2.2管理部负责本程序文件制定，必要时可增加制定知识管理激励制度等支持性文件。5.3培训认知准备：管理部制定年度培训计划时，将知识管理相关内容纳入计划并组织实施。5.4知识管理规划：管理部根据公司知识管理现状，从战略、业务流程及岗位等多层级进行知识梳理，明确知识管理的使命、愿景和战略目标，制定“知识管理规划”（内容包括知识管理组织结构、知识分类、权限管理等，格式不固定），经管理者代表批准后实施。5.5企业文化支持：5.5.1管理部在企业文化建设过程中努力营造不同业务领域、不同知识所有者之间可以沟通交流的环境和氛围，在公司内形成具有激励、归属感、信任和尊重等机制的企业文化，创造让所有员工参与知识共享和创新的环境。5.5.2公司鼓励员工共享个人知识的同时，可通过兴趣小组、研讨会等各种形式促使员工在组织内获得个人发展。5.6技术设施支持：互联网信息部负责确定并维护公司知识管理所需的技术基础设施，公司最高管理层决策并提供这些设施，必要时，包括但不仅限于：a）ERP系统；b）公司电子邮箱、网站；c）数据库、知识库；d）行业协会通讯录等。5.7知识鉴别：5.7.1管理部组织各相关部门在各自职责范围内开展知识需求分析，利用头脑风暴法等工具，结合公司知识管理规划，鉴别公司内外部已有知识和尚缺乏的知识。5.7.2可从以下方面鉴别知识来源及知识内容：见下表1。表1：来源知识类别知识内容内部技术成果专利文件、技术材料、图纸、工艺、产品内控标准员工知识个人技能、经验教训案例、工作反思记录制度规范体系文件、流程标准、规章制度改进成果过程、产品和服务改进结果，客户服务知识岗位知识业务说明、职务说明书外部行业政策国家、行业的宏观政策管理和技术资料国内外标准文献、先进工艺手段、标准经验、学术交流成果、专业会议资料竞争对手信息市场份额、竞争策略顾客信息销售渠道信息、顾客满意度相关信息、客户意见外部供方信息合作渠道、外部供方能力水平、供货系列、信用度等信息5.8知识创新：5.8.1知识创新可能发生在公司经营的整个过程中，包括产品和服务方面的知识创新、工作方法创新、制度和流程创新等：a）品质部负责适时对产品研发、技术革新方面的知识创新，对公司核心商业技术应及时进行知识产权（包括商标权、专利权）的申报并做好维护工作；b）各部门适时针对工作方法、制度和流程、质量改进成果等方面的知识创新。5.8.2公司鼓励知识创新，必要时，可考虑对知识贡献予以奖励。a）物质奖励：例如全员改善奖、团队改善奖、专项改善成果奖；b）精神奖励：通过知识署名、培训进修、晋升等方式鼓励创新。5.9知识获取：5.9.1各部门负责各自职责范围内已有知识的整理和外部知识的获取；5.9.2知识的获取可包括：a）对企业内部知识进行梳理、分类、编码、整理，便于知识的交流与共享；b）从客户、竞争对手、外部供方、合作伙伴、公开知识源（如政府、图书馆、互联网等）获得知识；c）通过有偿转让、购买等方式直接在某个领域获取所需要的知识，或有针对性地引进相应人才和技能。5.10知识存储：5.10.1各部门对创新和获取的各类知识，应进行过滤、分类，保留有价值的知识，按规定进行标识和索引并及时更新和维护。5.10.2对加工后的知识应由各职能部门负责人审核，管理代表批准后，以适当的形式存储在适合的媒介中，防止知识的流失。存储场所可能是档案室、知识库、ERP系统、公共网盘等。5.11知识共享：5.11.1内部知识的共享：适当时，可以采用以下一种或几种共享方式a）公司搭建开放的网络平台：相关职能部门应安排专人定期梳理知识，员工可以根据权限通过网站、ERP系统、公共网盘等获取知识并学习，实现知识共享；b）管理部负责构建完善的培训体系和信息交流网络，组织公司各领域专业人员，参与各类课程开发、知识与经验的传授，将隐性知识转化成培训课件和教材；c）建立记忆看板：看板内容包括工作中常见问题及解决办法、操作中常犯的错误、独创的做法等，看板适时更新，年底汇总成册，作为新员工的培训教材；d）定期举办分享会：利用相关例会分享知识；e）开展标杆学习：通过评定岗位标杆、建立培训样板区、建立现场管理样板区等形式，开展标杆学习活动；f）推广导师制和教练制：导师制是把公司内经验丰富的老员工与没有经验的新员工配对，进行隐性知识传递。教练制是通过教练对自己观点的阐释、接纳质疑以及采用新方法，促使学员提高能力。5.11.2外部知识共享：适当时，可以采用以下分享方式a）借助外脑：聘请外部专家担任顾问，传授工作经验；聘请专业咨询机构，针对具体项目确定目标，传授知识、经验和理念及实际操作技能；b）寻找外部标杆，开展“树标杆、找差距、谋发展”的活动。5.12知识应用：各部门依据已有知识，结合具体的情景，解决实际问题，在工作中形成新的知识，促进个人和团体知识的拓展，帮助实现公司的运营绩效，提升公司的竞争力。5.13知识管理绩效评价5.13.1管理部每年组织一次各相关部门参加的对现有知识和知识管理绩效的评价。5.13.2知识管理绩效评价结果形成“知识管理绩效评价报告”（内容包括知识资产及知识管理绩效评价、下一步改进规划，格式不固定），经管理代表批准后，作为管理评审的信息输入。5.14知识更新与改进：知识投入应用之后，根据知识管理绩效评价结果，按照客户需求和环境变化，公司对系统运行情况及业务流程进行补充、改进和优化，并及时更新知识。5.15知识管理风险控制：为有效控制知识管理风险，公司应采取多项措施，确保知识信息的完整性、及时性、准确可靠性、安全保密性。5.15.1完整性：公司主要业务的流程实现信息化管理（例如ERP系统），信息系统和防错技术确保信息的完整保存或传输；在公共网盘建立知识子库，系统规划数据收集，确保数据完整有效；5.15.2及时性：各部门指定一位兼职知识管理员负责定期更新本部门所负责的知识库，确保信息的及时性；5.15.3准确可靠性：公司制定各类文件审批机制（参考文件：文件控制程序、记录控制程序），员工根据权限向ERP等系统或公共网盘输入信息，根据需要使用数字证书，同时通过系统监测分析确保信息的准确可靠性。5.15.4安全保密性：a)公司制定电子数据管理规范，使用防病毒软件、防火墙、数据备份、异地保存等措施保证信息的安全；b)对于保密档案，其存储与借阅需要严格限制（参考文件：文件控制程序、记录控制程序）；c)知识库实行分级授权管理，员工根据权限登陆查询，对机密数据实行专有IP；d)对公司办公电脑均安装EIS终端，加密资料，防止知识信息外泄。6.相关文件：6.1文件控制程序6.2记录控制程序6.3电子数据管理规范6.4知识管理激励制度7、相关记录7.1受控知识清单 7.2知识管理现状分析报告7.3知识管理规划7.4知识管理绩效评价报告8、流程图（略）专心-专注-专业