Excel日常使用技巧大全(完整版).pptx

Excel日常使用日常使用技巧大全技巧大全主要内容主要内容1. Excel 概述概述2. 基本操作基本操作3. 公式与函数公式与函数4. 数据图表化数据图表化12主要内容主要内容1. Excel 概述概述2. 基本操作基本操作3. 公式与函数公式与函数4. 数据图表化数据图表化2基本概念基本概念界面界面1. Excel 概述概述Excel创建的文件（.xls）工作簿的组成部分，存储和处理数据的主要文档 数据工作表(Sheet1/2/3)工作表存储数据的最基本单元 行列交叉点(列标A/B/C+行标1/2/3A1/B2/C3)多个单元格组成的矩形区域 左上角单元格 : 右下角单元格(A1:F9)1.1 基本概念基本概念 工作簿工作簿： 工作表：工作表： 单元格单元格： 单元格区域：单元格区域：31. Excel 概述概述 工作簿、工作表、单元格之间的关系工作簿、工作表、单元格之间的关系1.1 基本概念基本概念方格方格/ /横格横格一页纸一页纸笔记本笔记本4单元格单元格工作表工作表工作簿工作簿1. Excel 概述概述界面：界面：1.2 Excel 简介简介51. Excel 概述概述6如果不想文件被打开或者被修改，可以通过如果不想文件被打开或者被修改，可以通过“保存保存”“另存为另存为”“工具工具”下拉菜单下拉菜单“常规常规选项选项”设置打开或者修改权限密码。设置打开或者修改权限密码。1.2 Excel 简介简介1. Excel 概述概述 活动活动单元格（当前选中的单元格）单元格（当前选中的单元格） 深色边框 右下角小黑点（扩展/填充序列） 选中的单元格区域选中的单元格区域 深色边框 活动单元格填色1.2 Excel 简介简介7主要内容主要内容1. Excel 概述概述2. 基本操作基本操作3. 公式与函数公式与函数4. 数据图表数据图表化化8单元格单元格 输入输入/ /编辑数据编辑数据工作表工作表/ /工作簿工作簿数据处理数据处理 排序排序/ /筛选筛选/ /分类汇总分类汇总2. 基本操作基本操作 选择选择 输入数据输入数据 编辑数据编辑数据 设置格式设置格式 查找查找(ctrl+f)/替换替换(ctrl+h)/复制复制(ctrl+c)/粘贴粘贴(ctrl+v)/插入插入(ctrl+alt+)/删除删除(ctrl+)/清除清除/移动移动2.1 单元格单元格92. 基本操作基本操作：鼠标左键单击： 左键按住+拖动 / 单击首单元格+(Shift+单击末单元格)连续的单元格区域 单击首单元格+(Ctrl+单击其他单元格)不连续的单元格/区域：ctrl+shift+方向箭头(、)2.1 单元格单元格 选择选择 单元格单元格 单元格区域单元格区域 整行或整列数据较多整行或整列数据较多102. 基本操作基本操作 数据类型数据类型 可进行数学计算 默认右对齐数值（整数、小数、分数）日期、时间 说明数据的含义，不进行数学计算 默认左对齐中文汉字、字母数字和文本或符号的组合 TRUE、FALSE 默认居中对齐2.1 单元格单元格 输入数据输入数据 数字数字 文本文本 逻辑值逻辑值112. 基本操作基本操作方向键()Enter()/Tab() Shift + Enter/Tab反向(例) 选中目标单元格/区域在活动单元格中键入数据Ctrl+Enter *要加绝对引用符号$2.1 单元格单元格 输入数据输入数据 手动输入数据手动输入数据选选中中键入键入(1) 单元格单元格(2) 多多个单元格个单元格/区区域同时输域同时输入相同入相同数据数据122. 基本操作基本操作自动换行（随列宽调整）Alt+Enter 强制换行（自动换行选中）Ctrl+; 输入当前日期Ctrl+Shift+; 输入当前时间0/整数+空格+分子/分母 0 3/5、2 9/52.1 单元格单元格 输入数据输入数据(3) 单元格内数据多行显示单元格内数据多行显示(4) 输入日期和时间输入日期和时间(5) 输入分数输入分数132. 基本操作基本操作 自动输入数据自动输入数据同列、连续单元格、文本类型有效将输入的数据/符号重复填满整个单元格 扩展填充左键下拉带格式填充右键下拉，可选择填充方式 清除2.1 单元格单元格 输入数据输入数据(1) 记忆式键入记忆式键入(2) 对齐方式填充对齐方式填充(3) 右右下角小黑点下角小黑点 自动填充自动填充向外拖动向外拖动向向内拖动内拖动14Enter2. 基本操作基本操作 自动输入数据自动输入数据2.1 单元格单元格 输入数据输入数据序列序列(开始菜单下开始菜单下)152. 基本操作基本操作(例例) 数据有效性数据有效性数数据类型据类型数值范围数值范围2.1 单元格单元格 输入数据输入数据16选中选中单元格时单元格时出现提示出现提示信息信息输入无效数据时输入无效数据时显示出错警告显示出错警告图标图标 类型类型停停止止 禁禁止输止输入无效数入无效数据据警告警告 不禁止输入无效数据不禁止输入无效数据是/否/取消接受/编辑/删除 信信息息 不禁止输入无效数据不禁止输入无效数据 确定/取消接受/拒绝限制限制2. 基本操作基本操作格式格式：样式格式、样式格式、 字体/字号、文字颜色/加粗/倾斜/下划线/删除线 单元格边框、填充颜色/底纹 文本方向/对齐方式2.1 单元格单元格 设置格式设置格式数字格式、条件格式数字格式、条件格式 样式格式样式格式17/ /右键右键/ctrl+1/ctrl+12. 基本操作基本操作( (更改外观更改外观显示显示/ /不更不更改数改数值实值实际值显示在编辑栏际值显示在编辑栏中中) )2.1 单元格单元格 设置格式设置格式 数字格式数字格式182. 基本操作基本操作(例例)( (基基于条件更改单元格于条件更改单元格区域区域的外的外观观) )2.1 单元格单元格 设置格式设置格式 条件格式条件格式192. 基本操作基本操作 *也可使用快捷键也可使用快捷键 查找：查找：ctrl+f 替换：替换：ctrl+h2.1 单元格单元格 查找查找/替换替换202. 基本操作基本操作右键右键2.1 单元格单元格 插入、删除与清除插入、删除与清除删除删除 单元格单元格/行列行列(快捷键：快捷键：ctrl+)清除清除 单元格中的内容单元格中的内容/格式格式/批注批注( (Delete键键=清除内容清除内容) )212. 基本操作基本操作 移动移动拖动 剪切 + 粘贴/插入已剪切 复制复制复制 (ctrl+c) +粘贴(ctrl+v) /插入复制2.1 单元格单元格 移动和复制移动和复制粘贴粘贴 覆盖原有数据覆盖原有数据插入已剪切插入已剪切/插入复制插入复制 新新增加数据增加数据22右键右键2. 基本操作基本操作2.2 工作表工作表插入插入/删除、重命名、移动删除、重命名、移动/复制复制右键23勾选勾选 复制复制2. 基本操作基本操作(例例)2.2 工作表工作表 设设置数置数据据显示方式显示方式24隐藏行隐藏行/列列冻结窗格冻结窗格2. 基本操作基本操作 普通排序（内置序列）自定义排序（自定义序列）普通排序（内置序列）自定义排序（自定义序列） 单列单列/行排序多列行排序多列/行排序行排序2.4 数据处理数据处理 排序排序( (数据有序化数据有序化) )252. 基本操作基本操作 仅显示满足条件的数据，隐藏不满足条件的数据仅显示满足条件的数据，隐藏不满足条件的数据 自动筛选 自定义筛选 高级筛选2.4 数据处理数据处理 筛选筛选筛选不重复记录筛选不重复记录删除重复项删除重复项262. 基本操作基本操作(例例) 对数据按类别进行汇总对数据按类别进行汇总统计分析统计分析 分类汇总之前一定要先进行排序 各列须有列标题（字段名） 分类汇总类型单字段分类汇总多字段分类汇总*类似于数据透视表的部分功能 2.4 数据处理数据处理 分类汇总分类汇总271. Excel 概述概述2. 基本操作基本操作3. 公式与函数公式与函数4. 数据图表数据图表化化28主要内容主要内容公式公式引用引用 地址地址/ /名称名称函数函数3. 公式与函数公式与函数 公式：是公式：是对数对数据据执行计算执行计算和操作和操作的等式的等式 函数：是预先定义的计算公式，可实现复杂的计算和操作函数：是预先定义的计算公式，可实现复杂的计算和操作3.1 概念概念公式和函数是公式和函数是Excel实现数据计算的重要工具实现数据计算的重要工具29=(A1+A2+A3+A100)/100=AVERAGE(A1:A100)公式：公式：函数：函数：3. 公式与函数公式与函数 以等号（以等号（=）开）开始始 引用（单元格引用引用（单元格引用/区域引用区域引用/名称引用名称引用） 运算符运算符 函数函数 常量常量( (数字或文本数字或文本) )3.2 公式公式 组成组成30公式：公式：= 表达式表达式=(A3-average)/SUM(A1:A20)+123. 公式与函数公式与函数通过指定通过指定单元格单元格或或区域区域的地址的地址/名称名称来使用其中的数据来使用其中的数据 建立数据之间的联系 赋予工作表动态特性(随被引单元格的值变化) 单元格引用单元格引用 单元格区域引用 名称引用名称引用3.2 公式公式 使用引用使用引用引用引用： 使用数据的地址使用数据的地址/名称并非数据本身名称并非数据本身引用引用类型类型：313. 公式与函数公式与函数当公当公式式到其到其他单元格时，行和列引用相应改他单元格时，行和列引用相应改变变（引、被引单元格相对位置不变）（引、被引单元格相对位置不变） A1当公式当公式到其他单元格时，行和列引到其他单元格时，行和列引用不会改用不会改变变 $：绝对引用符号，成对出现，可手动添加，也可按：绝对引用符号，成对出现，可手动添加，也可按F4快速添加切换快速添加切换 $A1：绝对引用列；：绝对引用列； A $ 1：绝对：绝对引用行；引用行；$A $ 1：绝对：绝对引用行和列引用行和列； $在谁前面就绝对引用谁在谁前面就绝对引用谁3.2 公式公式 单元格引用单元格引用 相对相对引引用：用：复复制制 绝绝对对引引用：用：复制复制323. 公式与函数公式与函数以单元格引用为例：以单元格引用为例： 工作表内引用 单元格地址 工作表间引用 工作表名称!单元格地址 工作簿间引用 工作簿名称工作表名称!单元格地址*引用技巧引用技巧 通过单击单元格来实现引用通过单击单元格来实现引用/非手工输入非手工输入3.2 公式公式 引用格式引用格式333. 公式与函数公式与函数 用括号用括号()括括起起 参数参数类型：类型： 无参数型 但括号必须保留( =today() )有参数型 1个/固定数量/不确定数量 参数形式：参数形式：引用、表达式、函数、常量3.3 函数函数 组成组成 函数名称函数名称 参数参数34函数名称函数名称 ( 参数参数1,参数参数2,参数参数3, )SUM(A1,C3:C6,E5/3,SUM(F1:F9),325)3. 公式与函数公式与函数 内置函数内置函数3.3 函数函数 类型类型353. 公式与函数公式与函数(例例) SUM(number1,number2, ) 求和函数求和函数 AVERAGE(number1,number2, ) 算术平均函数算术平均函数 MAX(number1,number2,.) 求最大值函数求最大值函数 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 判断函数判断函数 COUNT(value1, value2,.) 计算区域包含数字单元格计算区域包含数字单元格个数个数 COUNTA(value1, value2, .) 计算区域非空单元格个数计算区域非空单元格个数 COUNTIF(range，criteria)对指定区域中符合指定条件的单元格计数 TODAY( ) 返回当前日期返回当前日期 NOW( ) 返回返回当前时间当前时间 3.3 函数函数 常用常用 Ctrl+; Ctrl+Shift+；363. 公式与函数公式与函数3.5 公式错误值类型公式错误值类型37错误值类型错误值类型说明说明#单元格列宽不足以显示内容，或日期或时间为负值单元格列宽不足以显示内容，或日期或时间为负值#DIV/0! 0作为除数，或引用空白单元格作为除数作为除数，或引用空白单元格作为除数#N/A无信息无信息/数值可引用数值可引用#NAME?引用无法识别的文本引用无法识别的文本/不存在的名称不存在的名称#NULL! 指定两个并不相交区域的交点指定两个并不相交区域的交点#NUM! 引用无效引用无效的数值（超限，应的数值（超限，应介于 -1*103071*10307之间）之间）#REF!引用无效的单元格（被引单元格被删除或覆盖）引用无效的单元格（被引单元格被删除或覆盖）#VALUE! 引用不正确的数据类型引用不正确的数据类型主要内容主要内容1. Excel 概述概述2. 基本操作基本操作3. 公式与函数公式与函数4. 数据图表数据图表化化384. 数据图表化数据图表化是数据的图形化表示是数据的图形化表示是动态的是动态的 随对应数据的变化而自动更新随对应数据的变化而自动更新 将数据用图表来描述：将数据用图表来描述： 抽象、枯燥的数据 形象直观、易于理解 清晰表现出数据的差异、变化趋势和数据间的关系 采用不同的图表类型，可以发现数据不同方面的特点规律 图表放置位置：图表放置位置： 与数据位于相同工作表中 嵌入式图表 单独占据一个新工作表 图表工作表4.1 图表图表 基本功能基本功能图表：图表：394. 数据图表化数据图表化 图表区图表区 绘图区绘图区 数据系列（某一行数据系列（某一行/列）列） 横坐标轴（分类轴）横坐标轴（分类轴） 纵坐标轴（数值轴）纵坐标轴（数值轴） 网格线网格线 图例图例 标题（图表标题、横纵坐标轴标题标题（图表标题、横纵坐标轴标题 ） 数据标签数据标签 4.1 图表图表 组成组成404. 数据图表化数据图表化显示一段时间内的数据变化/各项之间的情况显示在相等时间间隔下数据的变化显示一个数据系列中各项大小与各项总和的显示各项之间的情况(适于分类轴标签很长的情况)强调数量随时间变化的/引起对总值趋势的注意4.1 图表图表 常用类型常用类型 柱形图：比较比较 折线图：趋势趋势 饼图：比例比例 条形图：比较比较 面积图：程度程度414. 数据图表化数据图表化创建图表操作简单创建图表操作简单 确保数据适合于图表 选择包含数据的区域 插入图表选择图表类型生成4.2 创建图表创建图表基本基本图表图表424. 数据图表化数据图表化更改外观更改外观( (图表类型图表类型/ /布局布局/ /样式样式) )和图表数和图表数(例)4.3 修改图表修改图表图表工具图表工具设计：设计：434. 数据图表化数据图表化嵌入在单元格中的微型嵌入在单元格中的微型图表图表(例例) 查看某行/列数据的分布形态/趋势4.5 迷你图迷你图44