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酒店采购管理实操酒店采购管理实操【2011酒店管理资料】1第一部份：酒店采购管理中存在第一部份：酒店采购管理中存在的问题剖析的问题剖析1、酒店成本控制的重要环节 思考: 酒店月营业额500万元，利润49万元。即利润占营业额的近10%，如果通过有效手断使成本降低额点营业额的3%，即15万元，则利润增加到64万元，增加30.61%，按利润占营业收入10%计算，营业收入相当于增加到640万元，即相当于增加营业额28%。 也就是说，酒店管理者把注重营业额的一小部份精力用于成本控制，就会产生事半功倍的效果。 2.2、酒店采购支出占酒店总支付的60%以上，我们的采购经理、采购管理、以及管理层应该怎么做？ 采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作, 是企业内部控制的关键控制环节之一，具有长期性、持续性、系统性和过程性，只有持之以恒毫不松懈地进行,才能取得应有的绩效。2、涉及面广（涉及财务、生产部门、服务部门、供应商、中间商）21、做到有效的沟通22、善于找短板3、季节性和随机性强31、季节性物品的排列32、随机性的应对预案4、品种繁多，情况复杂41、酒店采购物品有多少种？42、各类品种折合成多少采购渠道？5、专业程度越来越高51、高科技的使用，给采购工作提出了新的挑战和要求52、眼光、眼界的要求越来越高53、酒店定位、产品定位的有机结合采购工作层次与对酒店的贡献采购工作层次与对酒店的贡献采购工作层次 工作精力 对酒店贡献工作内容 战略性工作层面 5%40%市场调查分析，区分工作重点供应商关系层面 15%30%开发、选择、评估、培养及考核 操作性服务层面 35%25%谈判及合同的签定 行政性工作层面 45%5%订单、付款及解决纠纷 当前采购工作普遍存在的问题当前采购工作普遍存在的问题1、工作重心不明确，事倍功半2、采购缺少主动参与，职责未到位3、缺乏高知商的人员管理采购工作。4、采购过多依赖经验5、对企业的供应商缺乏认识6、采购工作缺少量化的绩效考核酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素1、选人及思想教育用人要疑,疑人要用慎用关系户和亲戚法制教育职业道德严明纪律酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素2、明确分工充分授权询价与采购分工采购与收货分工酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素3、制度完善完善的供应商选择制度完善的询比价制度完善的供货协议完善结算制度完善的监督控制制度酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素4、良好沟通与使用部门的沟通与成本的沟通与供应商的沟通(合作双赢)酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素5、成本控制货比三家的原则季节变化的掌握三个层次,部门经办人员,采购人员成本控制人员价格调查工作落实酒店采购队伍的建设及管理要素酒店采购队伍的建设及管理要素6、后续培养采购高科技化电子商务平台的使用第二部份第二部份 酒店采购管理的方式和酒店采购管理的方式和程序程序一、酒店采购的方式一、酒店采购的方式二、采购管理程序二、采购管理程序酒店采购的方式酒店采购的方式 1、战略框架协议采购11、适用范围：大宗设备、能源、大型材料，比如电梯、柴油、空调、锅炉等12、要求：公司自身有一定的规模，有业务发展的空间。对方要很好的品牌和品质保障。13、作用：双方对品牌互信及推广都产生积极的影响。14、控制关键：品质、品牌酒店采购的方式酒店采购的方式2、中央采购21、中央采购的含义22、中央采购的招标、考察、合同洽谈、合同的审批酒店采购的方式酒店采购的方式3、合同订单采购31、合同订单采购适用范围：固定资产、低值易耗品、设备、大宗物料、燃料32、合同订单采购是中央采购的具体实施33、合同订单采购控制的要点酒店采购的方式酒店采购的方式4、配送采购41、配送采购范围：具有一定特色、无法实现合同采购的物资42、配送采购的成本控制：不是所有的物资都可以配送采购的，要考虑运输成本、损耗成本、人员成本等因素。 酒店采购的方式酒店采购的方式5、招标采购51、招标采购是合同订单采购的前步。52、招标需要注意的事项53、认真履行招标程 酒店采购的方式酒店采购的方式6、询价采购61、询价采购范围：临时紧急采购且不属于招标范围的物资62、询价采购特点：物资标准简单、质量符合国家有关规定的产品63、询价采购要求：货比三家，“三家”是指可以比较的“三家”，是具备可比性的三家。酒店案例：采购员询价：一级批发商、二级批发商、三级零售商。不具备可比性。应该选择同种品质、不同品牌及供应商的物品进行比较。酒店采购的方式酒店采购的方式7、指定采购71、适用范围：来源渠道单一或属专利首次制造合同追加原有采购项目的后续扩充发生其它紧急情况不能从其它供应商采 酒店采购的方式酒店采购的方式72、指定采购注意事项 成本往往比正常采购偏高 避免经常发生此类采购行为 区分采购的需求 确保价格和质量一致性 酒店采购的方式酒店采购的方式8、零星采购81、企业临时急用的，除上述采购方式以外的采购方式82、一般零星采购控控制在8%以内。83、零星采购应区分轻重缓急二、采购的原则二、采购的原则所有采购, 必须事前获得批准，未经计划并报审核和批准,不得采购。采购工作必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来开展工作。2.1适价 价格永远是采购活动中最核心的焦点，一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。1、多渠道获得报价报价就是向供应商询价，根据“货比三家”的采购原则，企业采购部门在物品采购时依据所要购买物品的具体采购要求，通过多种渠道向多家供应商发出物品采购要约，从而获得来自不同供应商的多方面报价。2.1适价2、比价由于供应商报价单中所包含的条件往往不同，因此采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化成一致后才能比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。2.1适价3、议价经过比价环节后。筛选出价格最适当的二至三个报价（注意：是适当价格，不是最低价格），然后进行议价环节。随着进一步的沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且还可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果物料为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际成绩可能要比预期的要低。2.1适价4、定价经过上述三个环节后，双方均要接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。这两、三个供应商的价格可能相同，也可能不同。2.2适质并不是最低的价格就是最可取的, 应考虑价格对应的质量, 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他采购等因素, 使物品的质量在合适的前提下，采购价格达到最低最优水平。一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要是一个精通业务的品质管理人员。在物品采购时，价格是第一，但质量同样不可忽视。品质达不到使用要求的严重后果是价格差异永远无法弥补的。2.3适时原材料的采购到位时间，必须根据使用要求确定。若原材料未能如期购到，则将会影响企业的正常经营运作；若原材料提前太多时间买回来放在仓库里，一方面会造成原材料的变质和损耗，另一方面将造成采购资金的积压。故采购人员应该严格按照采购要求，把握物品交货期限。 2.4适量批量采购虽然可以获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足经营需要，故合理确定采购数量相当关键，原则上企业需根据经济订购量采购。采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。2.5适地 企业在选择供应商时首先必须考虑最近的供应商来实施，近距离不仅使得沟通方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。三、采购管理程序三、采购管理程序1、编制采购计划2、审批采购计划3、请购4、确定采购方式三、采购管理程序三、采购管理程序5、签订及履行采购合同6、采购入库 7、结算 1、编制采购计划11、开业物资采购计划111、开业采购计划编制的时间：要求在酒店开业前三到四个月完成开业物资采购的预算：五星级酒店2000万元左右。四星1500万元左右。112、开业物资采购的范围：日常经营所需的固定资产、低值易耗品、各类物耗、办公设备及用品、印刷品、厨杂、标牌宣传牌、各类VI表单、经营铺垫物资等1、1开业物资采购计划113、按照投资的预算和酒店定位制定开业采购计划114、解决开业采购中攀比的心理 115、开业物资采购计划单1、1开业物资采购计划编制开业采购计划注意事项:1、分类、分部门编制采购计划清单2、根据酒店容量合理考虑配比3、根据开业后循序渐进的生意量考虑存量4、印刷品除非常用，宜少不宜多。管家部物品采购计划单1.xls 12、日常采购计划 121、采购周期的确定 122、最佳存量的确定 123、根据酒店经营预算及安全存量合理定采购计划 124、采购计划包括年度采购计划和月度采购计划。12、日常采购计划125、各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在年底编制年度采购计划。126、固定资产和低值易耗品由各企业资产管理部门根据批准的更新改造计划编制年度采购计划。127、企业各部门根据经营的实际状况以及工程的进度，结合年度采购计划及计划外采购或临时增加的项目，编制月度采购计划。2、审批采购计划 21、开业采购计划的审核 开业采购计划要关注投资情况、地理位置、营收预算、酒店定位等因素 22、年度采购计划的审核 资产和低值易耗品的审核 物耗的审核（依据破损率/损耗率及使用寿命） 23、月度采购计划的审核 关注资金的合理使用，避免积压。3、请购31需要采购的部门根据经审批的采购计划和生产经营的需求提出请购申请。请购申请应对请购的数量、质量和需求时间有详细的说明。填制完整的请购单经部门负责人签字后交由仓库管理部门审核。32仓库管理部门根据最佳库存量要求，核定需采购的数量，并经仓库负责人签字后，转交采购部门。33采购部门审核请购单是否存在重复采购，是否存在其他不合理请购品种或数量。审核同意后根据已掌握的市场价格，对采购资金做出估算，经采购部负责人签字后转交财务部。3、请购34、财务部根据企业经营目标和采购预算，审核请购物资是否在预算之内，经财务负责人签字后返还采购部门。35、采购部门根据经审批的各部门的请购单，编制正式采购计划，确定采购方式。4、确定采购方式5、签订及履行采购合同51采购部门选定供应商和确定采购价格后，应严格按照请购部门的质量要求和供货时间签订采购合同或填制正式的订货单。当采购物品为替代品或不完全符合请购要求时，须经请购部门确认，核实订单内容是否满足生产经营的要求。同时将订单交由收货部门，以便验收。52采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制采购交货延迟情况表并注明异常原因及预定完成日期，经批示后转送请购部门，并与请购部门共同拟定处理对策。 6、采购入库直拨/入库所有物资必须有验收人员验收采购入库不仅仅是收货部门的事情确保供应商所送的物品与定样一致考核供应商的各项绩效7、结算 71企业财务部应根据采购部门的付款申请，核对请购的审批手续、发票、合同、验收部门的签收单、有关部门经理签字等。手续不全，财务部应拒绝付款。72对于临时性采购，采购员报销须凭验收员签字的发票连同验收单，经审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。73采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票。因急需而卖方又无发票者，应由卖方出具售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理和财务负责人签字后方可给予报销，但需按期到税务机构补开发票。7、结算74临时性采购现金的支付需符合现金支付范围的有关规定。75一次性采购是指在同一时间内向同一供应商一次采购的一种或多种物资的采购行为。批量采购可以降低采购成本和提高工作效率，严禁为逃避审批，人为把本应一次采购的物资分次采购。76企业应加强对应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。7、结算 77企业应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。78 企业应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第三部份第三部份 采购管理中的方法和技采购管理中的方法和技巧巧一、谈判原则一、谈判原则 - 哈佛的六项建议哈佛的六项建议二、谈判的技巧二、谈判的技巧三、与供应商的谈判策略及应对方法三、与供应商的谈判策略及应对方法四、如何做好供应商的考核四、如何做好供应商的考核 谈判原则谈判原则 - 哈佛的六项建议哈佛的六项建议1. 不参加不必要的谈判不要和卑鄙的，不公正的生意人进行谈判。可能的话，尽量使自己保持不需要和别人谈判的立场。最佳替代方案 该谈判可能的最佳结果 2. 让对方展开竞争不要过分热情让对方知道有强烈的竞争对手出现或存在时，比较容易成功。 3. 弹性策略Flexibility如果你渴望“20”，就要向对方要求，“25”。如果你想给予对方“10”，就不妨先只给他，“7”。谈判原则谈判原则 - 哈佛的六项建议哈佛的六项建议4. 运用僵局谈判破裂临界点设定自己的，识别对方的5. 设定假目标虚假的解决问题例如，先让对方拒绝前面的要求，然后才把真正的条件提出来。6. 已经定好Already decided 我们老板已经决定，价格必须提高20谈判的技巧谈判的技巧技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招技巧技巧 (2) 讨价还价的九个规则讨价还价的九个规则技巧技巧 (3) 如何让步之九技巧如何让步之九技巧技巧技巧 (4) 弱势时的九个应对办法弱势时的九个应对办法技巧技巧 (5) 九个诡计九个诡计技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招 1. 把注意力集中到问题本身 2. 变困境为多种选择的局面 3. 缩小问题的范围 4. 扩大问题的范围技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招 5. 休息一下 6. 陈述对方的情况 7. 寻找共同的兴趣 8. 把注意力集中到同意领域 9. 改变谈判程序技巧技巧 (2) 讨价还价的九个规则讨价还价的九个规则 1. 喊价水平要高, 让步节奏要慢 2. 善于吹毛求疵, 勇于无中生有 3. 向似是而非的数字进攻 4. 要有说“不”的勇气技巧技巧 (2) 讨价还价的九个规则讨价还价的九个规则 5. 软硬兼施边打边谈 6. 车轮战术 7. “既成事实” 8. 善用假设 9. 最后通牒技巧技巧 (3) 如何让步之九技巧如何让步之九技巧1、开价要与最终目标保持间距 2、不要假定你已经了解对方的要求 3、不要认为自己的期望已经太高 4、在没有得到某个交换条件之前 ,决不要轻易让步技巧技巧 (3) 如何让步之九技巧如何让步之九技巧5、未了解对方的真实要求之前 ,不要做任何让步6、注意让步的幅度和次数 , 不要花光了“虚头”7、不要在重大问题上率先让步 8、接受对方让步 ,不要有负罪感9、给他 “未来”技巧技巧 (4) 弱势时的九个应对办法弱势时的九个应对办法1. 确定底线, 不被对方诱惑而冲动2. 发展好最佳替代方案3. 借力法后发制人4. 寻找“客观”标准技巧技巧 (4) 弱势时的九个应对办法弱势时的九个应对办法5. 不在立场上纠缠6. 把人和问题分开7. 尽量签合同8. 作最坏的准备9. 建立好关系技巧 (5) 九个诡计 1、授权有限2、设计竟争对手3. 蚕食(投入精力、时间 , 最后说:“就差这一点了!”)4. 白脸红脸(战争与和平 , 情绪化)技巧 (5) 九个诡计 5. 过分的要求(然后大幅退让 ) 6. 接受还是放弃 7. 撤回建议(本来就不是真的 , 反对, 然后再同意) 8. 谴责或推卸责任 9. 拒绝谈判, 欺骗或故意泄漏信息与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法 （一）、供应商哭穷并指责你的工作 供货商如此做是不愿意作出让步，或虽然作出了让步，却想得到有利条件补偿其不便之处。应对方法：那么作为酒店方，应认真听取其意见，认清他们指责是否合理；或是否你还解释得不够清楚。若是；寻找机会向其解释明白。但首先以诚恳态度听，同时坚持自己的利益。与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（二）、供应商在谈判中突然保持沉默保持沉默是想使你感到不安，促使你不断地说话，以获得有用的信息。属于一种以守为攻的防御策略，也是他们在谈判中经常使用的手段，因为此时他们答应你也不好，不答应也不好，想借此有一个转机。应对方法：碰到这种情况，我们要主动地设法让对方将这种意思表达出来，询问他的沉默是否意味着我们之间还有什么沟通不够。 与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（三）、供应商常会吹自己的商品如何好供货商这样做常是想给你造成一种错觉，让你相信他们的实力相信他的资信等等，于是让你能很草率地答应他们的某些要求，或想让你做出更大的让步。如某一供货商吹自己的价格和质量是如何的好，从而索取较高的进价等。应对方法：不要轻信供货商的一面之词，在你不充分了解市场的情况下，委婉将此事缓一缓，建议将关键问题的细节集中在以后再谈。 与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（四）、供应商会拖延时间供货商常会使用种种方法来拖延，以从你这里套取更多的信息，如他们希望知道你的最终条件，而自己却以要先和老板商量等来拒绝作出决定。我们要你们现在决定。在作出保证之前，也可说在发表意见之前，我们需要研究一下你的提议。应对方法：事先周密计划，坚守你的目标。除非双方都有决策权，否则不轻易透露自己的底牌。与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（五）、供应商会最后通碟，给你压力此时他们会说，我已尽力了，价钱不能再低，要么接受，要么算了。他们这样做是为了试探你们的反应，为使谈判进行下去，强逼你们会作出让步。 应对方法：不要作任何承诺，你们要知道对手正密切注视着你。此时我们也不必正面回答这个问题，宜寻找一个机会，转移到另一个新问题上。与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（六）、供应商会使用红脸/白脸策暗有时供货商会采用红脸与白脸的策略来争取更多的利益或更少的让步，通过两者的配合，扰乱你的心绪，使你答应他的要求。应对方法：我们要根据双方的目标距离有多大，然后在谈判中少去注意红脸人，应努力转变白脸人(态度强硬者)的态度，设法阐述自己要求的合理性和充分性。 与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（七）、供应商让一半时很多人都有这样的经历，那就是在买衣服时，标价1000元，你花了九牛二虎之力将价格压至500元，此时你也许觉得自己很划算，但殊不知此衣服才值100元。因此不能以供货商让一半就觉得他们大出血，亏本了。要根据市场和自己的实际情况，评估这种退让是否对我们有利。如同种同质商品的不同供货商中的一位答应给你降一半的价格，却要求你不经营其同类型的商品等。应对方法：当遇到供货商主动或轻易降价让步时，证明供货商有谈判的意向，如上例想独占你的市场，这时我们要试着谈判更低的价格或更有利的条件。与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（八）、供应商：我的职权有限有时供货商会先派一业务员来谈判，然后是业务经理，再之后才是经理。每次谈判都要你完全地投入，使你的信息完全向对方曝光，他们自己却不轻易作出承诺，而是在他们认为有利时才立刻随时以此表决，导致你不得不接受一些对自己不利的谈判结果。应对方法：我们必须清醒地认识形势，向对方提出谈判双方地位不平等，谈判毫无意义，你可以决策，而对方需层层请示，要求对方与你地位相当的人员来谈，其中可向对方暗示不满意对方这种不尊重的谈判态度，施加无形心理压力，为以后的谈判埋下伏笔。与供应商的谈判策略及应对方法与供应商的谈判策略及应对方法（九）、供应商态度强硬，为达到目的不借以威胁的方法。缺货时不送货是供货商经常使用的手段。 应对方法：我们必须分析威胁，此商品是否有替代品或竞争品，如果我们不同意，将会产生怎样的损失后果。同时要向供货商暗示，威胁我们是要付出代价的，这代价有时可能就是失去此商家。但不要正面应战以免造成关系恶化。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核 以原料供应商为例，我们做这么一个方案尽管不是很理论，很漂亮，但却是很实用。 借酒店按五星定位和设计，我们将此方案定名为五星供应商考核办法。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核五星供应商的评价体系是伴着酒店五星级评审机会应运而生的,同时随着酒店评星工作的不断深入而得到不断的完善。在将近一年的工作实践中，我们深刻的体会到了它带来的变化和好处。鉴于此方案已经比较完善，并且容易学习和参照，能够给酒店管理带来较大的好处，故向大家予以推荐 如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核1、理念：、理念：供应商是酒店产品的最源头，是酒店服务产品不可缺少的部份，应该纳入到酒店正常管理体系当中，从而建立双方合作双赢的供需关系，而不是以往简单的甲乙方关系。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核2、评比架构：、评比架构：本评体系主要有考核方案、评分细则、评比通报以及评比总结等项目组成，各子项目都配有较完备的说明和操作方法。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核3、评比机制：、评比机制：主要有相关经办人员公平的评分机制；每月定时公布评价结果；对排名前两名和后两名均有奖励或处罚措施；对违规供应商的处罚通报机制等。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核4、评比环节：、评比环节：平时采购和验收过程中做到不断进行数据积累，同时每日对验收报告进行公布，整个评价过程客观公正，有理有据。评比结果处罚得当，奖励兑现及时。如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核酒店供应商五星评分考核方案.doc如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核星级供应商评分细则.doc供应商业绩权数说明.doc如何做好供应商的考核如何做好供应商的考核供应商业绩评比2007年8月.xls八月份原材料供应商星级评比结果.DOC采购这点事,但不是小事!谢谢大家!
