付款与报销管理制度(共4页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上付款与报销管理制度第一章 目的为加强公司财务管理，规范财务付款与费用报销流程、标准以及单据和填报要求，合理控制费用支出，明确有关职能部门及各单位在财务付款与报销方面的权限与责任，特制定本制度。第二章 适用范围本制度适用于三生堂医药和正生锦泰连锁；第三章 财务付款与报销管理原则1 真实、必须原则：经办的业务真实且必须，付款与报销单据真实、合法、有效；2 预算、计划原则：所有经济活动纳入计划、预算管理，计划、预算内的支出审批从简，计划、预算外的支出严格控制；3 合同控制、报批原则：重大项目开支必须先拟订合同，并报批总经理审批后方可执行；4 归口控制原则：财务付款、费用发生应按责任部门归口负责、归口报销，各部门负责人为费用管理第一责任人；5 效益、节约原则：费用的支出应力求效益、节约；6 内部控制原则：所有财务付款与报销业务遵循不相容职务分离原则、授权审批原则，禁止由一人办理财务与付款业务的全过程。第四章 财务付款与报销的内容财务付款与报销的内容包括：日常费用支出（包括差旅费、业务招待费、办公费、邮政电讯费和汽车费）、投资性支出、存货采购支出、资金调度、预付款项、个人借款、其他各类专项费用支出等。1 差旅费：包括因公出差发生的交通费、住宿费、餐费定额补助以及其他费用。2 业务招待费：包括各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，包括招待用餐、赠送购物卡、赠送礼品等形式。业务招待费的使用应遵循勤俭节约、预算管理、效能优先的原则。3 办公费：包括各部门日常办公所必需的办公文具、用品的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。4 邮政电讯费：包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通讯费、传真费、电话初装费和文件邮寄费。5 汽车费：自有汽车发生的各项费用。6 专项费用：指各部门承办业务需要开支的、具有专门用途的费用。专项费用按年度预算项目和标准实行单项明细控制，并采用开支前事先申报制度，未纳入年度预算范围内的专项费用，开支前必须按照预算外专项费用进行专项申请。禁止挪用专项费用预算额度报销部门日常费用支出。第五章 财务付款与报销审批流程 经办人填报部门领导复核财经经理签批三生堂、正会计审核总经理审批出纳付款第六章 财务付款与报销审批职责1 报销申请人：对所报账项的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。报销申请人须按要求粘贴和填写报账票据，单据必须齐全，否则财务部有权拒绝办理并退回。2 部门负责人：主要对报账项目的真实性、必要性负责，负责审查费用项目是否按规定经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。部门负责人是本部门费用支出的第一责任人。3 财务部负责人：主要审核费用标准、预算、付款计划和合同、单据合法完整性及真实性，核对报账内容和开支标准是否符合公司有关规定。4 出纳：主要审查报账项目审批手续的完整性、连续性。第七章 费用报销标准1 差旅费报销标准详见差旅费报销制度。2其他费用报销标准：在预算范围内凭发票等有关单据，依照上述第五章有关审批流程，实报实销。3 因需要，报销标准高于本部标准的，必须书面陈述理由，依相关规定报批，并报本部财务部备案。第八章 费用报销期限1 原则上除特殊报销事项以外，所有费用支出应于费用支出发生或出差返回后7个工作日内办理报销手续。2 市内差旅费由于发生频繁且每次发生额较小，可于月底按月汇总报销；经常外出的人员费用在发生后1个月内报销；3 因特殊情况不能及时办理报销手续的，应提前向财务部提交延迟报账的书面申请，经财务部同意后，可以适当延迟，但最长报账期限为业务发生之日起30日历天，逾期财务将不再受理。第九章 费用预算控制1 所有开支费用应以经批准的预算为前提，不得超出预算范围和额度。对超出年度预算的费用支出，必须按本制度相应流程规定并获批准后才能开支和报销。2 财务管理部根据核算数据，按月统计并通报各部门费用实际支出额，对费用预算完成进度进行实时预警。3 各部门费用支出应严格控制在年度预算范围内，各类费用实行单项控制，不得相互调剂，不得超出年度预算，超支部分除经总经理特别批准外，财务不得予以报销。专项费用开支严格执行事前审批制度。4部门负责人是本部门费用控制的第一责任人。责任控制费用归口办理，归口报销，非归口部门不得报销不属于本部门管辖的费用。第十章 借款管理1 借款范围：1.1差旅费、员工宿舍租赁及物品购置借款、临时采购款、人事及行政临时借款等。商品采购、行政采购及其他2000元以上费用性款项支出，公司所属名下的，必须从网上银行或以支票方式支付对方帐户，与对方单位暂挂往来，经办人填写“付款申请单”，不属于借款，经办人确保1周内收回相应票据平帐。1.2门店临时性活动的借款；1.3理赔等事故性质借款；1.4押金等性质借款；1.5其他经批准的借款。2 借款限额及审批流程： 按照资金管理制度实行。3 借款核销：3.1因公借款：借款人应于业务完成后7个工作日内填单报销费用并核销借款，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。因情况变化，原来业务取消，所借款项必须立即归还。3.2个人借款原则上遵循“前借不清、后续不借”的借款原则。4 还款责任：4.1借款人不按时间要求报销冲账和归还借款的，从次月起财务部将书面通知行政与人力资源部从其工资中扣回。4.2如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的部门负责人负连带清偿责任，并在事实确认后1个月内清偿。第十一章 财务付款与报销的单据和填报要求1 报销人应按要求提供相应的单据，主要包括取得的业务单位发票、收据、结算单及合同、协议、商务卡刷卡凭条等原始凭证；以及公司内部费用报销单、差旅费报销单等内部自制凭证。2 费用支出必须取得真实、合法、完整的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造凭证；报销单据须按财务管理部规定的统一格式填报、粘贴原始凭证。填写项目清楚、内容完整、金额正确，实物发票应附验收单。3 发票要求：购置实物资产和劳务应取得加盖税务监制章的增值税专用发票或普通发票。发票抬头必须与公司全称一致，发票所列品名必须与验收单或报销单上所列品名相同，发票内容必须与费用性质相同，并且必须是本公司实际发生的业务。其他发票要素（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整。有涂改痕迹的发票、填写不规范的发票、虚假或伪造发票，财务有权拒收。4 港澳台地区或国外出差发生的费用报销，由报销人在报销单上填列业务发生日期的汇率并折算成人民币。5 除每年1月可以接受上年12月份业务开出的跨年发票以外，其他月份费用报销原则上只接受当年发票。6 报销单据分正式票据（合法合规正式发票）、分正式票分开填报（白条收据、空白运输单等）。第十二章 结算纪律1 非经特别批准，款项一律采用银行转账方式结算。2 严禁开出空头支票。3 所有付款都应由收款经办人签收。对单位付款，资金会计应查验对方单位的正式收据（或委托收款书、证明），收款经办人证件等；对个人付款，应查验其个人证件。4 非经特别批准，严禁本公司职员代收款单位签收款项（包括现金与支票）。5 不得坐支现金；不得出租、出借账户；不得私设小金库。6 付款作业毕，出纳必须即时在付款单据上加盖“银行付讫”、“现金付讫”印章。第十三章 罚则1 报销人徇私舞弊、弄虚作假，违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除追回违规报销金额外，同时对报销人处以违规报销金额1倍以上3倍以下的罚款。如报销人已离开公司的，其违规报销金额由其担保人、直接主管、部门负责人以及其他有责任的人员承担连带责任。2 部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对违规报销造成的损失承担管理责任，可处以相当于半个月以上3个月以下工资的罚款。3 资金会计、费用会计等财务审核人员审核不严，致使公司造成损失的，审核人员承担相应稽核和会计监督责任。第十四章 附则1 本制度由财务部制订、修订和解释。2 本制度自下发之日起执行。流程涉及部门及人员职责三生堂各部门及正生锦泰各门店专心-专注-专业