采购付款制度及流程(共8页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上1.目的：为规范公司各类采购货物（包括工程劳务、租赁吊机、分包、费用）等支出性合同、付款及采购（或劳务、费用）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。2. 适用范围：*建筑产品（上海）有限公司/*建筑产品（天津）有限公司、上海华凌建筑工程有限公司、上海藤申防火建筑材料有限公司。3. 操作规定：    第一条、合同管理规定公司各类货物采购（金额含1万元及以上的）及工程劳务业务均需签订合同。金额在500元-10000元的，至少需提供采购订单（供应商或我司的报价单）。合同的签订及审批、合同内容填写要求、合同的评审、报送及执行参照公司合同档案管理制度及流程第二条、付款管理规定所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的付款申请单付款。*原材料、运费、加工费、机器设备等使用ERP系统生成的付款申请单，其他公司或其他项目使用公司印发的付款申请单。下面按几种方式或类型说明付款时所附单据、内控审核、付款流程：*（上海）：1、全额预付款业务预付款业务授权审核流程：采购经办人系统导出付款申请单，右上角加盖“预付”章上海工厂的采购业务需要采购分管部门经理签字各地工厂厂长签字外地工厂的采购业务供应商开发核准单张采购订单超过1W元，需要郑总签字（或郑总授权人）应付帐款会计签字财务负责人签字银行出纳付款预付款后附单据：标明项目编号的物料采购申购单（固定资产采购需附经总经理审核的固定资产申购单）、采购合同(10000元以下附采购订单）授权审批人审核要点：（1） 、采购分管部门经理审核上海工厂采购合同商务条款、供应商资质、账期和采购价格（2） 、各工厂厂长确保采购单价在供应商开发提供的报价范围（3） 、外地工厂的采购业务需要供应商开发核准（4） 、对超过1W的采购业务，郑总进行批准（5） 、应付帐款会计审核要点：审核合同付款条款中金额和付款申请单金额是否一致，物料采购申购单和合同条款品名、数量是否一致，确认无误后上查系统申购单，在系统里审核付款申请单，在纸质付款申请单上签字，并注明截至申请日该供应商应付或预付余额，并在备查帐中进行登记，以备后续核销。（6） 、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性对于全额预付货款的经济业务, 采购经办部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于预付货款后，供应商没有提供货物或劳务的，采购经办人应负责后续跟踪直至解决；对于全额预付货款的，发票必须随货同至。货到发票到后审核流程比照下文后付款账期付款业务。发票不能随货同至的，必须在供应商指定的允许名录里。2、比例预付+分次付款业务首次预付，付款时所附单据、内控审核点、付款流程同上。分次付款中有“发货前付款”，同首次预付，但需在付款申请单上注明首次付款金额。分次付款中留质保金的，发票须在除质保金外的最后一次付款时收到全额发票。上述1、2两种情况，ERP系统里付款申请单来源于“采购订单”。2、 后付款和账期付款业务（货到且发票到）： 后付款和帐期付款除承兑汇票转让外，按照发票金额付款。 后付款和账期付款授权审核流程：发票录入发票结算发票审核 货到验收入库，仓库已办理采购入库手续，并收到该笔业务发票的，材料采购经办人员核对采购订单、采购入库单后并在ERP系统里录入发票，发票里的“发票日期”、“立账日”“收付款协议”为必填项，点“结算”。材料采购经办人员将匹配好的采购入库单、采购发票、采购申购单、采购合同交给应付会计审核。采购发票审核采购经办人系统导出采购申请单，源单类型抓“采购发票”上海工厂的采购业务，采购分管部门经理签字各地工厂厂长签字外地工厂的采购业务供应商开发核准单张采购订单超过1W元，需要郑总签字（或郑总授权人）应付帐款会计签字财务负责人签字等待到期日银行出纳付款。账期：以采购发票日期起算。付款期限30天，如发票日期为1月1日到31日的，财务部在1月31日前收到发票的，在2月25日付款。60天依次类推。采购部专人应付账款会计维护供应商名称、信用期限，对于未及时维护ERP系统账期的，采购经办人员在到期日处填写已约定好的到期日。后付款及账期付款后附单据：标明项目编号的物料采购申购单（固定资产采购需附总经理签字的固定资产申购单）、采购合同(10000元以下附采购订单）。采购入库单、发票系统单据（运费及加工费发票后必须附分项目运输、加工结算单）需要事先交给应付账款会计入账授权审批人审核要点：（1） 、采购分管部门经理审核上海工厂采购合同商务条款、供应商资质、账期和采购价格（2） 、各工厂厂长确保采购单价在供应商开发提供的报价范围（3） 、外地工厂的采购业务需要供应商开发核准（4） 、对超过1W的采购业务，郑总进行批准（5） 、应付帐款会计审核要点：审核合同付款条款中金额和付款申请单金额是否一致，物料采购申购单和合同条款品名、数量是否一致，确认无误后上查系统申购单，在系统里审核付款申请单，在纸质付款申请单上签字，并注明截至申请日该供应商应付或预付余额，并在备查帐中进行登记，以备后续核销。（6） 、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性*（上海）各分公司采购付款审核流程中，工厂厂长、供应商开发、总经理、应付账款会计、财务负责人均为*（上海）相应责任人。发票审核由各地出纳代为履行，各种方式下审核所附单据同上。预付款及比例预付的，付款申请单后所附单据以传真件交给采购部。后付款及账期付款的，各分公司采购在ERP系统中录入发票的，各地出纳依照上述原则代为审核发票并在系统里完成相应的转帐凭证。各分公司采购经办人在系统录入付款申请单，并将付款申请单及采购合同、标明项目编号的申购单传真给上海，上海采购部系统里打印采购发票、采购入库单，走付款审批流程。付款单审核流程走完后，由上海应付账款会计生成汇总表，等待采购负责人和财务负责人通知付款。*（天津）采购付款审核流程中，工厂厂长、供应商开发、总经理、应付账款会计、财务负责人均为*（上海）相应责任人。发票审核由各地出纳代为履行，各种方式下审核所附单据同上。预付款及比例预付的，付款申请单后所附单据以传真件交给采购部；付款单审核流程走完后，由上海应付账款会计将付款申请单回传给天津出纳。付款申请单原件月末一并寄给天津作为原始凭证依据。后付款及账期付款的，天津采购在ERP系统中录入发票的，天津出纳依照上述原则代为审核发票并在系统里完成相应的转帐凭证。天津采购经办人在系统录入付款申请单。天津采购将付款申请单及采购合同、标明项目编号的申购单传真给上海，上海采购部系统里打印采购发票、采购入库单，走付款审批流程。付款单审核流程走完后，由上海应付账款会计生成汇总表，等待采购负责人和财务负责人通知天津出纳付款。付款申请单原件月末一并寄给天津作为原始凭证依据。工程支出性合同1、 吊机费 吊机费只支持提供服务且收到发票后付款 授权审核流程：项目经理填写付款申请单采购部该业务负责人签字应付帐款会计签字总经理签字（20万以上）财务负责人签字采购部该业务负责人安排付款计划银行出纳付款 吊机费后附单据：发票、吊机费清单（项目经理、管理人员、吊装指挥、班长签字） 授权审批人审核要点： （1）、采购部该业务负责人负责调配吊车，对还没有覆盖区域审核各区域价格 （2）、应付帐款会计审核要点：审核发票的真实性及合法性，审核发票金额、付款申请单金额、吊机费清单上金额是否一致。（3）、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性。财务负责人签字完后，交给应付账款会计。应付账款会计将付款申请单后的附件抽离后作为转账凭证的附件，并将相应的转账凭证号登记在付款申请单右上角。付款申请单作为日后付款的附件。应付账款会计据此更新共享文件夹里的吊机费明细表，每周二发邮件给采购相关业务负责人，由财务经理安排本周付款额度。2、 合同分包款（包工包料）合同分包费只支持收到货物或提供服务且收到发票后付款 授权审核流程：采购经理填写付款申请单应付帐款会计签字财务负责人签字银行出纳付款 . 分包费后附单据：首次附合同、发票、项目经理确认工程节点的邮件 授权审批人审核要点： （1）、不论分包合同是哪个部门负责对外接洽，都需报备采购部经理，报总经理审核，并由其统一安排付款事项，采购部经理审核本公司是否能自行承接该项目，评估自行承接和外包的性价比，审核价格是否合理。 （2）、应付帐款会计审核要点：审核发票的真实性及合法性，审核分包合同对应的付款节点是否与项目经理书面确认的工程节点一致，审核付款金额与发票、合同对应的条款是否一致，并在相应的分包合同台帐中进行登记。（3）、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性。财务负责人签字完后，交给应付账款会计。分包合同由应付帐款会计保管。应付账款会计将付款申请单后的附件抽离后作为转账凭证的附件，并将相应的转账凭证号登记在付款申请单右上角。付款申请单作为付款的附件。应付账款会计据此更新共享文件夹里的分包合同明细表。3、 纯劳务分包款 授权审核流程：项目经理填写付款申请单工程部区域经理签字工资组相关人员签字财务负责人签字银行出纳付款 分包费后附单据：首次附合同、项目经理确认工程节点的邮件 授权审批人审核要点：（1）、项目经理必须在项目预算定额内支付该笔款项，填写付款申请单前必须在人工费ERP系统里录入接受预算管控（2）、区域经理确认项目外包事项的真实性，是否确属公司工人资源短缺（3）、工资组相关人员确保清包费已录入ERP系统，手续完备，并在预算定额之内（4）、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性。未上ERP公司 比照*，有区别的是：付款申请单手工填写，采购入库单提供一式四联中的财务记帐联。第三条、付款方式：付款方式主要有现金、网银、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，提倡款项的支付以网银或银行承兑汇票付款为主，原则上超过2000元的业务或经常性的供应商款项均以网银或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。付款方式必须在付款申请单上注明，财务部按照要求的方式支付。具体付款方式及相关要求如下：1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关授权人员审核的用款申请后，视其具体情况分别处理：（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认并全程陪同领取现金，来人需出示对方业务单位的加盖行政公章或财务公章并注明来人身份证号的委托收款证明，经确认无误的，来人附上身份证复印件，并在报销凭证领款人处签名。（2）、本公司员工带现金外出采购业务：单笔（含）超过5000元以上的现金报销需经总经理批准。 2、网银付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理网银业务。退汇重办业务：是指出纳已办理网银付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常网银付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：（1）、收款单位提供收款信息有误的或公司采购（或劳务）业务经办人在填写付款申请单、维护ERP供应商信息工作失误的，由应付账款会计负责重新维护ERP供应商信息且出具付款申请单后办理付款。 （2）、银行出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新办理网银汇款。（3）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原网银退汇单据并重新办理付款。3、承兑汇票付款：（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取（来人身份确认程序及提供单据同收款人上门收取现金），另需提供加盖对方公司财务专用章的收据，经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续，且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。（2）、如收款人不能上门收款，需以EMS付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），采购业务经办人需事先取得对方公司加盖财务专用章的收据交给出纳，出纳在“被背书人”栏内必须填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴，采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，由采购业务经办人办理后续EMS手续。4、转帐支票付款：（1）、对于采购经办人需带支票提货业务，银行出纳在开具支票时必须填写收款人抬头全称，并在支票正面加盖“不得背书转让”章。原则上金额必须填写，如不知道准确金额，让采购经办人估算大致金额，如金额区间在几千元的，银行出纳必须在数字万字头里写上“￥”，其他依次类推，票头由采购经办人签字。（2）、对购货单位经办人领取支票，必须由本单位采购经办人陪同，其他操作同上，票头由购货单位经办人签字。第四条、各种情况下采购（或分包、劳务）业务发票的规定：（一）、采购（或分包、劳务）发票标准要求及处理：1、原则上单次采购金额在500元以上的材料物资（含办公用品、固定资产、汽车加油、维修、上海部分营改增试点的咨询服务等）均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起180天内），财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具普通发票；所有建安工程吊机费、建安分包业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。不允许与合同不符的代开发票，税务局代开的除外。对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及发票抬头必需一致。如合同及发票抬头单位指定收款人的，需提供发票抬头单位出具的加盖公章的委托收款协议，并注明理由和金额，并注明“相关法律风险由发票抬头单位承担”语句。大金额业务的供应商不允许使用万元版发票，原则上要求供应商开具的发票能对应相应的采购订单和入库单，避免入库单分拆。采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录，应付账款会计和财务负责人对发票的合法性负责。2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。3、财务发票处理：对材料采购、工程吊机费、工程分包费的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理。（二）、发票的取得时限管理规定：1、所有采购结算发票（含运费结算发票）各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得并在ERP系统里办理发票登记，交财务部办理结算手续。工程性支出如吊机、分包发票的取得时限为付款前。对于预付货款，采购发票必须随货同至。对于货到当月发票不到或发票到而未录入系统的，由应付帐款会计汇总。25日以后货到的，发票最迟可在下月底前取得并录入系统。对于未按照指定时间点催收发票并将发票录入系统的，由财务部报采购部名单，作为考核采购人员的依据。供应商发票直接对接人为公司相应采购经办人。采购部建立供应商发票登记制度，并与财务应付帐款会计办理签收登记。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，并由业务经办人负责发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。尤其对预付款的后取得发票业务，上述凡是对公司造成税额损失的，报人事行政部差错备案，参照公司奖惩制度给予处罚。2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时书面邮件给应付帐款会计，说明原因及处理方案，报财务部应付帐款会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，财务部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以财务部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。3、会计年度终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当年度已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至财务部。第五条、财务部集中办理付款业务时间及付款时限规定：财务部受理现金、银行付款、承兑汇票付款业务时间：每周五（紧急付款除外）。银行付款的，采购业务经办人应将授权审批手续齐备的单据于周四下班前交给财务负责人，财务负责人于每周五安排出纳付款。具体的付款时限及责任划分如下：（1）、对于经财务负责人核准可支付并已传递到财务部出纳员处的付款申请单，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款。无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。对因资金紧张确实无法支付的，由财务负责人应及时和相关用款部门沟通协调，待资金充裕时及时安排付款。 （2）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，违背付款流程审核制度或超出财务部业务受理时间的或其他原因，业务经办人在提交付款申请单时，必须在财务部和相关领导逐一电话确认，先付款，由出纳在单据上贴报事帖，后补手续，否则造成因迟付款而延误生产的，由相关当事人承担责任。（3）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。第六条、定期对帐制度：采购业务经办人设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不符。该备查帐必须与财务部在网上开放共享。为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，财务部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为每年一次，时间为每年7-8月；在核对过程中有疑问的，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于核查当月月底前交财务部应付帐款会计处，由后者核对。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，财务部不安排相应供应商的付款。第七条、本制度经总经理签字批准之日起执行第八条、本制度由财务部负责解释及修订（ 附件：1、固定资产申购单2、开票资料电子档）         编制： 日期：审核： 日期：批准： 日期：专心-专注-专业