软件学院秘书部office培训教程(共10页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上软件学院秘书部office培训教程一、认识WORD 2010熟悉WORD 2010操作界面、功能区和选项卡介绍、创建多种类型的文档、保存文档、兼容和转换各种版本二、设置页面格式完成一篇word文档如同做一道菜，工序是要有先后的。这样可以免去不合心意而对文档进行大面积的重复修改的麻烦。在文字录入之前，对文档页面格式进行调整很重要。主要内容：页面设置、使用浮动工具栏、使用字体和段落组、使用字体和段落对话框、添加项目符号和编号、使用样式、设置页眉和页脚设置文档页面格式设置纸张大小和方向、设置页边距、设置文字方向、设置分栏具体操作：点开页面布局选项卡，在页面设置一栏中会有对应的按钮，可以直接使用已有的格式直接改变文档页面格式，也可以按照自己意愿进行详细的修改。 设置页眉与页脚在插入选项卡中,有页眉页脚设置按钮。点击即可在文档的上方和下方添加指定的页眉和页脚内容，编辑好页眉或页脚的内容后，双击文档正文编辑区域空白处即可。页码也可以在此处设置。三、文本内容输入输入文本内容、选择文本、复制和粘贴、移动和删除、查找和替换、基本文字操作选择文本（1） 选择任意文本选择任意文本是最常用的一种选择方式，将光标移动到要选择的文本首字符的左侧，然后按住单击鼠标左键，拖动到要选择文本的尾字符后释放鼠标，即可选择所需的文本。键盘操作为：按住shift同时，按方向键，即可完成向前、向后逐个字的选择，或是上、下行的选择。（2） 选择单行文本要选择一行中的所有文本，则可以将光标移动到文本最左侧外的空白区域，当光标变为形状时在要选择行的左侧单击，即可选择该行文本。（3） 选择多行文本在要选择的多行中的第一行左侧单击鼠标并向下拖动，即可选择多行文本。（3） 选择所有文本如果要选择文档中的所有内容，则可以按CtrlA快捷键。复制和粘贴（1）选择要复制的内容，单击功能区中的“开始”选项卡，然后单击“剪贴板”选项组中的“复制”按钮（2）将光标定位到要复制到的目标位置，然后单击“开始”/“剪贴板”/“粘贴”按钮，即可在该位置复制所选的内容小提示：复制快捷键为CTRL+C，粘贴的快捷键为CTRL+V这些快捷键不仅仅在word中适用，在其他操作场合同样好使。移动和删除移动：a、选择要移动的文本，然后单击“开始”/“剪贴板”/“剪切”按钮，然后将光标定位到要移动到的位置，再单击“开始”/“剪贴板”/“粘贴”按钮。b、选中要修改的文字，用鼠标托到目标位置。删除：选择要删除的文本，按键盘上的delete键或者backspace键查找与替换文本（1）在要进行查找和替换的文档中，单击“开始”/“编辑”/“查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。单击“查找下一处”按钮即可从当前光标向下查找与输入内容相符的文本内容。快捷键为CTRL+F（2）如果要修改文档中的多个相同的内容，则可以单击“替换”选项卡，然后分别在“查找内容”和“替换为”文本框输入被替换与要替换为的内容，单击“替换”或“全部替换”按钮可以替换光标位置的下一处内容或文档所有符合的内容。2、排版操作段落格式在开始选项卡中有段落一类按钮，这里可以对文本进行段落格式的更改。（1） 缩进：一般的文章段落开头会有两个字的空位存在，这里，我们可以用缩进两个按钮来达到此效果。（2） 对齐方式：有四种对齐方式，左对齐、居中对齐、又对齐、两端对齐这四种对齐分别对应一个按键，选中所需修改的文本，点击所需要的对齐方式即可修改。也可以在输入文字前选择对齐方式，这样即将输入的文字将以你刚才选择的对齐方式排列在文本中。（3） 行距：行与行之间的距离设置。也可以进行段前段后间距增加和删除的操作文字格式（1） 字体修改：在开始选项卡中，有字体选项，在此处可以进行文字的颜色、字体、大小、加粗（CTRL+B）、斜体（CTRL+I）、添加下划线（CTRL+U）、添加删除线、设置上标下标等设置，对应有各自的按钮。提示：CTRL+ 和 CTRL+这两个组合键可以平滑修改选中文字字号。3、使用图片、形状和表格插入和设置图片、插入艺术字、绘制形状、插入表格在文档中插入图片（1）单击“插入”/“图片”按钮，弹出“插入图片”对话框，选择所需图片后，单击“插入”按钮，即可将图片插入到文档中。设置图片格式（1） 选择文档中要设置格式的图片，在功能区中将出现“图片工具 格式”选项卡，该选项卡中可以分为“调整”、“图片样式”、“排列”和“大小”选项组。&“调整”选项组：在该选项组中可以调整图片的亮度、对比度、图片着色、压缩图片、更改图片以及重设图片。&“图片格式”选项组：在该选项组中可以设置图片的形状、为图片添加边框以及设置图片特效。&“排列”选项组：在该选项组中可以设置图片相对于文本的位置和图片的方向。如果有多个图片，还可以设置多个图片的对齐方式以及图片的层叠位置关系。&“大小”选项组：在该选项组中可以改变图片的大小。（2）右击文档中的图片，在弹出的菜单中选择“设置图片格式”命令，将弹出“设置图片式”对话框，在该对话框中可统一设置图片的格式。（3）右击文档中的图片，在弹出的菜单中选择“大小”命令，在弹出的“大小”对话框中可设置图片的尺寸大小、旋转角度、缩放比例、剪切区域。单击“重设”按钮还可以将图片还原为初始大小。插入与设置艺术字（1）在Word文档中单击“插入”/“文本”/“艺术字”按钮，在打开的列表中选择要插入的艺术字样式。（2）弹出“编辑艺术字文字”对话框，在“字体”和“字号”下拉列表中设置好字体和字号后，就可以在文本框中输入所需艺术字的内容。（3）单击“确定”按钮，即可在文档中插入艺术字。（4）如果要设置艺术字，则可以双击艺术字，将在功能区中打开“艺术字工具 格式”选项卡，可以对艺术字进行以下设置：&在该选项卡的“文字”选项组中可以单击“编辑文字”按钮重新编辑艺术字内容，单击“间距”按钮设置艺术字中的文字密度。&在“艺术字样式”选项组中，可以重新选择艺术字的外观，而且可以设置艺术字文字的填充效果以及艺术字的形状。&另外，还可以为艺术字添加阴影和三维效果，而设置艺术字的排列方式和大小的方法与前面介绍的设置图片格式基本都类似。新建表格新建表格的方法有以下几种方法：&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，拖动鼠标即可选择表格的行数和列数。释放鼠标后，将在光标插入点创建表格。&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，在其下拉菜单中选择“插入表格”命令，弹出“插入表格”对话框，在“列数”和“行数”文本框中输入要创建的表格列数和行数，单击“确定”按钮即可在文档中创建指定行列数的表格。&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，在其下拉菜单中选择“绘制表格”命令，直接在文档中拖动鼠标即可绘制表格外边框，然后用同样的方法绘制表格的行列边线即可。如何在单元格中自动换行单击要自动换行的单元格，在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中，单击“自动换行”。合并相邻单元格（1）选择两个或更多要合并的相邻单元格。注释 ：确保要在合并单元格中显示的数据位于所选区域的左上角单元格中。只有左上角单元格中的数据将保留在合并的单元格中。所选区域中所有其他单元格中的数据都将被删除。（2）在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中，单击“合并及居中”。这些单元格将在一个行或列中合并，并且单元格内容将在合并单元格中居中显示。要合并单元格而不居中显示内容，请单击“合并后居中”旁的箭头，然后单击“跨越合并”或“合并单元格”。注释 ：如果“合并后居中”按钮不可用，则所选单元格可能在编辑模式下。要取消编辑模式，请按 Enter。（3）要更改合并单元格中的文本对齐方式，请选择该单元格，在“开始”选项卡上的“对齐”组中，单击任一对齐方式按钮。拆分合并的单元格（1）选择合并的单元格。当选择合并的单元格时，“合并及居中”按钮 “开始”选项卡上“对齐”组中也显示为选中状态。（2）要拆分合并的单元格，请单击“合并及居中”。合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中。四、打印文档打印预览、打印文档打印预览与打印设置（1） 在Word文档中单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”/“打印预览”命令，进入打印预览窗口，光标变为放大镜，单击文档即可放大预览显示比例，再次单击将恢复初始显示比例。在打印预览窗口中可以进入如下设置：&在“页面设置”选项组中可以根据需要更改页边距、纸张方向和纸张大小。&在“显示比例”选项组中可以自定义显示比例，并可以设置显示的页面数量及显示方式。&在“预览”选项组中，可以设置是否显示标尺，还可以设置当前光标的作用是显示为放大镜还是显示为插入点并对文档内容进行修改。如果希望退出预览窗口，则可以单击“关闭打印预览”按钮。（2）如果在预览窗口中调整好文档页面布局，则可以单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框，选择要进行打印的打印机、设置打印的页面范围、设置打印份数，以及打印缩放等内容。设置好后单击“确定”按钮即可开始打印。 技巧1 一WORD中如何自动生成目录使WORD里面的文章自动生成目录: 假如文章中标题格式为 第一节大标题（一级） 1.1小标题（二级） 1.1.1小标题下的小标题（三级） 第N节大标题（一级） n.1小标题（二级） n.1.1小标题下的小标题（三级） 自动生成文章目录的操作： 一、设置标题格式 1.选中文章中的所有一级标题； 2.在“格式”工具栏的左端，“样式”列表中单击“标题1”。 仿照步骤1、2设置二、三级标题格式为标题2、标题3。 二、自动生成目录 1.把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）； 2.执行菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框； 3.在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。 技巧2 一次性完成文档中的所有样式设置 用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调。没有关系，Word 2007内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。操作如下： 1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。 2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示在您的面前。 3.用鼠标指针滑过每个样式集，用户就可以直接在文档中预览其应用后的效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。 Word众多操作技巧有效提高办公效率 技巧3 利用主题让文档焕然一新 文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。Word中提供的这种全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。操作步骤如下： 1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。 2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。 3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。 技巧4 快速访问自己最常用的功能 Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。同时，Word 2007也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。操作方法如下： 1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。 2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。 3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。 Word2007拥有更强大的工具栏和实用功能 技巧5 轻松插入数学公式 在先前的Word版本中，向文档中插入数学公式是一件非常麻烦的事情。现在可以将这项工作进行彻底地简化。在内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在你插入公式后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在你面前。操作方法如下： 1.将光标定位在要插入公式的位置。 2.切换到“插入”选项卡，并在“符号”组中单击【公式】按钮，打开“公式库”。 3.浏览“公式库”中的内置公式，并选择一个要将其插入到文档中的公式。4.当插入该前端，这时候可以利用该选项卡中的工具对当前公式进行随意编辑。 技巧6 给文档加水印说明 水印实际上是嵌入到文档页面背景中的一幅图片或一些文字，它们将随文档一起打印输出到纸张上。有时候需要向文档中添加水印，以醒目的水印来告知他人这份文档的重要程度或特殊用途。Word 2007内置的“水印库”已经为用户准备好了若干个现成的水印。当然，你也可以利用水印来装裱文档，使之更加美观。操作方法如下： 1.切换到“页面布局”选项卡，并在“页面背景”组中单击【水印】按钮，打开“水印库”。 2.“水印库”以图示的方式罗列了内置的水印效果，用户只需单击其中一个符合要求的水印，它就会立刻被应用到当前文档的所有页面之中。 技巧7 让文档中的图片更加吸引眼球 图文并茂是一种非常好的文档编写方法，既能丰富文档内容，又能让人更直观了解其中的内容。但在之前版本的Word中，能够做的可能只是将图片插入到文档中，并稍作修饰如此简单操作而已，图片仍然是很普通的效果。在Word 2007中，用户对图片最终效果的控制能力远不止这些，全新的三维效果可以让图片迅速变得更加吸引眼球。操作方法如下： 1.切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击【图片】按钮，打开“插入图片”对话框，然后从中选择要插入的图片，并单击【插入】按钮，图片就会被插入到文档中，这一点大家应该都很熟悉。 2.图片插入后，针对图片处理的“格式”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，然后，你可以从“图片样式库”中选择一种内置的图片样式，每个图片样式都包含了图片的形状、边框和效果这3种属性，随意调整。 3.为了对该图片样式的三维效果进行修改，单击【图片效果】按钮，并在下拉菜单中将鼠标指针指向【三维旋转】，然后从“三维旋转库”中选择一种内置的三维旋转效果即可。 技巧8 快速创建与格式化表格 大家都知道表格是一种用于整理数据的有效方式，但普通的数据表格阅读起来却又是一件非常枯燥的事情。如果能用最快的速度和最少的工作量来让自己的表格变得与众不同、精美别致，那一定会让阅读者更乐于浏览。实现这一招其实也不难，操作如下： 1.在Word中插入表格，首先切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并在下拉菜单的“插入表格”区域中以滑动鼠标的方式指定表格的行列数目，确定后单击即可将指定行列数目的表格插入到文档中。 2.完成自己的表格填充工作。 3.确保光标仍处于表格范围之内，并在表格的“设计”选项卡的“表样式”组中，通过实时预览方式为表格指定内置的样式，表格迅速变得美观很多。 技巧9 保存常用的表格到“快速表格库” 虽然上面提到Word 2007为快速制作美观而专业的表格提供了良好的支持，但相信任何用户也不愿意总是进行重复劳动，反复制作某一个常用的表格。Word中其实提供了一种更加快速创建常用表格的方法“快速表格库”功能，该表格库现已包含了若干个创建好的表格模板，另外也可以将自己制作好的常用表格加入到该表格库中，以便随时快速调用。操作方法如下： 1.在包含常用表格的文档中，单击该表格左上角来选中整个表格。 2.切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并从下拉菜单中执行【快速表格】>【将所选内容保存到快速表格库】命令。 3.在打开的“新建构建基块”对话框中，为该表格设置“名称”属性，并单击【确定】按钮，表格就迅速被添加到“快速表格库”中了。 4.每当需要插入该表格时，只需打开“快速表格库”并从中单击它即可。 沁园春·雪北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外， 惟余莽莽； 大河上下， 顿失滔滔。山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。须晴日， 看红装素裹， 分外妖娆。江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武， 略输文采； 唐宗宋祖， 稍逊风骚。一代天骄， 成吉思汗， 只识弯弓射大雕。俱往矣， 数风流人物， 还看今朝。 克专心-专注-专业