OA办公自动化系统运行管理制度(共4页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上刚泰集团总部OA办公自动化系统运行管理制度第1章 总则第一条 为了规范OA系统的使用，根据集团的实际，制定本规定。第二条 系统应用分为两个阶段：Ø 第一阶段为试运行期，自2014年03月05日正式开始，集团总部办公流程实行办公业务双轨运行，即纸质流程和电子流程同时进行，试运行期为六个月。集团总部本次试运行模块为信息交流、流程管理（共十九个流程）以及个人事务管理。Ø 第二阶段为正式运行，自2014年09月01日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。第2章 部门职责第三条 集团总部办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。第四条 集团总部人力资源管理中心人事管理部负责配合IT工程师进行OA用户的注册和注销，以及人员基本资料的维护和更新。第五条 集团总部办公室品牌信息部为OA自动化办公系统的归口管理部分，职责如下：Ø 负责规划、设计、实施和完善集团管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。Ø 负责集团内部管理员和相关人员的OA系统的培训、考核和评估。Ø 负责用户使用过程问题收集、处理、反馈，保证一线员工的正常使用。Ø 系统核心工作流程设计、修改以及系统各职能部门工作流程设计的审核。Ø 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。Ø 负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督。Ø 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。Ø 负责系统用户注册、注销等管理，以及用户权限分配。姓名：刘艳苗；手机；电话：*169；QQ：第3章 员工使用规范第六条 所有OA系统用户应在登陆OA系统的第一时间修改默认密码，并保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。第七条 公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，完全按照相关的流程规定填写，并对所发布的内容负责。第八条 员工每天上班后请及时登录OA系统，即时审批“工作台”待办工作中有需要自已审批的流程，应避免因未审批而造成工作延误，流程审批必须提供相关的审批意见，原则上所有工作需要办理的审批流程不能超过2小时。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时间较长，应通过代理设置功能委托相关人员代为办理，或者通过手机等移动客户端办公，不得延误流程的审批。第九条 流程发起后，工作人员应根据流程的缓急程度对所发起流程的审批和处理情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。第十条 通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。第十一条 OA系统管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十二条 网络寻呼是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息，为了避免因网速的原因未弹出而没有看到寻呼内容，要求所有的员工定期到“已收寻呼”中查看，其中下班前必须要到“已收寻呼”查看，及时回复询问寻呼。除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过寻呼系统交流，有据可查，明确责任。第十三条 员工每天应填写当天的工作日记，日记除达到每天及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映当天重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。第十四条 每周一中午12:00点前填写上周总结和下周工作计划，并提交部门领导审批。第十五条 部门经理以上人员，每天下班后或第二天上班后，查看管辖内员工的日记、任务汇报情况、寻呼交流，及时掌握员工工作状况。对于工作中存在偏差的情况，其经理或部门负责人及时给予指正。1） 如果检查中发现员工的工作有偏差，部门经理或负责人必需及时给予指正。避免因此造成工作延误。2） 如果遇到某些员工抵触日常检查，其部门经理或负责人必需做好该员工思想工作，使其认识到日常检查的意义是为了更好的协助工作。3） 如果在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，部门经理或负责人必需帮助员工与其它部门协调工作。第十六条 部门领导通过“我的任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并按时对其检查和跟踪。第十七条 集团各部门、各子集团分公司，要建立OA系统管理体制，指定专人负责本部门、本公司的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档。第十八条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第4章 安全与维护第十九条 集团总部的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。第二十条 集团办品牌信息部IT工程师负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。IT工程师应定期对OA服务器进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。第二十一条 OA工程师每天应对数据库和系统运行程序进行备份，并定期刻录成光盘保存，做好灾难恢复工作。第二十二条 OA工程师应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与金和软件联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。第二十三条 对于系统使用过程中用户提出的使用问题，系统管理员应于2小时完成相应问题的处理协调，并做好问题的处理记录以和反馈。第5章 应急措施第二十四条 系统出现故障，导致OA自动化办公系统无法正常工作时，应及时通知集团办品牌信息部IT工程师。由其尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在2小时内做出响应。若8小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由品牌信息部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障流程与信息交换工作的正常运行。第6章 处罚第二十五条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任： Ø 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的。Ø 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的。Ø 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的。Ø 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。第7章 附则第二十六条 本规定自2014年03月05日起试行，终止时间另行通知。第二十七条 在试运行期间，只开通了信息交流、流程管理以及个人事务管理3个模块，此后还将逐步推行其他的模块，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。第二十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。专心-专注-专业