销售合同评审工作程序(共7页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上 1. 目的在同客户签定合同前，对客户及公司的要求和期望进行评审, 确保有能力满足客户的要求并保证公司的的利益。2. 范围适用于公司的所有销售合同。3. 职责3.1销售机构: 负责与客户的沟通和接触, 协调用户与公司内其他部门的联系;负责合同文稿的草拟,整理与递交;负责合同的初步评审,协调有关合同信息的传递与反馈，负责合同执行过程中有关联络与协调工茧作。3.2商务部: 销售合同中商务部分的评审以及组织销售合同的整体评审并签定合同；负责已签定合同订单的下达与监督执行，与有关部门协调合同执行过程中发生的各类问题。3.3总工: 负责组织销售合同中技术保证能力的评审，签署技术终审意见。负责组织完成产品的实现，进行过程监督，与有关部门协调合同执行过程中发生的各类问题。3.4生产部门: 销售合同中交付能力的评审与下达生产任务的按时保质完成。3.5总经理: 特殊项目销售合同评审结果的批准或签署意见；负责合同执行过程中重大问题的协调与所需资源的提供与总体调配。4. 工作程序工作流程岗位 相关文件客户信息接收 注解1销售工程师 定单平台项目登记表办事处商务秘书 合同及附件草稿 合同变更协议草稿初步评审 注解2大区商务助理/大区技术支持 定单平台项目登记表大区销售经理 合同会签表 合同及附件草稿 合同变更协议草稿传递合同 注解 3 合同及附件草稿大区商务助理 合同会签表 合同变更协议草稿汇审合同 注解 4商务部 合同及附件草稿生产工厂 合同会签表 总工 合同变更协议草稿审批合同 注解 5商务部经理/总经理 合同会签表(或更改件) 反馈大区 注解 6商务部经理 合同及附件修改定稿 大区商务助理 合同变更协议定稿 合同会签表 发出合同 注解 7商务部 合同及附件正本 大区商务助理 合同变更协议正本归档记录 注解 8商务部 合同会签表 合同及附件正本 合同变更协议合同执行 注解 9 商务部/总工/ 工厂/ 定产任务单/采购任务单/生产计划/ 研发部/计划储运部/ 排产计划/采购计划/项目运行表/ 销售/服务 生产日报表/发货通知单/货物到货验收单/开机调试报告等5. 程序注解注解1客户信息接收1.1 销售工程师通过TEL / FAX / E-MAIL 或拜访方式接收客户合同意向或变更的有关信息, 并填写最终有效的定单平台项目登记表,交至办事处商务助理,由商务人员根据有关信息要求草拟合同文稿及有关附件,合同变更协议；1.2办事处商务助理以直接、传真或邮件的方式将定单平台登记表,合同草稿或合同变更协议传递给大区商务助理, 进行初步评审。注解2初步评审合同2.1大区商务助理接到办事处商务传来的定单平台项目登记表,合同草稿或合同变更协议后,召集大区技术支持进行初步评审, 填写合同会签表并对评审对象进行初步修改；2.2大区销售经理审批初步评审结果并在合同会签表上，明确填写对合同或更改协议的审批意见；2.3大区经理可授权在其外出时，由大区商务助理代其行使签字或签署意见的权利,但前提是大区商务助理必须事先与大区销售经理进行口头上的沟通。注解3传递合同3.1大区商务助理将合同草稿,需要评审的其它附件或合同更改协议, 合同会签表初评报告以FAX 或E-MAIL 方式传递给商务部经理。注解 4汇审合同4.1商务部收到以上文件,有特殊货期(非常规货期或超出当期生产能力范围的)或技术要求时，会同生产厂长、总工进行合同会签，并填写合同会签表；生产厂长负责常规订单（无特殊技术要求）非标货期的评审，总工负责非标技术订单的技术要求及货期的评审和最终确认。 厂长和总工可授权有能力的人承担相应评审工作，但须对相应评审结果负责。4.2汇审方式原则上为在合同会签表上书面签署意见，特殊情况下可采取电话、E-MAIL 、FAX确认方式进行，需要时应在会签表上做相应备注说明。4.3合同评审一般应在接到完整的合同草案等相关资料后2天之内完成。4.4特殊情况下的合同评审程序:对于设置了大区商务经理或给予一定评审授权的销售大区,在授权范围内的合同评审流程无须经过北京商务部的审批,可在大区层面直接组织完成评审，常规订单货期和非标技术订单的确认可直接与生产工厂或总工联系。此种情况下公司对大区商务经理的授权相当于原大区商务助理及商务部经理,对大区销售经理的授权相当于总经理。注解5审批合同5.1合同评审结束如各项内容同客户可以达成一致, 由商务部经理直接在会签表上签字，合同文本盖章；5.2如不能达成一致,由商务部经理报总经理，由总经理做出是否签定合同的决定。 如不同意则该合同终止；如同意，则必须在评审报告上签署对不同意见的协调解决办法。必要时总工/工厂厂长需组织技术、制造、采购等有关部门制定相应质量计划或执行质量策划控制程序。5.3如价格问题超过公司设定底限,应由商务部经理将有关情况上报主管财务的副总经理，由主管财务的副总经理根据公司的最低毛利情况经过仔细核算后报请总经理进行最终裁决。由总经理审批的合同必须由本人签署意见, 如因特殊原因不能当时签字,事后应由商务部经理负责落实补签。注解 6反馈大区6.1商务部经理将最终审批结果在合同终审结束后当天内，书面反馈给大区商务助理及大区经理。6.2大区商务助理根据审批意见通知销售工程师与用户签定正式合同。注解 7 发出合同7.1商务经理将打印好的合同或合同变更协议加盖合同章后(注意全部合同要求加盖骑缝章)，根据具体情况寄给大区商务助理或办事处，由大区商务助理通知办事处销售工程师与客户签定合同。客户盖章签字及我方代表签字后，由办事处商务将公司要求的合同正本份数直接寄给商务部经理, 同时COPY一份给大区商务助理备案，商务部经理收到合同正本后需再次核对无误。注解 8归档记录8.1 商务部将收到的正式合同文本、变更协议、附件和合同会签表及相应质量计划等整理归档，合同收款管理登记录入。注解 9合同执行9.1生产计划由销售订单、预产和内部订单（如研发部门的非销售订单技改或新产品的加工）三部分组成，均以商务部下达的定产任务单为执行依据。(1) 商务部下达定产任务单范围为工厂厂长、制造部经理、计划储运主管、采购部经理、生产财务主管、总工和研发部经理(仅非标技术或新产品)等有关部门及人员。(2) 预产部分生产订单的下达由商务部经理与工厂厂长确定，并经过主管财务副总经理的审批通过。(3) 内部使用的产品，由需求部门报总经理批准后，转商务部经理安排下达定产任务单。厂长或其指定人员综合以上三方面的需求，结合当前生产综合能力，按生产系统管理方案规定的时间制订生产计划或滚动计划，按生产报表系统规定的范围报公司层面讨论最终审批确定。厂长或其指定人员将批准后的生产计划、后续追加计划发送给制造、计划储运、采购、技术、生产财务、商务等有关部门遵照执行。由工厂厂长负责生产计划的监督执行、需要时的工作协调和最终货期的确认，必要时可报请公司层面上讨论协商。9.2 当需求与生产计划或公司综合能力有冲突时，生产厂长应报请总经理召集商务部经理、销售经理、工厂厂长和生产财务主管等召开月/周生产计划协调会进行协商确定，由工厂厂长或其指定人员据此对生产计划进行调整。必要时可报请公司总经理裁决，并做必要的工作协调。销售订单的优先次序调整安排由商务部经理与各有关销售负责人沟通协调确定。销售负责与顾客的沟通与协调。9.3 制造部经理依据下达的生产计划，制订工厂排产作业计划组织生产,并在需要时（相关方的要求或备料等情况）对生产排产作业计划进行调整。制造部门生产动态信息应按生产报表系统规定的部门及人员反馈，以保证有关部门信息的及时掌握和在需要时可采取应急措施。9.4 计划储运部负责按工厂下达的生产计划及服务需求导致的备品备件采购任务单，按生产系统管理方案要求制订采购计划，报批后由采购部实施相应采购计划，保证物料的及时保质供应。具体工作程序按采购控制程序执行。9.5 技术部门与工厂等相关部门应执行合同评审形成的相应质量计划或质量策划，保证相应订单的正常执行。9.6 商务部负责监督合同的执行。9.7 在合同执行过程中，如客户方提出更改或特别要求，应进行再次确认、备案和相应处理，流程同4.19.6。6. 相关文件:序号名 称编号产生部门保存部门1XXXX-商-F-04商财部商财部、销售大区2XXXX-商-F-05商财部商财部、生产厂长、生产保障部专心-专注-专业