金财软件操作手册(共58页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上前 言新时期，新形势，对食品药品监督管理工作提出了更新、更高的要求。我国新一轮的政府机构改革组建了食品药品监督管理局，负责对食品、药品、保健品、化妆品的综合监督管理和组织协调。21世纪是信息世纪，运用信息化、数字化、网络化技术，不仅可以提高工作效率和工作质量，也可以增强工作的透明度。加强食品药品监督管理信息工作，加快食品药品监督管理信息化建设的进程，提高食品药品监督管理水平已经成为保证人民饮食、用药安全有效，促进食品、医药经济健康发展的迫切需要。财务管理作为食品药品监管机构职能的重要组成部分，其首要职责就是要为食品药品监督管理工作的正常开展提供强有力的经济保障，从某种意义上说，财务管理工作能否做到保障有力、管理规范、控制严格、监督有效，将直接关系到食品药品监督管理工作能否正常有序开展。 为了更好的配合“四川省食品、药品监督管理局”做好集中式财务管理工作，特制订本培训手册。 金财科技发展有限责任公司 客户服务中心 二OO四年六月金财科技发展有限责任公司简介金财科技发展有限责任公司是一家集研究、开发、生产、销售“财务及管理软件”的专业化高科技企业。公司组建于1994年6月，其前身是“成都好帮手电子财务技术公司”。1998年6月又在“成都好帮手电子财务技术公司”的基础上增资改组成立了“四川省金财科技发展有限责任公司”。本公司是西南地区最大的专业从事财务软件及管理软件开发和销售的企业，同时也是“中国软件行业协会财务与企业管理分会会员单位”。作为我国知名的财务及电子政务管理软件开发商，从成立伊始，便以“推进我国信息产业进程，发展民族名牌软件产业”为使命，按照商品化、规模化、标准化、专业化的设计思路，并以“勤奋、务实、诚信、创新”的企业精神，坚持技术和服务并重的思想，为各行各业提供了全方位信息化解决方案。目前，公司已经成功开发了通用财务管理系统、指标报表信息系统、有偿资金管理系统、通用台帐管理系统、财政支农信息系统、预算指标管理系统、“零户统管”、“国库集中支付”、纳税评估、中国会计资讯网及OA办公自动化系统等系列产品。公司现有主要业务范围是从事我国财务及企业管理软件的研究、开发、销售和服务，以及由此而产生的系统集成、电子商务等一系列增值和服务活动。到目前为止，公司产品在财政部、国家计委、国家粮食局、中国供销合作总社、中储备总公司、国家农业发展银行、交通部以及农业、林业、水利等部委和各省（市）行政事业单位及大中型企业广泛应用，公司已拥有固定客户多户，并因此而成为我国行业软件的排头兵，屡次获得各种评比和博览会金奖等殊荣。2001年初，公司被信息产业部认定为四川省首批“软件企业”，公司所开发的多个软件产品被认定登记，在社会和同行中均树立了良好的企业形象。公司下设“北京金财科技发展有限公司”、“四川省金财科技发展有限责任公司”、“重庆分公司”（均为全资子公司），并在贵州、山东、吉林、湖北、河北、云南、江西等省、市、自治区设有办事处、分销部。为谋求更大的发展，公司在人才方面采取“自身培养、校企联合、梯队建设”的方针，与清华大学、四川大学等院校建立了人才培养和输出机制；在经营策略方面采取“强强联合、利益共享”的指导思想，先后与北京同财科技、中国商品交易中心、国家信息中心、国家粮油信息中心等联合，构筑起紧密的战略合作伙伴关系。目前，从软件研究、产品开发、市场竞争能力等多方面来看，公司都已具备了和国内著名的同行巨头相互竞争的实力。目 录第一部分 一般核算工作第一章 系统初始化第一节 单位信息电子化一、核算单位在此处需要系统管理人员创建本级单位和下级单位信息，有些信息一旦设置成功后，用户不能再次进行修改，希望用户注意设置单位信息。新建顶级单位【例如】新建四川省食品药品监督管理局顶级单位，本单位代码规则为“33333”；单位名称为“四川省食品药品监督管理局”；单位代码为“335”；会计制度类别为“行政单位”。操作步骤：单击图1-3-1工具栏中的新建单位按钮，系统弹出【新建驻留单位】窗口（如图1-3-2所示）；依次填入图1-3-2中的各项信息（具体填写的相关信息说明如下所示）；（图1-3-2 新建驻留单位(顶级单位)）在此处，系统要求用户录入如上图中的相关信息：单位代码规则：此项为必录项，即录入设定本系统各级单位的代码长度。例如33333，是指本系统共分五级单位，第一级单位的代码长度为3位；第二、三级均为3位。单位级次：此项为必录项，即录入需要建立的单位级别，输入“1”表示建立顶级单位（即第一级单位）。注意：单位级次只能依次一级一级地建立。单位名称：此项为必录项，即录入需要建立的单位名称，如：录入“四川省食品药品监督管理局”。单位代码：此项为必录项，即录入需要建立的单位代码，如：在此处录入“335”，因为此处是按照前面规定的代码规则即第一级单位的代码长度为三位来创建顶级（第一级）单位的。会计制度类别：此项为必录项，选择所建单位使用的会计制度，如我们在此选择“行政单位”。注意：该单位下的所有单位的会计制度类别都必须一致。最大单位级数：此项不需用户录入，系统自动根据单位代码规则自动计算出最大级数。数据库备份文件名：此项为选录项，即录入备份数据库的文件名。Email：该项为选录项，即录入Email地址；IP地址：该项为选录项，即录入IP地址；域名：该项为选录项，即录入域名。信息录入完毕后，单击确定按钮，以保存所建顶级单位的有关信息。新建下级单位【例如】续上例，我们为“四川省食品药品监督管理局”建一下级单位。在图1-3-1中的单位列表区选中“335 四川省食品药品监督管理局”，单击工具栏中的新建单位按钮，系统弹出【新建驻留单位】窗口（如图1-3-3）；按照上面信息的说明依次填入下图中的各项信息，此处填充规则与创建顶级单位的不同之处在于单位编码只需用户录入下一级的代码即可，如我们只需在此处录入“314”；（图1-3-3 新建单位2）注意：此处的会计制度类别只能选择“行政单位”，因为上级单位下建立的所有下级单位的会计制度类别必须与上级一致，而在前一例中已经确定“四川省食品药品监督管理局”为“行政单位”。单击确定按钮，保存信息。二、电子账簿新建单位成功后，系统要求用户进行新建账套的操作。【例如】我们为顶级（一级）单位创建一账套。操作步骤：选中图1-3-1中的“335”，单击工具栏中的新建账套按钮，系统弹出【新建并且初始化账套】界面（如图1-3-4）；（图1-3-4 初始化账套）选择或录入上图中的相关信息，如：账套名称、单位代码、单位名称、单位地址、行业性质、法人代表、会计主管、服务器名称及数据库类型（需说明的是带*的项必须录入）；另外还需对会计年度起止日期、会计期间个数等一系列信息进行设置。单击保存按钮保存信息。注意：财务数据实行集中式管理模式的顶级单位在创建下级单位后，同时应该在服务器端创建下级单位的账套信息；三、身份认证为了保证系统数据的安全与保密，本系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权限的控制。系统管理员和会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子模块的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。用户管理主要包括新增用户组及用户、用户角色授予及用户权限等。请您首先选中将要进行用户管理的单位信息和账套信息。新增用户操作步骤：如图1-3-5中，请用户选中【操作员列表】中的“所有”项并单击鼠标右键，系统弹出如图1-3-5中的菜单；请用户单击新增用户信息一项，系统要求用户输入新增用户信息的名称，并单击OK按钮保存信息，至此，用户信息新增完成。在此处，用户需要按上述方法设置本系统的管理人员及业务操作人员，如：会计主管、制单人员、审核人员等。注意：系统管理员与会计主管都可进入系统管理，但他们是有区别的；会计主管主要是由系统管理员指定，系统管理员负责整个系统的安全和维护工作。只有以系统管理员身份注册进入，才可以进行账套的管理（包括单位的建立、账套的建立等）以及操作员及其权限的设置。而会计主管负责所管账套的维护工作，可以进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理（包括账套期末的结账、反结账、反过账等操作）,因此，对他们设置口令并保密尤为重要。用户角色授予用户角色授予主要是给该财务管理系统设置管理权限,此功能只能由系统管理人员来进行操作。其方法是：首先请用户在图1-3-5中的【操作员列表区】选中将要授予角色的操作员（用户）；将该操作员将要授予的角色前打上“”选中，（若用户需要增加新的角色，可以单击图中的新增角色按钮增加新的角色，当然也可以选中某一角色，单击删除角色按钮来删除不需用的角色）；单击图中授予角色按钮，为当前用户授予当前角色，待设置成功后系统会有一个成功信息的提示，至此，为某一操作员授权完毕。用户权限管理为用户设置权限的方法是：首先请用户在图1-3-5中的【操作员列表】区选中将要授予角色的操作员（用户）；明细权限：在该图中，请用户单击【用户权限】区的明细权限按钮，为用户设置具体的操作权限。其方法是用鼠标单击各功能前的，并单击工具栏中的保存权限按钮来保存权限信息的设置。科目权限：此功能是为用户赋予编辑科目的权限,如对会计科目名称及其属性进行修改、删除等操作。审核权限：对用户赋予审核权限的功能，被赋予了审核权限的用户具有审核会计凭证的权力。第二节 会计基础资料电子化一、会计科目设置会计科目是会计核算的基础，也是整个财务软件系统的核心。会计账套选项设置完成后，就可以将已整理好的会计科目录入到本系统中。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，可以根据本单位目前设置的会计科目对软件预设的标准科目进行相应的修改。【例如】原会计科目设置为操作步骤：1、在【总账系统】界面中，单击功能区中的参数设置-科目设置选项，进入【科目设置】界面；2、在【科目设置】界面，单击工具栏中的新增按钮，进入【新增科目】界面；3、如图2-2-7，进行会计科目要素设置；（2-2-7 科目设置）说明：科目类别：用户选择产生。科目类别一旦分类明确，每个会计科目都有相应的归属，不能存在相互交叉的现象。科目编码：用户手工输入。科目编码规则来源于新建账套过程中制定的编码规则，并且只能输入数字代码。在所有会计科目中，科目编码必须是唯一的。助记码：用户手工输入。帮助记忆会计科目编码，可根据记忆习惯设置英语字母、数字、汉字等字符，最大允许输入24个字符。科目名称：用户手工输入。科目名称代表各个会计科目的具体含义，在输入科目名称时只需输入本级科目名称，无需输入上级科目名称。可输入汉字、英语字母、数字等字符，最大允许输入80个字符。科目备注：用户手工输入。提供对科目名称的一种详细的解释和说明。可输入汉字、英语字母、数据等字符，最大允许输入128个字符。币别：用户选择产生。决定该科目是否进行外币核算。系统默认为“人民币”。当某个科目的明细科目有两种以上的外币时，该项将自动变为“多种外币”。借贷方向：用户指定产生。指该科目余额的借贷方向，直接影响账簿和报表输出的数据。计量组别：用户选择产生。决定是否对该科目进行数量金额的辅助核算，同时选择核算的计量组类型。计量单位：用户选择产生。要进行数量金额的辅助核算，则必须选择计量单位。核算项目：用户选择产生。决定该科目是否进行项目核算。（设置项目核算步骤：在“新增/修改会计科目”页面，设置完科目的基本信息后，在“核算项目”处点击设置按钮，在弹出的“设置科目核算类别”页面中指定一个或多个核算项目类别，完成后点确定，系统则自动返还到“新增/修改会计科目”页面，将核算项目类别下挂在该会计科目上。）是否进行预算检测：由用户指定。如果指定该科目要进行预算检查，则“是否进行预算”自动默认为选择。将资金的事前预算与事中、事后的数据进行比较，加强预算管理体制的完善。是否进行预算：由用户指定。帮助建立预算管理体制，加强对资金的事前控制。是否往来核算：由用户指定。决定该科目是否属于往来类科目，将直接影响到“往来管理”中的往来清理、往来对账和账龄分析数据的输出。是否数量输助核算：系统根据用户是否对“计量组别”、“计量单位”的选择，自动进行指定。是否是银行存款类科目：由用户指定。如果指定该科目是银行存款类科目，则“是否输出日记账”自动默认选择（也可手工去掉），并可进行相应的银行对账的处理。是否是现金类科目：由用户指定。如果指定该科目是现金类科目，则“是否输出日记账”自动默认选择（也可手工去掉），并可进行相应的现金流量表的处理。是否输出日记账：由用户指定。系统默认为指定，用户可进行修改。指定该项后，该科目除按会计期间查明细表外，还可按日查明细表。注意：在以上介绍的会计科目要素中，“科目类别”、“科目编码”、“科目名称”、“币别”、“借贷方向”是必输项。其他的要素起附加属性作用，可以不必输入。4、在科目类别处从下拉列框中选择“资产”类别，在科目编码处输入科目“食品、药品及医疗器械抽验药()”的编码，在科目名称处输入“食品、药品及医疗器械抽验药()”并录入该会计科目的助记码；6、设置成功后，单击确定按钮，该会计科目进入系统；7、单击增加按钮，可设置其他会计科目，如果设置的其他会计科目需要进行单位往来核算，请单击【核算项目】后的设置按钮，在【选择核算项目类别】界面中选择“单位往来”，保存即可。8、将所有需要增加的会计科目输入完毕，单击保存按钮，回到【科目设置】界面，用户所有增加的会计科目均列示在“会计科目”一览表中（如图2-2-8）；（图2-2-8 科目设置）9、如果用户需要删除或修改某个会计科目，可以在【科目设置】界面中选中将要进行修改或删除的会计科目，再单击【科目设置】界面工具栏中的修改或删除按钮，此时,如果用户单击的是修改按钮，系统调出【新增科目】界面，重复上面新增科目的操作即可。注意：会计科目级次长度用户不能再进行修改。在修改某一个会计科目时，该会计科目编码不能进行修改。一个会计科目可同时设置多种专项核算，如：管理费用既要核算各部门的使用情况又要核算各项目的使用情况，那么，可以同时将该会计科目设置成部门核算和项目核算。设置方法即是单击图2-1-7的核算项目后的设置按钮，在【选择核算项目类别】界面中将“部门往来”和“项目核算”两项前均打上“”标志。辅助账类必须设置在末级会计科目上，有些科目也可以在末级和上级设置。但若只在上级会计科目设账类，其末级会计科目没有设账类，系统将不承认，也就是说当上级科目有某账类时，其末级会计科目必须设账类，否则系统将不作处理。银行存款科目要按存款账户设置明细科目，需要进行外币、数量核算的会计科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。如果本科目已被使用过或已经录入期初余额，则不能删除、修改科目属性。如果要删除和修改该项会计科目，需要先删除调用该科目的会计凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再进行修改，修改完毕后将余额和凭证补上。已使用末级的会计科目不能再增加下级会计科目；没有上级会计科目不允许增加下级科目。如果某一科目在本年度已有余额或发生额，增加该会计科目的下级科目后，系统则自动将该科目的全部数据自动移到新增的第一个下级会计科目上。冻结科目时，如果冻结的科目存在有下级科目的情况，则系统自动将其下级科目一起冻结。二、核算项目设置对核算项目进行增加、修改、删除等维护。在核算项目类别设置好的情况下，可在核算项目类别下设置若干个核算项目。（2-2-11项目设置）浏览核算项目：在【核算项目设置】页面，选择核算项目所属的核算项目类别，即可分类浏览各类的所有核算项目。新增核算项目：在【核算项目设置】页面，选择新增项目所属的类别；如果增加一级项目，则直接点新增按钮；如果增加非一级项目，则先选择新增项目所属的上一级项目，再点新增按钮；在【新增核算项目】页面，输入相应的项目信息；完成后，点保存。在系统提示“项目信息保存成功”后，点关闭窗口，则系统自动返还到【核算项目设置】窗口。【例如】如图2-2-11，在“项目核算”下新增小麦、稻谷等项。在【总账系统】界面，用户单击功能模块区参数设置-项目设置按钮，系统进入【核算项目设置】界面；在该界面左边选择“项目核算”，单击该图右边工具栏的新增按钮，输入编码：001；名称：小麦；同理，输入水稻的信息，并单击保存按钮保存信息。修改核算项目：在【核算项目设置】页面中，选择一个需要修改的核算项目；点击修改按钮，系统进入【编辑核算项目】页面，对核算项目中的一些信息进行修改；完成后，点保存按钮；在系统提示“核算项目信息保存成功”后，点关闭窗口，则系统自动返还到【核算项目设置】页面。删除核算项目：在【核算项目设置】页面中，选择一个需删除的核算项目；点击删除按钮，系统则立即将该核算项目删除。冻结核算项目：在【核算项目设置】页面中，选择一个需冻结的核算项目；点击冻结按钮，系统则立即将该核算项目冻结，在“是否冻结”栏显示“”。解冻核算项目：在【核算项目设置】页面中，选择一个已冻结的核算项目；点击解冻按钮，系统则立即取消对该算项目的冻结，“是否冻结”栏的“”自动取消。三、凭证类别设置凭证类别是对凭证种类的划分，便于对凭证种类的管理和查询。每个账套中至少应有一个凭证类别，否则无法对凭证进行录入，如：收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。（2-2-4 凭证类别设置）新增凭证类别：在【凭证类别维护】页面，单击新增按钮；在【新增凭证类别】页面，输入“凭证类别ID”和“凭证类别名称”信息；对于科目的借贷方必有项(或必无项)用户可以选择(或输入)产生，不必作为必输项；完成后，点保存，则自动返回到【凭证类别维护】页面。修改凭证类别：在【凭证类别维护】页面，选中要修改的凭证类别；单击修改按钮；在【修改凭证类别】页面，除“凭证类别ID”外，其他各项信息都可进行相应的修改，对科目的借贷方必有项(或必无项)的取消，用户先用鼠标单击该项设置，然后通过Backspace来完成；完成后，点保存，则自动返回到【凭证类别维护】页面。删除凭证类别：在【凭证类别维护】页面，选中要删除的凭证类别；点删除按钮，系统会提示“是否删除所选记录”，完成后自动返回到【凭证类别维护】页面。查看凭证类别：在【凭证类别维护】页面，选中要查看的凭证类别；点查看按钮；进入【查看凭证类别】页面，查看完成后，点返回。注意：删除某一凭证类别，如果该类别已经发生了业务，系统则会提示不能删除。在凭证类别中可以设置会计科目范围，该范围可以是连续的，也可以是不连续的。编制这类凭证时，系统将自动检查所使用的会计科目是否符合这类凭证的科目限制要求。四、计算单位设置在【总账系统】中，要使某一会计科目可提供数量单价的辅助核算，则必须将该会计科目设置为数量类会计科目，并设置该项会计科目的数量计量单位。计量单位的设置包括两个方面：计量单位组的设置和计量单位的设置。（2-2-3计量单位）计量单位组的设置新增计量单位组：在【计量单位维护】页面中，点击新增计量组按钮；在计量单位组别名称栏输入相应的计量组名称；完成后，点保存按钮，则自动返还到【计量单位】页面。修改计量单位组：在【计量单位维护】页面中，选中一个需修改的计量组；点击修改计量组按钮，在组别名称维护栏输入相应的名称并下拉选择基本的“计量单位”；完成后，点保存按钮，则自动返还到【计量单位维护】页面。删除计量单位组：在【计量单位维护】页面中，选中一个需删除的计量组；点击删除计量组按钮；系统会提示“是否删除当前计量组”，完成后自动返回到【计量单位维护】页面。查看计量单位组：在【计量单位维护】页面，选中要查看的某一计量单位组；点查看计量单位组按钮；进入【查看计量单位组】页面，查看完成后，点返回，则返还到【计量单位维护】页面。计量单位的设置在每个计量单位组下可设置若干个计量单位。浏览计量单位：在【计量单位维护】页面，选择计量单位所属的某一计量单位组，即可分类浏览各计量组的所有计量单位。新增计量单位：在【计量单位维护】页面，选择新增计量单位所属的组别；点击【计量单位】的蓝色表头，工具栏的功能则自动变化为针对计量单位设置的功能信息；点击【新增计量单位】按钮，在新增页面，输入相应的计量单位信息；完成后，点保存，则自动返还到【计量单位维护】窗口。修改计量单位：在【计量单位维护】页面中，选择一个需修改的计量单位；点击修改计量单位按钮，在【修改计量单位】页面对计量单位中的一些信息进行修改；完成后，点保存按钮，则系统自动返还到【计量单位维护】页面。删除计量单位：在【计量单位维护】页面中，选择一个需删除的计量单位；点击删除计量单位按钮；系统会提示“是否删除所选记录”，完成后自动返还到【计量单位维护】页面。查看计量单位：在【计量单位维护】页面，用户选中要查看的某一计量单位；点查看计量单位按钮；进入【查看计量单位】页面，查看完成后，点返回，则返还【计量单位维护】页面。注意：在“计量单位”已被引用的情况下，是不允许被删除的。对【计量单位组】中的【基本计量单位】进行更改后，要注意更改该组中其他计量单位与基本计量单位之间的换算关系。五、账簿设置修改本功能对账套参数和其它一些有关信息进行设置。账套选项中的信息，一部分来源于用户在新建账套中输入的信息，另一部分由系统按用户操作习惯自动默认生成，用户可对部分信息进行相应的更改。该模块主要由三部分构成：账套参数、其他信息和编码规则。（2-2-1 账套参数）1、账套参数 在账套参数中，系统列出了账套名称、单位编号、单位名称、企业主管、行业类型等有关该账套的参数。在这些参数中，用户可对账套名称、单位编号、 单位地址、会计主管这五部分信息进行修改。同时，对它们的修改会直接影响到凭证、账簿、单位等输出信息。【例如】：假设四川省食品药品监督管理局属行政单位，其财务会计工作符合制度要求。系统初始化资料如下：账套名称：四川省食品药品监督管理局财务处单位编号：335单位名称：四川省食品药品监督管理局财务处单位地址：四川省会计主管：会计主管行业：行政单位本位币代码：RMB账套启用日期：2004-04-01（2-2-2其它信息）2、其他信息 在该类信息中，系统列出了用户在操作中常用的几种可选项（如上图），用户可根据自己的操作习惯及其需要进行设置更改，方便用户进行操作。允许反过账：用户选择该选项后，允许用户对已经过账后的凭证进行撤销处理（需要有此特殊权限的操作员才能操作此功能，一般为会计主管）。此功能主要用在下列情况：当本期账务数据还未进行结账，用户发现已过账的凭证有误的情况（在没有进行本期结账时）时，可以通过反过账，修改凭证数据。否则对于已经过账后的凭证数据用户不能进行反过账修改。允许反结账：用户选择该选项后，对于本期已经结账的数据，当用户发现本期凭证有误时，需要用户首先进行本期账务的反结账操作（需要有此特殊权限的操作员可以操作此功能，一般为会计主管），然后才能进行反过账，修改凭证数据。否则对于已经结账后的会计期间，其凭证数据不能进行反结账修改。是否打印凭证金额线：凭证金额线是在会计凭证中分隔金额栏每一位数据的线条，用户选择该项，在打印凭证时将打印该线条，否则，系统不打印该线条。每页打印凭证分页号：用户选择该项后，在打印凭证时系统将打印凭证的分页号，否则不能打印凭证分页号。是否黑白打印：该设置主要针对彩色打印机而言，如果用户想用彩色打印机打印出黑白效果，则该项必须进行选择。凭证套打：该设置在打印凭证时只打印出凭证数据，不打印出凭证的格式，用户设置此项后，其打印时应该利用空白凭证进行打印操作。账簿套打：该设置在打印账簿时只打印出账簿数据，不打印出账簿网格线，用户设置此项后，其打印时应该利用空白账簿纸张进行打印操作。出纳单独日记账：用户若要单独使用本系统的【出纳管理系统】，应首先选择上图中的“出纳单独日记账”项，其选择方法是单击该选项前的图标，选择成功后该图标会变为，否则将无法对【出纳管理系统】-日记账功能进行操作。银行对账单来源：用户（具有操作权限的操作人员，此处通常为系统管理员）可以根据自已的意愿或者业务的需要对【出纳管理系统】下的银行对账的数据来源进行选择，本软件提供两种选择：出纳和总账，系统默认为出纳。说明：出纳单独日记账和银行对账单来源的详细说明请用户参见【出纳系统】对这两项的解释。小数位数：系统在此处为用户提供了设置小数位数的功能，包括数量、单价、汇率和外币的小数位数。在此系统默认各项的小数位数为2，用户可通过其后的下拉列框进行重新设置。本书举例设置的选项（如图2-2-2）3、编码规则 本功能主要是设置会计科目每一级编码的最大长度的信息，一旦用户启用该账套，本设置将返灰，不再允许用户进行更改，只能进行查看。所以需要用户在建账时将科目编码级次长度考虑仔细，再设置其长度。第二章 总账子系统第一节 总账初始化一、科目期初余额在【期初余额录入】界面中，用户所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方四项。期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。累计借方：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。在【期初余额录入】的界面中，系统只能显示13个会计科目供用户录入，多余13个会计科目的将进行分页显示，用户在录入余额时单击上页或下页进行录入并保存数据。系统将不同种类的会计科目分别以不同颜色进行显示：蓝绿色为直接录入数据科目；黑色为总账会计科目，不需用户录入，由下级科目数据自动汇总而来；紫色会计科目为项目核算会计科目，其数据由各项目汇总，不需用户直接录入。【例如】四川省食品药品监督会计科目及期初余额如下：（图2-2-16 期初数据）操作步聚：1、在【总账系统】界面中，单击本界面功能模块区的期初数据按钮，进入【期初数据】界面；2、在【期初数据】界面单击期初余额进入【期初数据录入】界面，当前系统默认为【本位币金额录入】页；3、在此页分别录入各会计科目本位币年初余额以及各期借贷方发生额（若是年初建账，则不需要用户录入各期借贷方发生额），在录入时分下列三种情况：蓝绿色会计科目的余额数据由用户在【期初数据录入】界面直接录入；黑色会计科目余额数据不需要用户录入，用户只需录入该科目的末级科目数据，系统自动进行科目数据汇总处理；紫色会计科目为项目核算科目，其余额由各项目汇总而来，其操作方法见核算项目期初数据录入一节。4、用户录入完每一页余额后，单击保存按钮进行保存，然后单击下一页或上一页进行录入，期初余额录入完成（如图2-2-17）。（图2-2-17期初余额数据）注意：在录入时，系统只要求用户录入最末级会计科目的余额和累计发生额，上级科目的余额和累计发生额由系统自动计算。如果某会计科目为数量、外币科目，用户可以录入期初数量、外币余额，但必须先录入本币余额，再录入期初数量、外币余额。若期初余额有外币余额、数量余额，则必须计算出本币余额。二、项目期初余额在录入期初余额时，若某一会计科目是外币科目或数量类科目，则系统会自动进行过滤，将要求用户分别录入外币科目和数量科目的余额，在录入时，只能录入最末级会计科目的余额，其上级会计科目的合计数据由下级科目自动汇总。操作步骤：在【总账系统】界面中，单击本界面功能模块区的期初数据按钮，进入【期初数据】界面；单击将要录入的核算项目科目余额单元格，系统调出【核算项目数据余额录入】界面(如图2-2-18)；（2-2-18项目数据录入）在图2-2-18中的【单位往来】后的下拉列框中选择核算单位（同理，对于其它核算类别也使用同样方式进行选择）；单击工具栏中的新增按钮，则在图2-2-18下面显示出该项核算项目的记录，需要用户录入该项目的数据；同理，重复，增加当前会计科目的其它核算项目数据；录入当前会计科目的项目核算数据完成后，单击图2-2-18中的保存按钮，退出当前界面，系统自动将该会计科目的核算项目数据汇总作为当前会计科目的期初余额。三、试算平衡上述数据输入无误后，单击【期初数据】中的【试算平衡】，系统会弹出【试算平衡】窗口显示试算平衡信息。系统进行试算平衡时是将所有的账务数据全部合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出多项信息：资产与负债+所有者权益/净资产的关系及其差额；会计科目年初余额和每期的累计发生额（只有用户年中建账且需要在以后查看各账户发生额时才用输入会计科目的每期累计发生额）借贷合计数及其差额，当差额为零时，则借贷数据平衡，否则不平衡，需要用户进行数据调整。如果账套数据是平衡的，系统在窗口的下方以蓝字显示“试算结果平衡”的字样，借、贷方的差额为零；如果账套数据不平衡，系统会在窗口的下方以红字显示“试算结果不平衡”的字样，并显示借、贷方的差额数据，提示您账务数据不正确，需要检查修改。试算不平衡是不能启用账套的。（图2-2-19 试算平衡）四、账套启用当期初数据余额试算平衡（即试算平衡时年初及各期累计发生额的借贷方余额为零时）后，用户单击【期初数据】界面中的【账套启用】。此时，系统提示“是否准备启用账套？”，如果用户选择“是”，则启用账套，否则不启用。注意：如果会计科目期初余额或者某一期的借贷方的累计发生额不平衡，系统不能启用账套。启用账套后，用户所录入的期初数据不能再次进行修改，所以请用户在进行账套启用前多加考虑。账套启用成功后，系统给出“账套启用成功”的提示（如图2-2-20）（图2-2-20 账套启用）本章小结：本章主要介绍了用户在启用金财集中财务管理系统的总账系统前所进行的期初设置，包括对各种参数（账套选项、计量单位、凭证类别以及项目设置等项）的设置和各种期初数据（科目期初余额、数量期初余额、外币期初余额等）的录入以及账套启用。下一章我们将介绍与凭证有关的操作。第二节 日常工作第一小节 凭证管理一、凭证编制凭证填制功能就是提供一个仿真的凭证录入环境，在这里，您可以根据原始单据制作记账凭证。在凭证录入功能中，系统为您提供许多功能操作以便您高效快捷地输入记账凭证。（图2-3-1 会计凭证）下面具体介绍凭证录入的各个要素含义及完成凭证录入的操作步骤。凭证录入的各个要素含义介绍：单位：由系统自动产生，取自【账套选项】中设置的单位信息。日期：可供用户选择，系统默认为上一次录入的最后一张凭证日期。系统规定用户在选择日期时，只能>=上一凭证日期，不能倒退选择日期；但允许输入本日期至本会计期间末的任意日期的记账凭证，如：4月10日某类会计凭证的编号已经为10号，则填制该凭证的10号以后的凭证时，制单日期必须是4月10日至4月30日之间的任一天，而不能再是4月1日至4月9日中的某一天。凭证字：用户以下拉方式选择凭证类别。用下拉按钮可调出在【凭证类别】中已经设定的凭证字，如：“收”、“付”、“转”、“记”等。凭证号：由凭证流水号和凭证分号两个部分构成，如11/3表示当前凭证流水号为1号，且1号凭证共有3页，当前为第1页。在编制凭证过程中，每5笔会计分录作为一页，并把第一个5笔分录作为1/N，第二个5笔分录作为2/N。在同一凭证中，最多允许9999笔分录，最多允许存在2000页。在同一个月内，凭证号最大不能超过9999张，在本系统中，凭证号一般都由计算机按照各个期间各类凭证的最大号加1给出，填制一张会计凭证后必须保存，之后系统才会给出新增加凭证的凭证号，如果凭证未保存，该凭证无效，不占用凭证号。同时，系统给出的凭证号用户在填制会计凭证时不能进行修改。附件张数：用户输入当前会计凭证所复原始单据的张数，系统默认设置为0。最大支持4位数。摘要：用户可以直接输入分录项的摘要，同时，系统也提供了摘要库功能，在凭证录入界面，用户将光标定位于摘要栏，单击功能键F8启动摘要字典，在摘要字典中选择所需的摘要，单击确定后，摘要会自动添入当前的凭证中。会计科目：在填制会计凭证过程中，录入会计科目主要有三种方法供用户选择：如果用户记得会计科目代码，则可以直接录入科目代码；如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入科目的助记码，系统会根据助记码查到您需要的科目；还可以按回车键打开【科目选择】窗口，在【科目选择】窗口选择所要录入的科目，双击某一会计科目，或单击【科目选择】工具栏的选择按钮，即可选取当前所选择的会计科目。说明：如果在【科目选择】界面中用户发现没有需要选择的会计科目，可以单击该界面工具栏中的科目设置按钮进行新的会计科目的设置，不需要用户退出该系统到【参数设置】-【科目设置】处进行设置。若用户当前录入的会计科目为往来会计科目，此时系统会跳出【设置往来信息】窗口要求用户录入往来附属信息：业务号、业务日期、业务员（如图2-3-2），录入往来信息后单击确定按钮；（图2-3-2 往来信息设置）若用户当前录入的会计科目为项目核算科目，在用户录入该会计科目后，系统调出【科目下的核算项目选择】窗口（如图2-3-3），在此窗口中，系统要求用户选择核算项目，其方法是：用户单击所要选择的项目使之返黄，单击该窗口工具栏上的选择按钮进行选择；若在此窗口中没有用户需要的核算项目，请您单击工具栏上的项目设置按钮，录入新的核算项目。（图2-3-3 核算项目选择）用户当前录入的会计科目为银行存款类科目，此时系统会跳出【设置银行结算信息】窗口（如图2-3-4），系统要求您录入结算方式和结算号信息。（图2-3-4 设置银行结算信息）数量/单价：对于进行数量辅助核算的科目，录入完科目代码后，光标自动移到数量和单价栏，要求您输入单价和数量信息，输