第八章　报表管理系统课件.ppt

第八章报表管理系统ppt课件123目 录CONTENTS第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件学习目标学习目标了解报表管理系统的基本概念了解报表管理系统的基本概念掌握使用报表模板生成基本会计报表的操作方法掌握使用报表模板生成基本会计报表的操作方法掌握使用报表模板生成自定义报表的操作方法掌握使用报表模板生成自定义报表的操作方法报表管理系统的主要作用是帮助用户及时、方便地编制需要的各种会计报表管理系统的主要作用是帮助用户及时、方便地编制需要的各种会计报表。用户可以使用报表模板生成常用会计报表或根据需要生成自定义报表。报表。用户可以使用报表模板生成常用会计报表或根据需要生成自定义报表。报表管理系统的主要功能包括提供各行业报表模板、文件管理功能、格式管报表管理系统的主要功能包括提供各行业报表模板、文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图表功能等。理功能、数据处理功能、图表功能等。第八章报表管理系统ppt课件第一节第一节报表管理系统的基本概念报表管理系统的基本概念第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。使用计会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。使用计算机编制报表与手工编制报表有相似之处，但也有计算机处理所具有的特点，算机编制报表与手工编制报表有相似之处，但也有计算机处理所具有的特点，并产生了一些新的概念。并产生了一些新的概念。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件一、报表格式在计算机报表管理系统中，报表格式实质上是一个保存在计算机中的模在计算机报表管理系统中，报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用此模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。板，使用此模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。1标题标题标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。标题可能有一行，也可能有若干行。等内容。标题可能有一行，也可能有若干行。2表头表头表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表格式中最重要的内表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表格式中最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。有容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件3表体表体表体是报表的主体，由横向的若干行和纵向的若干栏组成。纵向的表格表体是报表的主体，由横向的若干行和纵向的若干栏组成。纵向的表格线和横向的表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方线和横向的表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用格称为表单元。表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维维”。4表尾表尾表尾是指表格线以下进行辅助说明的部分。表头、表体和表尾是组成报表尾是指表格线以下进行辅助说明的部分。表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。表处理表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾等功能，子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾等功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件二、报表公式在计算机报表管理系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理在计算机报表管理系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。其中报表的格式起说明数据的经济含义和管理数据的作用，而报表数据的。其中报表的格式起说明数据的经济含义和管理数据的作用，而报表数据则起到反映相应经济指标大小的作用。表中数据一般不由手工从键盘输入，则起到反映相应经济指标大小的作用。表中数据一般不由手工从键盘输入，而是通过设置报表单元公式，由计算机自动从指定的文件中调取。这些单元而是通过设置报表单元公式，由计算机自动从指定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式最主要的构成部分。公式就是报表公式最主要的构成部分。报表公式除了报表单元公式外，还有报表审核公式和报表舍位平衡公式。报表公式除了报表单元公式外，还有报表审核公式和报表舍位平衡公式。其中报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正其中报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确；报表舍位平衡公式是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的确；报表舍位平衡公式是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时为保持报表数据的平衡而使用的公式。报表时为保持报表数据的平衡而使用的公式。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时，公式的内报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时，公式的内容也是固定不变的，每次编制报表通常不需要重新设定。容也是固定不变的，每次编制报表通常不需要重新设定。由于报表的格式和公式在编制不同期间的会计报表时通常是不变的，表由于报表的格式和公式在编制不同期间的会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表管理系统格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表管理系统中一般将它们合称为表结构，而将表处理软件运行表结构文件所得到的、填中一般将它们合称为表结构，而将表处理软件运行表结构文件所得到的、填列好具体数字的报表称为数字表。列好具体数字的报表称为数字表。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件三、报表关键字报表关键字实质上是一个计算机的取值函数，是表页定位的特定标志。报表关键字实质上是一个计算机的取值函数，是表页定位的特定标志。报表关键字在报表管理系统中的主要作用是：在编制报表时，由系统自报表关键字在报表管理系统中的主要作用是：在编制报表时，由系统自动地在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位动地在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。的名称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。报表关键字主要包括单位名称、单位编号以及日期，另外还可以根据自报表关键字主要包括单位名称、单位编号以及日期，另外还可以根据自己的需要自定义关键字。己的需要自定义关键字。第八章报表管理系统ppt课件第二节第二节基本会计报表的编制基本会计报表的编制第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件会计工作中的基本会计报表主要是指资产负债表、利润表、现金流量表会计工作中的基本会计报表主要是指资产负债表、利润表、现金流量表等。这些常用会计报表的格式基本是固定的，为了简化常用报表的编制，用等。这些常用会计报表的格式基本是固定的，为了简化常用报表的编制，用友软件报表管理系统为用户提供了多个行业的各种财务报表模板，用户可以友软件报表管理系统为用户提供了多个行业的各种财务报表模板，用户可以直接调用系统内的相关报表模板来编制会计报表。直接调用系统内的相关报表模板来编制会计报表。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件一、资产负债表的编制资产负债表是反映企业在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承资产负债表是反映企业在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承担的现时义务和所有者对净资产要求权的会计报表。担的现时义务和所有者对净资产要求权的会计报表。操作步骤为：操作步骤为：（1）登录软件，单击窗口左边的）登录软件，单击窗口左边的“财务报表财务报表”按钮进入财务报表管理系按钮进入财务报表管理系统。统。（2）选择）选择“文件文件”菜单下的菜单下的“新建新建”命令。命令。（3）进入报表）进入报表“新建新建”对话框，并在左侧的对话框，并在左侧的“模板分类模板分类”栏中单击选中栏中单击选中“一般企业（一般企业（2007 年新会计准则）年新会计准则）”，在右侧单击选中，在右侧单击选中“资产负债表资产负债表”模板。模板。（4）单击）单击“确定确定”按钮，打开按钮，打开“资产负债表（格式状态）资产负债表（格式状态）”窗口。窗口。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件（5）单击窗口左下角的）单击窗口左下角的“格式格式 / 数据状态切换数据状态切换”按钮，进入按钮，进入“资产负债资产负债表（数据状态）表（数据状态）”窗口。窗口。（6）选择）选择“数据数据”菜单下的菜单下的“录入关键字录入关键字”命令，打开命令，打开“录入关键字录入关键字”对话框，在单位名称后录入，并将时间设置。对话框，在单位名称后录入，并将时间设置。（7）单击）单击“确定确定”按钮，弹出按钮，弹出“是否重算第一页是否重算第一页”提示对话框，单击提示对话框，单击“是是”按钮，系统自动生成资产负债表。按钮，系统自动生成资产负债表。（8）单击）单击“文件文件”菜单中的菜单中的“另存为另存为”命令，弹出命令，弹出“保存为保存为”对话框。对话框。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件二、利润表的编制利润表是反映企业在一定期间经营成果的报表。我国的利润表采取多步利润表是反映企业在一定期间经营成果的报表。我国的利润表采取多步 式结构。式结构。在报表管理系统中生成及保存利润表的操作过程和前述资产负债表的操在报表管理系统中生成及保存利润表的操作过程和前述资产负债表的操作过程基本相同。作过程基本相同。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件三、现金流量表的编制现金流量表是反映企业在一定时期内现金和现金等价物流入和流出信息现金流量表是反映企业在一定时期内现金和现金等价物流入和流出信息的报表，是以现金收付实现制为基础编制的。现金流量表信息量大、专业性的报表，是以现金收付实现制为基础编制的。现金流量表信息量大、专业性强、编制比较困难且容易出现差错。强、编制比较困难且容易出现差错。在报表管理系统中，编制现金流量表的基本处理应从经济业务发生、会在报表管理系统中，编制现金流量表的基本处理应从经济业务发生、会计数据录入计算机系统时，就将同一科目中与现金流量有关和与现金流量无计数据录入计算机系统时，就将同一科目中与现金流量有关和与现金流量无关的数据进行分类，以便于编制现金流量表时分类汇总并在报表中列示，即关的数据进行分类，以便于编制现金流量表时分类汇总并在报表中列示，即对现金流量科目凭证进行处理，同时按权责发生制和收付实现制对数据进行对现金流量科目凭证进行处理，同时按权责发生制和收付实现制对数据进行 处理。处理。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件使用用友管理软件报表管理系统编制现金流量表的基本方法，就是利用使用用友管理软件报表管理系统编制现金流量表的基本方法，就是利用系统内置的现金流量项目，通过修改、设置账务系统的现金流量处理选项，系统内置的现金流量项目，通过修改、设置账务系统的现金流量处理选项，在凭证填制时将数据录入现金流量项目，报表编制时通过现金流量项目函数在凭证填制时将数据录入现金流量项目，报表编制时通过现金流量项目函数定义取数公式。利用这种方法，用户可以随时查询企业任意时间的现金流量定义取数公式。利用这种方法，用户可以随时查询企业任意时间的现金流量情况，有助于提高企业的经营决策质量。情况，有助于提高企业的经营决策质量。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件1设置现金流量科目和项目设置现金流量科目和项目设置现金流量科目的目的就是告诉计算机系统哪些科目和项目是与现金设置现金流量科目的目的就是告诉计算机系统哪些科目和项目是与现金流量有关，以便于系统在数据处理时正确地归集。流量有关，以便于系统在数据处理时正确地归集。（1）设置现金流量科目）设置现金流量科目（2）设置现金流量项目）设置现金流量项目2填制现金流量凭证填制现金流量凭证在凭证填制时，涉及现金流量科目时，必须将现金流量信息正确地记录在凭证填制时，涉及现金流量科目时，必须将现金流量信息正确地记录到现金流量项目中，这样可以将现金流量的归集处理工作分解到日常凭证填到现金流量项目中，这样可以将现金流量的归集处理工作分解到日常凭证填制中，可以有效地减轻期末业务的工作量。制中，可以有效地减轻期末业务的工作量。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件3编制现金流量表编制现金流量表在日常凭证填制工作中，录入了相关业务的现金流量项目和金额后，到在日常凭证填制工作中，录入了相关业务的现金流量项目和金额后，到了期末就可以在报表管理系统中进行现金流量表的编制了。了期末就可以在报表管理系统中进行现金流量表的编制了。操作步骤为：操作步骤为：（1）进入）进入“财务报表财务报表”窗口后，选择窗口后，选择“文件文件”菜单下的菜单下的“新建新建”命令，命令，打开打开“新建新建”对话框，在左侧的对话框，在左侧的“模板分类模板分类”栏中单击选中栏中单击选中“一般企业一般企业（2007 年新会计准则）年新会计准则）”选项，在右侧的选项，在右侧的“一般企业（一般企业（2007 年新会计准年新会计准则）则）”栏中选中栏中选中“现金流量表现金流量表”选项，单击选项，单击“确定确定”按钮打开按钮打开“现金流量表现金流量表（格式状态）（格式状态）”窗口。窗口。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件（2）系统预置的现金流量表模板中，显示的）系统预置的现金流量表模板中，显示的“编制单位编制单位”并不是关键字，并不是关键字，要清除后重新设置关键字。要清除后重新设置关键字。（3）单击）单击“现金流量表现金流量表”窗口左下角的窗口左下角的“格式数据切换格式数据切换”按钮，系统弹按钮，系统弹出出“是否重算表页是否重算表页”提示对话框，单击提示对话框，单击“是是”按钮，进入现金流量表的数据按钮，进入现金流量表的数据状态。状态。（4）选择）选择“数据数据”菜单中菜单中“关键字关键字”下的下的“录入录入”命令，打开命令，打开“录入关录入关键字键字”对话框，录入关键字后单击对话框，录入关键字后单击“确认确认”按钮，系统弹出按钮，系统弹出“是否重算第一是否重算第一页页”提示对话框，单击提示对话框，单击“是是”按钮，系统将自动生成现金流量表。按钮，系统将自动生成现金流量表。第八章报表管理系统ppt课件第三节第三节自定义报表处理自定义报表处理第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件自定义报表是指用户根据自己的实际需要来设计的报表。自定义报表是指用户根据自己的实际需要来设计的报表。一、报表格式的定义自定义报表时，首先应该定义报表数据的载体自定义报表时，首先应该定义报表数据的载体报表格式。不同的报报表格式。不同的报表，格式定义的具体内容也会不同，但是一般情况下报表格式应该包括报表表，格式定义的具体内容也会不同，但是一般情况下报表格式应该包括报表表头、表体、表尾等内容。表头、表体、表尾等内容。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件二、报表公式的定义1单元公式的定义单元公式的定义单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。因此，单元公式必须单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。因此，单元公式必须进行设置。进行设置。2审核公式的定义审核公式的定义审核公式用于审核报表内或报表之间勾稽关系是否正确，如资产负债表审核公式用于审核报表内或报表之间勾稽关系是否正确，如资产负债表中的中的“资产合计负债合计所有者权益合计资产合计负债合计所有者权益合计”。若要定义审核公式，执行。若要定义审核公式，执行“数据数据”菜单中菜单中“编辑公式编辑公式”下的下的“审核公式审核公式”命令即可实现。命令即可实现。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件3舍位平衡公式的定义舍位平衡公式的定义舍位平衡公式是指用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公舍位平衡公式是指用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式。每个公式一行，各公式之间用式。每个公式一行，各公式之间用“”( 半角半角 ) 隔开，最后一条公式不用写逗隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行，舍位平衡公式只能用号，否则公式无法执行，舍位平衡公式只能用“”“”“”符号，不能使用符号，不能使用其他运算符及函数。其他运算符及函数。“舍位平衡公式”对话框第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件三、报表格式的保存报表格式设置完成以后应该及时将报表格式保存下来，以便以后随时调报表格式设置完成以后应该及时将报表格式保存下来，以便以后随时调用。为了保存的方便，在保存报表格式之前，应首先建好存放报表的文件夹。用。为了保存的方便，在保存报表格式之前，应首先建好存放报表的文件夹。保存报表格式时，选择保存报表格式时，选择“保存保存”或或“另存为另存为”命令，然后选择保存的文命令，然后选择保存的文件夹位置后进行保存即可，注意应将文件名保存为件夹位置后进行保存即可，注意应将文件名保存为“资金统计表资金统计表”。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件四、报表数据的处理五、报表表页的管理1增加表页增加表页增加表页包括追加表页和插入表页。追加表页是在最后一张表页后追加增加表页包括追加表页和插入表页。追加表页是在最后一张表页后追加空表页，插入表页是在当前表页后面插入一张空表页，一张报表最多能管理空表页，插入表页是在当前表页后面插入一张空表页，一张报表最多能管理 99 999 张表页。张表页。（1）选择）选择“编辑编辑”菜单中菜单中“追加追加”下的下的“表页表页”命令，打开命令，打开“追加表页追加表页”对话框。对话框。（2）单击）单击“确定确定”按钮，完成追加表页操作。按钮，完成追加表页操作。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件2表页排序表页排序（1）选择）选择“数据数据”菜单中菜单中“排序排序”下的下的“表页表页”命令，打开命令，打开“表页排序表页排序”对话框，选择第一关键值为对话框，选择第一关键值为“年年”，排序方向为，排序方向为“递增递增”，第二关键值为，第二关键值为“月月”，排序方向为，排序方向为“递增递增”。（2）单击）单击“确认确认”按钮，系统将自动把表页按年份递增顺序重新排列，按钮，系统将自动把表页按年份递增顺序重新排列，如果年份相同则按月份递增顺序排列。如果年份相同则按月份递增顺序排列。第八章报表管理系统第八章报表管理系统ppt课件3表页查找表页查找（1）选择）选择“编辑编辑”菜单下的菜单下的“查找查找”命令，打开命令，打开“查找查找”对话框，确定对话框，确定查找内容为表页。查找内容为表页。（2）单击）单击“查找查找”按钮，系统将查找到符合条件的表页作为当前表页。按钮，系统将查找到符合条件的表页作为当前表页。