武商系统操作手册(范本)(共14页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上武商系统操作手册丝宝集团华中片区武汉分区2007年9月第一部分 武商系统简介及总部管理架构一、 武商系统简介武商量贩分公司成立于2000年8月，是武商集团按照与国际大型量贩/超市连锁业接轨思路组建的经营实体，是武商集团实施发展主业、双轮驱动战略（大型购物中心大型连锁超市）的重要一极。2002年当选为中国连锁协会理事单位和行业自律委员会委员，跻身全国连锁二十强，以干则思变、发展创新企业理念为核心，按照六统一原则，采取正规直营连锁模式，坚持低成本扩张，大卖场发展战略，以规模经营发展量贩网络，以规范管理实施连锁扩张，走出一条超常规跨越式发展之路。经营面积11万平方米，年销售25亿。武商量贩分公司是以便民、利民、为民为经营宗旨，秉承提供日日必需、享受天天低价的经营理念，充分满足消费者一站通式购物需求。遵循精诚合作、利益均沾、风险共担的双赢理念，与广大供应商建立战略伙伴关系。为不断提升消费者生活质量，活跃流通市场而不懈努力，全力打造民族连锁业领先企业，向着两年内达到门店50家，销售50亿的目标迈进。二、武商总部管理架构量 贩 分 公 司采购部营运部政 工 办总 经 办财务部配 送 中 心发 展 部人 力 资 源 部 食 品非 食 品结算部管理部合同管理订单管理物价管理 三、 武商总部各部门工作职能武商总部与我方市场工作有关的部门共4个，分别是采购部、营运部、财务部、配送中心。1、采购部：负责管理食品和非食品两大类，我方产品属于非食品类；职务职能范围工作时间现负责人姓名联系方式副总经理管理非食品类业务工作周一至周六9：0012：0014：0017：30陈家美办公：手机：非食品采购经理全面洽谈非食品类业务工作同上陆向民办公：手机：非食品采购买手洽谈洗化类,纸品业务工作同上肖梦龙(洗化),范治琴办公：,手机：2、营运部：负责管理合同、费用查询、订单管理、核对物价等事务；职务职能范围工作时间现负责人姓名联系方式部门经理管理营运部所有工作周一至周六9：0012：0014：0017：30陈环办公：合同管理员管理所有合同及相关费用、扣款的申报和查询工作同上朱亮办公：订单管理员审核门店要货申请后生成订单，并传至供应商同上曾云飞办公：物价管理员审核产品供、销价格同上杜芬办公：3、 财务部：负责管理和规范内、外往来帐务，反映与监督企业经营情况等事务；职务职能范围工作时间现负责人姓名联系方式副总经理管理财务部所有工作周一至周六9：0012：0014：0017：30方玲办公：经销对帐会计负责核对经销供应商的结算单据（对外接待时间）周二、周五9：0012：0014：0017：30刘艺办公：付款会计负责开具支票，银行进帐事宜周一至周六9：0012：0014：0017：30程文佳办公：4、 配送中心：是量贩分公司的物流中心，主要负责市外门店配货工作。货物运送收费标准每件1元（每件货物尺寸不超过0.5M×0.5M），大件货物价另计。第二部分 合同签订及主要条款一、合同的签订：武商量贩的合同由武汉分区与武商签订，合同期限为本年度的7月1日至次年6月30日，一般在每年的9-10月份完成签订工作，在新合同未签订之前，价格及协议费用等条款可按上年度合同执行。二、合同主要条款：单位名称武汉武商量贩连锁有限公司合同编号HX-WUHP供货价格舒、风、顺、美出厂价倒扣4合同续签费（含所有门店）5000元年节费（含所有门店）50000元促销基金3%按上月洗化回款的3%计算,在本月的20日前支付,促销基金用途:新店进场费、新品进店费、货架存列支持、广告支持、一年24次的DM促销支持新店开业专项基金7000新开门店的进场支持宣传广告位一个,开业前三个月支持洗化新店开业促销基金2%新店开业对首批订单追加2折扣作为促销支持美化终端基金所有门店全年投入不低于15万的陈列包装及特殊陈列费.DM促销12次/年选择2个单品给予5的特价，DM海报免费促销人员管理费150元/人/月按所上顾问人数支付，活动期间另提供3个免费临时号牌条件返利0.50%回款900万返利0.5%1%达1000万返利1%1.50%达1150万返利1.5%.第三部分 门店分布联络处门店名称SAP代码地址武汉分区武商超市6439百圣6409新华家园6806港澳6776北湖6854吴家山6829建二8787亚贸8799水果湖8808胭脂8796武泰闸6828余家头8813钢城8814惠济黄陂6868江夏8829天丽东湖珞瑜路三角路6497襄樊联络处广场店长虹店东街店解放店沙市联络处宜昌店沙市店2541荆州店黄石联络处黄州297咸宁320鄂州329第四部份武商业务操作流程一、物流管理1、 订货流程l 日常订单：根据门店每周规定的时间（9：009：30；14：3015：00），由导购人员对各品牌货物详细清理，将下期要货量准确填写“门店要货申请表”交部门领班审核签字，再由门店主管或店长审核签字认可，交资讯室录入电脑，由总部审核生成订单，总部以传真形式到供应商处，我方收到订单后送货，周期23天。l 紧急订单：若遇大宗团购导致货物不足的情况，通过电话直接通知总店主管，总店主管在总部下单，打印后传门店主管安排送货。2、 收货流程送货员凭已填写好、盖章的送货清单（一式四联）和订单，交门店收货员，对单点货，验收签字，交录入室，录入打出电脑单，双方签字认可，返回电脑验收单及清单第三、四联。（时间在12小时内办完）3、退货流程l 退货：门店主管先清点好退货的产品，填写卖场的退货申请表，先交由卖场主管签字认可，再由卖场经理签字认可后将货放置收货组，由收货员对照退货申请表清点退货产品，相符后可将产品从收货组拖走。l 退赠品：程序与退货基本相同，但需要防损主管查看是否进店时为登记赠品，若是登记的赠品，防损主管签字后从卖场即可退出赠品，若不是登记赠品，将不予退出。二、品项管理：费用：1、合同品项：见第七条分销合作资料。2、新品进场：准备新品价格表、质检报告、新品样品各一份；总部主管填写好“武商新品登记表”（登记表在总部前台取），每周二将“新品资料武商新品登记表”一起交给采购部买手报批，7天后在买手处取新品订单，公司安排送货；所有新品上架费全部包括在月返利中，不需另外支付费用。3、锁码与开锁：锁码，武商门店每月上旬向武商总部申报淘汰单品（淘汰标准：A、月销售不到100元；B、同类商品月销售排名后10位；C、月销售为0的单品），由武商总部拿出意见（有淘汰、停止进货、试销一个月三种），每月中旬武商门店会收到武商总部具体意见，然后执行；开锁：总部主管每月5日统计上月门店单品数量将下架单品详细统计3日内与门店主管沟通单品下架原因对单品月销售为0的单品,暂不再上架对其它门店销售较好,但个别门店月销售差的单品每月15日与买手洽谈再上架每月25日会回复门店主管单品再上架明细 三、促销管理：1. 促销活动开展流程单店活动：门店主管每月8日前制定下月活动计划交总部主管总部主管1O日前与买手洽谈12日买手回复结果15日前门店主管与卖场负责人沟通25日前门店主管活动开展准备工作完毕按活动计划准时开展活动活动结束门店主管5天内拿出活动效果报告。 整体活动：总部主管提前45天制定活动计划交公司审批公司批准后7天内与买手洽谈（洽谈包括：对方认可活动方案、方案细节的修改、双方确认活动方案具体内容的执行）双方确定活动开展后1天内下发活动方案至门店主管门店主管3天内与卖场负责人沟通活动开展前一周准备工作完毕按活动计划准时开展活动活动结束总部主管7天内拿出活动效果报告报公司。 2.特价流程内部申请：总部主管填写特价申报报告，确定产品品种、特价让利幅度及时间，联络处首席、片区签字认可；武商方面：公司批准后特价开始前7天填写“武商促销商品审批单”，注明产品品种、供价让利及时间交买手协商，买手、非食品采购部经理确定签字后，由营运部物价员进行电脑录入，电脑根据时间要求自动生成。其它事项：双方达成一致后要与对方签定特价协议书一式四份，双方签字盖章后（武商需买手签字），武商存一份，我方存三份。除连锁活动外，各门店可根据自身情况自行申请开展特价活动，只需将公司批准后的报告传于总部业务员办理即可（至少提前三天）。3.特殊陈列签定流程门店主管每月5日前制定下月门店特殊陈列计划报联络处批准后，每月8日报总部主管总部主管每月20日前与买手洽谈每月21日将下月门店特殊陈列计划回复门店主管每月25日总部主管下发“武商特殊陈列协议”至门店主管门店主管每月最后一天到卖场落实到位。4、促销员管理流程：A、促销员进场流程：门店主管与门店领班协商，报店长或主管批示同意后，到门店文员处领取促销员上岗申请表，带促销员及其身份证、学历证、健康证原件及复印件各一份，并附上近照两张，填写上岗表的必要事项，再到文员处面试，通过后签订促销协议（一般期限三个月）交费用，办理号牌后再培训上岗（周期35天）。B、促销员管理流程：由店部门领班统一管理，督导监管，各门店有专门的促销员管理规定，内容包括仪容仪表，作息时间，促销注意事项等，违反规定会有相应处罚。四、物价管理流程：门店领班会定期（一般一个月），派促销员到其他同类卖场（中百的卖场、家乐福等）去采集价格，将敏感商品价格差异集中报总部，由总部审核调价。五、门店洽谈流程：对于门店有自主权的陈列位、宣传位，先向门店领班提出申请，再上报至卖场主管或店长协商，双方达成一致后签订协议，即可执行（周期810天），对于门店无自主权的陈列位、宣传位报总部，总部主管与买手沟通，洽谈所需资料：门店陈列图，宣传位效果图及文字叙述，其流程参照与陈列相关流程和与宣传相关流程办理。六、新店开业流程l 开业信息：武商系统要新开门店，会提前1个月通知供应商，总部主管必须在三天内通知相关联络处负责人；l 基础资料：联络处提供当地市场价格表、进店导购资料（祥见促销员进场流程）交总部主管；l 办理手续：A、总部主管接到买手转单品进店通知后1天内，填写好“商品基础信息单”（前台取单）交买手审核确定，一周后到买手处拿新店订单，按规定时间内安排货源送于新店卖场。B、总部主管填写促销人员进场表，交买手及非食品部经理审核签字后，由门店主管在开业前一周，到新门店人事部办理导购号牌。在开业前7天，总部主管协助新店门店主管做好店内陈列及特殊陈列、宣传等工作。开业前二天门店主管安排好促销活动相关事宜。宣传流程七、宣传流程：门店主管掌握门店我方各品牌产品现状根据门店产品销售、近期开展主要推广品牌情况，结合门店整体宣传现状，5天内制定可行性推广品牌计划，报联络处批准后交总部主管总部主管接到门店上报的宣传计划，7天内与武商采购部买手洽谈1天内将洽谈结果书面形式下发相关门店门店主管7天内在卖场执行落实到位。 第五部份武商财务操作流程一、结款流程：1、帐期：我司与武商连锁签定的经营合同中结算方式月结45天。即本月结清上上月所有发货（以对方收货时间为准），如3月份结清1月31日以前所有收到的发货。2、结款对帐：门店主管每月25前整理好门店上月1-31日的结算单电子版交总部主管总部主管每月第二周的周二与总部会计核对本月到帐期结算单1周后到会计处取核对结果（录入错误的单据则下月结款）3、发票：总部业务员对帐结束后，将对帐数据传各门店业务员，各门店业务员按总部业务员对帐确认的金额申报税票，总部业务员3天内将税票送交会计处等待回款。4、回款：武商会在每月30日前以倒进帐方式支付货款，我司根据各门店所申报的税票金额与相关联络处进行核对确认后填写回款记录卡报总部上帐。如发生内扣，如有确认的联络处（门店）归属，内扣记入相应的联络处门店，如不能确认归属，记入总部所在的门店。二、 费用支付流程：1、门店费用支付：按协议签订的支付方式，由领班开具费用收联单，签字后，将支票或现金交门店会计，取相应收据即可（周期13天）。2、总部费用支付：按协议签订的支付方式，由买手开具费用收联单，签字后，将支票或现金交买手，取相应收据即可（周期13天）。三、费用的划分：合同续签费、节庆费根据交款时实有门店数量平均分摊；顾问管理费根据各门店实际发生费用各自承担；开店费、翻新费根据各自区域内的开店数自行承担；与回款、发货、销售挂勾的返利等费用根据各门店的实际回款、发货、销售计算费用各自承担。第六部份业务员工作职责一、武商总部主管与门店主管的工作职责1、总部主管工作责任及义务A、总部主管对整体回款及整体销售负责，同时负责洽谈经营合同。B、工作会议：每季度召开一次武商系统工作会议(各联络处所在门店主管全部参加)，对上季度的工作进行总结分析，并拿出下季度的工作计划；C、信息传递：每月及时将武商系统各种信息传递给门店所在的联络处、办事处，将签定的协议合同条款、收费标准等在签定后的2天内告之门店主管；D、促销活动：门店开展活动（大促、中促、店内促销活动）时，总部主管协助门店做好活动前的准备工作，包括确定活动时间、调整陈列、签定活动通知单等，保证活动的顺利开展；E、日常谈判：门店交于总店谈判及确定的陈列、特殊陈列、广告、人员、特价、进场等事宜，总部主管应即时办理，一般情况下3天内给予答复。凡经联络处负责人认可并已报计划的项目，总部主管未在规定时间内答复而影响销售的由总部主管承担相应责任；F、每月结帐：每月规定结款期间总部主管统一进行结帐，若总部主管因个人原因未能按时结款的由总部主管承担相应责任；由总部统一收取的费用，总部主管应及时将费用划分到各联络处、各门店，若划分中发现差异由总部主管负责协调处理；G、盯兑订单：盯兑日常订单及联络处送货。若遇紧急订单，总部主管接到门店主管签字的申报表当天（如下午收到申报表则在次日上午）到武商总部下订单并传递至联络处安排送货。若总部主管未按时下紧急订单而影响送货及销售，由总部主管承担责任。H、新店开业：总部主管应做好开业前的准备工作（下订单、签定人员进场表、到门店所在地安排陈列及堆位）。I、其它事项：门店在工作中所遇困难需总部主管协调处理的，总部主管需在3天内给予答复。2、门店主管责任及义务：A、门店主管对门店回款及门店销售负责。B、信息传递：门店及时接收总部主管通过邮件、传真、电话等形式传递的各种信息，并落实总部主管要求完成的各项工作。若总部主管已传递，而门店接收后没有及时处理造成不良后果由门店主管承担相应责任；C、上报表格：每月4日按时上交（表样见附件）D、促销活动：参照“促销活动流程”执行； E、盯兑回款：及时盯兑划分到门店的回款及费用，若有不明确及时同总部主管进行沟通处理。F、盯兑订单：根据公司物流要求，及时在当地门店下订单，及时盯兑订单到达时间，未到的订单及时与总部主管联系，确保订单到达。若因门店订单下达不及时造成缺货现象，由门店主管承担责任；若需紧急订单，应及时报总部主管，若总部主管已下订单，门店未及时送达造成缺货现象，由门店负责。G、开展特价：需开展单店特价的门店在公司确认特价有效后，于活动前一周内报总部主管给予办理。H、新店开业：新开门店所在地业务员应主动配合总部主管做好开业前的准备（进店明细、货源配送及新进人员招聘）工作。若因货源配送不及时影响开业销售，责任由门店负责。二、武商系统日常工作所需表格各表格需按规定时间交总部主管，作为对每月经营分析的重要依据。（表格见附件）第七部分 与武商合作基础资料一、武商系统全分销产品明细产品名称规格条码供价售价毛利率舒蕾局油博士洗发露200ML02舒蕾局油博士洗发露400ML96舒蕾局油博士洗发露800ML89舒蕾去屑先锋洗发露200ML33舒蕾去屑先锋洗发露400ML26舒蕾去屑先锋洗发露800ML19舒蕾柔顺专家洗发露200ML64舒蕾柔顺专家洗发露400ML57舒蕾柔顺专家洗发露800ML40舒蕾清凉天使洗发露200ML74舒蕾清凉天使洗发露400ML81舒蕾小麦蛋白洗发露200ML88舒蕾小麦蛋白洗发露400ML95舒蕾小麦蛋白润发露200ML69舒蕾润肤沐浴露300ML03舒蕾润肤沐浴露650ML34舒蕾爽肤沐浴露300ML97舒蕾爽肤沐浴露650ML27舒蕾清凉沐浴露300ML10舒蕾清凉沐浴露650ML41风影柔亮顺滑洗发露200ML46风影柔亮顺滑洗发露400ML53风影柔亮顺滑洗发露800ML60风影滋润保湿洗发露200ML78风影滋润保湿洗发露400ML85风影滋润保湿洗发露800ML92风影平衡控油洗发露200ML16风影平衡控油洗发露400ML23风影薄荷清爽洗发露200ML04风影薄荷清爽洗发露400ML11风影调理止痒洗发露200ML15风影调理止痒洗发露400ML22风影防屑丝爽润发露200ML22顺爽滋润顺滑洗发露200ML76顺爽滋润顺滑洗发露400ML13顺爽滋润顺滑洗发露750ML37顺爽柔亮营养洗发露200ML03顺爽柔亮营养洗发露400ML10顺爽清爽去屑洗发露200ML69顺爽清爽去屑洗发露400ML06顺爽清爽去屑洗发露750ML44顺爽润黑局亮洗发露200ML83顺爽润黑局亮洗发露400ML90美涛黑亮保湿摩丝235G72美涛亮发喷射者喱120ML38美涛亮发喷射者喱240ML09美涛清凉保湿者喱120ML58美涛清凉保湿者喱240ML96美涛动感喷射者喱210G00美涛动感造型者喱210G17150g美涛局油者喱膏150G81美涛深层润发精华素200ml17美涛润发造型嗜喱230ml00美涛润发喷射嗜喱240ml94二、各门店现单品数我司现在武商系统可销售单品共有74个，各门店明细如下：店名舒蕾风影顺爽美涛洁婷武商超市2913 10 18 18百圣29 13 10 18 18新华家园29 12 10 18 18 港澳29 13 10 18 18 北湖29 13 10 18 18 吴家山29 13 10 18 18建二2913 10 18 18 亚贸29 13 10 18 18 水果湖29 13 10 18 18 胭脂29 13 10 18 18 武泰闸2913 10 18 18 余家头29 13 10 18 18 钢城29 13 10 18 18 惠济2913101818黄陂2913101818江夏2913101818天丽2913101818东湖2913101818珞瑜路2913101818三角路29 13 10 18 18黄州2913 10 18 18 咸宁29 13 10 18 18鄂州29 13 10 18 18 沙市29 13 10 18 18 襄樊3家29 13 10 18 18 专心-专注-专业