物业办公室管理制度.docx

精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -一、办公室工作职责1二、办公室组织架构2三、办公室主任岗位职责3四、办公室副主任岗位职责（行政）4五、办公室副主任岗位职责（人事）4六、行政干事岗位职责5七、内勤办事员岗位职责6八、打字员岗位职责6九、前台文员岗位职责7十、司机岗位职责7十一、文印室治理制度9十二、文件收发制度10十五、员工离职工作程序13十六、员工离职工作程序13十六、员工离职工作程序13十七员工离职工作程序错误！未定义书签。十八、办公室工作检查表15十九、岗前培训鉴定表16二十、岗前培训通知单存根17二十一、岗前培训通知单17二十二、聘（雇）用员工审批表18二十三、深圳市恒基物业治理有限公司工作请示单20二十四、深圳市恒基物业治理有限公司用人方案申请表21二十五、退保（转保）证明书22二十六、员工解除（终止）劳动合同结算单23二十七、深圳市恒基物业治理有限公司员工解职通知书25二十八、员工离职审批表25二十九、员工离职移交清单26三十、员工内部调动信存根27三十一、员工内部调动介绍信28一、办公室工作职责办公室工作职责文件编号：HJ-BG01页版本号：01页：221贯彻执行公司方针、目标。1负责人事聘请、录用、岗前培训，公司年度培训方案汇总，外派培训及上岗证培训的组织、支配及治理。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -2负责人事考评、人事调动、全员定编定岗、合同签订、员工转正、晋升、离职、辞退、离岗退养、停薪留职、休假等。3负责工资审定、员工社会养老保险、医疗保险、工伤保险。4负责法律法规的收集，外部文件的上传下达，内部文件的起草、打印、发放。5负责印章治理，证照年审、车辆治理、饭堂治理、宿舍治理。6负责公司物资治理，固定资产和低值易耗品的登记汇总。7负责公司的会务支配，经理办公会的支配和记录。二、办公室组织架构办公室组织架构文件编号：HJ-BG02页版本号：01页：22办公室主任可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结副主任（人事）学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -副主任（行政）第 2 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -三、办公室主任岗位职责办公室主任岗位职责文件编号：HJ-BG03页版本号：01页：221向总经理负责，主持办公室全面工作。2制定办公室的治理目标，制定公司的行政治理制度和人事治理制度。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3负责支配公司各类文稿的草拟、审核工作。负责支配公司经理办公会议和重大会议的记录整理工作，并依据领导的要求形成纪要和决议。4支配和处理公司的日常行政事务，做好和谐工作。加强与内外部、上下级之间的联系和沟通，以保证公司运作系统的整体正确效益。5负责公司人力资源的规划与治理。6负责薪酬的制定和审查，以及社会保险和员工福利的执行情形。7完成上级领导交办的其它工作。四、办公室副主任岗位职责（行政）办公室副主任岗位职责（行政） 文件编号：HJ-BG04 页版本号：01页：221帮助主任做好公司的日常行政事务和治理工作，做好对外联系和内部和谐工作。2负责公司召开的各种会议的支配和组织工作，做好会议记录。3负责公司报告和文件的起草、审核工作，以及文件的收发工作。4负责文档治理、印章治理，车辆治理和安全保卫工作。5负责证照年审，劳动年审工作。6负责员工饭堂，员工宿舍的治理工作。7完成主任及上级领导交办的其它工作。五、办公室副主任岗位职责（人事）办公室副主任岗位职责（人事） 文件编号：HJ-BG05页版本号：01页：221帮助主任做好公司的人事治理工作和培训工作。2负责制定公司的人事方案，做好人员的聘请、录用、转正、晋升、调动、离可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -职及劳动合同的签订等工作。3负责制定公司的年度培训方案，新员工入职培训、做好员工培训的组织实施和岗位证书，学历训练的治理和认证工作。4负责员工的考勤，考核工作及员工休假的审核工作。5负责制订审核员工工资，办理社会保险、待业保险、内退、离岗退养和停留职等手续，处理劳资纠纷。6完成主任及上级领导交办的其它工作。六、行政干事岗位职责行政干事岗位职责文件编号：HJ-BG06页版本号：01页：221帮助（行政）副主任处理公司的日常行政事务。2负责公司有关文件和报告的起草工作，做好收发文工作和档案治理工作。3负责法律法规文件的收集和整理，为公司供应法律询问。对公司各类经济合同可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -要从法律的角度仔细审定，供应法律支持和保证。4负责劳动年审工作、方案生育工作、统计报表工作。5完成副主任及上级领导交办的其它工作。1帮助（人事）副主任处理公司的人事工作和培训工作。2负责办理人员的聘请、录用、转正、晋升、调动、离职及劳动合同的签订等手续。3负责人事档案的治理工作，新员工入职培训工作和员工培训工作的组织落实。4员工工资的审定，查询和调整工作，办理员工社会保险，、工伤保险等手续。5完成副主任及上级领导交办的其它工作。七、内勤办事员岗位职责内勤办事员岗位职责文件编号：HJ-BG09 页版本号：01页：221负责员工的考勤、考核工作，员工证的办理工作。2员工饭堂治理、饭卡治理及餐费的核算工作。3做好长话登记和客户、重要来电记录，负责传真机的使用治理。4负责办公室物资登记领用手续。5完成领导交办的其它工作。八、打字员岗位职责打字员岗位职责文件编号：HJ-BG10页版本号：01页：221负责公司本部文稿的打印工作及复印机使用和治理工作。2严格遵守公司保密制度，不泄密、不丢失。文稿资料要安全存放，查找文件要快速、准时、精确。3负责文印室各种设备的规范操作和安全使用及保养，发觉故障准时报请维可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -修，以免影响工作。4负责网上信息的检索采集和整理，为领导和有关部门供应最新消息和资料。5保护文印室的环境质量，保持空气清爽流通。6严格掌握纸张的使用，废纸要进行双面利用，节省用纸，降低消耗。九、前台文员岗位职责前台文员岗位职责文件编号：HJ-BG11 页版本号：01页：221负责来访的客户登记，客户接待工作，保护公司正常的工作秩序。2负责报刊、杂志和信件的分发，精确无误。3负责公司的安全保卫工作，早开门、晚锁门。4负责公司饮用水的治理和配送，公司领导和客餐的订送。5完成领导交办的其它工作。十、司机岗位职责司机岗位职责文件编号：HJ-BG12页版本号：01页：221负责接送公司客户及公司日常公务和选购用车。2严格依据出车卡出车，做好车辆使用登记记录。3负责车辆的保养的检查，定期维保，确保行车安全。4完成领导交办的其它工作。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十一、文印室治理制度文印室治理制度文件编号：HJ-BG13页版本号：01页：221文印室人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接触到的公司隐秘。非文印室人员不得进入文印室内。2文印室、电脑设备、复印机实行专人治理，非专管人员不得随便开机操作。否就造成损坏，照价赔偿。3打印文件或复印，应由主管领导及办公室主任批准。否就专管人员有权拒绝。4打印、复印原就上不对外，如确属特别情形，就须经办公室主任批准后办理登记及收费手续，收费标准由财务部按市场价格确定并收取。5禁止私自使用复印机、电脑设备等。违者，视情节轻重予以罚款或其它行政处分。6电脑、复印机等设备，文印室人员应按有关要求操作和保养，发觉故障准时清除或报请修理。日常工作中，应节省用纸，努力降低消耗和费用。7严禁员工私自利用电脑上网及玩嬉戏，违者视情节轻重予以罚款或其它行政处分。8员工（特别指专管人员）不得利用工作之便，窃取、泄露公司隐秘和信息，不得将信息载体带出电脑室，如有违反，视情节轻重予以惩罚。9文印室人员每月要将打印和复印的工作量和用纸量统计汇总，上报办公室主任。重要的文件必需分类存盘，并妥当保管。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十二、文件收发制度文件收发制度文件编号：HJ-BG14页版本号：01页：221公司文件由办公室负责拟定并审核，总经理签定。其它各部门的文件统一由办公室审核，拟定文号，报总经理签发。2文件签发后，送办公室统一支配打印，打印后送回拟稿部门核对，经校对无误后方能印发。21未经领导签发的文件，一律不得打印、盖章。22凡发出文件，均需公司统一编排的文号、主题词、发送单位（含个人）、份数及校对人、打印人具名。3由领导签发的文件原稿，统一交办公室存档，档案治理人员应准时将公文原稿，正本和有关资料整理归档，以备查找。4属于隐秘的文件，拟稿人应当注明“隐秘”等级，确定送达对象，并由专人报送，需按时收回的，由报送人按规定时间收回。5文件统一由办公室负责发送，发送前送件人应将文件内容、发送部门、日期等事项交代清晰。 发件人应按发送部门将文件分好，填写发文登记， 并由收件人签收。不能亲自或转托他人发送的文件，应置放于公司办公室文件柜。如属急件，应先电话告之文件的主要精神内容。发送下属公司和分公司的文件，用特快专递寄出。如属急件，应先发送传真告之文件的主要内容。6 外来文件由办公室指定专人定时领取和签收。集团文件每周二、四为取文日，政府文件和有关法律法规文件的收集每周三为取文日。收件人应取文当日将文件分类，随收随发，并做好收文登记，贴上文件处理单后，送公司总经理或公司有关部门，不得积压延误。必需转发的文件，应负责催办。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十三、车辆使用治理制度车辆使用治理制度文件编号：HJ-BG15页版本号：01页：221公司车辆主要用于日常行政事务及协作选购急需物资。2各部门用车必需填写（出车卡）注明用车事由、的点、时间，由部门领导签字并提前半天报办公室审批，然后由办公室统一调配。3司机有权拒绝未经审批的出车要求，同时，车辆驾驶实行专人专车、专车专管，严禁其他员工私自驾驶车辆。否就，后果自负。4司机必需按时上下班，不得迟到、早退，未支配出车时必需在办公室等待支配，不得私自离开工作岗位。5司机必需听从工作支配， 严格遵守交通治理条例及法规等，文明行车。 如有违章行为属司机个人缘由的，由司机本人承担责任。因故不能出车的时间，按事假处理。6加强对车辆的日常保养及定期检修，简洁的保修由司机完成。 需大修时， 由司机列出修理清单和费用预算表，报办公室及公司主管领导审批。7如因司机缘由造成车辆损坏或被盗， 除向保险公司索赔外， 不足部分由司机个人赔偿。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 11 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十四、人事聘用工作规程人事聘用工作规程文件编号：HJ-BG16页版本号：01页：251工作流程图岗位需求按岗位要求聘请可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资格、资料审查不合格可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结合格不合格进行有关测试笔试、面试、技能合格可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结入职培训、考核审批岗前培训、考核淘不合格汰不合格不合格可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结合格办理聘用手续到相关部门报到可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 12 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十五、员工离职工作程序员工离职工作程序文件编号：HJ-BG17页版本号：01页：241工作流程图可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结十六、员工离职工作程序辞工离职可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结员工离职工作程序文件编号：HJ-BG17 页版本号：01页：34可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2工作程序填写员工离职审批表或开具员工解职通知书可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2 1员工离职审批表以总经理批示日期为生效日期。2 2离职工资以最终工作日为结算日期。审批2 3员工离职移交清单可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2 3 1员工证2 3 2用膳卡2 3 3暂住证2 3 4上岗证2 3 5公物、工具2 3 6服装、被褥2 3 7退宿证明2 3 8财务无借款证明2 3 9当月考勤、考核表办理离职移交手续解除（终止）劳动合同关系办 理 工 资 结算、退保手续可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2 4辞退和终止（解除）劳动合同的员工工资结算现金。辞工员工工资 打入个人存折。2 5开具终止（解除）劳动合同结算单和退保（转保）证明书，并由员工本人签字。2 6离职员工档案另行归档，并储存一年。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 13 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3验收标准序号验收标准1 符合国家和的方的劳动法规和集团公司及本公司的规章制度2 审批手续完备3 移交手续完备4 财务结算手续完备5 各种记录规范，归档符合要求员工离职工作程序文件编号：HJ-BG17页版本号：01页：444掌握程序4 1办公室主任每月对离职员工的办理情形进行一次检查，检查内容包括审批表、移交手续是否完备，档案是否按要求存放，并做好部门月检查记录。4 2质量治理部每季度对办公室的离职人员的办理情形进行专检，检查内容包括法律法规的执行，并做好质量治理部工作检查表。5记录治理序号记录治理部门期限备注1 员工离职审批表办公室1 年2 员工解职通知书办公室1 年3 工作请示单办公室1 年4 员工终止（解除）劳动合同结算单办公室1 年5 退保（转保）证明书办公室1 年可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 14 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -十八、办公室工作检查检查日期：检查检查内容不符合记录问题处置验证记录项目是否熟识岗位要求是否熟识所分管部门的主要文件要求是否懂得方针、目标、指标员是否有培训方案工是否按方案实施培训素是否按规定完成本职工作 质是否完成领导交办的其它工作上岗证是否有效是否按工作规程操作其他文文件的收发是否准时做好正件确记录。资文件保管是否符合要求料文件是否按规定借阅 管理可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 15 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -是否制订年度培训方案人是否按方案实施培训 员人员聘请是否符合要求招新招人员上岗前是否按规定聘进行了培训和考核培人事档案资料治理是否符合要求训记录是否规范，保管是否妥善，归档是否准时在检查的内容中没发觉问题的就在处打“”。反之就打“ X ”。并在不符合记录中简述存在备注的问题。检查人部门负责人确认十九、岗前培训鉴定表姓名年龄籍贯文化程度专长是否参军政治面貌担保人培训部门培训小结培训岗位专核成果鉴定结果培训人：年月日培训内容考核方式考核成果考核人备注可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 16 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -规章制度岗位职责体能训练队组看法治理处看法部门看法办公室看法HJ-BG16-F4A二十、岗前培训通知单存根深恒物培字第号年月日姓名诞生日期文化程度身高专长是否参军政治面貌担保人拟调部门拟任岗位培训日期截止日期岗前培训通知单治理处：深恒物培第号可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 17 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -兹介绍同志到你处接受岗前培训，请接洽。深圳市恒基物业治理有限公司年月日姓名专长诞生日期是否参军文化程度政治面貌身高担保人拟调部门拟任岗位培训日期截止日期HJ-BG16-F3A二十二、聘（雇）用员工审批表填表日期：姓名性别诞生年月籍贯民族文化程度何时加入中国共产婚否党（团）任何职务年月毕业于校专业年制业务专长何专业职称户口所在的身份证号码可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结原工作单位电 话 证明人可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结联系的址身高联系电话BB 机（手机）可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 18 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -担保人担保人身份证号码个人简历HJ-BG16-F2A第 1 页共 2 页主要家庭成员可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结拟定工作岗位年月日拟定（雇用）用时间副总经理看法年月日年月日办公室看法部门看法总经理意年 月 日见董事长看法年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 19 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -备注聘（雇）用员工身份证影印件张贴处HJ-BG16-F2A第 1 页共 2 页二十三、深圳市恒基物业治理有限公司工作请示单年月日部门（治理处） 名称工作事项内容可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 20 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -部门提议帮助部门（管理处）看法分管副总经理看法总经理审批HJ-BG17-F3A二十四、深圳市恒基物业治理有限公司用人方案申请表申请部门申请岗位工作内容申请员额方案到岗日期申请理由扩编聘请人力储备岗位应具备资格条件离职补缺暂时用工性别年龄身高学历专业经受内部审批表可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 21 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -队组看法：治理处看法：年月日年月日部门看法办公室看法：年月日年月日副总经理审批：总经理审批：年月日年月日HJ-BG16-F1A二十五、退保（转保）证明书存根第号深圳市社保局：兹有我司员工同志，男（女） ，于年月日离职，一切手续已办妥，现介绍该同志前往贵局办理有关退保（转保）手续。特此证明！深圳市恒基物业治理有限公司年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 22 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -HJ-BG17-F5A退保（转保）证明书存根第号深圳市社保局：兹有我司员工同志，男（女） ，于年月日离职，一切手续已办妥，现介绍该同志前往贵局办理有关退保（转保）手续。特此证明！深圳市恒基物业治理有限公司年月日HJ-BG17-F5A二十六、员工解除（终止）劳动合同结算单同志：公司已核准你于年月日因 （被辞退、辞工）解除（终止） 劳动合同， 工资（含全部补偿、社保、基金等）元一次性结清，全部与公司的手续从即日起终止，所 有与公司的经济关系已结清，公司不再对你负任何责任。员工签名处：深圳市恒基物业治理有限公司可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 23 页，共 28 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -年月日HJ-BG17-F4A员工解除（终止）劳动合同结算单同志：公司已核准你于年月日因 （被辞退、辞工）解除（终止） 劳动合同， 工资（含全部补偿、社保、基金等）元一次性结清，全部与公司的手续从即日起终止，所 有与公司的经济关系已结清，公司不再对你负