电力物资配送管理中存在的问题与对策(共4页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上我市供电公司电力物资配送管理中存在的问题与对策江苏省电力公司为了规范电力物资管理工作，适应公司“集约化发展、精益化管理、标准化建设”的需要，保障公司电网建设和生产经营的物资供应，提高电力物资管理效率和效益，从2007年开始全面推行“四个集中”的物资管理模式，即集中招标、集中采购、集中配送、集中结算。构建了“以省公司为主导、以省电力物资公司为主体、以基层供电公司为支撑”的组织体系。在江苏电力物资配送体系中，省电力物资公司、省电力公司、市（县）供电公司、市（县）供电公司物资配送中心是物资采购配送的责任主体。电力物资配送管理的基本流程为，市（县）供电公司上报物资需求计划，省电力物资公司汇总全省物资需求计划集中进行招标，负责将中标通知发供应商，省电力物资公司负责签订供应商合同，供应商根据合同进行生产，向市（县）供电公司物资配送中心送货，市（县）供电公司物资配送中心验收后与供应商会签到货物资验收单，市（县）供电公司物资配送中心将物资配送至市（县）供电公司，供应商会签后的物资验收单与结算发票与省电力物资公司办理结算。由于“四个集中”的物资管理模式刚刚起步，因此在物资需求计划、物资招标、合同签订、合同履约、物资配送、物资结算等环节还存在较多问题，本文主要从我市供电公司的角度出发对物资需求计划、合同履约、物资配送、物资结算当中的一些问题进行分析，并提出一些合理的建议与对策。一、我市供电公司在电力物资配送管理中存在的问题（一）电力物资需求计划相对滞后、经常出现遗漏或不完整电力物资配送管理工作按照业务操作流程，分为物资需求计划、物资招标、合同签订、合同履约、物资配送、物资结算等环节。基层供电公司上报的物资需求计划是贯穿物资管理全过程的主线，对构建规范、顺畅的物流体系，保障物资供应起至关重要的作用。但由于我们对该项工作艰巨性的认识不够深刻，工作不够细致、不周密，导致物资需求计划相对滞后、经常出现遗漏或不完整，直接导致物资供应脱节，从而影响整个物资配送管理。如：省公司通报2007年12月物资需求计划正确性如下：江阴98.48%,宜兴86.32%,无锡98.43%。认真分析原因，我们认为我市供电公司物资需求计划主要有以下几个问题。1、物资需求计划准确性不高首先，我市供电公司对电力物资的需求量大，2007年物资需求总计划约2.81亿元，2008年面临4.6亿元物资需求，2009年估计物资需求将达5.2亿元，每年上报的物资需求计划达两万八千多条。可见物资需求计划具有数量多、参数细、要求严特点，而在2007年省公司物资管理信息化手段尚未健全，物资需求计划上报基本依靠基层供电公司手工操作上报，自然难免会有差错。其次，我市供电公司物资对需求计划上报的人员没有固定，计划上报人员素质不高，使得他们对计划上报的要求不理解，或要提供的相关资料不具备，或不按照要求上报，通常按照原有的习惯或俗语进行上报，如物资名称、规格型号、计量单位、参数描述不按照省公司招标文件规定的技术标准要求填写，提供的图纸资料不全等。第三，我市供电公司因项目没有成立或资金渠道没有落实就填报了物资需求计划，或因项目设计而导致变化却没有相应更改物资需求计划，或受到政府决策等不可抗力原因而导致变化却没有相应更改物资需求计划，在物资需求上的差错给物资管理工作带来了极大的困难。2、物资需求计划缺乏及时性现在省公司要求市供电公司每月20日报送物资需求计划，在次月完成报送计划的招标工作。中标通知书发出后，省物资公司组织在7天内完成与供货商技术协议和合同的签订，合同签订前将中标结果发给各市供电公司核对（一般是1天时间），配送中心在接到核对的中标文件后与供货商联系送货。而我市供电公司上报物资需求计划的时间往往与物资需用的时间脱节。往往要用的工程物资，到用时计划才刚报出，给招标、合同签订、制造、配送的时间不足，造成施工延误。3、物资需求计划不够完整性问题我市供电公司设计提供的物资清单与实际现场需用的物资有遗漏或差别，上报物资需求计划时按照设计清单上报，到施工现场勘察时发现物资有遗漏或差别，绝大部分通过各自调整解决，但也有不少因物资补招标而延迟施工。（二）物资供应商逾期交货率高,延误项目施工进度目前合同签订的交货期与项目单位实际需要的交货日期有误差的现象比较普遍。部分需求在合同签订时，交货期已非常紧张，厂商很难保证交货时间；供应商按照合同签订的交货期安排生产，当准备配送到项目单位的时候，经常被要求等项目单位电话通知，再安排送货。这种情况降低了供应商生产效率，也影响了供应商按时交货；部分中标的供应商，超出了他们实际的生产能力，供应商无法按时完成生产，也会影响供应商按时交货。据统计2007年全年合同逾期交货率占合同总金额的35%，特别是项目物资的延迟交货，对我市供电公司项目施工进度造成了严重影响。（三）物资供应商交货物资质量问题严重，延误项目进度据我市供电公司统计资料表明：2007年物资供应商交货质量不符合要求按金额计算占合同总金额的3%，按上报物资计划条目计算，全年有200多条物资有质量问题。究其原因，一是有的供应商由于交货期比较紧张，为了按期交货就忽视物资质量问题。二是我市供电公司在上报物资计划时是按照地方标准上报，而中标的供应商是按照国家标准生产，而国家标准低于地方标准，造成物资质量问题。三是省公司经常将大件物资与零配件物资打包招标，而中标供应商只注重大件物资质量，忽视零配件物资质量。物资质量问题虽然可以要求供应商修理、重做，或要求供应商按合同赔偿损失再重新招标解决，但这样必然会延误工程项目进度。（四）物资配送人员配置不合理，无法满足高要求的物资配送工作我市供电公司配送中心人员无充足的岗位和人员设置，配送人员偏少，多从生产上借用，无明确岗位，级别待遇普遍比较低。现有岗位人员面临老化等问题，特别是仓储人员年龄结构偏大，身体健康状况差。同时，部分员工的业务能力和管理能力无法满足物资管理工作要求，工作中能独当一面的骨干力量。这些现状经常会造成物资配送不及时和配送差错问题。（五）物资结算率低我市供电公司2007年物资需求计划约2.81亿元，到目前已结算6001.5万元，结算率为21.36%，可见结算情况很差。分析其主要原因：一是物资供应商送货时，配送单、到货验收单不齐全，尤其是由厂家委托物流公司负责运送的物资，厂家没有把相关手续交给物流公司，致使配送中心接受物资后，无法办理配送单、到货验收单等手续，无法完成结算。二是供应商的物资可能是多家市（县）级供电公司需用的物资，而各市（县）级供电公司由于项目不同或项目进度不同，对到货期、结算时间要求不同，而供应商的结算发票是一起开的，所以结算发票不能及时送达，无法及时完成结算。三是结算发票需经省公司物资中心多个部门审核，而且在2007年物资结算发票都是靠人工完成，导致结算发票流转时间过长，无法及时完成结算。二、加强我市供电公司电力物资配送管理问题的建议与对策（一）加强电力物资需求计划的准确性、及时性、完整性物资需求计划是物资管理工作的龙头，从物资计划开始，就成为物资招标、物资采购、物资配送、物资验收、物资结算的唯一线索，所有环节的工作都围绕物资计划开展，因此物资需求计划是整个物资配送管理能否顺畅的最关键工作。目前要把物资需求计划的准确性、超前性和完整性放在最突出的位置。1、完善物资信息系统，确保物资需求计划准确07年由于基础管理台账不够健全，省公司物资信息系统处于试用阶段而显现出的诸多不足等不利因素，因此完善物资信息系统迫在眉睫。2008年省公司推出了新版的物资管理系统（SG186物资信息系统），由于在起步阶段，该系统尚不健全，其功能仍需不断完善和调整。首先，进一步加大推行标准化设计的力度。省公司在新的物资信息系统中已经进行标准化设计了部分物资，以后要在物资信息系统中要进一步严格按照新编的物资辞条进行标准化设计，我市供电公司上报计划也必须按照标准化编制，避免物资计划上报技术标准的偏差。其次，应加强我市供电公司应用人员的信息系统操作实务培训，加强计算机应用知识和物资规范填写要求的培训，通过培训使物资计划上报人员熟悉管理制度，能熟练掌握和应用物资信息系统，全面提高物资计划上报水平，圆满完成当月的物资计划上报工作。最后，我们要进一步的加快适应，加速应用新信息系统的速度和能力，在不断完善调整中不断学习，要紧跟省公司的要求补充完善数据，其中的问题要及时反映，促进新信息系统运作的有效性和稳定性，确保物资计划的准确。2、提高计划人员素质，保证物资需求计划质量完善物资需求计划流程，市（县）供电公司各部门设立计划人员，由计划人员将本部门物资需求上报单位项目主管部门，市（县）供电公司项目主管部门设立计划管理专职岗位，计划管理专职负责按照省公司物资需求计划上报要求，组织物资需求计划的编制、整理、汇总、审核、上报工作。负责每月专项物资计划（包括部门通过条线上报计划）的登记和整理工作，最后汇总审核并上报公司招投标管理中心。我市供电公司目前要把计划的超前性和编制的准确性、完整性放在最突出的位置，因计划编制有相当的业务要求，各部门要相对固定计划人员，计划管理人员也必须相对固定，以保证计划人员业务素质。经常对物资计划人员进行物资需求计划编制要求、物资标准化、物资信息系统使用等方面的培训，提高计划人员素质，保证物资需求计划质量。3、完善物资计划流程，解决物资需求计划差错完善物资计划流程，为强调物资计划的唯一性和严肃性，物资需求计划上报并经省公司招标中心审核确认后，不得随意变更。因受到特殊情况确需变化的，须按合同签订前变更流程执行；因项目设计、受到政府决策、计划外项目导致变化的应急物资，需按应急物资处理流程执行。因此要建立江苏省电力公司物资采购供应业务操作手册，规范合同签订前变更流程和应急物资处理流程。如因特殊情况确需变更的，须严格按照合同签订前变更流程和应急物资处理流程，经我市供电公司项目主管部门审核确认后，从物资需求计划源头进行变更，规范解决物资需求计划差错。4、提前物资计划上报，确保物资需求计划及时我市供电公司要在物资需求计划和到货期限的准确性上下工夫，达到省公司“物资招标、制造、交货周期”规定的要求。上报物资计划既要保证正常的招标、制造、交货周期，防止因上报延迟造成的招标、制造、交货周期紧张而无法按时供应。因此物资计划上报要考虑一定的物资招标采购周期，计划要适当超前。对于抢修常规性物资提前上报，保证抢修物资供应。公司各部门、单位应根据工程时间节点，充分考虑招投标时间和物资生产周期，及早上报物资计划，尽量控制紧急计划上报条数。但上报物资计划也不是越早越好，上报物资计划时要细细斟酌，使之与项目实际进度能够尽量接近，以减轻库存和二次运输的压力。5、强化物资计划审核与考核，保证物资需求计划准确、完整、及时按照省公司的工作流程，我市供电公司可以在四个环节上加强对物资计划正确性、完整性的审核。首先是物资计划编制上报人员的自身检查，在编制上报物资计划的时候对项目信息、物资信息都很了解，上报的时候不要再出现错误；其次是部门领导的审核，领导应该对本部门（单位）的物资上报情况都有了解，避免出现不符合实际情况的事情发生；第三是公司内部审核会时的检查，在相关专业部门、单位的参与下，检查所有上报的物资计划，对发现的问题及时进行修改。同时在会上公布上月的物资上报计划的正确率，并形成会议纪要。最后是省公司的审核。通过审核我们还应加强考核，参照省公司办法，从设计提供的清单开始，实行一级对一级负责，我们也将对计划的及时性、准确性和完整性进行汇总考核。并根据考核结果落实相关责任，以次来确保物资计划的及时、正确与完整。（二）积极沟通协调、加大催交力度，降低物资逾期交货率1、突出重点，跟踪到位，积极与相关专业人员的沟通协调我市供电公司配送人员要主动与各项目主管部门和施工单位加强沟通，抓住“迎峰度夏”和“百日冲刺”工作重点，全面梳理和排查重要物资和供应难点，加强跟踪落实，建立周报制度，切实协调和解决物资供应和项目施工之间的矛盾和困难。一是通过工程协调或上门沟通，加强和主管部门、施工单位的实时沟通，了解工程整体实施进度，了解物资供应进度和项目施工之间的匹配情况，一旦发现问题及时与供应商和项目单位进行沟通，保证物资按期供应。二是指定项目负责人，采取电话催交、传真催交和驻厂催交，随时跟踪物资生产进度和交货进度。三是关注紧急计划物资供应，提前介入，即使合同尚未签订，配送人员也能积极与厂家沟通，取得理解并及时生产，保证供应。四是关注安装和售后服务中出现的问题，及时与厂家联系寻求解决办法。2、加大催交力度，降低物资逾期交货率，保障物资配送到位我市供电公司配送人员要严格按照省公司有关按照合同交货期配送物资的工作要求，加大物资催交力度，保障全年物资配送到位，为项目施工提供物质保障，为工程结算提供保证。一是全方位加大催交力度，所有物资严格按照合同交货期保质保量配送，凡是无法按照合同交货期交货的物资，按照生产厂家原因、项目单位原因进行分类梳理，分别落实交货。二是对于生产能力无法满足配送交货期要求的生产厂家，主动与厂家联系，讲清利害关系，要求厂家及时安排生产，加快交货进度。三是对于配送中出现的交货难点问题、多次催交无果的工程紧急物资，及时向省公司汇报，反映情况，争取上级支持，同时加强与厂家沟通，主动作为，及时协调解决问题，落实供应渠道。（三）加强验收监造，严把物资质量关货物验收是保证物资质量的关键，必须严格把关。我市供电公司配送员应严格执行省公司物质验收监造管理办法，切实做好物资到货验收工作。一是要组织专业人员严格按照省公司物资验收规定，按照合同约定的数量，规格型号和质量要求进行验收，对发现质量问题要及时向厂方提出更换或修复，并做好双方签字的书面记录，确保到货物资的质量。二是要严格按照物资工作手册做好物资验收单、投运单和质保单的签署工作，根据配送物资的验收情况，准确而翔实地评价供应商履约情况，不断提高配送物资质量。三是要配合好省公司组织的监造工作，派技术人员到厂监造，从严把好质量关，确保进入施工安装的物资质量符合相关标准。（四）加强物资配送队伍建设，提升物资配送水平物资“四集中”管理对物资配送人员所具有的综合素质提出了较高的要求。物资管理是重要工作，责任重要求高，因此我市供电公司首先必须提高物资配送人员待遇，吸引高素质人才稳定物资配送队伍。让他们成为物资配送队伍中能独当一面的骨干力量。其次，认真组织配送中心职工学习上级公司文件精神，严格执行省公司的工作要求和制定的岗位职责以及工作流程，加强物资配送人员的技术业务学习，结合岗位实际，采用请进来，走出去和自学相结合的方法，开展经常性的技术业务学习，有针对性地进行电脑操作培训和物资系统管理软件的应用。力争使配送中心每一个员工的技能水平尽快胜任岗位的要求，从源头上确保配送零误差。最后，积极组织配送中心职工加强对省公司物资配送工作要求的文件学习，加强对企业文化有关服务理念的学习，开展配送服务劳动决赛活动，进一步转变观念，提高服务意识和责任意识，提高服务能力和业务工作能力，更好地服务于工程项目建设、生产运行，按时保质保量把物资配送到位，不断提高配送服务质量。（五）积极采取措施，力保结算工作顺利进行1、坚决贯彻执行到货物资验收单管理规定的通知经过对“四集中”的物资管理模式运作，我市供电公司积累了一定经验，我们在结算工作发现，影响物资结算的因素虽然很多，但是物资结算工作最基本的条件是需办理好到货物资验收单，到货物资验收单在结算过程中起者举足轻重的作用。而08年省公司推行到货物资验收单管理规定的通知以来，物资结算工作较07年有显著进步，因此我们物资配送中心必须继续坚决贯彻执行到货物资验收单管理规定的通知的有关规定，货到三天必须办理完到货物资验收单手续，三天内负责送达省公司物资配送处，SG186系统中的物资，货已到同样在三天内将“到货验收单”进行点击提交，为物资结算提供先行条件。对有些委托物流公司送货的厂家，配送专职应主动与厂家进行联系，督促其在规定时间内来办理到货物资验收单。2、利用信息平台，工作积极主动，力争做到月结月清我市供电公司要充分利用信息平台这一有利工具，每天及时将已办理验收单但发票为到的物资清单导出，通过SG186系统查询发票开具情况，若是厂家未开给物资中心的，配送中心立即与其联系，催其将发票赶快开给物资中心，并作好台账记录，对于某些催促好几次仍未开具发票的厂家，我们将依靠省公司的支持，因此我们希望省公司能采取一些制约措施，从根本上解决此类问题。若是省公司物资中心有关部门延误发票流转，配送中心应立即与有关部门联系，催促其加紧审核，加快发票流转，及时完成结算工作。总之,物资配送管理工作要继续以“四集中”为专业管理的思路，物资战线上的全体员工要统一认识，紧紧围绕省公司工作大局，加强沟通和协同步伐，克服一切困难，认真解决物资需求计划、合同履约、物资配送、物资结算当中的问题，完善物资配送管理能力，提高物资供应的保障能力，全面完成物资供应任务。专心-专注-专业