办公室制度模板汇编(共16页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上办公室管理制度（01试行）总则1.为加强公司管理，维护公司良好形象，提高工作质量和办事效率，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、员工的聘用和离职制度、考勤和休假制度、办公室卫生规章制度、办公室用电安全、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、印签管理、会议制度等。第一条 办公秩序（一）基本准则1.不得大声喧哗、打闹，不许利用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚；2.个人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知行政部门进行更新，若有急事须及时回复，以免耽误工作；3.保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍、或其他杂物；不乱扔杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。4.不得在公司的电脑上玩游戏（包括下班后）；5.不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容；6.未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要内容不得随便传阅泄密；7.不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件；8.禁止利用公司电话接打私人电话；9.饮食：叫餐时间为自下班前半小时起，外卖送到时，一律到前台付款领取，不允许不相干人员进入办公区内。自备食物的同事在下班休息时间按先后顺序使用微波炉进行加热，热好自己的后把下一份食物放入微波炉内并通知其主人。最后一位使用微波炉者关闭电源，不得在办公区内就餐。10.不得利用工作时间和公司设备做和工作无关的事情；11.不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言；12.下班后，由办公室人员负责检查并关闭电源（电灯、电脑、空调等设施），关好门、窗；最后走的员工负责关闭自己所在区域的电源及门窗。13.办公区内严禁焚烧杂物或使用明火，不能自行安装或乱拉电线，防止失火；14.未办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；15.来客、来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室。16.在办公区内员工手机应调整为震动状态，避免个性铃声打扰其他人员工作。17. 办公台（桌）面每日下班前各自进行整理保持台（桌）面整洁、卫生，办公用品摆放整齐。18. 各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向部门经理请假，经部门经理批准后方可离开。19. 当私人事情与工作安排发生冲突时，应尽量以工作为主。20. 保守企业秘密，不准对外泄露策划方案、报价、资金及经营管理等有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的解除上岗合同。（二）服务规范1.仪表：员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服装整洁、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、女士不能穿短裤、吊带装、睡衣、超短裙等；男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等）2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 4. 说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结、友善的氛围。5 待客：热情大方的对待来客。客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。6. 作客：准时赴约，作客时间不宜太长，告别时应向主人表示谢意。 7. 为了建立公司形象，同事之间称呼应以职称为准，尽量避免哥、姐等称呼。8.前台接待：8.1遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，进行来访登记，上班时间，办公室内应保证有人接待； 8.2原则上公司不允许在办公室接待亲友。如特殊情况，经部门主管同意，可在不影响公司正常业务的情况下，在接待区或会议室进行。9.电话接听：接听办公座机电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，所有作好接听记录（包括何时，何地，何人、何事、回复时间等），严禁长时间司电话。第二条 员工的聘（雇）用和离职制度（一）员工的聘（雇）管理一、 新进人员经公司录用开始上班日起，前三个月为试用考核期，经过试用合格者将转正，享有公司一切待遇。二、 考核期间业绩表现优良者，经主管核报后，可申请提前转正，但试用期不得低于一个月；若考核成绩太差，且无改进之意者，可直接解聘。三、 需办手续 填写员工资料表 缴员工身份证复印件和毕业证相关证件复印件各一张，近照一寸免冠照片八张。四、 新进人员自上班日起七天为新人培训期，不计发底薪，按每天五十元标准提供伙食和交通补助。若无故离职者，不得向公司申请任何薪资及费用。五、 新人在考核试用期三个月内，以个人考核表现，通过后再予调整薪资。六、 未经部门经理许可，未经请假手续而擅自不上班者，视同旷工，一日扣500元，两日扣当月工资，三日以上且无正当理由者予以开除。（二）员工的离职管理一、 若因工作环境不适或其他个人原因而自行离职者：1. 在试用期三个月内提出离职，须提前15天以书面形式上报公司，否则以15天工资相抵，补偿公司损失。2. 到职满三个月以上，已转正后若须辞职者，须提前一个月以上书面上报公司，否则以一个月薪资相抵，补偿公司损失。3. 工作在一年以上的员工提出离职时，须提前一个月书面上报公司核准，未经核准而自行离职者，自愿放弃上月薪资及任何奖金、提成。二、 员工办理任何请辞时，须先行填写“书面辞职报告”，经核准后，方可离职。三、 员工在自动离职或请辞期间内，因职务交接不清，或手续不全而导致公司资金及财物有损失，须负赔偿责任，公司将依法解决。四、 已请辞员工在待退期间，若在公司表现恶劣，或影响公司其他人员或公然破坏公司制度者，可予以直接开除，并扣除薪资及奖金。五、 离职员工交接重点：第一项：个人职责所示资产列报表，清点移交予接管人员。第二项：原服务客户各项余额，资料档案及后续服务重点移交第三项：个人所负责纸质各项本册移交。第四项：呈报手中未完成的客户单予部门经理查核。第五项：不得将与公司客户有关的任何资料带走六、员工的裁剪或增加，须以部门业绩表现而改善，淘汰劣质员工，保留优质员工。第三条 考勤和休假制度（一）.  职责 行政部：负责员工的考勤管理及统计； 财务部：负责根据员工的出勤情况核发工资、奖金及相关福利； 各级管理人员：负责核签本部门下属员工的考勤休假申请。（二） 内容1考勤管理规定1）正常工作时间：每周一至周五，周六上午开会2）每天作息时间：春、冬季 上午8:00-12:00 下午13:30-17:00 夏、秋季 上午8:00-12:00 下午14:00-17:303）如遇特殊情况，以公司具体通知或公告为准。2. 对迟到、早退、矿工的处理：1）8:05以后岗视为迟到；提前一分钟下班即视为早退；2）迟到、早退者，扣工资10元。注：该费用在当月工资中扣除3）出差或在市内办事者，应在上班时告知办公室考勤人员自己的去向，并说明事由，办公室人员认真给予登记。3 打卡规定1）除下列情况外，员工正常上班均需每天打卡2次，如需加班还需加打卡2次，打卡以今目标上的数据作为出勤依据：经总经理批准可免予打卡者； 因公出差填写出差申请单，经核准者；因故请假填写请假条，经核准者； 临时有事，事后说明事由（若是请假或出差，事后应补填请假条或 出差申请单），经核准者。2）任何员工不得委托他人打卡或代人打卡，委托他人打卡及代人打卡者，一经发现，双方均以旷工一天论处，三次以上作辞退处理。3）员工确因疏忽而忘记打卡的，忘打卡月累计数不得超过3次，超过3次的，按迟到、早退予以处理。4）任何员工外出办事必须在外出员工登记表上登记，由行政人员负责监督。4 休假与请假管理休假1）法定假日：元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等法定假日；2）公休日（每周一天半）；3）其他经公司决定的休假日。请假员工请假一天以内，需由副总批准，超过一天需由总经理批准。 2.2、每月出勤24天按全勤，病假每月在3天以内，工资照发，病假期间超过3天按70%计发，超过15天，按50%计发，超过1月的，按30%计发，超过1个半月的不再计发工资。 注：病假需省、市级医院出具的诊断证明。 3）、婚假：在公司上班满一年者，到法定年龄结婚，可带薪休假3天，晚婚可带薪休假10天，超出休假时间的，经领导批准，按事假计算，未经领导批准的，按旷工处理。 4）、产假 4.1、产假享受人员为在公司工作满一年者。4.2、女员工生育期间，女职工若参加了生育保险，其产假期间的工资由生育保险基金支付，若没有参加生育险，则计时员工产假期间由公司发放其基本工资。累计可休带薪产假3个月。工资标准为：产假1-3个月发放基本工资的100%；4-6个月发放基本工资的50%；6个月后无工资，岗位预留，如一年后不到公司报到，按自动离职处理。 4.3、如女员工休完三个月产假到岗上班者，在孩子半岁前每天上午和下午各有一个小时的哺乳时间。 4.4、男职工可带薪休产假一周（含周六、周日）5）、丧假：员工的直系亲属（父母、配偶、子女）死亡时，经过总经理批准，根据情况给予35天的丧假，丧假期间工资照发。5、加班 1）、公司领导可根据工作需要安排员工加班。  2）、企业为员工提供的学习、培训时间不以加班计。第四条 办公室卫生规章制度1、值日人员负责当天的保洁工作。2、值日人员离开时，下班时，应仔细检查电器电源是否关闭：如饮水机、打印机、空调、灯、窗户等，网络路由器等。锁好门窗，防止火灾、防雨和失盗。3、坚持每日轮流清扫制度，做到地面、桌面、柜上、窗台上清洁、整齐、窗明几净。4、室内不许存放垃圾，及时把垃圾清理。5、各位员工自已的办公用品和各种用具存放整齐有序，不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画。6、工作人员要讲究，养成良好的习惯，保持内外清洁美观，创造良好的工作环境。7、办公室安排人员轮流值日，每日一小扫，每周一大扫，形成制度，坚持长久。8、办公室人员有义务提醒外来人员：不准随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物。9、公共办公区内禁止吸烟。第五条 办公室用电安全1、公用区域用电安全计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关。下班后请自觉将办公室电灯关闭。2、公共电器用电安全 复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机，防止意外事件发生，同时节约用电，节省能源。3、个人用电存在问题及安全使用 下班后，计算机关机，显示器关闭；中午休息时请将显示器关闭；请保持电源插座附近的清洁、远离水源。第六条 档案管理1.归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3.档案的借阅与索取：(1)总经理、副总经理、借阅密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；(2)公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。4.档案的销毁：1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经部门经理批准后方可销毁。3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第七条 印鉴管理1.公司印鉴（公章）由办公室负责保管。2.公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5、公司财务章由财务保管，只限于财务部处理财务事物使用。6、公司业务章由总经理指定专人管理，只限于业务往来事物处理使用。7、公司人事章由行政人事部保管，只限于处理人事行政事物使用。8.盖章后出现的意外情况由批准人负责。第八条 办公用品管理制度1办公用品种类本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：1.1 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。1.2 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。1.3管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、打码机、计算器、印泥等。2办公用品的管理办法2.1 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机等。 2.2领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。2.3 管理消耗品文具应限定人员使用，自第二次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。2.4 管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。2.5 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交行政部汇总，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。2.6 行政部办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。2.7 办公用品严禁取回家私用。2.8采购人员可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室无法采购者，可以经办公室同意授权各部门自行采购。2.9 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。2.10 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第九条 会议制度一、目的为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。二、公司会议类型 公司各种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表（如有其它临时召开会议或时间变动，请以临时通知为准）三、会议议题 （1）、每次开会都要有主题，主会人召开专题会议，传达公司会议精神，讲评部门工作要点及存在问题，落实各项管理措施，帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指导。 （2）、各部门根据实际情况，由各部门经理决实是否邀请财务、人事等其他部门同事或公司领导参加例会。四、会议要求 （1）、做好会议记录。 （2）、会议纪要在会议召开2天之内形成书面材料，并上传公司共享文件夹中，以便各部门学习与落实会议精神，以使大家共同遵守执行。 （3）、会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等）准备的组织工作； （4）、每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题，并围绕此召开会议，不可以在会议时间讨论与此无关话题。五、会议纪律（1）、书记员认真记录会议纪要，如实按会议制度记录会议内容，参会缺席、迟到等情况。（2）、各部门参会人员必须准时，不缺席，迟到按公司制度处罚。（3）、与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向部门上层领导请假，同时指定专人代为履行职责。（4）、会议由人事行政部、办公室协助组织。（5）会场内关闭手机或调至震动。开会期间如无紧急事情，来电由当事人回复来电者，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听电话；会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，特殊情况会场外联络，如有违反此规则，第一次口头警告，第二次罚款10元，第三次罚款20元，以此类推。六：会后事项（1）会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、椅子归位，保持室内卫生整洁、设施完好。（2）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。（3）会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，会议负责人要指定专门的人按照落实要求进行跟进，层层进行传达贯彻，务必使执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果；（本制度自公布之日起开始施行） 专心-专注-专业