（高职）第九章沟通与协调课件.ppt

第九章第九章 沟通与协调沟通与协调学习目标：通过本章的学习，掌握沟通的含义、特点、过程原理及其重要意义；明确人际沟通的特点、组织沟通的类型、个人与组织沟通的障碍；了解有效沟通的原则、基本步骤和实现有效沟通的方法。n引例n该来的没来n张先生请四位客人吃饭，其中三位客人按时赴约，但是约定吃饭时间已经过个半个小时，第四位客人没来。张先生心理很焦急，便喃喃自语地说：“该来的怎么还没来？”已经到的客人中有一位非常敏感，听主人这样说，心理很不是滋味，心想：“该来的没来，那我难道是不该来的？”于是，起身就走了。张先生一看客人走了，意识到自己讲错话了，心理非常自责，于是喃喃自语地说：“真糟糕，不该走的走了！”留下两位客人中的一位听了这话很不高兴，气愤地说：“那我就是该走的没走的吧!”于是转身走了！n张先生急忙追到门口，慌忙对这位已经走去的客人说：“你回来吧，我不是说你呀！”但是，不仅走出去的客人没有回来，而且最后剩下的一位也终于忍不住了，大声说：“不是说他，那只能是说我了！”说着，头也不回地离开了。就这样已经到的三位客人都走了。n此案例告诉我们，在人际交往中，如果不能正确地传递和表达思想，就会引起误会，产生冲突与矛盾。组织管理中的沟通制约着管理的成效果，有效的沟通会提升管理的绩效。第一节 沟 通n沟通的概述沟通的概述n （一）沟通的含义（一）沟通的含义n沟通是指为达到一定的目的，将信息、思想和情感在个人或群体间进行传递与交流的过程。沟通是人们在社会交往中的基本需求之一。沟通的目的是为了增进相互间的理解和认同。n（二）沟通的作用（二）沟通的作用n沟通是组织管理的一个重要手段。从某种意义上讲，整个管理工作都与沟通有关，管理过程就是信息、思想、情感在个人或群体间传递的过程。在组织中，沟通的作用主要表现为：n1信息传递。在管理活动中，管理人员和下属为了解决实现问题必须进行必要的沟通，以获取与组织活动有关的各类信息。n2情感交流。工作空间和工作群体是大多数员工最主要的社交场所和社交群体，而沟通为员工提供了情感交流的机制，以交流自己的满足感、成就感和挫折感。n3增强激励。沟通可以帮助员工树立正确的世界观、人生观和价值观，端正工作态度，培养员工的积极情感，激发群体成员的工作积极性、主动性和创造性。n4加强控制。管理者通过有效沟通，宣传组织的规章制度和群体规范以及岗位责任，告诉员工可以做什么，如何来做，不可以做什么，没有达到标准时应如何改进，从而实现对员工行为的正确引导和有效控制。n（三）有效沟通的原则（三）有效沟通的原则n有效沟通则是指正确传递、接收、理解和反馈信息。要实现有效沟通必须遵循以下原则：n1清晰性原则n为有效地传递、接收、理解和反馈信息，沟通要有明确的目的、恰当的方法、畅通的渠道及适量信息内容，并且信息能被接收者识别和理解。n2完整性原则n中层管理人员位于信息沟通交流的中心，他们起着承上启下的作用，倘若高层管理者越过中层管理人员直接向有关人员下达命令或指示。信息沟通的完整性断裂了，信息中心的消失会带来信息流向的混乱。如果管理高层确实需要越过管理中层向基层发布命令或指示，高层管理人员则应事先同中层管理人员进行有效沟通。4加强控制。管理者通过有效沟通，宣传组织的规章制度和群体规范以及岗位责任，告诉员工可以做什么，如何来做，不可以做什么，没有达到标准时应如何改进，从而实现对员工行为的正确引导和有效控制。n3真诚性原则n真诚体现了尊重，是管理者在沟通中始终要坚持的重要原则，管理者在沟通中不仅应始终保持友善、礼貌的态度，专心、耐心地倾听，还必须认识到不同的观点也是有益的，并避免过早地对接收的信息做出评价。管理人员在沟通中不耐心、态度不友善不真诚或总是以领导者自居等是对沟通对象缺乏尊重的表现，这些做法往往容易引起沟通对象对管理者的对抗情绪，增加沟通的难度。n4及时性原则n信息的效率性在很大程度取决于信息的及时性。在管理活动中，及时地沟通交流能够使组织的方针政策迅速被员工了解，而组织也能更及时地掌握员工的思想、情感和态度，从而提高管理效率。n5创新性原则n变是唯一不变的真理。沟通也不例外。传统的沟通形式多是谈话、会议、报表等形式，如今，我们面对着一个科技的普及和个性张扬相结合的时代，传统的沟通方式往往不能很好地解决沟通中的问题，因而，根据信息的性质、特点结合组织所倡导的文化和沟通对象的特征采用多元化、个性化的沟通方式，应该成为管理者做好沟通所应遵循的原则。n6持续性原则n组织的管理活动一刻也离不开信息的传递，因此，管理人员在沟通中必须遵循持续性原则。沟通必须是持续的。沟通在组织的管理活动中表现的是循环往复、不间断的信息流，因此，无论是自上而下的、自下而上的，还是平级的信息传递都必须经常化、日常化，必须贯穿于管理活动的始终。n二、沟通的过程二、沟通的过程图9-1 沟通过程n接收n接收者n沟通的过程就是发送者通过一定的渠道把有一定内容的信息传递给接受者的过程，一个完整的沟通过程，如图9-1所示：n沟通过程包括以下环节：n1形成思想。即信息的发送者首先要明确进行沟通的信息内容。这里的信息可以是想法、观点和资料等。n2编码。指发送者将这些信息表达为某种或某些接受者能够理解的一系列符号，包括语言、文字、手势、图表和图片等。没有编码，信息就不能传递。n3媒体，或称沟通渠道。通过某种渠道把信息传递给对方，包括交谈、打电话、写信、写报告、演讲等。由于选择的符号不同，传递的方式也不同，通常重要或复杂的信息需要运用多种渠道来进行传递。n4接收。接受者接受这些符号，并将这些符号译码为具有特定含义的信息，包括接收、译码和理解等步骤。这个译码的过程关系到接收者是否能正确理解发送者所传递的信息，直接影响沟通效果。由于发送者翻译和传递能力的差异，以及接收者接受和解码水平的不同，信息的内容和含义有可能被理解错误。n5反馈。接收者把所收到的或理解的信息再返回到发送者那里，供发送者核查信息是否被理解，以纠正可能发生的某些偏差。包括交谈、电话、写信和写报告等。n整个沟通过程都可能受到噪声的影响。噪声就是指信息在传递过程中所受到的干扰因素，包括内部干扰因素和外部干扰因素，它可以在沟通的任何环节发生，从而造成信息的失真，影响沟通的有效性。n以上所述沟通过程既适用于人与人之间的沟通，也适用于非人际沟通（如电话、电报、传真机等通信工具之间的沟通）。n三、沟通的类型三、沟通的类型n组织中的人际沟通，是指在组织背景下发生的人与人之间信息传递和交流思想及感情的过程。由于组织中的人都身处一定的职位，都处在上下左右的关系中，并受到正式和非正式权利关系的影响，因此，对组织沟通的方式可以从不同的角度进行分类：n（一）按沟通方式分类n1口头沟通n即运用口头表达的方式进行信息传递和交流。例如，交谈、讲座、讨论会、演讲和电话等。其优点是：快速传递、快速反馈、信息量大、双方可以自由讨论、有亲切感。这对于双方统一思想、认清目标、体会各自的责任和义务有很大的好处。其缺点是：它具有时效性，有一过即逝的特点；另外传递中经过层次越多信息失真越严重，核实越困难。n2书面沟通n即用文字作为信息传播媒介来传递信息的沟通方式。例如，报告、备忘录、信件、内部期刊、公司手册和布告等。其优点是：信息内容持久、有形、可以核实和查询，这对于复杂或长期的沟通尤为重要；重要的信息沟通一般都以书面形式沟通为主，“口说无凭，立字为据”就表现出书面沟通的严肃性。其缺点是：比较呆板，不易随客观条件的改变而及时修正，不像口头沟通那样可以随机应变，也不能得到及时的反馈。n3非语言沟通n即用语言以外的非语言符号系统进行的信息沟通。它通过身体动作、面部表情、说话的语调和重音以及信息的发送者与接收者之间的身体距离来传递信息。例如，声、光信号（红绿灯、警铃、旗语、图形、服饰标志），体态（手势、肢体动作、表情）、语调等。其优点是：信息意义十分明确，内涵丰富，含义隐含灵活。其缺点是：传送距离有限，界限含糊，只能意会、不能言传。n小看板小看板9-1n桓公伐卫n春秋五霸之一的齐桓公，因为卫国不顺眼，和管仲密商伐卫之事。议罢回宫，桓公因非常宠爱卫姬，就直接去了卫姬的宫室。卫姬看到桓公，立即迎着桓公下跪请求说：“大王！请你饶恕卫国吧！”齐桓公大惊说：“我并没有要对卫国怎么样呀！”卫姬说：“平日大王下朝回来，见了我总是高高兴兴的，今天见了我就将头低下去，并避开我的目光。今天朝中的决策一定与我有关，而我一个妇道人家，有什么值得您顾虑的呢？所以一定与我的国家有关！”桓公听了，沉吟不语，几番考虑，决定不进攻卫国。n第二天早晨，与管仲晤面，管仲第一句话就说：“大王，您为何将我们的密议泄露给旁人呢？”桓公又吓了一大跳，问道：“你怎么知道呢？”管仲说：“您进门时，头是抬起的，走路步子很大；一见到我在候驾，走路步子变小了，头也低垂了，为何您看到我会不自然呢？一定是心虚，大王宠爱卫姬，一定谈了伐卫之事，莫非此事有变！”n资料来源: 管理学主编，杨浩，中国社会科学出版社，2006年 n4电子沟通n电子媒介即通过电子符号进行信息的传递。近二十年来，随着网络信息技术的发展，为组织中的沟通带来了很大的影响，人们已经逐渐掌握了应用各种电子媒介传递信息的方法。例如，传真、闭路电视、计算机网络和电子邮件等。其优点是：快速传递、信息容量大、远程传递一份信息同时传递多人、廉价。其缺点是：单向传递，电子邮件可以交流，但看不到表情。上述各种沟通方式的比较见表9-1n（二）按信息传递方向分类n1上行沟通n在组织职权层级链中，下级将信息报告给上级，是自下而上的沟通。例如，下级向上级提出自己的意见和建议。n2下行沟通 n在组织职权层级链中，上级将信息传达给下级，是自上而下的沟通。例如，上级向下级发布命令、指示、指令、指导文件和规定等。下行沟通的信息流失较为严重，见表9-2。n3横向沟通n组织结构中处于同一层级的人员或部门间的信息沟通。n4斜向沟通n信息在没有隶属关系的不同组织层次、人员或单位之间的沟通。n（三）按沟通是否存在可逆性分类n1单向沟通n信息朝一个方向传递，不存在信息反馈的沟通。其优点是 ：信息发送者不会受到信息接收者的询问，信息沟通通常比较有秩序，速度较快。其缺点是：信息接收者不能进行反馈，没有理解的信息只能强制性的接受，容易降低沟通效果。适用情况：问题简单，但时间紧；下属易于接受解决问题的方案；下属没有了解问题的足够信息，在这种情况下。反馈不仅无助于澄清事实，反而容易混淆视听；上级缺乏处理负反馈的能力，容易感情用事。n2双向沟通n信息的发送者和接收者经常双向交流的沟通。其优点是：存在信息反馈，发送者可以及时知道接收者对所传递的信息的态度，理解程度，有助于加强协商和讨论，增强了解和对发送者的理解。其缺点是：费时，速度较慢，容易受到干扰，信息的发送者的心理压力较大。如果时间允许，采用双向沟通好。使用情况：时间比较充裕，但问题比较棘手；下属对解决方案的接受程度至关重要：下属能对解决问题提供有价值的信息和建议；上级习惯于双向沟通，并且能够建设性地处理负反馈。单向沟通与双向沟通的比较，见表9-3n（四）按沟通主体不同分类n1自身内沟通n自身内沟通是发生在我们自身内部的沟通，它包括思想、情感和我们看待自己的方式。由于自身内沟通是以自我为中心的，所以，自身是唯一的发送者和接收者。n2人际沟通n人际沟通是在一对一的基础上进行的沟通，通常是在非正式、不规则的环境中。人际沟通利用了沟通中所有的要素。n3小组中沟通n小组中沟通发生在少数人员聚到一起解决某个问题时。小组必须足够小，以便小组成员都有机会与其他成员相互影响。n4公共场合沟通n在公共场合沟通中，发送-接收者（演说者）向听众发送某种信息（发表演说）。演说者通常传送一种高度结构化的信息，所利用的渠道与人际沟通和小组沟通相通。n5跨文化沟通n当我们谈论文化时，我们是指共有一套规范、价值观和象征的人群。跨文化沟通就是指两个或者两个以上来自不同文化的人在任何时候相互作用而产生的沟通。n n小看板小看板9-2n摩托罗拉的跨文化沟通摩托罗拉的跨文化沟通n摩托罗拉公司非常注重上级主管与员工的沟通，并且研究不同文化背景下采取不同的方式。例如，在中国，公司提倡东方传统文化中的“诚、诺、信”来营造坦诚、信用和信任的氛围，推行“肯定个人尊严”测试问卷，其中包括六个固定问题，让管理者和员工真实地表达他们对具体岗位的意义，胜任程度、培训和职业前途的认识，对工作绩效的反馈以及对工作环境的看法。调查结果按具体职能部门层层反馈，再按照不同的管理层面，与管理者和员工逐一的进行交谈。公司注意考虑员工的个人特长、兴趣和工作需要，尽量使两者达成一致。n为了实现各方面的有效沟通，公司还设立了“建议箱”和“畅所欲言箱”作为重要的信息沟通渠道。这样一来，可以使每个员工把自己工作范围内所发现的问题、提出的建议快速反映上去，使员工参与公司的管理。箱子摆放在员工最经常通过的地方，采用员工自取的固定表格，并且要求填完后必须署名，其目的是为了避免虚假问题的出现，减少无中生有，以维护正常的信息传递。而其中的意见也会被及时传递到相关部门，各部门主管必须及时把改进意见或措施反馈回去或对良好的措施加以肯定，对解决不了的问题必须说明原因。这些反馈通常在公司壁报专栏中及时刊出。这样做的目的：一是达到及时反馈改进工作的目的；二是使工作得到有效的监督。n资料来源：世界500强企业管理法则，邱庆剑，机械工业出版社，2006 n（五）按沟通的组织系统分类n1正式沟通n即按照组织设计中事先规定好的结构系统和信息流动的路径、方向和媒体等进行信息沟通。其优点是：正规、严肃、富有权威性；参与沟通的人员普遍具有较强的责任心和义务感，所沟通的信息准确性及保密性容易得到保障。其缺点是：比较刻板，缺乏灵活性，信息传播范围受限制，传播速度比较慢。n2非正式沟通n即正式组织途径以外的信息沟通方式，主要是通过个人之间的接触来进行的，是正式沟通不可缺少的补充。其优点是：信息传递速度快；信息量大，覆盖面广；其缺点是：随意性强，信息扭曲和失真的可能性大。正式沟通与非正式沟通的比较见表9-4。n小看板小看板9-3n非正式沟通的特点n在非正式沟通中，最容易导致“小道消息”的蔓延。美国心理学家戴维斯（K.Davis）教授曾经对小道消息问题进行了专门研究，指出小道消息的五个特点：n1新闻越新，人们谈论得越多；n2对人们工作有影响的，最为人们所谈论；n3人们所熟悉的，最为人们所谈论；n4与人在工作上有关系时，最可能牵涉在同一传言中；n5人与人在工作中常有接触时，最有可能牵涉在同一传言中。n资料来源：阮文彪 主编。管理学原理。中国农业大学出版社，2007年 n四、沟通网络四、沟通网络n所谓沟通网络是指组织中沟通渠道的结构和形式。一种网络不同于另一种网络的基本特征主要是沟通渠道的数量、分布以及沟通是单向还是双向的。n正式沟通网络n在正式组织环境中，信息沟通网络的形态主要有链式、轮式、Y式、环式和全通道式五种。具体形式及特点见表9-5所示n2正式沟通的方法n在组织正式沟通的过程中，常用的方法有发布指示与请示汇报、会议制度和个别交谈等。n（1）指示。上级管理者向下级人员发布指示或命令是一种比较常见的沟通方法。上级管理者一般是要把传递的信息变成指示或命令，通过组织的层级职权隶属关系，并借助于组织内部的信息传递网络向下级传递，从而达到沟通的目的。作为发送信息的上级管理者，在发布指示时要注意指示或命令内容的准确性、可理解程度，还要注意发布的方式。n（2）请示。下级向上级表达要求的一种常用的沟通方式。它可采用书面和口头两种方式。简单的内容可采用口头方式，如果内容比较复杂且涉及面较广，一般应采用书面形式。n（3）汇报。下级在执行上级指示及完成工作任务过程中，将其所遇到的困难与问题、工作进展情况等向上级反映或提出设想的一种沟通方法。汇报可采用口头汇报或书面汇报两种方式。内容比较复杂、影响面较宽或涉及比较重要的内容时，应采用书面形式。n（4）会议。通过召开各种会议（如座谈会、讨论会等）进行信息的沟通。会议是自古以来就有的一种沟通方法。通过会议，人们可以沟通信息、交流思想、统一认识。n（5）个别交谈。在组织内或组织外，人们利用正式或非正式形式，同沟通对象进行面对的直接交谈。这种方法由于是面对面且参加者极少，因而比较直接，也容易达到沟通目的。但在个别交谈时，要注意不能带有个人成见，不要先入为主，要善于启发诱导并耐心听取对方的意见，同时最好营造一种融洽、亲和的谈话氛围，这样会使谈话的效果最佳。n （二）非正式沟通（二）非正式沟通n1非正式沟通网络n正式沟通提供信息的“骨架”，而非正式沟通则提供信息的“血”和“肉”，包括各种各样的观点、猜测、疑问、刁难、敌意、奉承、冲突和威胁，这些都是正式沟通所不能传递的。非正式沟通的主要功能是传播管理和非管理人员所关心的信息，它取决于个人的兴趣和利益，与企业正式的要求无关。与正式沟通网络一样，非正式沟通网络也有自己的沟通模式，主要包括集群连锁型、密语连锁型、随机连锁型和单线连锁型。具体形式和特点如下表9-7所示n2对非正式沟通采取的对策n非正式沟通网络客观上存在于组织之中，无法加以消除。对此应该加以了解、适用和整合，使其有效担负起沟通的重要作用。管理者在正确运用正式沟通时，要学会正确运用非正式沟通，具体对策如下：n（1）要认识到它是一种重要的沟通方式，任何否认的态度都会铸成大错，企图采取消灭、阻止、打击的措施也是不明智的。n（2）管理人员可以充分利用非正式沟通为自己服务，管理人员可以“听”到许多从正式渠道不可能获得的信息。“知道”谁在传播这些信息，谁最喜欢这些信息，管理人员还可以将自己所需要但又不便从正式渠道传播的信息，利用非正式沟通进行联络。n（3）对非正式沟通信息中的错误必须“以其人之道，还治其人之身”，通过非正式渠道进行更正。n（4）妥善处理失真的信息。一是采取不理睬的态度，相信“事久自然明”。二是采取进攻型策略，指出失真信息的错误所在，并且尽可能地告诉所有的人。但这种方法有可能导致火上浇油，局面越发不可收拾。n五、有效沟通的障碍五、有效沟通的障碍n由于主观因素和外界干扰及其他原因，在沟通过程中经常出现信息被丢失或被曲解，使得信息传递无法正常进行或不能达到传递的预期效果的现象，我们称之为沟通障碍。n（一）信息发送方面的障碍n沟通的首要工作是信息发送者对要传递的思想进行编码，使之成为可以进行传递的信息。编码的质量会极大地影响信息沟通的总体效果。一般来说，影响信息编码质量的因素主要有三个：n1表达能力。有效沟通的最基本条件是，编码者必须具有良好的口头或书面表达能力以及逻辑推理能力。作为信息源的发送者如果不能进行正确的信息编码，不能准确地把自己所要表达的内容传递出去，信息在传递的第一个环节出了问题，必然使接收者出现茫然，难以解码所收集的信息。n2知识经验，任何人都无法传递自己不知道的东西。由于人的个性及知识经验的差异性，如果信息发送者在某些问题上所掌握的知识或所拥有的经验有限，就可能影响所传递的信息质量。如果信息发送者与信息接收者之间有共同的经验，就比较容易实现沟通信息的目标。n3发送者信誉。沟通中人们经常发现，在沟通内容及沟通对象相同的情况下，不同的信息发送者可能会收到不同的效果，这说明人们对信息发送者的信任程度会影响沟通的效果。如果对发送者是信任的，沟通就会顺畅。相反，如果信息发送者的能力不强，人品差、威望低，接收者对他具有不信任感，就会在情感上加以拒绝。n（二）信息传递渠道的障碍n1信息传递手段的障碍。在当代信息沟通中，运用现代信息技术手段传递信息越来越广泛，从而极大提高了沟通的效率。但是，一旦这些手段发生了故障也会影响沟通的顺畅进行。例如，召开大会时，扩音器的噪声过大，就会影响报告的效果。因而，在信息沟通中，应尽可能地选择提高质量或保证效率的沟通工具。n2传递渠道的障碍。信息沟通是在一定的信息传递渠道中进行的，如果信息渠道不畅通，必然影响沟通的效果。一般来说，信息渠道故障主要表现在如下两个方面：n（1）传递环节过多。信息在传递过程中，会发生损耗。信息传递的环节越多，信息损耗就会越严重，信息失真、歪曲和丢失的可能性就越大。据研究信息量从最高处逐级传达到基层时只有原来的1/5。所以，尽可能地减少沟通的层次，防止信息被过多地过滤。n（2）缺乏及时反馈。信息的沟通应该是双向的，在某些企业内部，从上到下的下行沟通渠道是畅通的，但从下到上的上行渠道却形同虚设，高层管理者往往得不到来自基层的信息反馈，由此使沟通效率降低。n（三）信息接收者的障碍n1理解能力。这同发送者发送能力障碍是相同的。如果信息接收者的素质差、理解能力不强，不具有信息发送者编码时所认定或设定具有的知识水平，这就可能对正常的信息产生误解，以至于妨碍正常的沟通。n2信息过量障碍。接受者收到过多的信息时，就可能使一部分信息被忽略，这应引起信息发送者和接收者双方的重视。在信息化的社会里，一个人所接收信息量是非常多的，信息接受者不可能对所有的信息都掌握，必然是有选择地接受信息。n（四）沟通环境障碍n1社会文化环境。不同的社会文化环境形成不同价值观念和信仰追求，这些价值观念和信仰追求又左右着人们的沟通行为。例如，在“报喜不报忧”现象盛行的社会文化环境中，许多个体都要通过对所传递的信息进行有意识的过滤筛选，从而造成沟通信息的不真实。n2噪音干扰。环境的好坏，是沟通成功的重要因素。嘈杂的环境会使信息接受者难以全面、准确地接受信息。例如，交谈时相互之间的距离、所处的场合、信息发送者和接受者当时的情绪等都会对信息传递效果产生影响。环境的干扰通常会造成信息在传递过程中的损失和遗漏，甚至被歪曲，最终造成错误的或不完整的信息传递。n小看板小看板9-4n通天塔n圣经旧约上说，人类的祖先最初讲的是同一种语言。他们在底格里斯河和幼发拉底河之间，发现了一块异常肥沃的土地，于是就在那里定居下来，修起城池，建造起了繁华的巴比伦城。后来，他们的日子越过越好，人们为自己的业绩感到骄傲，他们决定在巴比伦修一座通天的高塔，来传颂自己的赫赫威名，并作为召集全天下兄弟的标记，以免分散。大家语言相通，同心协力，阶梯式的通天塔修建的非常顺利，很快就高耸入云。上帝耶和华得知此事，立即从天国下凡视察。上帝一看，又惊又恐，因为上帝是不允许凡人达到自己高度的。他看到人们这样统一强大，心想：人们讲同一种的语言，就能建起这样的巨塔，日后还有什么办不成的事情呢？于是，上帝决定让人世间的语言发生混乱，使人们相互语言不通。人们各自使用不同的语言，感情无法交流，思想很难统一，就难免出现互相猜疑，各执己见，争吵斗殴。这就是人类之间误解的开始。n修造工程因语言纷争而停止，人类的力量消失了，通天塔终于半途而废。n团队没有默契，不能发挥团队绩效，而团队没有交流沟通，也不可能达成共识。身为领导者，要能善用任何沟通的机会，甚至创造出更多的沟通途径，与成员充分交流。唯有领导者从自身做起，秉持对话的精神，有方法、有层次地激发员工发表意见与讨论，汇集经验与知识，才能凝聚团队共识。团队有共识，才能激发成员的力量，让成员心甘情愿的倾力打造企业的通天塔。n一个人在生命的路途上前进时，若不随时与同伴交流沟通，便会很快落伍。n资料来源：中国人力资源开发网 n六、有效沟通的途径六、有效沟通的途径n（一）掌握沟通艺术的重要性n管理要以人为本，管理的核心是协调人的关系，调动人的积极性。在管理过程中始终伴随着沟通的活动，对沟通稍有疏忽，就会影响管理的有效性。所以，掌握沟通艺术，对于管理者和被管理者的相互理解，上下一致共同努力完成组织目标具有十分重要的意义。由于人有不同的个性和能力，因此没有普遍适用的沟通方式。沟通的艺术主要靠管理者自己去摸索、体会和总结，从大量的沟通实践中总结和提炼出沟通的一般规律和方法。n（二）提高表达能力n许多研究表明，经理们沟通的时间30%花在“说”上，有9%花在“写”上，因此，要克服沟通的障碍，提高沟通的有效性，就必须努力提高“说”和“写”的能力。要有效地“说”和“写”，首先要明确表达的目的，其次要有正确的表达方式。n（三）学会正确运用语言n掌握语言艺术的前提是通过学习和训练，提高自己运用文字的水平和语言表达能力，使自己的语言水平得以提高。选择沟通中使用的语言，要与沟通对象、沟通环境、沟通内容相符合。n1沟通中语言的运用首先要与沟通的内容相一致，如严肃性强的沟通内容应少用形容词，少用比喻和夸张等修辞手法；而鼓励性的宣传、演讲、倡议、大会报告则要选择带感染力的语言；在同事之间交流谈心时，要注意语言的真挚动人，以表达真诚的心愿。n2沟通中语言的运用要与对象相一致，不同的对象，理解力不同，要求也不一样。例如，工人，农民不愿听空洞、抽象的大道理，语言文字应朴实生动，有理有据，简明扼要。n3注意语言文字净化，不用不规范、不正确的文字。n4要学会用肢体语言。在面对面的沟通中，身体动作、表情和姿态等都会传递一定的信息。如在交谈中，两个人坐得很近，表明没有距离感，容易推心置腹沟通；在表扬下级时，怕拍下级的肩膀，就会加强表扬的口气；沟通中如果皱着眉头，就是不高兴的样子；而耸耸肩膀，则是无可奉告的意思。n（四）倾听的艺术n倾听是一种完整地获取信息的方法。伏尔泰说：“耳朵是通向心灵的窗户。”松下幸之助曾把自己的全部经营秘诀归结为一句话：“首先细心倾听他人的意见。”美国著名的玫琳凯化妆品公司创始人MaryKey曾说过：“一位优秀的管理者应该多听少讲,也就是上天为什么赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧。”对管理者来说，倾听不仅可以使其获得重要的信息、获得别人的信任和友谊，还可以激发对方的谈话欲望，发现说服对方的关键。但管理者要真正学会倾听，并不是件轻而易举的事情。如何才能正确的倾听？一些要点见表9-8。n从总体上看，“倾听”包含以下五层意思：n1投入精力。一旦决定参与谈话，就应积极投入，集中精力。在谈话中随时提醒自己交谈到底要解决什么问题，听话时要保持与谈话者的眼神接触，但时间长短要适当把握，如果没有语言上的呼应，只是长时间的直视对方，会使双方都感到局促不安。同时，要努力维持大脑的警觉，使大脑处于兴奋状态，还要使身体的四肢和头处于适当的位置。全神贯注，不仅意味着耳朵，还需要用整个身体去听对方所说的话。n2听清内容。理解对方要表达的意思是倾听的主要目的，同时也是使对话继续下去的条件。作为信息接受者，首先应能完整地接收到信息，“听清”不仅要有好的听力，还要设法排除烦扰；其次要注意听清全部信息，不要匆忙下结论。n3注意要点。在听清内容的同时，信息接收者要能抓住关键点和细节。为了避免遗忘，还要做好记录，从而进行分类和整理，以便在需要时查找。在听的同时，要不断地提一些问题，如“这些观点有事实依据吗？”“它们的主要观点是什么？”等。n4理解内涵。信息接收者不仅要完整地接收到信息，还要能正确的加以理解。“理解”就是要求对接收到的信息进行准确的评价和鉴别，注意对方的语气、感情色彩和身体语言，理解对方的真正含义。为此，如果在听的过程中，有没听清楚或没明白意思的语言，要及时向对方查对，或向对方复述一遍要点，以保证准确理解对方的意思。n小看板小看板9-5n倾听指南n在沟通过程中，“倾听”对于双方都很重要。“倾听”是对信息进行积极主动的搜寻，而单纯的“听”则是被动的。n基思戴维斯和约翰纽斯特龙提出了改善“倾听”的10条指南：n1、在有人发言时，停止谈话；n2、让谈话者无拘束；n3、向谈话者显示你是要倾听他的话；n4、克服心不在焉的现象；n5、以设身处地的同情态度对待谈话者；n6、要有耐心；n7、不要发火；n8、与别人争辩或批评他人时要平和宽容；n9、提出问题；n10、停止谈话n资料来源：潘大钧 主编。管理学教程。经济管理出版社，2003年 n（五）注意反馈n反馈对沟通质量关系极大，通过反馈，可以检验信息传达的程度，可以了解信息是否完全被接收者理解。罗宾斯教授对此提出了这样几项建议：n1行为要具体；n2反馈不对人，即反馈应当是对事，而不是对人；n3使反馈指向目标；n4把握反馈的时机；n5确保理解；n6使消极反馈指向接收者可控制的行为。这里的消极反馈指的是信息发送者的批评。第二节 协 调n一。协调的概述n（一）协调的含义n协调是指管理者通过一定的手段和方法，对管理要素之间的问题和关系进行协商和调节，使之相互配合，从而高效、步调一致地实现管理目标的活动。协调是管理的一项重要职能。协调寓于计划、组织、领导、控制等各项管理职能之中，是管理的本质。沟通是协调的重要技能。协调所包含的内容是相当广泛的，既有人与人之间的协调，还有物与物之间的协调。但最关键是人与人之间的协调，因为人与人之间的协调和物与物之间的协调，归根结底也是人与人之间的协调。n（二）协调与指挥的关系n协调和指挥都是管理的重要职能。指挥是管理者为实现目标而采取各种命令性措施的行为；协调是管理者为实现管理系统各要素间的良好配合而采取各种协商、调节性的行为。协调和指挥既有区别又有联系，主要表现在：指挥的直接对象是人，即被管理者；而协调不仅仅是对人，还包括财和物。协调是对不统一、不和谐或有偏差之类的现象和情况的处理，其直接目的是改善各要素相互的联系状况，实现各要素的协调一致、密切配合；指挥却不单纯着眼于改善联系状况，实现良好配合，还包括力量的部署、前进的方向和方法的选择等内容。指挥可以用于协调，可以具有协调意义；协调往往可通过指挥得到实现，协调有利于提高指挥的有效性。n（三）协调的范围n协调包括对内和对外两个方面：对内协调的核心是沟通，难点是如何对待非正式组织，如何解决冲突，其结果是形成内部人际关系；对外协调的核心是公关，难点是如何处理与政府、传播媒体、客户及社会公众的关系，结果是树立组织形象。组织成员的分工合作以及行为协调有赖于相互之间的信息沟通并了解这些信息的意思。组织成员之间如果没有相互之间的信息沟通，不仅难以进行协调与合作，还会给组织运行造成障碍，甚至导致组织失败。n小看板小看板9-6n拴马的栅栏n 有一天,国王在大臣的陪同下，来到马棚视察养马的情况。见到养马人，国王关心地询问：“马棚里的大小诸事中，你觉得哪一件最难？”养马人一时难以回答。其实，养马人心中是十分清楚的：一年365天，打草备料，饮马遛马，接驹钉掌，除粪清栏，哪一件都不是轻松的事！可是在君王面前，怎能一一数落出来呢？站在一长排拴马的栅栏旁的一位大臣环视一周后，代为答道：“从前我也当过马夫，依我之见，编排用于拴马的栅栏最困难。为什么呢？因为在编栅栏时所用的木料往往曲直混杂。你若想让所选的木料用起来顺手，使编排的栅栏整齐美观，结实耐用，开始的选料就显得极其重要。 n二、协调的必要性二、协调的必要性n协调是调节管理系统内部各种矛盾的需要，也是调节管理系统和外部之间各种矛盾的需要。管理协调的必要性主要是由以下原因决定的。n1.管理系统是一个复杂的有机统一体，各部门、各环节的活动具有相对独立性，但又必须密切配合，才能发挥较好的整体功能。n2.管理系统是一个动态系统，其投入的人、财、物等要素，活动过程的各环节以及上下级关系等都始终处于运动变化过程中，并且在它们的排列组合上产生了人与人、人与物、物与物、时间与空间、上级与下级、领导与群众等各种关系，也就必然产生各式各样的矛盾和摩擦，需要管理者进行处理和调节；n3.管理系统又面临着复杂多变的外部环境，它随时都要反映到系统内部来，影响和制约内部各要素。如政治、经济及文化等社会因素和地理、气候等自然因素都处在变化之中，且影响着计划的实施工作，因而需要管理者随时调整内部状况或尽可能改造外部环境以求得内外环境的协调一致。n三、协调的作用三、协调的作用n1、有利于发挥管理体系的整体功能n为了发挥管理系统的整体功能，消除管理系统各要素之间的矛盾、摩擦和冲突，必须努力做好协调工作。n2、有利于增强组织的凝聚力n组织目标的实现有赖于组织全体成员的共同努力。根据组织存在的矛盾与冲突，适时地进行协调工作，调整各方利益，缩小或消除各方分歧，增进彼此之间理解，会使整个组织的凝聚力得到加强。n3、有利于增强组织的活力n有效的管理，要求充满活力的组织与客观环境相符合。如果管理者不善于及时协调各方面的关系，整个组织就会处于僵化状态而失去活力。管理者善于协调组织内的关系，使组织内上下左右各方关系都很顺畅，人人心情舒畅，整个组织就会充满活力，充满生机。n有利于提高管理工作效率n协调工作的有效开展，使整个管理系统的整体功能得以发挥，使整个组织充满生机和活力，必然会提高组织的工作效率。n四、协调的类型四、协调的类型n协调作为组织管理重要活动和职能，可以从不同的角度对其分类。n1.纵向协调和横向协调n根据协调对象的不同，组织协调可分为纵向协调和横向协调。纵向协调是上下关系的协调，一是协调同上级部门或单位的关系；二是协调同下级部门或单位的关系。横向协调是左右关系协调。一是协调同级管理部门或单位的关系；二是协调同级管理人员之间的关系。n2.内部协调与外部协调n根据组织关系的不同，协调可分为内部协调与外部协调。内部协调是组织内各部门和人员之间的协调；外部协调是本组织与其他组织之间的协调。n3.政策协调、事务协调、人事协调和社会协调n根据协调内容不同，协调可分为政策协调、事务协调、人事协调和社会协调。政策协调是对政策所涉及的各种组织关系和矛盾进行协调；事务协调是对组织内的各种日常事务和矛盾进行协调；人事协调是对组织管理中所存在的人事关系和矛盾进行协调；社会协调是对组织的社会关系和矛盾进行协调。n小看板小看板9-7n美国长岛铁路公司的“开漆大典”n美国长岛铁路公司沿线的车站显得有些陈旧了，公司决定对所有车站进行一次油漆。为了使长久岛公司富有人情味，创造与顾客融洽、和谐的关系氛围，他们提出了一个想法：铁路是为大家服务的，车站漆成什么颜色，应由公众来决定。于是，公司登出广告，发出启事，要求常坐长岛铁路的乘客和铁路沿线的居民来投票，选择车站理想的颜色。一时间，有关公众纷纷踊跃响应、来函，对车站的颜色发表了自己的意见。n 长岛公司的这一举措，很好引起了新闻界的注意，各新闻媒体纷纷报道。至此，长岛公司认为时机已成熟，使在中心车站举行了一个隆重而热烈的“开漆大典”，当众宣布公众投票的结果，并正式开漆。n 第二天，中心车站万众聚集，政府官员、社区主管、商务理事及工商人士也应邀到场。鼓乐声中，最后选定颜色的木板是的帷幕在一片欢呼声中被揭开。接着，一桶这种颜色的油漆被抬了出来，当地政府要员第一个拿起漆刷，在中心车站的墙上刷下了第一笔，这意味着长岛铁路公司的车站正式“开漆”。n 通过隆重而富有新意的“开漆大典”，长岛铁路公司和各类社会公众进行了广泛的联系和沟通，不仅提高了企业的知名度，而且与社会公众建立了良好的关系，为以后的工作奠定了坚实基础。五、协调的原则五、协调的原则n1、全局性原则n组织协调的目的在于实现组织整体功能和总体目标。在协调中，要把全局利益放在第一位，提倡以全局为重，绝不允许局部利益损害全局利益行为的存在。当然，在坚持全局利益的前提下，也要兼顾局部利益。n2、综合平衡原则n任何组织要素在结构和功能上的残缺，都必然造成组织整体在结构和功能上的不健全。因此，有效的协调必须遵循综合平衡的原则，防止顾此失彼和扯皮现象的发生。n3、主次原则n有效地组织进行协调管理，除了确立和遵循统筹全局、综合平衡的原则外，还必须进一步确立遵循主次有序原则，有先有后，抓住重点，照顾一般。n4、互相尊重原则n尊重和理解是人的一种较高层次的需要，满足这种需要，人的心情舒畅。因此，协调工作要坚持互相尊重、理解，不论是上级、下级和同级，都要力戒骄傲和冷漠，要避免行为态度不好，恶语伤人使关系疏远，问题恶化，要力求态度诚恳，互相尊重、理解，在友好的气氛中将矛盾淡化和消除。n5、协商原则n协调工作通常不能靠硬性裁决解决问题，硬性裁决往往不仅不能解决问题，反而引发新的冲突与矛盾。遵循平等协商原则，有利于创造和谐的气氛，有利管理者全面了解情况，缩小矛盾双方的感情距离，增进彼此的理解，更易于接受调节。n6、加强沟通原则n沟通是协调的杠杆。有效的协调需要发挥信息沟通在协调中的积极作用。沟通越有效，彼此之间的理解、支持就容易建立，发生误会、摩擦、扯皮的可能性就小，而组织的协调性就越强。n六、协调的内容六、协