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（高职）项目二 基础档案设置ppt课件 会计电算化会计电算化主讲教师：会计电算化项目二 基础档案设置知识：明晰企业基础档案设置的方法：技能:能够根据企业的基本资料通过软件操作设置企业基础档案及财务基础档案；素养：灵活机敏的工作态度；认真求实不怕辛苦的工作作风。内容l任务一任务一 机构人员设置机构人员设置l任务二任务二 客商信息设置客商信息设置l任务三任务三 存货信息设置存货信息设置l任务四任务四 财务信息设置财务信息设置l任务五任务五 收付结算信息设置收付结算信息设置任务一机构人员设置内 容一、设置部门档案二、设置人员类别三、设置人员档案一、设置部门档案l 部门档案既可以在企业应用平台的基础档案中进行设置，也可以在使用部门档案的其他系统中进行设置，系统中基础档案信息是共享的。l部门编码必须符合编码规则。如果在此发现编码方案不适合，可以在部门档案数据为空时修改部门编码方案。修改方法有两种：一种是以账套主管在系统管理中修改账套参数中的编码方案；另一种是由账套主管在企业应用平台的基本信息设置中修改编码方案。l部门编码及部门名称必须录入，其他内容可以为空。建立部门档案时，应先从上级部门开始输入，然后再建立下级部门档案。l由于此时还未设置“人员档案”，部门中的“负责人”暂时不能设置。如果需要设置，必须在完成“人员档案”设置后，再回到“部门档案”中以修改的方式补充设置。l1.单击“增加”按钮，录入部门编码、部门名称。l2.单击“保存”按钮，窗口左边会以树形目录显示。以此类推，录入其他的部门档案，。l人员类别与工资费用分摊有关，工资费用分摊是薪资管理的一项重要功能。不同类别人员的工资在分摊理应计入不同的入账科目，人员类别设置是为了工资分摊生成凭证时，按不同人员类别选择不同的入账科目。l人员类别是人员档案中的必录项目，需要在人员档案建立之前设置。如果未先设置人员类别，而将人员档案所属类别选为“在职人员”加以保存，则不能再在“在职人员”下增设人员类别。二、设置人员类别l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“机构人员”“人员类别”命令，进入“人员类别”窗口。l2定位“正式工”，单击“增加”按钮，进入“增加档案项”窗口，录入档案编码、档案名称，其余可不录l3单击“确定”按钮，加以保存。以此类推，录入其他人员类别资料。保存好的人员类别信息会在窗口左边以树形目录显示。l设置人员档案之前必须先设置部门档案，否则“行政部门”下拉框中无内容。l人员编码必须唯一，行政部门只能选择末级部门。如果行政部门选错了，需要重新选择时，必须先将错误的部门先删除，否则无法显示其他部门内容。l如果该员工需要在其他档案或其他单据的“业务员”中被参照，需要选中“是否业务员”复选框。否则，在业务员列表中，将不显示此人的信息。三、设置人员档案l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“机构人员”“人员档案”命令，进入“人员列表”窗口。l2单击左侧窗口部门分类下的“财务部，单击“增加”按钮，进入“人员档案”窗口，在“基本”选项卡中，按任务资料录入人员编码、人员姓名，选择性别，雇佣状态，选择人员，勾选“是否业务员”，其余可不录。l3单击“保存”按钮。同理，输入其他人员档案信息。任务二 客商信息档案设置内 容一、设置客户分类二、设置客户档案 三、设置供应商档案l如果在建账时，没有选中“客户是否分类”复选框，则在此不能进行分类设置，可由账套主管注册“系统管理”进行账套参数修改。l客户分类编码必须符合编码方案规定。一、设置客户分类l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“客商信息”“客户分类”命令，进入“客户分类”窗口。l2单击“增加”按钮，按任务资料录入分类编码、分类名称。l3单击“保存”按钮。同理，输入其他客户分类信息。l客户编码必须唯一。l如果账套中并未对客户进行分类，则所属分类为“无分类”。l如果在建账时选中了“客户是否分类”项，则必须先设置客户分类，然后才能编辑客户档案。l系统在“客户档案”窗口设置了“基本”、“联系”、“信用”和“其他”四张选项卡，其中“联系”选项卡中设置了“分管部门”、“专管业务员”，是为了在应收应付款管理系统填制发票等原始单据时能自动根据显示信息进行。二、设置客户档案l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“客商信息”“客户档案”命令，进入“客户档案”窗口。l2单击左窗口客户分类下的“长期客户”，单击“增加”按钮，进入“增加客户档案”窗口，在“基本”选项卡中，按任务资料录入客户编码、客户名称、客户简称、税号，其余可不录。l3单击窗口上方“银行”按钮，进行“客户银行档案”窗口，单击“增加”按钮，按任务资料选择所属银行，录入开户银行 ，录入银行账号 ，默认值选择“是”按钮，单击“保存”按钮后退出“客户银行档案”窗口。l4单击“保存”，保存客户档案。同理，输入其他客户档案信息。l供应商分类和供应商档案设置原则和操作步骤同客户分类和客户档案设置基本相同。l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“客商信息”“供应商档案”命令，进入“供应商档案”窗口。l2单击“增加”按钮，进入“增加供应商档案”窗口，在“基本”选项卡中，按任务资料录入供应商编码、供应商名称、供应商简称、税号。三、设置供应商档案l3单击窗口上方“银行”按钮，进入“供应商银行档案”窗口，单击“增加”按钮，按任务资料选择所属银行，录入开户银行 ，录入银行账号，默认值选择“是”按钮，单击“保存”按钮后退出“供应商银行档案”窗口。任务三 存货信息设置内 容一、设置计量单位二、设置存货分类三、设置存货档案l无换算计量单位组：该组下的计量单位都以单独形式存在，即相互之间不需要输入换算率，而且全部缺省为主计量单位。固定换算的计量单位组：包括多个计量单位，一个主计量单位、多个辅计量单位。浮动换算的计量单位组：只能包括两个计量单位，一个主计量单位、一个辅计量单位。存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组。计量单位组保存后不可修改。一、设置计量单位l1.用友ERP-U8V10.1企业应用平台中，打开“基础设置”选项卡，执行“基础档案”“存货”“计量单位”命令，打开“计量单位”窗口。l2.单击“分组”按钮，在“计量单位组”窗口，单击“增加“按钮，输入“计量单位组编码”、 “计量单位组名称” ，选择“计量单位组类别” ，单击“保存”，设置完毕后，单击“退出”。l3.单击“单位”，在“计量单位”窗口，单击“增加“按钮，输入“计量单位编码”为“01”，输入“计量单位名称”米“，单击“保存”，如图2-13所示。输入其他计量单位后，单击“退出”。再单击“退出”。l有下级分类码的存货分类前会出现带框的+符号，双击该分类码时，会出现或取消下级分类码。l新增的存货分类的分类编码必须与编码原则中设定的编码级次结构相符。例如，编码级次结构为XX-XXX，那么，001是一个错误的存货分类编码。l存货分类必须逐级增加。除了一级存货分类之外，新增的存货分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为XX-XXX，那么01001这个编码只有在编码01已存在的前提下才是正确的。二、设置存货分类l1.在用友ERP-U8V10.1企业应用平台中，打开“基础设置”选项卡，执行“基础档案”“存货”“存货分类”命令，打开“存货分类”窗口。l2.单击“增加“按钮，在编辑区输入分类编码和名称等分类信息，单击“保存”。l提供自动复制功能。点击拷贝按钮，则每增加一个存货时，自动复制上一个存货内容。存货编号、代码、名称不复制。保存存货记录时，若发现该条记录的存货名称+规格型号与别的记录相同，则应提示用户：“该存货记录的名称+规格型号与XXX记录重复，是否继续进行？”若选择继续进行，则保存该记录，否则不予保存档案记录，且将焦点停留在存货名称输入框中。三、设置存货档案l1.打开“基础设置”选项卡，执行“基础档案”“存货”“存货档案”命令，打开“存货档案”窗口。l2.单击“增加”，在“增加存货档案”窗口，单击“增加“按钮，输入“存货编码” ，输入“存货名称” ，选择存货分类 ，选择计量单位组 ，主选择计量单位 ，输入税率，选择存货属性 ，单击“保存”后，继续增加其他存货。增加完毕，单击“退出”。任务四 财务信息设置内 容一、设置会计科目二、设置凭证类别三、指定会计科目四、设置项目目录 五、收付结算信息设置l1.增加会计科目l（1）在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“财务”“会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“2007 新会计制度”的科目。l（2）单击“增加”按钮，进入“新增会计科目”窗口，输入明细科目相关内容，如输入科目编码“100201”、科目名称“工行存款”；选择“日记账”、“银行账”，单击“确定”按钮。一、设置会计科目l科目编码：科目编码只能由数字0-9、英文字母A-Z或a-z、减号（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如、空格等）禁止使用。l科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（/），但不能输入其他字符。l科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为资产、负债、共同、权益、成本和损益六类。l账页格式：系统提供了金额式、外币金额时、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择，用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。l辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，提供了部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来和项目核算五种供企业选择。凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在录入期初余额或填制凭证时，都需要录入相应的辅助核算内容。l日记账、银行账：选择了“日记账”的科目可以生成日记账数据供查询，选择了“银行账”的科目才能执行银行对账等功能。l受控系统：设置某科目为受控科目，受控于某一系统，则使用该科目制单只能在该受控系统进行，而不能在总账系统中进行。如“应收账款”一般可设置为受控于“应收系统”，“应付账款”可设置为受控于“应付系统”。l2.修改会计科目l（1）在“会计科目”窗口，双击“1001库存现金”，或在选中“1001库存现金”后单击“修改”按钮，打开“会计科目修改”对话框。l（2）单击“修改”按钮，选中“日记账”前的复选框。l（3）单击“确定”按钮。l（4）在“会计科目”窗口，双击“140301真丝”，或在选中“140301真丝”后单击“修改”按钮，打开“会计科目修改”对话框。l（5）单击“修改”按钮，通过下拉框将账页格式由“金额式”改为“数量金额式”，再选中“数量核算”复选框，在计量单位栏录入“米”，单击“确定”按钮。l在会计科目使用前一定先检查系统预置的会计科目是否能够满足需要，如果不能满足，则以增加或修改的方式进行调整。如果有一些会计科目是不需要的，也可以采用删除的方法删除。在上机实训时可学会删除一、两个会计科目，不必要将不需要的全部删除。l增加会计科目时，必须遵循自上而下的原则，即先增加上级科目，再增加下级科目；会计科目编码要符合编码规则；编码不能重复。l科目如果需要进行外币核算，应选中“外币核算”复选框（如果在建账时没有选中“有无外币核算”，则该复选框将不被激活），并选择其核算的币种（必须在基础档案设置中事先进行过“外币设置”），否则，不能进行真正的外币核算。l科目如果要进行数量核算，应选中“数量核算”复选框，并设置相应的计量单位。这样在录入该科目的期初余额和用该科目制单时，不仅要求录入金额，还需要录入物品数量。l只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。l已有数据的会计科目不能修改其科目性质。l在修改“应收账款”会计科目时，如果通过下拉框将右下角受控系统显示为空白，则该应收往来业务可以在总账系统中进行制单。l3.删除会计科目l（1）在“会计科目”窗口，选择要删除的会计科目。l（2）单击“删除”按钮，系统提示“记录删除后不能修复！真的删除此记录吗？”信息。l（3）单击“确定”按钮，即可删除该科目。l如果要删除已设置有明细科目的会计科目，应自下而上操作，先删除明细科目，再删除一级科目。l如果科目已录入期初余额或已制单，则不能删除，必须先删除余额或凭证后，才能进行相应操作。l被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目不能删除；若想删除，必须先取消指定。l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“财务”“凭证类别”命令，进入“凭证类别预置”窗口。l2选中“收款凭证 付款凭证 转账凭证”前的单选按钮。二、设置凭证类别l3单击“确定”按钮，打开“凭证类别”对话框。l4单击“修改”按钮，双击“收款凭证”所在行的“限制类型”栏，出现下三角按钮，从下拉框中选择“借方必有”，在“限制科目”栏录入“1001，100201”，或单击参照按钮，分别选择“1001”及“100201”。同理，完成对付款凭证和转账凭证的设置。l限制科目之间的逗号要在半角方式下输入，否则系统会提示科目编码有误。l已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。l系统提示的限制类型有借方必有、贷方必有、凭证必无、凭证必有、借方必无、贷方必无、无限制等七种。l如果收款凭证的限制类型为借方必有“1001，100201”，则在填制凭证时系统要求收款凭证的借方科目至少有一个是“1001”或“100201”，否则，系统会判断该凭证“不满足借方必有条件”，不允许保存。付款凭证及转账凭证也应满足相应要求。l 凭证类别的排列顺序将会影响账簿查询中凭证类别的排列顺序，可通过凭证类别表右侧的上下箭头进行调整。l1.在“会计科目”窗口，执行“编辑”“指定科目”命令，进入“指定科目”对话框。l2.选择左边“现金科目”单选按钮，单击“”按钮，将“1001库存现金”从“待选科目”窗口选入“已选科目”窗口。三、指定会计科目l3.选择左边“银行科目”单选按钮，单击“”按钮，将“1002银行存款”从“待选科目”窗口选入“已选科目”窗口。l指定会计科目是指指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金、银行存款日记账。l被指定的“现金科目”和“银行科目”必须是一级科目。l在指定科目之前，应在建立或修改“库存现金”和“银行存款”科目是选中“日记账”复选框。l如果企业需要利用总账中的现金流量辅助核算编制现金流量表，则可以将涉及现金流量的科目进行指定。l1.定义项目大类l（1）在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“财务”“项目目录”命令，进入“项目档案”窗口。l（2）单击“增加”按钮，打开“项目大类定义增加”对话框。l（3）录入新项目大类名称“产品项目”。四、设置项目目录l项目大类的名称是该项目的总称，而不是会计科目的名称。如，在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为“工程项目”而不是“在建工程”。l系统预设了“现金流量项目”和“项目管理”两个大类，企业可根据需要增设大类。l（4）单击“下一步”按钮，打开“定义项目级次”对话框。l（5）默认系统设置，单击“下一步”按钮，打开“定义项目栏目”对话框。（6）在“定义项目栏目”对话框中，单击“完成”按钮，返回“项目档案”窗口l2.指定项目核算科目l（1）在“项目档案”窗口，单击“项目大类”栏的下三角按钮，选择“产品项目”项目大类。l（2）单击“核算科目”选项卡。l（3）单击“”按钮，将“直接材料”、“直接人工”和“制造费用”科目从“待选科目”列表中选入“已选科目”列表。l（4）单击“确定”按钮。l“项目档案”窗口中，“核算项目”选项卡中的待选科目是指设置科目时选择了辅助核算中“项目核算”功能的所有科目。l一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能核算一个项目大类。l3.进行项目分类定义l（1）在“项目档案”窗口，选择“项目大类”为“产品项目”，单击“项目分类定义”选项卡。l（2）录入分类编码“1”、分类名称“自产产品”，单击“确定”按钮。l为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进一步划分，即定义项目分类。l显示“已使用”标记的项目分类不能删除。l4.项目目录维护l（1）在“项目档案”窗口，单击“项目目录”选项卡，单击“维护”按钮，进入“项目目录维护”窗口。l（2）单击“增加”按钮，录入项目编号“1”、项目名称“床单”，是否结算“否”，单击“所属分类码”按钮，选择“自产产品” 。同理，增加“被套”。l如果在“项目目录维护”对话框中多拉出一行，退出时系统出现提示信息：“项目编码不能为空”，可按“ESC”键退出。l标识结算后的项目将不能再使用。l项目目录设置好之后，在录入凭证时，如果会计科目为项目辅助核算的会计科目，系统会自动提示输入项目名称。任务五 收付结算信息设置内 容一、设置结算方式二、设置开户银行三、设置付款条件l1在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“收付结算”“结算方式”命令，进入“结算方式”窗口。l2单击“增加”按钮，录入结算方式编码“1”；结算方式名称“现金结算”单击“保存”按钮。一 、设置结算方式l3.依次输入其他结算方式资料。对于“现金支票”和“转账支票”要选中“票据管理标志”，并选择对应票据类型。l4设置完成后，单击“退出”按钮。l如选中“是否票据管理”复选框，则在执行该种结算方式时，系统会提示记录发生该笔业务的票据信息，否则不提示。l在总账系统中，结算方式将会在使用“银行账”类科目填制凭证时使用，并可作为银行对账的一个参数。l结算方式必须符合编码规则。结算方式最多设置为两级。l结算方式一旦被使用，不能进行修改和删除操作。l1.在“企业应用平台”中，执行“基础设置”“基础档案”“收付结算”“银行档案”，打开“银行档案”，选中“01中国工商银行”，单击“修改”按钮，打开“修改银行档案”窗口。l2.取消企业账户规则“定长”，单击“保存”按钮。二、设置开户银行l3.执行“基础设置”“基础档案”“收付结算”“本单位开户银行”命令，打开“本单位开户银行”窗口。l4.单击“增加”，打开“增加本单位开户银行”对话框，输入开户银行资料，单击“保存”，单击“退出”。l1.在“企业应用平台”中，执行“基础设置”“基础档案”“收付结算”“付款条件”，打开“付款条件”，单击“增加”，输入付款条件信息。三、设置付款条件谢谢