第4章 总账管理子系统课件.pptx

总账管理子系统总账管理子系统第第 4 4 章章案例导入案例导入汪刚制作第第4章章公司公司名称名称经营经营范围范围信息化信息化时间时间软硬件软硬件配置配置 阳光公司财务部门由账套主管陈明带领财务部相关岗位人员进行ERP-U8软件总账系统初始设置、日常业务处理和期末业务处理。 1 1. .部分财务会计制度规定部分财务会计制度规定 收付款凭证必须出纳签字；所有凭证必须审核签字；出纳每月必须进行一次银行对账； 2.20152.2015年年0101月月0101日科目余额日科目余额表表( (见教材）见教材） 3.20153.2015年年0101月经济业务月经济业务 (1) 2日，销售部王丽购买了800元的礼品，以现金支付，附单据一张。 (2) 3日，财务部王晶从工行提取现金6500元，作为备用金，现金支票号XJ001。 (3) 5日，收到兴华集团投资资金50 000美元，汇率1:6.25，转账支票号ZZW001。 案例导入案例导入汪刚制作第第4章章公司公司名称名称经营经营范围范围信息化信息化时间时间软硬件软硬件配置配置信息化应用目标：信息化应用目标：（1）核算中提供严密的制单控制，保证制单的正确性。制单时提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制；制单时提供查看科目最新余额功能，加强对资金的管理，自动计算借贷方差额等。（2）实现更加细致的权限控制，如：部门辅助核算的制单、查询权限；凭证类别制单、查询权限；客户、供应商、项目、个人的制单、查询权限；凭证制单的金额权限等。（3）实现明细账、总账、凭证、原始单据联查功能，提供查询账簿功能，并可查询包含未记账凭证的各种账表。（4）利用出纳管理平台，加强出纳对现金银行存款的管理。提供现金盘点与银行对账功能。（5）自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务，灵活的自定义转账功能可满足各类业务的转账需要。（6）可以进行试算平衡、对账、结账、自动生成月末工作报告。汪刚制作第第4章章目录目录 4. 1 总账管理子系统概述总账管理子系统概述 4. 2 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 4. 3 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 4. 4 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理总账系统总账系统初始设置初始设置凭证管理凭证管理出纳管理出纳管理账簿管理账簿管理辅助核算辅助核算管理管理月末处理月末处理4.1.1 总账管理子系统的功能结构总账管理子系统的功能结构第第4章章汪刚制作4.1.2 总账管理子系统应用流程总账管理子系统应用流程汪刚制作第第4章章4.1.3 总账管理子系统与其他子系统的关系总账管理子系统与其他子系统的关系汪刚制作第第4章章汪刚制作第第4章章目录目录 4. 1 总账管理子系统概述总账管理子系统概述 4. 2 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 4. 3 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 4. 4 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理总账管理子系统的参数设置总账管理子系统的参数设置1凭证页签制单控制l 制单序时控制l 支票控制l 赤字控制l 可以使用应收受控科目凭证控制l 现金流量科目必录现金流量项目l 自动填补凭证断号l 凭证录入时结算方式及票据号必录凭证编号方式汪刚制作第第4章章总账管理子系统的参数设置总账管理子系统的参数设置2. 账簿页签 用来设置各种账簿的输出方式和打印要求等。3. 凭证打印l 合并凭证显示、打印l 打印凭证页脚姓名4. 预算控制 根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务发生进行 控制汪刚制作第第4章章总账管理子系统的参数设置总账管理子系统的参数设置5.权限页签l 制单权限控制到科目l 制单权限控制到凭证类别l 操作员进行金额权限控制l 凭证审核控制到操作员l 出纳凭证必须经由出纳签字l 凭证必须经由主管会计签字l 允许修改、作废他人填制的凭证l 可查询他人凭证6. 会计日历页签7其他页签汪刚制作第第4章章总账管理子系统的参数设置总账管理子系统的参数设置汪刚制作第第4章章u例题例题 设置总账控制参数。 操作路径：总账设置选项 4.2.2 总账管理子系统的期初数据录入总账管理子系统的期初数据录入1. 期初期初数据数据的内容的内容l 期初数据：期初余额和和累计发生额l 年初建账（1月建账）年初余额=期初余额l 年中建账（212月建账）年初余额期初余额年初余额=期初余额+(-)1月到建账月份前的累计发生额 5月初 +(-) 1月4月的累计发生额汪刚制作第第4章章4.2.2 总账管理子系统的期初数据录入总账管理子系统的期初数据录入2. 录入期初数据录入期初数据录入形式：l无辅助核算科目期初余额录入l有辅助核算科目期初余额录入注意事项：l末级科目的余额可以直接输入。l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。l红字余额输负数。l 3. 进行试算平衡进行试算平衡汪刚制作第第4章章汪刚制作第第4章章u例题例题 输入“库存现金”科目的期初余额。 操作路径：总账设置期初余额 4.2.2 总账管理子系统的期初数据录入总账管理子系统的期初数据录入汪刚制作第第4章章u例题例题 输入“应收账款”科目的期初数据。 操作路径：总账设置期初余额 4.2.2 总账管理子系统的期初数据录入总账管理子系统的期初数据录入汪刚制作第第4章章u例题例题 进行期初余额的试算平衡。 操作路径：总账设置期初余额 4.2.2 总账管理子系统的期初数据录入总账管理子系统的期初数据录入汪刚制作第第4章章目录目录 4. 1 总账管理子系统概述总账管理子系统概述 4. 2 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 4. 3 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 4. 4 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理汪刚制作第第4章章4.3 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 出纳管理出纳管理凭证管理凭证管理账簿查询账簿查询4.3.1 凭证凭证管理管理010203040506070809010203040506070809填制凭证填制凭证常用凭证常用凭证凭证汇总凭证汇总凭证查询凭证查询修改凭证修改凭证删除凭证删除凭证凭证复核凭证复核凭证记账凭证记账冲销凭证冲销凭证1 填制凭证填制凭证汪刚制作第第4章章表头表头l凭证类别：选择输入l凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号l凭证日期：默认登录系统时的业务日期l附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体表体l摘要：每个记录行都要有摘要、不能为空直接输入或选择常用摘要l会计科目：必须选择末级科目可输入科目编码、名称、助记码；也可选择输入若科目为银行、外币、数量、辅助核算科目，则需输入相应其他信息l金额：保持借贷平衡红字金额输入负数4.3.1 凭证管理凭证管理汪刚制作第第4章章u例题例题 填制一张普通凭证。 操作路径：总账凭证填制凭证 汪刚制作第第4章章u例题例题 填制一张带辅助核算信息的凭证。 借：银行存款工行存款(100201) 468000 贷：应收账款(1122)（客户：华宏公司） 468000 操作路径：总账凭证填制凭证 4.3.1 凭证管理凭证管理l 无痕迹修改未审核凭证：直接修改（区别辅助核算信息和其他信息的修改）已审核凭证：取消审核，再修改已记账凭证：取消记账（ctrl+H)、取消审核，再修改本月已结账：取消结账（ctrl+shift+F6) 、取消记账、取消审核，再修改l 有痕迹修改已记账凭证：红字冲销法、补充登记法本月已结账：l本月修改：取消结账，红字冲销法、补充登记法l下月修改：红字冲销法、补充登记法汪刚制作第第4章章2 修改凭证修改凭证3 删除凭证删除凭证l 条件：未审核凭证l 步骤：作废凭证整理凭证汪刚制作第第4章章4 凭证复核凭证复核汪刚制作第第4章章出纳签字出纳签字（非必须）l前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字主管签字（非必须）l前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证审核凭证（必须）l所有凭证必须审核后才能记账。l审核人与制单人不能是同一人。l凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。l凭证既可以单张审核，也可以成批审核。l如果设置了凭证审核明细权限的话，审核凭证还会受到明细权限的制约。更换操作员出纳签字汪刚制作第第4章章u例题例题 以账套主管“陈明”的身份审核“收0001”号凭证。 操作路径：总账凭证审核凭证 4 凭证复核凭证复核5 凭证记账凭证记账汪刚制作第第4章章前提l期初余额试算平衡l凭证已审核l上月已经结账过程l选择记账凭证l系统自动检验记账凭证l数据保护l正式记账次数l每月多次汪刚制作第第4章章u例题例题 对全部已审核凭证进行记账。 操作路径：总账凭证记账 5 凭证记账凭证记账记账记账应注意的事项：记账应注意的事项：l 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。l 未审核凭证，不允许记账。l 上月末结账，则本月不允许记账。 l 取消记账调出“恢复记账前状态”菜单l操作：期末-对账，ctrl+H取消记账（恢复记账）：l恢复到最后一次记账前状态l恢复到月初状态（账套主管）汪刚制作第第4章章5 凭证记账凭证记账恢复记账恢复记账前状态4.3.1 凭证管理凭证管理6冲销凭证对象：已记账凭证方式：手工编制、系统自动编制7凭证查询丰富灵活的查询条件联查明细账、辅助明细及原始单据8凭证汇总9设置常用凭证10设置常用摘要11设置明细权限汪刚制作第第4章章4.3.2 出纳管理出纳管理汪刚制作第第4章章出纳管理日记账查询登记支票簿银行对账1 出纳签字出纳签字汪刚制作第第4章章l 前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目2 日记账日记账及资金日报表的查询打印及资金日报表的查询打印汪刚制作第第4章章银行存款日记账2现金日记账1资金日报表32 日记账日记账及资金日报表的查询打印及资金日报表的查询打印汪刚制作第第4章章u例题例题 查询库存现金日记账。 操作路径：总账出纳现金日记账 3 支票登记簿支票登记簿汪刚制作第第4章章l 前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理l 支票领用l 支票报销4 银行对账银行对账 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 银行对账 查询打印余额调节表 核销银行账 长期未达账项审计汪刚制作第第4章章4 银行对账银行对账汪刚制作第第4章章u例题例题 录入银行对账期初数据。 操作路径：总账出纳银行对账银行对账期初录入 4 银行对账银行对账汪刚制作第第4章章u例题例题 录入银行对账单数据。 路径：总账出纳银行对账银行对账单4 银行对账银行对账汪刚制作第第4章章u例题例题 自动银行对账。 操作路径：总账出纳银行对账银行对账4 银行对账银行对账汪刚制作第第4章章u例题例题 查看工行存款余额调节表。 操作路径：总账出纳银行对账余额调节表查询明细账发生额余额表序时账总账日记账多栏账0102030405061. 基本会计账簿4.3.3 账簿查询账簿查询第第4章章汪刚制作个人核算 部门核算项目核算客户和供应商核算2. 辅助核算账簿4.3.3 账簿查询账簿查询4.3.3 账簿查询账簿查询汪刚制作第第4章章u例题例题 查询部门收支分析。 操作路径：总账账表部门辅助账部门收支分析部门收支分析部门明细账部门总账汪刚制作第第4章章目录目录 4. 1 总账管理子系统概述总账管理子系统概述 4. 2 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 4. 3 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 4. 4 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理4.4 总账管理子系统期末业务处理总账管理子系统期末业务处理 汪刚制作第第4章章123自动转账自动转账对账及试算平衡对账及试算平衡期末结账期末结账4.4.1 自动转账自动转账汪刚制作第第4章章1、转账分类、转账分类外部转账：外部转账：其他子系统向总账子系统传递的凭证l工资：工资费用分配，相关费用计提l固定资产：固定资产增减变动、计提折旧l应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备l应付款管理：应付款发生、支付l存货核算：采购入库、销售出库内部转账（自动转账）内部转账（自动转账）：在总账子系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证l费用的分配、分摊和计提l税金的计算l成本费用的结转l期间损益的结转4.4.1 自动转账自动转账2. 自动自动转账的步骤转账的步骤 （1）定义凭证模板 （2）生成记账凭证3自动自动转账转账应注意应注意的问题的问题 （1）生成自动转账凭证前，先将相关凭证记账 （2）注意生成自动转账凭证的顺序 （3）生成的自动转账凭证仍需审核生成的自动转账凭证仍需审核记账记账4自动转账的类型自动转账的类型 （1）自定义转账 （2）销售成本结转 （3）汇兑损益结转 （4）对应结转 （5）期间损益结转汪刚制作第第4章章（1）自定义转账）自定义转账l 含义：含义：由用户自己来利用自定义转账功能来定义凭证模板最灵活的自动转账l 定义内容：定义内容：凭证类别摘要会计科目金额来源公式汪刚制作第第4章章汪刚制作第第4章章u例题例题 定义自动转账凭证模板。 业务：按短期借款期末余额的0.2%计提短期借款利息 借：财务费用/利息支出(660301) QM(2001,月)*0.002 贷：应付利息(2231) JG() 操作路径：总账期末转账定义自定义结转（1）自定义转账）自定义转账转账生成转账设置（2）销售成本结转）销售成本结转l 方法：方法：全月加权平均法和计划价法（售价法）l 全月加权平均法：全月加权平均法：设置：l库存商品科目（必须有数量核算）l主营业务收入科目（必须有数量核算）l主营业务成本科目凭证模板（自动定义）：借：主营业务成本 （库存商品余额库存商品数量）销量 贷：库存商品 （库存商品余额库存商品数量）销量汪刚制作第第4章章转账生成转账设置（3）汇兑损益结转）汇兑损益结转l 设置：设置：汇兑损益科目l 凭证模板（自动生成）：凭证模板（自动生成）：汪刚制作第第4章章转账生成转账设置（4）对应结转）对应结转l 含义：含义：是指将某科目的余额按一定比例转入其他一个或多个科目中去l 设置：设置：转出科目、转入科目及结转比例l 凭证模板（自动生成）：凭证模板（自动生成）：汪刚制作第第4章章（5）期间损益结转）期间损益结转l 含义：含义：是指将所有损益类科目余额结转到本年利润科目中l 设置：设置：本年利润科目l 凭证模板（自动生成）：凭证模板（自动生成）：汪刚制作第第4章章4.4.1 自动转账自动转账汪刚制作第第4章章u例题例题 期间损益结转设置。 将所有收入、费用类科目结转至“本年利润”科目中。 操作路径：总账期末转账定义期间损益转账生成转账设置4.4.2 对账及试算平衡对账及试算平衡汪刚制作第第4章章l 对账：对账：总账与明细账总账与辅助账l 试算平衡：试算平衡：平衡公式：借方余额=贷方余额输出科目余额表4.4.3 结账结账l 结账：结账：自动进行每月一次结账后不能再填制当月凭证l 结账前检查：结账前检查：检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账管理子系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。汪刚制作第第4章章取消结账结账4.4.3 结账结账汪刚制作第第4章章第第 4 4 章章