（高职）项目四采购与应付款管理ppt课件.pptx

项目四 采购与应付款管理项 目 四项 目 四 采 购 与 应 付 款 管 理采 购 与 应 付 款 管 理会计信息系统应用会计信息系统应用目目录录模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知模块二模块二 系统初始化设置系统初始化设置模块三模块三 采购与应付款日常业务处理采购与应付款日常业务处理基础知识基础知识系统功能系统功能与其他子系统关系与其他子系统关系采购管理采购管理模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知基础知识基础知识系统功能系统功能与其他子系统关系与其他子系统关系应付款管理应付款管理有效供应商管理进行采购分析编制采购计划采购订单管理到货管理开票管理维护供应商关系采购与市场分析采购管理的职责采购管理的职责（一）采购基础知识模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知外外 购购内内 购购模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（一）采购基础知识请购请购订购订购到货到货入库入库发票发票结算结算采购管理的业务流程采购管理的业务流程模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（一）采购基础知识受托代销直运业务普通采购分期付款暂估业务采购退货业务采购业务采购业务类类型型模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（二）采购管理子系统的功能1.采购订单管理：根据订货数量录入、修改、查询、审核采购订单，了解订单执行未执行情况。2.采购物流管理：根据采购订单填制采购到货单，并据此生成采购入库单，在库存管理办理人库。3.采购资金流管理：依据采购到货单填置采购发票，发票审核后即形成应付账款在应付系统可以查询和制单，并依此付款。4.采购计划管理：实现在部门、业务员、存货、存货类及其组合为对象考核采购的计划数与定额数的完成情况，进行考核评估。5.价格政策：提供历次购价，并进行对比分析。 6.远程应用：可对采购订单、采购发票、到货单、付款单等进行远程录入、查询。模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（三）与其他子系统之间的关系采购采购管理子系统与其他子系统之间的数据关系管理子系统与其他子系统之间的数据关系模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知应付款管理的内容应付款管理的内容（四）应付款管理基础知识信用账款的处理入库时间及价值的确认供应商关系的管理应付票据的管理提供往来账款余额资料 账龄分析表 欠款分析 周转分析 付款情况分析提供各种分析报表模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知 采购业务 其他的应付业务（四）应付款管理基础知识应付账款管理应付账款管理主要职责主要职责模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（五）应付款管理子系统的功能应付款管理主要实现企业与供应商之间业务往来账款的核算与管理。在应付款管理子系统中，以采购发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项的支付和转账等情况，提供票据处理的功能，实现对应付款的处理。根据对供应商往来款项的核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口及操作流程等均不相同。模块一模块一 采购与应付款管理认知采购与应付款管理认知（六）与其他子系统之间的关系总账采购管理应付款管理会计报表财务分析网上银行采购订单导入导出转账发票应用函数采购成本记账凭证采购入库单可用量应付款应付款管理子系统与其他子系统之间的数据关系管理子系统与其他子系统之间的数据关系采购系统初始化 应付系统初始化参数设置期初数据录入存货采购调价参数设置科目设置期初数据录入模块模块二二 系统初始化设置系统初始化设置（一）参数设置（二）期初数据录入（三）期初记账一、采购管理初始化一、采购管理初始化一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化设置采购选项： 采购管理系统参数的设置，是指在处理日常采购业务之前，确定采购业务的范围、类型以及对各种采购业务的核算要求，这是采购管理系统初始化的一项重要工作。录入期初数据：系统名称操 作内 容说 明采购管理录入期初暂估入库期初在途存货暂估入库是指货到票未到在途存货是指票到货未到期初记账采购期初数据没有期初数据也要执行期初记账，否则不能开始日常业务（一）参数设置（一）参数设置1.业务描述：业务描述： 采购管理模块业务及期限控制：将“订单/到货单/发票单价录入方式”设置为“取自供应商存货价格表价格”。2.操作指导：操作指导： （1）执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【设置】命令，打开【采购选项】窗口。 （2）按采购业务资料要求修改采购管理系统参数。具体信息如图所示： 一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化（二）期初数据录入（二）期初数据录入1.业务描述：业务描述： 2019年12月20日，采购部林浩签订合同购入宝丽公司立式空调风扇150个，暂估单价400元，验收合格后入小风扇仓库。发票未收到。 分析：分析：录入期初入库单2.操作指导：操作指导： （1）执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购入库】|【入库单】命令，打开【期初采购入库单】窗口。 一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化 （2）单击【增加】按钮，按采购业务资料要求录入一张期初采购入库单信息。具体信息如图所示：一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化（二）期初数据录入（二）期初数据录入1.业务描述：业务描述： （2）2019年12月14日，购买晨瑞公司550个台式转页大风扇，采购专用发票的票号为02999487。 分析：分析：录入期初采购专用发票发票类型发票类型发票号发票号开票开票日期日期供应供应商商采购采购类型类型部门部门名称名称业务员业务员发票发票日期日期存货存货名称名称数量数量原币原币单价单价价税价税合计合计专用发票 029994872019-12-14晨瑞公司厂家供货采购部林浩2019-12-14台式转页大风扇55010062150一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化2.操作指导：操作指导：（1）执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购发票】|【专用采购发票】命令，打开【期初专用发票】窗口。（2）单击【增加】按钮，按采购业务资料要求录入一张期初专用发票信息。具体信息如图所示：一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化（三）期初记账（三）期初记账1.业务描述：业务描述： 采购管理系统期初记账。 分析：分析：采购期初记账是表面采购管理业务的往期单据录入工作已完成后，进行的期初记账工作。注意：无论有没有期初数据，都必须期初记账。一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化2.操作指导：操作指导： （1）执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【设置】|【采购期初记账】命令，打开【期初记账】窗口，如图所示。 （2）单击【记账】按钮，弹出【期初记账完毕】信息提示框。 一、一、采购管理系统初始化采购管理系统初始化（一）参数设置（二）初始设置（三）期初余额录入二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化（一）参数设置（一）参数设置1.业务描述：业务描述： 常规：“单据审核日期依据”选择“单据日期”。 凭证：“受控科目制单方式”选择“明细导单据”，“采购科目依据”选择“按存货分类”。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化2.操作指导：操作指导：（1）执行【业务工作】|【财务会计】|【应付款管理】|【设置】|【选项】命令，打开【账套参数设置】窗口。 （2）打开【常规】选项卡，单击【编辑】按钮，使所有参数处于可修改状态。【单据审核日期依据】选择【单据日期】，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化（3）打开【凭证】选项卡，【受控科目值当凡事】选择【明细到单据】，采购科目依据与系统设置一致，无需更改，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化（二）初始设置（二）初始设置1.业务描述：业务描述： 完成应付款管理系统相应科目设置：科目类别科目类别设置方式设置方式 基本科目设置应付科目（本币）：220202应付账款一般应付账款预付科目（本币）：1123预付账款采购科目：1402在途物资税金科目：22210101应交税费应交增值税（进项税额）固定资产采购科目：1601固定资产产品科目设置0101风扇 采购科目：1402在途物资 税金科目：22210101应交税费应交增值税（进项税额） 结算方式科目设置结算方式为现金；1001库存现金结算方式为现金支票；100201银行存款中国工商银行存款结算方式为转账支票；100201银行存款中国工商银行存款结算方式为银行汇票；101201其他货币资金银行汇票结算方式为银行承兑汇票；220101应付票据银行承兑汇票结算方式为商业承兑汇票；220102应付票据商业承兑汇票结算方式为电汇；100201银行存款中国工商银行存款结算方式为同城特约委托收款；100201银行存款中国工商银行存款二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化2.操作指导：操作指导： （1）执行【业务工作】|【财务会计】|【应付款管理】|【设置】|【初始设置】命令，打开【初始设置】窗口。单击【设置科目】中的【基本科目设置】，根据要求对应付款管理系统的基本科目进行设置，如图所示。 二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化 （2）再单击【设置科目】中的【产品科目设置】，根据要求对应付款管理系统的控制科目进行设置，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化 （3）执行【业务工作】|【财务会计】|【应付款管理】|【设置】|【初始设置】命令，打开【初始设置】窗口。单击【设置科目】中的【结算方式科目设置】，根据要求对应付款管理系统的结算方式科目进行设置，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化（三）期初余额录入（三）期初余额录入1.业务描述：业务描述： 2019年12月14日购买晨瑞公司牛仔布双肩女包的应付款余额为62150元。单据单据名称名称方向方向开票日开票日期期发票号发票号供应商名供应商名称称采购部采购部门门科目科目货物名称货物名称数量数量（条件）（条件）原币单价原币单价价税合计价税合计专用发票029994872019-12-14晨瑞公司220202采购部林浩台式转页大风扇55010062150二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化2.操作指导：操作指导： （1）执行【业务工作】|【财务会计】|【应付款管理】|【设置】|【期初余额】命令，打开【期初余额-查询】窗口，单击【确定】按钮，系统打开【期初余额】窗口，单击【增加】按钮，打开【单据类别】窗口，选择“单据名称”为“采购发票”，“单据类型”为“采购专用发票”，“方向”为“正向”，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化（2）单击【确定】按钮，打开【采购专用发票】窗口，录入期初信息，单击【保存】按钮，如图所示。点击“”退出期初采购专用发票的录入。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化 （3）在期初余额明细表左上方单击“对账”按钮，单击【对账】按钮，与总账管理系统进行对账，显示差额都为零即对账正确，如图所示。二、应付款系统初始化二、应付款系统初始化模块三模块三 采购与应付款日常业务处理采购与应付款日常业务处理【工作任务概述】【工作任务概述】本模块主要处理公司商品采购与付款业务，涉及采购员岗位在采购管理系统采购订单和采购到货单的处理，以及采购专用发票的录入和采购结算，账套主管对业务单据的审核，仓库保管员对采购入库单审核，会计对采购业务制单，以及财务经理对财务相关单据审核。模块三模块三 采购与应付款日常业务处理采购与应付款日常业务处理应付款管理系统日常业务采购管理系统日常业务 签订采购合同业务 支付定金业务 分批付款业务 暂估入库业务 到货付款业务 采购退货业务 支付尾款业务 其他 付款业务 转账业务 票据管理 制单处理 其他（一）（一）采购业务流程分析采购业务流程分析1.1.采购业务处理：采购业务处理： 采购业务处理主要包括请购、订货、到货、入库、采购发票、采购结算等采购业务全过程的管理。可以处理普通采购业务、受托代销业务、直运业务等业务类型。企业可根据实际业务情况，对采购业务流程进行可选配置。 模块三模块三 采购与应付款日常业务处理采购与应付款日常业务处理业务业务1 1：签订采购合同业务：签订采购合同业务2020年1月2日，林浩与宝丽公司签订采购合同，编号为G0101，订购立式空调风扇300个，无税单价400元，增值税为13%，要求本月9号到货。业务业务1：签订采购合同业务：签订采购合同业务【业务【业务概述概述】指的是签订采购合同（即采购订单）业务。需要对采购订单进行录入与审核。采购员林浩录入采购订单，账套主管张文轩进行审核。【业务【业务内容内容】业务业务1：签订采购合同业务：签订采购合同业务【业务【业务处理流程处理流程】（1）采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购订货】|【采购订单】命令，打开【采购订单】窗口。（2）点击【增加】按钮，根据采购合同信息录入采购订单内容，保存并审核，如图所示。业务业务1：签订采购合同业务：签订采购合同业务【操作指导操作指导】业务业务2 2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务业务业务2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务一、业务描述一、业务描述 2020年1月7日，林浩与晨瑞公司签订采购合同，编号为G0102，订购遥控大风落地扇500个，无税单价200元，增值税为13%，双方约定同时间用电汇支付定金4000元（电汇票号15896876）。要求本月11日到货，验收合格后7日内以电汇方式支付剩余货款。【业务说明业务说明】本笔业务是签订采购合同、支付定金业务。需要对采购订单进行录入与审核，预付款类型的付款单录入、审核，并进行制单处理。二、业务分析二、业务分析业务业务2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务三、业务流程三、业务流程【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入和审核采购订单出纳：出纳：填制付款单会计：会计：付款单审核并制单业务业务2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务四、岗位分工四、岗位分工五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购订货】|【采购订单】命令，打开【采购订单】窗口。1.采购人员填制和审核“采购订单”2.出纳人员填制“付款单” 业务业务2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务3.会计人员“付款单”审核并制单业务业务2：支付定金的采购业务：支付定金的采购业务业务业务3 3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务一、业务描述一、业务描述2020年1月7日，林浩与宝丽公司签订采购合同，编号为G0103，购买530个吊顶电风扇，无税单价150元，增值税率13%，合同签订后取得全额增值税专用发票（票号07005681），并用电汇支付合同总金额30%（票号15897013），要求本月13日到货，验收合格后30日内支付余款。业务业务3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务本笔业务是签订采购合同、处理票到货未到的在途业务、现付30%货款的采购业务。需要进行采购订单的录入与审核、采购专用发票的录入及现付：审核应付单据并进行制单。采购员林浩录入采购订单；账套主管张文轩审核；采购员林浩录入采购发票并现付；杨明负责应付单据审核，马丽负责制单。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入和审核采购订单，录入采购专用发票并现付会计：会计：应付单据审核并制单四、岗位分工四、岗位分工业务业务3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购订货】|【采购订单】命令，打开【采购订单】窗口。1.采购人员填制和审核“采购订单”2.采购人员填制“采购专用发票”并现付业务业务3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务3.会计人员应付单据审核制单业务业务3：分批付款的采购业务：分批付款的采购业务业务业务4 4：暂估入库业务：暂估入库业务一、业务描述一、业务描述2020年1月9日，收到上月14日从宝丽公司购买，暂估入库的立式空调风扇的专用发票，发票号为07099115，发票标明立式空调风扇150个，无税单价400元，同日财务部门电汇支付全部价税款，电汇票号为10369875。业务业务4：暂估入库业务：暂估入库业务【业务说明业务说明】 本笔业务是对暂估业务进行处理，需要进行采购专用发票的录入与现付、采购成本结算、结算成本处理、应付单据审核、票到回冲等操作。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务4：暂估入库业务：暂估入库业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入采购专用发票并现付，采购结算会计：会计：应付单据审核并制单库管人员：库管人员：结算成本处理四、岗位分工四、岗位分工业务业务4：暂估入库业务：暂估入库业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购发票】|【采购专用发票】命令，打开【采购专用发票】窗口。1.采购人员填制“采购专用发票”并现付、结算2.会计人员应付单据审核 业务业务4：暂估入库业务：暂估入库业务3.库管人员结算成本处理并制单业务业务4：暂估入库业务：暂估入库业务业务业务5 5：到货付款业务：到货付款业务一、业务描述一、业务描述2020年1月9日，采购合同G0101订购的立式空调风扇全部到货，验收合格已入小风扇仓库，收到对方开出的增值税专用发票（票号为01567832）和运费发票（票号为01585672）。以电汇方式支付采购合同G0101全部货款，及运费500元，增值税45元。电汇票号为10354568。业务业务5：到货付款业务：到货付款业务本笔业务是采购到货、入库、收到采购发票和运费发票、支付货款和运费的业务。需要进行采购到货单、入库单的录入与审核，采购专用发票和运费发票的录入与现付处理，对应付单据进行审核并制单。采购员林浩录入采购到货单、入库单、采购专用发票与运费发票并作现付处理；账套主管张文轩审核采购到货单、入库单；杨明负责审核应付单据，马丽负责制单。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务5：到货付款业务：到货付款业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入并审核到货单，采购专用发票、发票现付、手工结算会计：会计：应付单据审核并制单库管人员：库管人员：录入并审核入库单四、岗位分工四、岗位分工业务业务5：到货付款业务：到货付款业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购到货】|【到货单】命令，打开【到货单】窗口。1.采购人员填制并审核“到货单”业务业务5：到货付款业务：到货付款业务2.库管人员填制并审核“入库单”业务业务5：到货付款业务：到货付款业务3.采购人员填制“采购专用发票”并现付、结算业务业务5：到货付款业务：到货付款业务4.会计人员应付单据审核制单业务业务5：到货付款业务：到货付款业务4.会计人员应付单据审核制单业务业务5：到货付款业务：到货付款业务业务业务6 6：采购退货业务：采购退货业务一、业务描述一、业务描述2020年1月10日，对2日林浩从宝丽公司订购（合同编号G0101）的300个立式空调风扇进行验收，检验后发现8个残次品，经与对方协商后决定即日办理退货，并收到电汇方式退还的款项3200元和增值税税额416元，并取得红字发票（票号03677776）。电汇的“业务回单（收款）”票号为10357845。业务业务6：采购退货业务：采购退货业务【业务说明业务说明】 本笔业务是部分退货和退款业务。完成此业务需要进行采购退回单、红字入库单和红字采购专用发票的录入与审核，采购结算、应付单据审核并制单操作。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务6：采购退货业务：采购退货业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入并审核退货单，采购专用发票、发票现付、手工结算会计：会计：应付单据审核并制单库管人员：库管人员：录入并审核红字入库单四、岗位分工四、岗位分工业务业务6：采购退货业务：采购退货业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购到货】|【采购退货单】命令，打开【采购退货单】窗口。1.采购人员填制并审核“采购退货单”业务业务6：采购退货业务：采购退货业务2.库管人员填制并审核“红字入库单”业务业务6：采购退货业务：采购退货业务3.采购人员填制“红字采购专用发票”并现付、结算业务业务6：采购退货业务：采购退货业务4.会计人员应付单据审核制单业务业务6：采购退货业务：采购退货业务业务业务7 7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务一、业务描述一、业务描述2020年1月11日，合同编号为G0102的500个遥控大风落地扇到货，验收合格入大风扇仓库，并取得采购专用发票，发票号为08988465。业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务【业务说明业务说明】 本笔业务是是采购到货、入库和收到采购专用发票业务。需要进行采购到货单、入库单录入和审核，采购专用发票录入、采购结算、应付单据的审核和处理等操作。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入并审核到货单，录入采购专用发票、采购结算会计：会计：应付单据审核并制单库管人员：库管人员：录入并审核入库单四、岗位分工四、岗位分工业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购到货】|【采购到货单】命令，打开【采购到货单】窗口。1.采购人员填制并审核“到货单”2.库管人员填制并审核“入库单” 业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务3.采购人员填制“采购专用发票”并结算业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务4.会计人员应付单据审核制单业务业务7：到货入库及开票业务：到货入库及开票业务业务业务8 8：到货入库业务：到货入库业务一、业务描述一、业务描述 2020年1月17日，编号为G0103采购合同的530个吊顶电风扇到货，验收合格入小风扇仓库。业务业务8：到货入库业务：到货入库业务【业务说明业务说明】 本笔业务是是采购到货、入库业务。需要进行采购到货单、入库单录入和审核，采购结算等操作。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程业务业务8：到货入库业务：到货入库业务【岗位分工岗位分工】采购员：采购员：录入并审核到货单、采购结算库管人员：库管人员：录入并审核入库单四、岗位分工四、岗位分工业务业务8：到货入库业务：到货入库业务五、操作指导：五、操作指导：采购人员登录，执行【业务工作】|【供应链】|【采购管理】|【采购到货】|【采购到货单】命令，打开【采购到货单】窗口。1.采购人员填制并审核“到货单”业务业务8：到货入库业务：到货入库业务2.库管人员填制并审核“入库单”业务业务8：到货入库业务：到货入库业务3.采购人员进行采购结算业务业务9 9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务一、业务描述一、业务描述2020年1月17日，支付合同编号G0102的500个遥控大风落地扇的剩余尾款。电汇票号为15823216。业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务【业务说明业务说明】 本笔业务是支付尾款业务。需要进行付款单录入、审核与制单，预付冲应付处理。二、业务分析二、业务分析三、业务流程三、业务流程应付款管理应付款管理应付款管理应付款管理制单预付冲应付开始付款单审核并制单录入付款单业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务【岗位分工岗位分工】出纳：出纳：录入付款单会计：会计：付款单审核制单、预付冲应付并制单四、岗位分工四、岗位分工业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务五、操作指导：五、操作指导： 出纳人员登录，执行【业务工作】|【财务链】|【应付款管理】|【付款单据处理】|【付款单录入】命令，打开【付款单】窗口。业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务1.出纳人员填制“付款单”业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务2.会计人员“付款单”审核并制单业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务3.会计人员进行预付冲应付操作并制单业务业务9：支付采购尾款业务：支付采购尾款业务