公司证照管理制度四篇(共17页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上公司证照管理制度四篇篇一：公司证照管理制度第一节总则第一条各类证照是企业进行规范经营的重要依据，为加强公司的证照管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好企业的经营管理工作，特制订本制度。第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政中心负责统筹组织、监督检查及协助公司及各子公司和各分公司证照的管理工作。第二节证照种类第三条证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：（一）基础证照是指公司及各子公司和各分公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。（二）专业证照是指公司及各子公司和各分公司经营中取得的专业类证照：如建筑智能化工程设计与施工一级资质证书、机电设备安装工程专业承包一级资质、计算机信息系统集成一级资质、技术人员学历证、职称证、专业资格证书等。（三）获奖证照是指公司及各子公司和各分公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、软件著作权等。第三节证照办理第四条 办理部门（一）公司及子公司和分公司营业执照、组织机构代码证均有行政部和驻外管理部统筹办理；（二）公司及子公司和分公司税务登记证、银行开户许可证均有财务部统筹办理；（三）公司专业证照及获奖证照均有行政部统筹办理；（四）公司发明专利、软件著作权由技术部统筹办理。第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照管理部门及证照经办人员责任。由经办人员负主要责任，经办人员直接领导和证照管理部门负责人负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人、及其直接领导和证照管理部门负责人共同承担。第七条 所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。第四节证照保管及使用第九条公司所有证照原件由资信部专人专柜负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。第十条资信部负责统一管理证照，如因业务或各类工作需要使用证照复印件的，必需由使用者做好登记，注明用途。第五节 第十一条证照使用完毕后，必须立刻归还原保管部门，并在登记表上注销。第六节 证照遗失处理第十二条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。第十三条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。附件一：证照原件借用登记表证照原件借用登记表编号：用途（项目名称）序号证照名称序号证照名称19210311412513614715816领用人部门领用日期（经办人）归还日期（经办人）篇二：公司证照管理制度为了确保公司所有经营资质、证件、专利、证书等以下统称“证照”管理规范有序，保障各类证照有效、合法的服务于公司正常经营，特制订本规定。1 证照类别公司证照（荣誉）分为经营证照、专利证照及荣誉证书。其中，经营证照包括：公司营业执照、银行开户许可证、排放污染物许可证等公司经营必备的证照；专利证照包括：实用新型发明、发明专利、外观设计专利等由申报所获得的证照等；荣誉证书为：各级政府及组织颁发或授于公司的荣誉。2 证照（荣誉）管理归属2.1涉及公司日常经营证照如营业执照、排放污染物许可证的办理、换证、审验及保管工作及公司所获各级荣誉由综合部负责。2.2涉及公司财务业务开展如开户许可证、机构信用代码等证照的办理、换证、审验及保管由财务部负责。2.3涉及公司专利证照如外观设计专利、实用新型专利等证照的办理、换证、审验由专人负责，其他相关部门配合办理；保管由综合部负责。3 证照（荣誉）日常管理3.1公司所有证照（荣誉）由综合部统一存档管理（涉及财务业务类证照，复印件存档），由专人负责登记备案。3.2无论各部门取得何种属于公司的证照（荣誉），必须将证照原件交至综合部入档保存，证照交回人须在“钉钉”中发起公司资料（证照）归档申请流程。3.3公司各部门因业务需要使用证照原件、复印件的，由使用人在”钉钉”中发起公司资料（证照）借阅申请。由使用部门负责人审批后，综合部方可外借。3.4集团下属分、子公司因业务需要使用证照原件、复印件的，由综合部在”钉钉”中发起公司资料（证照）借阅申请。由综合部负责人审批报公司经理批准后，综合部方可外借。3.5证照原件使用完毕后，必须在审请归还日期之内及时归还，如不能及时归还使用人应重新发起“钉钉”公司资料（证照）借阅申请。3.6各类证照因使用自然损坏的或因事注销，由管理当事人发起“钉钉”公司资料（证照）更换、注销流程，经由部门负责人审批报公司经理批准后，由综合部备案方可更换。3.7各类证照除正常换证和审验之外，需要注销和变更等重大事项必须由公司经理同意批准后方可办理。3.8证照的办理、换证、维护及审验工作必须在规定的期限内完成。3.9公司各项专利证照的申请、专利权维持，可在市场中寻求合适的中介机构作为代理但公司必须指定专人对接。3.10公司证照管理记录，“钉钉”管理员需在次月5日内将记录打印纸质文件交由档案员备存。4 证照的销毁公司所有证照除通过发证机关回收销毁的，其余证照销毁均由综合部统一执行。4.1证照销毁有规定期限的按规定执行；无规定期限的按立即执行销毁制。4.2 证照销毁由管理当事人在“钉钉”上发起公司资料（证照）更换、注销申请流程，经部门负责人审核报公司经理审批后由证照管理方与综合部一道执行注销手续。4.3证照销毁事宜可根据需要决定是否在公司内部发出公告。4.4证照销毁原则上需2人同时执行，执行人员要求：综合部1人、其它部门1人。销毁证照复印件原则上永久保存，以备查询。5 奖惩办法5.1由于个人原因，出现超过规定期限未办理而造成证照过期的，由经办人员主要负责，部门负责人连带负责，公司通报批评，并处于责任人罚款200元，部门负责人罚款100元；给公司造成重大损失者按解除劳动合同处理并赔偿公司由此产生的相关损失。5.2凡因管理不善，不符合证照管理规定借阅程序造成证照外借的，证照管理人员负主要责任，处罚款500元，借阅人处罚款100元；给公司造成重大损失者按解除劳动合同处理并赔偿公司由此产生的相关损失。5.3由于个人原因，造成证照遗失、损坏的，遗失人负主要责任，补办证件所发生费用有遗失人承担，并处罚款200元。附：相关管理表格4份公司证照（资料）归档申请单公司证照（资料）实时情况一览表公司证照(资料）借阅申请单公司证照（资料）更换、注销申请单篇三：公司证照管理制度 一、总则 为了加强对公司相关证照的管理，保证其合理和高效使用，防止不必要的经济纠纷和损失。经公司研究，特制定本规定： 二、证件的使用 1、证件的范围 1.1公司各项资信证书： 营业执照、建筑业企业资质证、安全生产许可证、组织机构代码证、法人代码证、税务登记证、质量管理体系认证、社会保障登记证、压力容器、锅炉、压力管道、电梯安装证、安防证等。 1.2公司各项个人证书： 职称证、建造师证、消防施工员证、特种设备作业人员证书、九大员证等。 2.证件的保管 2.1公司各项资信证书及荣誉证书原件和个人证书均由项目管理中心档案室统一管理，并建立相应的管理台帐和证件借用登记表。 2.2 确需长期借用公司资信证书的单位或个人必须填写证件借用审批表，经公司经营副总批准，并承担管理、使用、归还的责任和义务。 3.证件借用程序 3.1各单位或个人借用公司资信证书和个人证书须填写证件外借登记簿经经营副总批准后，由专人到项目管理中心档案室办理借用手续。特种设备安装许可证和作业人员操作证书，还需经公司总工程师批准。经办人应为公司正式员工，并按规定使用、保管好证件及资料。 3.2各类证书的借用期限原则为：长沙市内2天：长、望、济、宁四县3天；省内地区和省外交通便利的地区5天；其它地区8天。按期归还，押金如数退还，逾期末归还的交滞纳金每本每天20元（从押金中扣除）。证照损坏严重的将押金全部扣除，如有遗失，所造成的法律责任由借证人全部承担。 3.3中标项目如需压证，须由公司项目管理中心主任批准；所压证件在项目竣工验收后一个月内由项目管理中心工程科技部协助办理解锁手续。 4.证件使用的安全性和时效性 为了规范各项证件和资料的管理、使用，经常性借证单位需一次性交纳固定押金3000元至项目管理中心档案室。个人借证需交纳2001000元至相关部室。 所有证件的借用必须按时归还，如需延期必须经相关部室批准。如未经批准拖延归还的，每延迟一天罚款20元/本，直接从押金中扣除。如固定押金累计扣除超过3000元后，责任单位需在10内到项目管理中心档案室办理续交手续。逾期10天未归还或不按时归还造成严重不良影响的，暂停其1个月借用资格。 5、证件的转借 证件原则上不得相互转借，如有特殊情况确需转借的，转借双方应报项目管理中心档案室备案后方可实行。擅自转借证件造成损失的，由原登记单位或个人承担一切责任。各单位或个人在证件的使用过程中出现任何变更均需及时报相关部室备案，否则由使用单位承担一切责任。 三、其他要求 以上证件只限本企业使用，不得遗失、伪造、涂改、出租、转让、买卖、和损坏，若借证单位或个人保管不妥造成遗失损坏的，对责任单位或责任人处以1000元/本的罚款，直接从押金中扣除，并要求在15天内到相关单位履行补办手续，补办费用和由此造成的一切经济和法律后果均由责任单位或个人承担。 篇四：公司证照管理制度总 则第一条 目的为规范集团及其控股子公司的企业证照业务管理，保障公司证照安全有效、提高证照应用效率，根据证照业务实际，制定本管理办法。第二条 定义企业证照是指依据法律法规或市场惯例，企业应具备的、可以重复使用的各种身份证明文件、权属证明文件、许可文件、鉴定文件的正本、副本及相应的电子数字证书。（以下简称“证照”)第三条 证照管理原则公司证照实行“统一领导、集中保管、分工办理、借用管理”的制度。统一领导：是指公司所有涉及证照的业务活动统一由一个部门归口主管。集中保管：是指公司所有证照由公司综合档案室集中保管，需要借用时办理借出登记。分工办理：是公司指定对口部门分工负责办理证照的申请新办、审核更换等工作。借用管理：是指公司对证照的借用采取借用审批、借用登记、定期盘点、归还核销等措施进行有效管理。证照的分类第四条 按用途分，可分为：身份类证照、权属类证照、许可类证照、评价类证照。身份类：是证明企业身份的物件，具有“一个组织只一个唯一号码”的特点。如，工商管理部门签发的营业执照（商事登记证)、人民银行签发的机构信用代码证、社保机构签发的社会保险登记证等。权属类：是政府机构签发的明确资产权利法律归属的物件，其特点是对资产的独占性。如，国土部门签发的国有土地使用权证、房产登记部门签发的房地产权证、不动产登记证、车辆管理部门签发的机动车登记证、商标管理部门签发商标注册证、知识产权局签发的发明专利证书、实用新型专利证书、外观设计专利证书等。许可类：是政府管理机关或商业机构授予企业从事某项活动权利的证件。如人民银行签发的开户许可证、质量监督部门签发的全国工业产品生产许可证、交通运输管理部门签发的道路运输经营许可证、环保部门的签发排污许可证、省市政府签发台港澳侨投资企业批准证书等等。鉴定类：是政府或第三方中介对公司某项工作达到一定水平的评价证明证书。如ISO系列证书、税务部门的纳税证明、车辆购置税完税证明（正本)、工商机关签发的“驰名商标“认定，中介机构发布的省、市“名牌产品”等。第五条 按正式程度分，有正本和副本。身份类证照一般有正本和副本，如营业执照有正本和副本。正本、副本的使用，各政府部门规定不一致。一般情况，副本使用较多，或用于张贴或用于政府部门办事。第六条 按介质分，可分为纸质证照、电子证照身份类证照附有电子数字签注证书（即Key)，用于企业在政府IT系统办事时登陆系统、证明身份之用。如与组织机构代码证对应的“组织机构数字证书KEY”，与国税局税务登记证对应的“纳税申报KEY”，商业银行网络银行的Key等。职责分工第七条 集团总经办：集团总经办为证照主管部门，负责对公司证照业务实行统筹规划、组织协调，统一制度，监督和指导。负责制定制度，对制度执行情况进行培训、指导、监督、检查。对公司证照业务工作实行统筹规划，组织协调各部门、各方面的力量，保障公司证照公司安全有序开展。根据公司职能分工，制证照办理及审核更换工作分工表，经公司审批后组织实施。第八条 集团综合档案室：负责公司证照的集中保管，对集中保管的证照的安全完整负责。负责建立证照台帐，登记证照出入库记录，定期报告证照保管、办理、借用情况。督促新办及借出的证照的收缴。集团总经办指派专人负责综合档案室的证照保管日常业务。第九条 对口部门：对口部门对相关证照的及时办理和定期审核负责。证照办理或审核后，及时将证照移交集团综合档案室集中保管。第十条 借用部门：借用部门对借用的证照合法使用及证照的安全完整性负责。借用部门按制度办理借用审批，借出等记，及时归还证照。主要业务流程管理第十一条 证照保管要求公司实行证照“集中保管”制度。集团综合档案室为证照的集中保管部门，总经办指派专人负责证照的保管。档案(证照)管理员变更调整，应办理岗位交接手续，总经办负责交接监督。交接记录表应与证照台帐一起存放。新办或定期审核后的证照，应在办理后一周内移交集团综合档案室集中保管。证照应单独存放于放火、防潮、防尘、防盗的场所。档案(证照)管理员应对集中保管的证照建立和登记“证照台帐”。每月15日前向总经办负责人、审计监察部门、公司领导报送一次证照存续情况，并对各对口部门单独报告其对口的证照的存续情况。档案(证照)管理员对借出的证照应督促借出部门按时归还，对归还的证照应检查其完整性，缺失损坏的应及时报告总经办负责人处置。对逾期不还的，应及时报告总经办负责人处置。第十二条 证照的借用管理 1、证照借用应按有关审批权限进行审批。档案(证照)管理员凭审批文件办理证照借出及登记。证照保管员应将借用审批记录保留3年，以便审计部门对其操作规范性进行审计监察。2、证照借用审批程序：申请(经办人)审核(部门负责人)审批(总经办负责人)3、证照借用时间原则上不超过一个月，超过一个月应办理延期审批。个别需要长期使用的证照，应先退回综合档案室，再办理借用手续。4、证照借用部门应按规定期限归还借出的证照。档案(证照)管理员应披露超期未归还的证照的情况。第十三条 证照的办理及审核1、证照的办理及审核，由总经办依据公司部门职责分工及政府事务对口划分，不能划分给公司部门的证照，由总经办负责办理及年审。2、对口部门负责办理有关证照，有权要求有关部门协同办理相关资料、手续、现场审核等工作，并对协同情况进行考核，报总经办进行处罚。管理考核第十四条 激励考核措施1、档案(证照)管理员如属于兼职的人员，证照主管部门应根据其承担的证照管理及非证照管理全部工作量，酌情给予其适当证照管理方面的补助。2、对于证照办理或审核有功的人员，公司酌情给予200-2000分的激励考核。第十五条 约束考核措施1、档案(证照)管理员存在未建立证照台帐、未按期报告证照台帐、未审批擅自借出证照、未追缴新办或超期借出证照等失职行为的，每项违规给予50分的负激励考核。2、证照对口部门存在未及时新办证照或完成定期审核等失职行为的，每项违规对直接经办人其直接上级分别给予100分的负激励考核。3、证照对口办理部门在办理或定期审核证照过程中，公司相关协同部门不予配合影响办理或定期年审的，对相关责任人及其直接上级分别给予50-100分的负激励考核。4、遗失或损毁证照的，对直接责任人及其直接上级给予300-1000分的负激励考核。相关责任人承担证照遗失或损毁给公司带来损失的赔偿责任。附 则 第十六条 本制度适用于XXXX集团及其控股子公司有关证照的管理。第十八条 本制度由集团总经办负责修订解释，自签发之日起执行。附件：20XX年证照管理对口分工表XXXXX集团二XX年五月十八日 发放范围：集团及子公司 报 送：董事长、副董事长、总经理、副总经理编 制：总经办 存 档：总经办附件： 20XX年证照管理对口分工表证照名称类别对口部门广东地区华东地区营业执照身份类铜企管部企管部组织机构数字证书(UKEY)身份类铜企管部企管部台港澳侨投资企业批准证书许可类铜企管部企管部广东省工会社会团体法人资格证身份类铜企管部企管部组织机构代码证-工会身份类铜企管部企管部外商投资企业财政登记证身份类铜企管部 -道路运输经营许可证许可类车队企管部机动车辆登记证权属类车队企管部车辆购置税完税证明(正本)鉴定类车队企管部房地产权证权属类总经办企管部银行开户许可证许可类资金部财务部机构信用代码证身份类资金部财务部一般纳税人认定通知许可类财务部财务部银行开户许可证-工会许可类资金部财务部机构信用代码证-工会身份类资金部财务部高新技术企业证书及牌匾鉴定类总经办 -民营科技企业资格证书身份类总经办 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