（高职）8.3第八章企业采购业务内部控制的流程与内容ppt课件.ppt

8.3第八章企业采购业务内部控制的流程与内容企业内部控制INTERNAL CONTROL OF THE ENTERPRISE企业内部控制应用指引7号-采购业务企业采购业务的内部控制流程及内容 高慧云 副教授编制需求计划和采购计划请购 提纲企业内部控制应用指引7号采购业务企业采购业务内控流程及内容选择供应商确定采购价格付款管理供应过程验收订立采购合同会计控制采购业务的后评价企业在健全采购业务内部控制时，应当着力从全面梳理相关控制流程入手。采购业务内部控制流程要科学合理、能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。 采购业务内部控制流程采购业务内部控制流程图按规定的权限、程序审批后执行按实际需求安排采购与企业生产经营计划相协调需求分析、库存分析方法科学、合理合理的需求计划采购计划编制需求计划和采购计划需求单填写规范资料要完备某公司制定了严格的内部控制制度，规定：各需求部门按月填报产品需用计划，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加计划也要履行上述审批程序。电子商务中心接到产品需用计划后，复核各下级单位和专业主管处室上报的产品需用计划，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。该公司拟通过以上内控措施，保证需求计划经过必要审批，并保证采购需求计划与实际需求相符。编制需求计划和采购计划请购适当授权审批建立采购申请制度申请单填写规范资料齐全使用部门、仓库、其他部门都可编制请购单2000年，山东莱州市的很多工业企业特别是国有企业把加强采购管理作为从严治企，增强企业市场的竞争力，全面推行比价采购和招标采购制度。按照规定，所有采购计划由供应部门汇总，生产、审计、供应等部门审核，分管领导签批，供应部门根据批准的计划填列采购物资价格申请单，申请单包括物资名称、规格型号、数量单价等，审计部门根据市场动态，对申请单进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公会研究同意后方可实施。对购进的物资，必须由质检部门进行严格的质量检查，对质量不合格的产品要求退货，而所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝付款。请购这些企业利用多种信息渠道，广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，进行比质比价，确定选择合理的供应商。2000年上半年该市对14家国有企业涉及的统计物资抽查，有51的物资品种降低了采购成本，与原先相比节支率达到58。不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化。仅2000年上半年，莱州市属工业企业成本费用利润率提高了063个百分点，实现管理效益1400多万元。请购供应部门根据现有存货及生产情况提出采购申请，这样既能保证存货的及时供应，又能保证存货不会过量储存导致储存成本上升或者存货浪费。山东莱州市这些企业采购业务中的前两个环节的控制内容采购申请由生产、审计和供应部门审核，可以防止供应部门由于没有其他部门的监督而独断专行导致采购的浪费行为。再次，各部门可以从该部门的角度参与购货申请计划是否合理的决策当中，这样就能更好保证采购的合理性。请购选择供应商供应商管理信息系统供应商评估准入制度供应商淘汰制度公平、公正、竞争原则择优选择供应商采购部门、使用部门对供应商进行比质比价采购部组织现场评审，相关部门参与采购部提出候选供应商名单，报采购部经理审核采购部根据审核结果确定供应商名单，报采购部经理审核，总经理审批采购部收集供应商信息采购部确定供应商等级排序名单，报采购经理审核选择供应商供应商评选控制流程上边提到山东莱州市的案例，莱州市的这些企业利用多种信息渠道，广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，进行比质比价，选择确定合理的供应商。从2000年上半年该市对14家国有企业涉及的统计物资抽查看，有51的物资品种降低了采购成本，与原先相比节支率达到58。仅2000年上半年，莱州市属工业企业成本费用利润率提高了063个百分点，实现管理效益1400多万元。选择供应商选择采购方式采购定价招标采购确定采购价格招标采购询价采购合同订货采购直接采购建立采购物资定价机制，通过询价、比价、议价和定价等程序合理确定采购价格采购价格的确定要经过适当的审核、审批招标采购的控制流程招标采购包括公开招标，邀请招标，询价竞标等方式需求部门根据大宗采购需求，填报采购申请单，经需求部门负责人审批后，由采购部门审核采购部门编制采购方案申请报告，列明拟采用的招标方式、招标拟邀请的供应商范围、评标方式、定标原则、评标委员会组成方式等内容，提交采购部门负责人或具有相关权限部门审批组织招标遵守国家法律规范企业相关规定招标企业应委托具备相应资质的招标代理机构完成招标工作采购部门组织编制招标文件招标采购的控制流程可以成立专门小组，负责招投标工作的组织、协调、管理、审核、监督和评价招标文件由采购部门负责人或其授权人审批后，向供应商发出投标邀请书和招标文件招标企业收到投标文件后，组织开标、评标工作。记录开标的全过程，并及时备案。投标文件由评标委员会进行评审，并出具评标报告n 采购部门在评标报告的基础上，编写采购结果请示报告，由采购部门负责人审批；n 审批后，根据相应权限规定提交相关部门进行审批；n 金额较大的重要项目还需要根据有关权限规定提交采购决策机构进行集体决策；n 采购决策确定后，采购部门向投标供应商发出中标结果通知书，并签订合同。进行采购决策招标采购的控制流程n对于达到招投标条件的项目是否均已纳入了招标采购范围；n公开招标或邀请招标是否按规定程序申报批准；n公开招标是否选取合适信息渠道比较广泛地发出公告，有资质的投标人是否均可以自由地报名参加投标；n邀请招标是否按统一要求向拟投标单位发出邀请，拟邀请的投标人是否在规定的人数以上；n招标工作人员是否擅自取消投标人资格，或以不合理条件限制或排斥潜在投标人，造成投标人之间不充分或不公平竞争。事前监督招投标应做好的监督控制工作n评标成员的组成是否广泛，技术专家是否充足，评标成员是否与投标单位及关联单位有个人利益关系，是否采取了回避措施；n是否按确定的邀请单位名单发出投标邀请书；是否按招标文件确定的时间、地点组织开标，邀请投标人实到数是否符合规定；n开标、中标、合同签订过程是否符合招标文件、评标办法的规定和要求；事中监督招投标应做好的监督控制工作n 标书是否经专家审核，是否经招投标领导小组集体研究确定；n 从标的编制、确定到开标，所有接触标的的人员是否有泄密行为；n 评标工作是否封闭进行；n 整个招标活动过程是否均有专人进行文字记录，并妥善保管；事中监督招投标应做好的监督控制工作n 对中标单位建立客户档案并动态跟踪客户的经营情况；n 监督合同履约过程中的变更事项以及中标人的违约记录；n抽查合同标的的执行是否与标书合同响应的一致事后监督招投标应做好的监督控制工作u 企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同。u 采购合同要准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，比如企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方等。u 采购合同要符合国家法律与企业规定，经过必要的审批程序后按照规定权限签订采购合同。 订立采购合同u 企业依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，实时掌握物资采购供应过程的情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，出具书面报告并及时提出解决方案。u 做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，科学评价供应商的供货情况。 管理供应过程确定检验方式、验收程序和标准，专门的验收机构或人员验收，出具证明采购标的抵达后，对照订单或合同进行核对对无对应采购申请表的货物，不得签收严格按照验收标准进行验收货物的外观、内部性能均应检验，必要时送交专家检验对于批量大，非贵重货物可抽验验收完毕，正常货物交仓管员或相关人员进行记录、保管或使用，有异常的货物做专项处理验收到货核对物资验收验收出具验收报告企业应当实行验收与入库责任追究制度退货管理验收报告的内容要真实，数据要准确验收过程中发现的异常情况，应及时报告，及时解决企业应当建立退货管理制度，明确规定退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等内容，并在合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。验收退货管理n对于质量上的问题，检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物验收报告”上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位；n采购部门与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予折让；n当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时将退货通知单副本寄给供应商；n 运输部门应于货物退回后，通知采购部门和财务部门。企业对采购预算、采购合同、相关单据凭证（入库单、发票）、审批程序等审核无误后，及时向供应商支付款项。第一、企业应当建立预付账款与定金的授权审批制度，特别加强对大额预付账款的监控；第二、对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断，对有疑问的预付款项及时采取措施。付款款项支付控制流程比照资金营运中的货币资金付款的控制流程企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款；应当合理选择付款方式，严格遵循合同规定，保证资金安全。预付账款和定金的控制会计系统控制应付账款会计控制 1.应付账款的记录职务必须和采购、验收、请购、付款、审批、复核等职务相分离。保证采购业务的会计记录真实、可靠；2.应付账款的有关凭证和单据必须经过必要的审核程序才能作为登记账簿的依据；3.如果供应商提供了现金折扣条件，会计部门要对折扣条件进行分析，争取最大的经济效益，同时对企业享有的折扣进行记录与核算；4.采购业务结束后供应商会向企业发送采购商品对账单，会计人员要将有关的会计凭证、账簿与对账单进行核对，检查企业的记录控制是否存在错误。采购业务的后评估采购业务的后评估企业应当定期对物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。谢 谢 聆 听 ！ 再见