冷柜出口操作流程(共6页).doc
精选优质文档-倾情为你奉上 冷柜操作流程及规范一. 订舱,出号1. 客户的订舱委托传来后先交由相关业务人员或销售初步审单(特别要注意是否客户委托单上已注明冷藏温度)和制作SALES CONFIRMATION.另外需特别注意:客户传过来的原始托单不能改动或涂写.2. 各操作在接到订舱下货纸后也要先审单,包括托单审核和审核 客户发来的订舱单最基本应含有以下信息： 1）发货人2）收货人3)通知人4)起运港5）目的港6）唛头7）货物包装和件数8)箱型、箱量9）品名10)温度,通风和湿度11）货物毛重12)货物尺码13)托运人的签字或盖章 14）有帐期的同行货（即货代货）要求托单上写明海运费。根据不同船公司的要求提前告知客户提单上不符合要求的内容或格式,确定客户接受更改后方可开始订舱. 3. 审单完毕录入SEALINK系统,打出,要求字迹清晰准确,并且上面要注明收件人的姓名,发件人的姓名联系电话和传真,写明要求订哪家船公司哪天的船期,如场站自结也要注明.4. 出号后需先确认有船公司放箱指令方可将订舱确认(即入货通知)传真给客户,订舱确认上要求必须显示我公司的联系方式.冻柜要注明货物品名,件数,冷藏温度,通风,湿度,预计开船时间及截港时间等内容,出号后应及时向订舱代理或船公司询问有无拖班消息,如确认拖班需马上书面通知客户,并通知客户如因拖班产生的超期制冷费我司不予承担.5. 特别注意: 出号当天下班前务必落实场站是否收到下货纸和放箱指令,确保能够背箱.如因故暂不能背箱的,一定要通知客户先不要提箱,等到可以背箱后再立即通知客户可以背箱,如冻柜缺箱.6. 收到客户书面的退舱/推航次通知时注意以下几种情况:1) 第一时间通知销售2) 退舱的货物要在系统中将货物信息删除掉,推航次的货物注意及时更改系统中的ETD时间为正确的开船时间.7. 所有发出去的重要传真一定要通过电话确认对方收到.二. 报关,拖车接到新订舱后先同客户确认是否需我司代理报关,派车及做箱检,如需,要求对方传真书面委托给我司.1.根据客户要求如需我司代理报关,应提前同客户联系将报关资料寄至我司,报关资料务必至少提前半天交给报关行,紧急情况可安排客户直接将报关资料寄给报关行. 报关基本资料包括:正本核销单,正本报关委托书,正本商检通关单,箱单发票（复印件即可）.安排报关时，需将核销单,商检通关单等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。核销单要求在船开后15天之内退给客户,在收到由报关行退回的核销单及报关单退税联后，应先做详细登记，如果客户需要核销单，要及时去财务登记，并寄出。报关前要查询说报关货物是否有相关运抵报告，有运抵报告后通知报关行进行报关，无运抵报告或其他原因应及时与场站车队进行协调，落实原因，避免因为运抵报告耽误集港报关！2.安排拖车前，需与客户或工厂联系确认装柜时间及地点,注意以下几个方面: A.操作姓名公司电话和手机号.船名航次,提单号,目的港,预计开船日,截港时间,箱型箱量,件重尺,货物冷藏温度，通风和湿度，提箱场站,场站联系人及电话,如已提前指定箱号需列明箱号，装货工厂名称及详细地址,工厂联系人姓名和手机号,要求派车时间,陆运费.另:如有客户书面要求司机背箱时开箱检查集装箱内部是否干净无异味,则在给车队的派车委托上一定要注明.B. 发出派车委托后，应要求拖车公司提供司机姓名，手机号码、车号，可做备用或通知工厂。 C应叮嘱车队按要求时间抵达装货地点，不能按时到达工厂时应提前电话通知工厂说明不能及时到达的原因及预计何时可以到达,否则由此引起的损失由车队承担。 E如客户要求冻柜需挂发电机的，应提前通知车队安排挂机。 F在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各场站办理卸车、装箱。 G提醒客户冻柜返回场站后只有5天免费制冷期限,逾期每天收取超期制冷费人民币90元/20RF,人民币180元/40RH。应根据船期提醒客户装货时间,尽量避免产生超期制冷费，在客户确认承担超期制冷费的情况下可以提前安排背箱。3. 应通知客户必须在背箱前通知集装箱是否需要做箱检,收到客户书面委托后可安排做箱检,且必须在背箱前发箱检预约单给场站,场站收到委托会安排司机背箱检箱.三. 提单确认在船公司规定的截单时间之前同客户确认提单,提单确认要求及时准确,以免产生不必要的改单.1) 2) 其他船公司或货代订舱的货物,提前同订舱公司落实截单时间并书面通知客户,应及时催促客户在要求时间之内确认提单.3) 提单确认一定要求客户书面回传件，或者邮件确认也可，不接受口头确认四. 做帐1. 所有费用依据SALE CONFIRMATION做帐.2. 如果费用和SALE CONFIRMATION不一致，要及时通知销售，如果要修改，必须有书面的更改单，不接受口头更改，并保存在当票资料中五. 签单1.正本提单: 船开后经客户确认无误的提单应于当天安排签单(包括船公司单和货代单),如当天签不出来,最迟不能延期超过2天.1)无论主单分单,签出后一律必须交财务登记保管，未经财务确认操作不可自行放单。2）特别强调，拿到正本提单后先要进行仔细检查，包括以下几个方面：核对提单上的内容是否正确，特别是温度，通风和湿度是否同订舱委托一致核对提单是否三正三副齐全，并且正本都盖有船公司签章核对提单号是否一致都属同一票提单，防止船公司别错提单2.电放提单。所有提单电放必须经由财务登记。必须是SHIPPER提供的正确的电放保函。3.所有冻柜，签出提单后，温度，通风和湿度是难以更改的，请在订舱是再三确认，如果有更改，一定要发货人出书面更改保函，并及时更改。签发提单后，在寄给客户之前，要仔细检查提单上的温度通风等重要信息与委托是否一致六. 货物到港前的跟踪 建立台帐，将每周操作的货物登记入台帐，台帐内容基本应包括：客户名称，提单号，船名航次，箱型箱量，目的港，开船时间，预计到港时间，是否派车，是否报关，是否票结，是否帐期，帐期时间，开发票时间，寄提单时间电放时间根据台帐登记，应定时检查有无漏开发票的及时补开；另外最重要的是定时检查有无客户快到港了未安排签单的，如发现此类客户，应第一时间电话询问客户原因并上报部门经理，应每天跟踪客户情况并汇报给部门经理专心-专注-专业
