第6章Excel制表基础与数据共享ppt课件.pptx

在此输入您的封面副标题第6章Excel制表基础与数据共享数据的输入和编辑单元格和工作表修饰工作簿和工作表操作Excel数据共享231、常用术语工作簿工作表单元格名称框编辑栏42、数据输入数值输入数字后按Enter键，Excel将自动判断为数值。文本文本由汉字、字母、数字及各种符号组成，通常输入后按Enter键。注意：有一类文本比较特殊，这类文本全部是由数字构成，如序号、身份证号等，输入时首先在单元格中输入一个西文字符单撇号“”，然后再输入数字。例如：输入序号0123，在单元格中应该输入“0123”。日期输入日期，可以用西文字符“/”或“-”分隔日期中的年月日，例如：表示日期2021年1月1日，可以在单元格内输入“2021/1/01”或“2021-1-01”。分数输入分数，为了与文本、日期区分，输入时首先在单元格中输入数字0，然后再输入一个空格，最后输入分数。例如：表示分数1/2，应该在单元格内输入“0 1/2”。53、数据自动填充序列自动填充填充柄：利用填充柄（活动单元格右下角的绿色小方块进行序列自动填充，首先选择存放序列第一个数据的单元格，然后将光标移至填充柄，当光标变为黑色“+”号时按下鼠标左键，最后沿着填充方向拖动填充柄即可。填充完成后松开鼠标，填充区域的右下角会出现“自动填充选项”图标 ，单击该图标，可以更改所选数据的填充方式。“填充”命令：首先选择存放序列第一个数据的单元格，然后单击“开始”选项卡“编辑”组“填充”“序列”命令，接着在弹出的“序列”对话框中根据实际需要进行设置，最后单击“确定”按钮。内置序列填充Excel中存在一部分系统自定义的可以直接使用的序列，这类序列称为内置序列，如“一月、二月、三月”、“星期一、星期二、星期三”等。这类序列，只需要在单元格内输入序列的任意项，拖动填充柄即可完成序列填充。6自定义序列填充对于系统未定义而用户又需要经常使用的序列，用户可以自定义序列，以便实现这类序列的快速输入。7公式填充Excel中的公式也可以进行填充。首先选择第一个单元格输入公式，然后拖动单元格的填充柄即可实现公式的填充。快速填充Excel 2016中的快速填充可以根据已有数据示例中的模式进行自动填充，是一种更为智能的填充。Excel 2016中的快速填充功能可以帮助用户实现单元格数据的批量提取、批量合并、更换顺序等效果，给用户带来更为高效的体验。84、数据验证在Excel中利用数据验证功能可以实现对输入数据的限定，输入错误时系统会自动发出警告，从而保证数据输入的准确性，防止误输入。具体操作步骤：首先选择需要限定的单元格，然后单击“数据”选项卡“数据工具”组“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框，根据需要指定数据验证的控制条件即可。95、数据编辑修改数据在Excel中修改数据，可以双击单元格进入编辑状态，直接在单元格中修改数据；还可以单击单元格，然后在编辑栏中修改数据。删除数据在Excel中删除数据，可以选择需要删除数据的单元格或单元格区域，然后按Delete键；还可以选择需要删除数据的单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“编辑”组“清除”按钮“全部清除”命令。101、单元格操作选择单元格单个单元格：单击鼠标左键选择单元格。多个连续的单元格：可以按下鼠标左键不放，拖动鼠标选择；还可以先选择数据区域的第一个单元格，然后按下Shift键不放再单击选择数据区域的最后一个单元格。多个不连续的单元格：首先选择数据区域的第一个单元格，然后按下Ctrl键不放再单击选择数据区域的其它单元格。单元格操作首先选择对应的单元格，单击“开始”选项卡“单元格”组“插入”或“删除”按钮“插入单元格”或“删除单元格”命令。112、行、列操作选择行、列单行或单列：单击行号或列标。连续的多行或多列：鼠标在行号或列标上拖动选择连续的多行或多列。不连续的多行或多列：按下Ctrl键不放再单击选择不连续的多行或多列。行、列操作行、列操作包括插入行列、删除行列、调整行高和列宽、隐藏行列、取消隐藏行列等。123、单元格格式设置单元格格式包括单元格的数字、对齐、字体、边框、填充和保护。具体的操作方法：首先选择设置的单元格，然后单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”按钮“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，如下图所示；或者右击设置的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框。134、套用表格格式套用表格格式Excel中自带了多种表格样式，这些样式是字体格式、表格边框、填充背景色、填充图案等格式的集合，用户可以通过内置样式的应用快速地实现表格格式化。 具体的操作方法：首先选择单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“样式”组“套用表格格式”按钮，打开内置的样式列表，如右图所示，最后选择一个内置的样式单击即可。14套用单元格格式Excel中自带了多种单元格样式，这些样式是单元格数字、边框、填充等格式的集合，用户可以通过内置样式的应用可以快速地实现单元格格式化。具体的操作方法：首先选择单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“样式”组“单元格样式”按钮，打开内置的样式列表，如右图所示，最后选择一个内置的样式单击即可。155、条件格式Excel的条件格式功能是通过设定条件快速地选定单元格并为选定单元格设置某种格式。例：将成绩表中85分及85分以上的单元格设置为蓝色填充红色字体显示。具体操作步骤：（1）首先选择单元格区域B2：D7，然后单击“开始”选项卡“样式”组“条件格式”按钮“新建规则”命令，弹出“新建格式规则”对话框，如图6- 21所示。（2）首先在“选择规则类型”列表框中选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，然后在“只为满足以下条件的单元格设置格式”区域设置：单元格值大于或等于85，如图6- 21所示，接着单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框，设置蓝色填充红色字体，最后单击“确定”按钮。161、工作簿基本操作新建工作簿单击“文件”选项卡“新建”命令，在右侧显示的可用模板列表中选择需要的模板单击即可。通常情况下，新建工作簿是新建一个空白工作簿，新建一个空白工作簿可以在所示的模板列表中单击“空白工作簿”，也可以通过快捷键Ctrl+N来新建。保存工作簿首先单击“文件”选项卡“保存”或“另存为”命令，或者单击快速访问工具栏上的“保存”按钮 ，在右侧显示的“另存为”界面中选择存储位置，然后在弹出的“另存为”对话框中选择保存位置和保存类型，再输入文件名，最后单击“确定”按钮。17工作簿加密方法一：首先保存工作簿，在保存时弹出的“另存为”对话框中单击“工具”按钮，然后在下拉列表中选择“常规选项”命令，弹出“常规选项”对话框，如图所示，输入密码。18工作簿加密方法二：首先单击“文件”选项卡“信息”命令，然后在右侧显示的界面中单击“保护工作簿”按钮，弹出下拉列表，接着单击“用密码进行加密”命令，在弹出的“加密文档”对话框中输入密码，如图所示。19关闭工作簿与退出Excel关闭工作簿：单击“文件”选项卡“关闭”命令，关闭当前工作簿而不退出Excel。退出Excel：单击Excel标题栏右侧的“关闭”按钮 退出Excel。202、工作表基本操作设置默认工作表数量默认情况下，Excel 2016的工作簿显示一张工作表。如果需要更改默认显示的工作表数量，可以单击“文件”选项卡“选项”命令，然后在弹出的“Excel选项”对话框中单击“常规”标签，接着在“新建工作簿时”栏中的“包含的工作表数”框中输入默认显示的工作表数量，最后单击“确定”按钮即可。退出Excel后，再次新建工作簿打开时，之前的设置生效。工作表的编辑工作表的编辑包括插入工作表、移动或复制工作表、删除工作表、工作表重命名、隐藏工作表等。21工作表的保护保护工作表：默认情况下，为工作表设定保护之后，该工作表的全部单元格均被锁定而不能进行修改删除。具体操作方法：首先单击“审阅”选项卡“更改”组“保护工作表”按钮，弹出“保护工作表”对话框，如图所示，然后在“取消工作表保护时使用的密码”框中输入密码，用于取消保护，接着在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户能够修改的项，最后单击“确定”按钮再次确认输入密码即可。撤消保护：如果需要撤消工作表的保护可以单击“审阅”选项卡“更改”组“撤消工作表保护”按钮即可。22工作表的打印用户在打印Excel表格之前，为了获得更佳的打印效果，应该对工作表的纸张方向、纸张大小、页边距、页眉/页脚等进行适当的调整。具体操作方法：首先选择指定工作表，然后单击“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角“页面设置”按钮 ，弹出“页面设置”对话框，进行相应设置即可。231、获取外部数据Excel工作表的数据除了可以直接输入外，还可以通过外部数据源导入，如Access数据库、文本文件、网站数据等。从文本获取数据在Excel 2016中可以通过单击“数据”选项卡下的“获取外部数据”组中的“自文本”按钮，对外部的文本文件进行导入。从网站获取数据在Excel 2016中可以通过单击“数据”选项卡下的“获取外部数据”组中的“自网站”按钮，对来自网站的数据进行导入。242、与其他程序共享数据与早期版本的Excel用户交换工作簿Excel 2016版本保存为早期版本：首先在Excel 2016中打开工作簿文件，然后单击“文件”选项卡“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下接列表中选择“Excel 97-2003工作簿（*.xls）”格式保存。注意：保存为早期版本时，Excel 2016工作簿中的部分格式和功能可能不会被保留。早期版本保存为Excel 2016版本：首先在Excel 2016中打开早期版本的工作簿文件，然后单击“文件”选项卡“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下接列表中选择“Excel工作簿（*.xlsx）”格式保存。与Word、PowerPoint共享数据在Excel 2016中可以通过单击“数据”选项卡下的“获取外部数据”组中的“自网站”按钮，对来自网站的数据进行导入。252、与其他程序共享数据与Word、PowerPoint共享数据复制粘贴：首先在Excel 2016中打开工作簿文件，复制要共享的数据，然后打开Word或PowerPoint文件，在需要共享的位置单击鼠标右键，接着在弹出的快捷菜单中选择适当的粘贴方式即可。对象方式：首先打开Word或PowerPoint文件，然后在需要共享的位置单击“插入”选项卡“文本”组“对象”按钮，在弹出的“对象”对话框中选择“Microsoft Excel 97-2003 Worksheet”命令，即在共享位置插入一个Excel表格，双击这个表格就可以进行Excel编辑。除此之外，Excel文件还可以保存为其他多种类型的文件（如PDF、网页等）并支持共享。263、宏录制宏（1）显示“开发工具”。（2）录制宏。启用宏删除宏