某绿色能源开发运营公司行政管理制度汇编-行政事务管理规定(共17页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 行政事务管理规定（试行版）KY-GL-G-07-A版 次A/O分发号持有人状 态受控 非受控 作废密 级秘密 机密 绝密编制/日期审核/日期批准/日期2008年8月 日发布 2008年8月 日试行专心-专注-专业目 录1 目的为规范公司督查督办工作，保证公司各项决策落到实处和各项工作的顺利进行，加强工作执行力度，确保政令通畅，增强公司行政事务处理过程中公司与部门、部门与部门之间、部门与员工之间的有效沟通，避免行政事务处理的拖延和滞后，结合工作实际，制定本规定。2 范围本规定适用于公司以下工作内容的督查督办管理和日常行政事务的请示、联系、处理。2.1 公司的工作规划、年度计划（工作要点、重要工作部署）、重要文件、重要决定事项和规章制度的贯彻落实情况。2.2 公司领导的重要批示、交办事项的落实情况。2.3 公司高层管理办公会议决定、公司领导召开的其他专门会议的决议和决定的落实情况。2.4 经公司领导批示需要督查的各职能部门和生物质电厂的请示、报告办理情况及要求帮助解决的有关问题的落实情况。2.5 经领导批示的系列公司和外单位来文、员工合理化建设等有关事项的落实和催办；2.6 其他需要督查督办的事项。3 定义3.1 督查督办：是指公司需要督查督办工作的立项、拟办、交办、催办、办结、反馈和归档。3.2 “三单”是指用于行政事务处理过程中传递行政指令和信息的“请示报告单”、“工作联系单”和“任务通知单”。4 职责4.1 公司总经理工作部负责督查督办工作的归口管理，负责督查督办工作的具体组织、拟办、协调、检查、督促、反馈、归档等项事宜；负责跟踪、监督“三单”的处理情况，并对重要的处理资料进行收集和归档。4.2 承办部门及承办人负责督查督办事项的具体办理落实，负责本部门请示、联系、处理资料的收集和归档，并将重要资料上交总经理工作部归档。5 程序5.1行政事务管理的原则5.1.1 坚持效能原则。做到“马上就办、一丝不苟、狠抓落实，及时反馈”，紧紧围绕公司各个阶段的中心任务开展工作。5.1.2 坚持实事求是的原则。全面、真实、准确、迅速的反映公司重要决策和决议、领导重要批示和部门间需配合开展工作的实施情况，及时掌握和反映实施中不落实的问题，并提出解决问题的意见和建议，协助推动决策和日常工作的落实。5.1.3 坚持实效的原则。把“求实、务实、落实”贯穿行政管理工作的全过程，督查督办的事项一经立项，“三单”一经发出，承办部门或承办人要立即办理，并以工作落实的实效作为工作的出发点的落脚点。5.2 督查督办工作内容5.2.1 拟办：在公司作出重大决策、重要部署后，或在接到公司领导的指示、交办事项之后，总经理工作部要及时提出拟办意见。拟办意见包括承办单位（牵头单位、协办单位）、承办时限和工作要求等。其中重大和复杂事项，在提出初步拟办意见后，应征求有关方面的意见，在承办单位认可的情况下，并报领导审定。5.2.2立项：办理意见确定后，即可登记立项。立项要坚持一事一项的基本原则，一个工作部署或一项决策，立为一项，立项时要登记编号，具体工作人员按拟办要求认真填写“督查督办登记表”，以备存查。5.2.3交办：交办一般采取发“督查督办通知单”的形式，把督查督办事项交有关部门办理，特殊情况采用口头的形式交办。总经理工作部在交办时要做到任务量化、时限具体化、责任明确化。一般性工作，要求在接到督办通知后三个工作日内完成。重要和复杂工作，要求在接到督办通知后五个工作日内完成。5.2.4催办：为及时了解督查事项的运行情况和办理情况，总经理工作部采取发“催办通知单”或直接到承办单位催办等形式，适时加以催办查办。同时，要积极协助被督查部门解决工作中遇到的困难。5.2.5检查、协调。对一些重大决策、重大工作部署和领导重要批示，采用实地调查、主动协调、催前考察、办中抽查、报后核查等办法，开展督查督办活动。5.2.6办结：承办单位在工作任务完成后，应及时填写“督查督办反馈表” ，回复办理情况。总经理工作部将对承办单位的回复情况进行检查，按照交办时所提的要求对不符合交办要求的，要退回承办部门补办或重办；对符合交办要求的，呈报领导阅知。5.2.7反馈：一项具体的督查督办任务完成后，要按照事事有结果，件件有回音的原则，做到批必办、办必果、果必报。总经理工作部要有书面材料，数据要真实、准确，及时向批示领导报告结果。5.2.8 归档：督查事项办结后，应将各种有关的文字材料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等，整理归档。5.3 “三单”工作内容5.3.1 公司日常行政事务请示、联系、处理以书面为主，采用“三单”的形式来传递行政指令和信息。5.3.1.1“三单”的填写要求a. 写清出单方和出单时间、受单方和受单的时间；b. 明确请示、联系、处理事项的工作目标、任务、完成的时限；c. 行政事务请示、联系、处理事项应当一事一单，条理清楚，表述准确。5.3.2 请示报告单5.3.2.1 在工作中遇到超出自己职权范围的问题或其他重大问题、重要情况和信息，应及时向上级请示或报告，填写“请示报告单”；除急办事项和特殊情况外，一般不得越级请示报告。5.3.2.2 公司下属部门（包括各地生物质电厂）的请示报告，一律先发送给分管副总经理，由分管副总根据请示报告内容送公司董事长或总经理审批。5.3.2.3 公司领导在接到下属部门需回复的请示报告后，不需要协调解决的必须在1天内予以答复。需要协调解决的，必须在2天内予以答复。5.3.2.4公司领导扣压下属部门的请示报告，给下属部门工作造成不良影响，或者影响下属部门工作的开展，将对其进行KPI考核。5.3.3 工作联系单5.3.3.1公司下属各部门（包括各地生物质电厂）在工作中遇到需另一部门协助才能处理的事务时，请求部门应填写“工作联系单”，将需要联系部门名、联系事宜主题、联系事宜具体描述、工作要求、部门意见详细填写发给联系部门。5.3.3.2被联系部门接到工作联系单后，经部门负责人审阅后，属于本部门权限、职责范围内的，对请求部门所提出的建议、意见、工作要求应积极处理。“工作联系单”中请求部门写明了要求完成时限的，按要求执行。“工作联系单”中未写明完成时限要求的，应在1天内向请求部门、提出人予以明确回复，对未采纳或未批准内容要阐述原因。5.3.3.3对于联系事宜的内容超过联系部门的批准权限，需要向总经理或分管副总经理批准的应及时报请，在2天内向请求部门、提出人予以明确回复，对未采纳或未批准内容要要阐述原因。5.3.3.4对于联系事宜的内容不属于联系部门的职责范围，应及时转交具有处理联系事宜内容职责权限的部门或通知请求部门、提出人找其他部门解决，应在半个工作日内转出。5.3.3.5 若因被联系部门延误回复给联系部门工作造成不良影响，或者影响联系部门工作的开展，将对其进行KPI考核。5.3.4 任务通知单5.3.4.1 公司或部门上级（通知方）在对下级（被通知方）安排工作和下达任务时，分配方应填写“任务通知单”，写清任务主题和具体内容，明确事务完成的期限和要求。5.3.4.2 被通知方认为在规定的期限内完成任务有难度，应及时提出，不得无故拖延；被通知方为所分配的任务不在自己的权限范围内，或者单凭自身的权责难以完成的，须在任务通知时明确提出。5.3.4.3办理事务过程中被通知方遇到自身权限难以克服的问题必须及时向直接上级或任务分配方声明，直接上级或任务分配方应判断问题的性质，并给予必要的帮助，不得推脱和拖延。5.3.4.4 事务在规定的期限内处理完后，被通知方应及时向通知方或直接上级汇报任务完成情况和结果，并根据所处理事务的性质提交书面结果文件。5.3.4.5 被通知方无正当理由在规定的期限内没有按期、按质完成任务时，将对其进行KPI考核。5.3.5 资料的汇总和归档受单方在对事务处理过程中形成的书面表单和相关资料进行汇总整理，对于重要的工作事项，根据公司规定交到总经理工作部，由总经理工作部进行编号并及时归档。5.4 行政管理工作制度5.4.1责任制度。督查督办和行政事务的“三单”工作实行承办部门和承办人负责制，各承办部门和承办人是第一责任人，对督查结果负责。5.4.2检查制度。各部门“三单”的存根，每月汇总一次，交总经理工作部检查。总经理工作部根据不同工作内容运用不同形式，对被承办部门和承办人的工作进展情况和落实情况进行普遍检查和重点抽查。5.4.3通报与奖惩制度。要对承办部门和承办人的办理情况进行定期通报，表扬先进，督促后进。对一个季度内，承办部门和承办人有3次以上（含3次）没有落实工作任务的，将反馈给人力资源部，取消承办部门和承办人员当年评先资格。5.4.4保密制度。对需要保密的承办事项，严守秘密，指定专人办理，并按照保密工作管理规定的规定妥善传递、使用、保存。6 相关文件a) 保密工作管理规定7 记 录7.1督查督办工作流程图(KY-GL-G-07-A-01)7.2督查督办通知单(KY-GL-G-07-A-02)7.3催办通知单(KY-GL-G-07-A-03)7.4督查督办登记表(KY-GL-G-07-A-04)7.5督查督办反馈表(KY-GL-G-07-A-05)7.6请示报告单(KY-GL-G-07-A-06)7.7工作联系单(KY-GL-G-07-A-07)7.8任务通知单(KY-GL-G-07-A-08)督查督办工作流程图档案室公司领导总经理工作部公司各部门或承办人开始审核拟办交办立项承办催办 审阅办结检查协调配合反馈存档结束存档编号“三单”工作流程：是协助办理是否属职责范围内协办部门接收主办部门填写工作联系单开始否主办部门更改联系单联系能协调解决问题的协办部门通知主办部门，并转出结束形成的相关文件资料归档上高管会讨论解决职责范围内能否协调解决否给予答复并解决是相关领导接收业务部门填写请示报告单开始结束形成的相关文件资料归档向领导反馈结果主办部门办结总经理工作部督办主办部门接收、办理领导填写任务通知单开始结束形成的相关文件资料归档协办部门反馈结果督查督办通知单主办部门表格编号下发时间记录编号督查督办事项督查督办内容：主办部门办理意见： 年 月 日备注： 年 月 日催办通知单主办部门表格编号催办时间记录编号催办事项催办内容：主办部门催办情况： 年 月 日备注：年 月 日督查督办登记表表格编号记录编号序号督查督办事项主办部门协办部门责任人要求完成时间督查督办反馈表主办部门表格编号下发时间记录编号督查督办事项督查督办内容：督查督办结果主办部门： 总经理工作部： 年 月 日领导批示： 年 月 日武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 请 示 报 告 单（存根） NO 请示报告人： 提交时间： 接受报告人：报告主题： 请 示 报 告 单 NO请示报告人： 报告单位： 提交时间：接受报告人： 接收时间：报告主题：报告内容：审批人意见：签字：备注：武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 工 作 联 系 单（存根） NO出单方： 年 月 日 时受单方： 年 月 日 时工作主题：受单方签收： 年 月 日 时 工 作 联 系 单 NO出单方： 年 月 日 时受单方： 年 月 日 时工作主题：出单方表述：签名： 日期： 年 月 日 时主管意见：签名： 日期： 年 月 日 时备注：武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 任 务 通 知 单（存根） NO通知方： 年 月 日 时被通知方： 年 月 日 时任务主题： 任 务 通 知 单 NO通知方： 年 月 日 时被通知方： 年 月 日 时任务主题：任务内容：被通知方：备注：