中建八局ERP二期用户操作手册合同与成本管理(共60页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上中建八局ERP系统二期合同与成本模块用户操作手册创建日期：Apr.4 ,2011当前版本：1.0文档控制更改记录日期作者版本更改参考2011-04-20Deloitte1.0分发拷贝号名字区域1234目录文档控制ii概述1ERP 二期合同与成本管理总体蓝图1合同管理21合同评审结构维护22合同信息录入43合同清单项导入（或录入）154合同附件上传215合同评审246补充合同及签证录入277合同状态修改318合同报表查看40成本管理469总包报量4610产值明细录入4811合同清单导入生成一揽子采购协议5012分包报量5313成本报表查看54专心-专注-专业概述ERP 二期合同与成本管理总体蓝图本部分操作手册以<<中建八局ERP系统二期解决方案-合同管理_v3.3>>和<<中建八局ERP系统二期解决方案-成本管理_v4.4>>为设计原则，细化未来业务蓝图中各业务流程在ERP系统中的实现方法。ERP合同管理总体蓝图ERP成本管理总体蓝图合同管理本章涉及的是合同相关的内容，需要根据实际合同签订情况在ERP系统中进行相应录入，并进行在线评审。1合同评审结构维护1.1定义评审结构评审结构目前交由局里统一维护，如果各个公司有特殊的评审流程，需要和局合约部提申请，由局合约部统一维护评审结构。路径：局机关合同超级用户-CCEED 工作流设置界面工作流名称评审结构的名称，如果是通用的流程可以取通用的名称，否则要在名称里写明是什么公司使用的流程。工作流类型就选择“合同评审工作流”。工作流审批顺序只能输入整数，系统按照数字从小到大进行排序。在同一个流程里不可以输入相同的数字，如果是会审的情况，可以在评审节点输入，比如“二级公司-会审部门”。评审节点具体的评审部门名称。所属公司层次选择局，二级公司，三级公司，四级公司，项目部，共5个层面。1.2定义评审人员由各个公司的关键用户进行维护，指定每个评审节点涉及到的具体人名信息。路径：局机关合同超级用户-CCEED 工作流审批人员设定工作流名称进入该界面，第一步先按“F11”，第二步在工作流名称输入关键字段信息加%，比如查天津公司的总包合同评审流程，但是不知道具体的名称，可以输入“%天津%总包%”，第三步按“Ctrl+F11”即可查询出来。工作流类型系统默认显示。组织选择具体的公司名称。评审节点选择该评审流程里涉及到的评审节点。项目编号如果某评审人员只能评审具体的项目，则这里要选择具体的项目编号。项目名称系统默认显示。人员信息该公司，该评审节点对应的人员名称。组织部门系统默认显示。职务系统默认显示。可拒绝选择“是”代表该人员可以拒绝评审，将合同退回重新起草。1.3定义授权审批对于公司领导由于某种原因无法上网，以至于不能登陆到ERP系统进行在线评审的情况，只要该情况是预先可以知道的，那么可以提前设置被授权人在指定的日期范围内替该领导进行评审。路径：局机关合同超级用户-CCEED 合同评审授权授权人登陆ERP的人员。被授权人指定具体的被授权人。工作流名称指定具体的评审流程名称。开始时间该授权生效的开始时间。结束时间该授权生效的结束时间。2合同信息录入将来需要在ERP中进行管理的合同主要有9类，具体为：代码名称A总承包合同对外以局名义B总承包合同对外自身名义C总承包合同对内D投融资合同以局名义E投融资合同自身名义（暂不启用）F劳务分包合同G专业分包合同H物资采购合同I设备、周转料租赁合同2.1新建空白合同路径：合同超级用户合同组织器单击“新建文档”：弹出创建合同页面：系统提供三种新建合同的方式：“新建空白合同文档”、“从现有合同文档复制”、“根据模板创建”。操作人员可以根据需要选择相应的方式新建合同。新建空白合同文档：在合同创建页面选择“新建空白合同文档”并单击“下一步”后弹出上图所示对话框，根据合同实际需要填写对应字段的信息：类型：“类型”字段中可以选择到所有的合同类型。意向：根据所选合同类型，系统自动产生“购买”或“出售”。编号：编号字段输入任意数字，创建合同完成后系统会根据合同编码规则自动生成合同编号。币种：选择合同所对应的币种。起始日期：合同创建的日期。物料主组织：系统中有默认的物料主组织“CCEED_物料主组织”。业务实体：选择所创建合同的对应业务实体。合同信息输入完成后，单击“完成”按键，系统提示“已成功地创建新的合同文档”单击“确定”键进入到新创建的合同的页面：2.2定义合同模板路径：合同超级用户合同组织器单击工具栏左上方标出的查找标志弹出合同查询页面输入查询条件查找出需要设置为模板的合同单击“转至”，选择“拟定工作台”打开合同，单击“活动”键，选择“另存为模板”弹出下图窗口，填写模板编号后点击确认，完成合同模板的创建。2.3定义9种类型的合同路径：合同超级用户合同组织器单击“新建文档”：弹出创建合同页面：系统提供三种新建合同的方式：“新建空白合同文档”、“从现有合同文档复制”、“根据模板创建”。操作人员可以根据需要选择相应的方式新建合同。推荐使用“根据模板创建”。选择“根据模板创建”后，单击“下一步”，弹出页面如下：类型：类型弹性域中选择需要创建的合同对应的类型编号：选择创建合同所引用的模板的编号复制：勾选需要从模板复制到合同上的内容单击“下一步”，弹出下图对话框。此页面中所需填写内容与“2.1新建空白合同”所填内容相同合同信息填写完成后单击“完成”键，出现下图提示，创建合同成功：单击“确定”进入合同页面：合同基本内容合同主要内容合同当事人合同清单项提交评审根据不同合同类型，将各类型合同需要填写的字段按顺序填写到“合同基本内容”、“合同主要内容”、“合同当事人”、“合同清单项”、“提交审批”选项卡中，具体需要填写的内容见下表：合同类型代码合同类型合同基本内容合同清单项合同当事人提交评审合同主要内容A、B、C类合同使用总包合同编号合同名称合同价款方案合同签订日期项目合同币种合同简称无发包方/建设单位信息合同我方签约主体当事人实施主体当事人类型工作流名称总包合同-工期与工期违约责任总包合同-基本描述总包合同-价款与付款总包合同-结算及相关约定总包合同-其他违约责任，索赔及争议解决总包合同-质量标准及违约责任总包合同-重大风险合同标准合同评审必填信息D、E类合同使用投融资合同编号合同名称投资总额方案合同签订日期项目合同币种合同简称无合同对方主体类型工作流名称合同评审必填信息投融资合同-关键信息F、G类合同使用分包合同编号合同名称合同价款方案合同签订日期项目合同币种合同简称行号行样式项目物料编码物料名称行数量单价合同相对方1（默认业主）合同相对方2（默认总承包商）分供方名称收单方收货方类型工作流名称合同评审必填信息分包合同-关键信息分包合同-联系方式采购协议相关信息H类合同使用物资采购合同编号合同名称合同价款方案合同签订日期项目合同币种合同简称行号行样式项目物料编码物料名称行数量单价分供方名称收单方收货方合同我方签约主体当事人类型工作流名称合同评审必填信息物资采购合同-关键信息采购协议相关信息I类合同使用设备、周转料具租赁合同编号合同名称合同价款方案合同签订日期项目合同币种合同简称无分供方名称收单方收货方合同我方签约主体当事人类型工作流名称合同评审必填信息采购协议相关信息租赁合同-关键信息3合同清单项导入（或录入）3.1合同清单项导入路径：合同录入用户CCEED合同清单项导入首先在excel中填写下表，表中的数据是例子合同编号合同行号物料编码物料名称单价数量50402G1劳务分包队使用物料-装模板9.223450402G2劳务分包队使用物料-装吊顶279.227750402G3劳务分包队使用物料-装门套98342然后另存为CSV格式的文件，截图如下之后到ERP系统中打开合同清单项导入界面选择CSV格式的文件存储路径点击“验证”，会有校验过程，如果有错误请根据提示进行修改后重新选择并验证验证通过的数据，点击导入查看该请求的输出内容根据输出内容来判断合同清单导入成功与否。3.2合同清单项录入路径：合同录入用户合同组织器首先切换到对应合同的“合同清单项”页面，然后将鼠标点击左边的合同号再点击工具栏的“新建”按钮，会看到左边的合同号下出现“新行”字样填写行号，行样式，物料编码，物料名称，行数量，单价，然后保存即可注意，新增下一行时，也要点到左边的合同号上再点击“新建”按钮，否则会出现新行在某个具体的行号之下，而不是在合同号下，请按照要求操作。下图的结果是错的。4合同附件上传4.1上传合同评审相关附件路径：合同录入用户-合同组织器找到要上传附件的合同并打开到“拟定工作台”界面，点击工具栏的按钮选择具体的附件类型，然后说明文件名称和说明点击“来源”页，出现一个WEB界面点击“Browse”找到要上传的文件并点“提交”关闭web界面并在打开的小界面“文件是否已成功加载”点击“是”这样文件就上传完毕了5合同评审5.1提交合同评审路径：合同录入用户-合同组织器切换到“提交评审”界面点击“启动”提交评审，会出现提示框如果提示的评审人员与实际的评审流程一致，那可以点击“确定”开始评审；否则点击“取消”检查是否系统设置有问题需要改正后再提交评审。5.2在线评审路径：用审批人员的账号登陆系统，在界面右边找到具体的合同评审通知点击通知的链接到具体的评审界面在“附注”里可以填写具体的评审意见，点击“批准”即可将该评审工作流往后进行。有“拒绝”权限的人员也可以点击“拒绝”来中止工作流，由合同起草部门重新起草后再次提交。6补充合同及签证录入6.1补充合同录入补充合同就是与9种合同类型的录入方式，评审方式一致，唯一的区别在于需要填写主要合同编号和主要合同名称字段。6.2签证录入这里说的签证是一个大的概念，既包含对业主的合同外收入，也包含对分供方的合同变更，还包含实际的签证业务。只要出现合同变更的情况，需要人为判断变更大小是否需要签补充合同，小的变更就走签证。路径：合同录入用户-合同组织器选择新建空白文档并点击下一步类型选择“签证”，意向根据对业主还是对分供方选择“出售”或“购买”，其他字段参考合同录入章节的说明。在“合同基本内容”页面录入黄色字段。在“合同主要内容”页面录入“签证-关键信息”和“合同评审必填信息”。在“合同清单项”页面录入或导入签证明细清单项。在“提交评审”页面启动评审工作流。7合同状态修改7.1提交更改申请并审批当合同已经评审通过之后，不能对该合同进行任何修改，主要指合同状态修改以及上传新的合同附件。如果需要修改的话，要提交更改申请，经过授权审批后方可进行相关修改。路径：合同执行用户-合同组织器-拟定工作台-转至-更改管理点击确定进入更改管理界面点击“新建”，新建更改申请填写类型，原因，更改正文之后保存会自动生成编号点击“更改状态”选择“已提交”点击“确定”，在状态历史记录界面可以看到该更改申请已经提交到审批人那里。根据系统设置的授权更改审批人，用他的账号登陆系统。找到类型为“OKE 更改请求流程”的通知打开并进行审批再次到更改管理界面，可以查找到之前的更改申请状态已经变为“批准”点击“更改状态”选择“处理中”并点击确定可以看到更改请求变为“处理中”，且下边的“实施”按钮可以点点击“实施”进入到拟定工作台界面，点击“活动”选择“更改合同状态”进入到合同状态界面，选择新状态，原因点击“确定”，可以看到提示合同状态更改成功。点击OK即可。回到更改管理界面，查找到之前的更改请求，点击“更改状态”选择“完成”可以看到该更改请求已经完成下次需要再次对合同进行更改的时候需要再次提交新的更改请求。8合同报表查看8.1合同评审状态监控报表路径：合同-请求-运行选择“单个请求”点击“确定”查找请求名称并点击“确定”填写相应参数并点击确定点击“提交”即可。点“否”结束提交，点“是”提交另一个请求。点击工具栏的查看-请求不用输入条件直接点“查找”鼠标点到具体的请求，然后点“查看输出”选择浏览方式点“确定”该报表可以复制到excel中。8.2合同评审信息输出报表参考上边的操作，选择具体的请求名称。8.3合同交底表参考上边的操作，选择具体的请求名称。成本管理在项目执行过程中发生的成本数据要按照要求在ERP中进行报量，之后才可以进行成本分析，也就是说，报量数据是成本分析的基础。9总包报量9.1总包报量录入路径：合同录入用户-CCEED 总包报量查询界面可以输入相关的查询条件进行查找。如果是录入新的数据，则点击“新建”即可。录入项目号，合同编号，报量日期，向业主报量金额，其中签证部分，施工图量金额，其中签证部分。点击“保存”即可完成录入。由于业主确认一般滞后，所以待业主确认后再回头查找到该笔数据补充维护剩余的字段信息。并且保存。每个期间应该将业主确认金额及时产生开单事件。对于有业主确认数据的项目要点击“启动项目开单”。点击“是”系统提示该项目已经开单，点击“确定”即可完成开单。10产值明细录入10.1录入人材机维度的产值明细对业主的产值数据，为了便于日后进行成本分析，需要将产值拆分到人材机的维度，每个期间录入系统。路径：合同录入用户-CCEED 产值录入点击“新建”录入具体数据选择具体的分析项录入。对于劳务分包，专业分包，材料用量，周转工具，大型机械还需要录入其明细数据。当分析项为“材料用量”时，点击“明细产值”进入下一个界面录入并保存。当分析项为“劳务分包，专业分包，周转工具，大型机械”时，点击“明细产值”进入下一个界面录入并保存。11合同清单导入生成一揽子采购协议11.1清单导入生成协议合同录入系统时，对于分供方的合同会录入清单项信息，主要针对劳务分包合同，专业分包合同，物资采购合同而言。这些清单项是为后边做分包报量或者采购使用的，但是前提需要先生成一揽子采购协议。一揽子采购协议是一个定价不定量的东西，做采购订单的时候是引用一揽子采购协议的。因此合同清单项先导入生成一揽子采购协议，然后采购订单录入的时候引用该一揽子采购协议，这样才是一个完整的流程。路径：采购-请求-运行选择请求名称为“CCEED 合同清单生成一揽子采购协议”，选择合同编号然后点击“确定”。查看请求输出可以到合同录入界面查询该合同已经生成了采购协议号11.2补充合同，签证的清单导入原始采购协议对于补充合同和签证的清单，也需要导入到采购协议中去，为以后的分包报量做引用。由于补充合同和签证都录入了“主要合同编号”和“主要合同名称”信息，因此补充合同和签证的清单会导入到主合同生成的采购协议中去，生成新的协议行，而不会导入生成新的采购协议。操作方式与上边的说明一致。补充合同查询已经生成的采购协议号，也是在合同主要内容页面的“采购协议相关信息”的“对应采购协议编号”字段。签证（对分供方的）查询已经生成的采购协议号，是在合同主要内容页面的“签证-关键信息”的“对应采购协议编号”字段。12分包报量12.1分包报量对于劳务分包合同，专业分包合同，参考一期的报量操作。要注意的是：对于劳务分包和专业分包合同，在报量单录入界面要引用一揽子采购协议，不能手工录入报量清单项。报量单如果没有引用一揽子采购协议的话不能报量。对于物资合同，在采购订单录入界面可以不引用一揽子采购协议，这个由各公司按照一期的做法参考决定。对于设备、周转料租赁合同，参考“中建八局ERP二期用户操作手册-集中采购管理-1.0”，有专门的租赁功能介绍。13成本报表查看13.1产值与实际成本对比分析表这里是为了对比产值与实际成本进行成本分析，所以该报表的前提是要维护好产值明细数据。参考之前“合同报表查看”章节的请求提交操作步骤。报表名称是“CCEED:产值与实际成本对比分析表”。注意：如果仅仅查看项目施工实际成本财务科目余额情况，可以找财务同事要“科目余额表”；如果仅仅查看材料的实际用量和金额，可以找物资同事要“库存进销存”报表。