采购控制程序(共10页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上 采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A编制部门：财务部受控状态：版号修订说明编制人审核人批准人生效日期A/01、目的对酒店物资和服务供方采购全过程及进货产品的符合性进行有效控制，确保所购物资和服务供方满足要求。2、适用范围2.1 本程序适用于对饭店各类物资、外包服务采购全过程的控制。2.2 对应标准条款：GB/T19001-2008-7.4。3、职责3.1财务部负责本程序的编制、修订并实施归口管理。3.2 财务总监负责采购申请单、月采购计划审批。3.3 财务部下属采购部。3.3.1采购部经理a) 负责对各部门提交的采购申请单进行审核、确认、汇总，并报财务总监、总经理批准。b) 负责服务供方的调查、评价和承包方的管理；3.3.2 采购员负责按照采购申请单的要求，选择有供应能力的供应商；3.4 财务部下属成本部：收货员、仓库管理员及各部门相关人员负责所购物资的验收、入库。4、工作程序4.1采购分类4.1.1采购物资分类：酒店应对拟购物资按其在产品服务提供中的重要程度，分为两类：a) 重要物资：指食品原材料(包括食品用原材料水产品、肉类产品、辅料等)、酒水、香烟、一次性客用品、工程物资等；b) 一般物资：指办公用品、餐饮日常用具用品等；4.1.2 酒店的采购文件可包括：采购申请单、申购单（餐饮专用）、合格供方名录、供方评价表、收货记录、月采购计划等。4.2 对供应商能力进行评价选择4.2.1 供应商的选定条件a) 具有提供所需物资必备的资源、资格； b) 具有持续稳定的合格产品供应渠道；c) 具有良好的商业信誉，能保证及时供货，有良好的服务态度，并能配合酒店做出相应改进；d) 质量稳定，与其它同类产品的质量相比，质量较优；e) 价格要求与其它同类同等质量的产品相比较低；f) 具有环保意识，能提供符合环保要求的产品。4.2.2采购部负责填写供应商评价报告，选出合格供应商，建立合格供方名录4.3 有关环境因素控制标准4.3.1厨房用水果蔬菜等原材料要求低污染、低残留，尽量采用绿色食品；4.3.2 餐具清洁剂要求低氯、无毒、符合卫生防疫要求；4.3.3 客房洗涤剂要求无磷、低氯、低毒。4.4 合格供方的动态管理4.4.1对供方质量情况应实施动态管理，当出现供货产品不合格时，采购部应及时与供方沟通，进行退、换处理；4.4.2 当供货方连续发生三次以上不合格时，应注销其合格供方名录资格。4.4.3财务部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写供方评定表。4.5 采购实施4.5.1 采购计划4.5.1.1采购计划的制定a) 各部门应根据本月物资的实际使用情况及下月经营情况的预测，编制下月采购计划；b) 各部门在填报月份采购计划时，应满足以下要求：- 产品的名称、数量、规格或型号以及产品的质量要求；- 前期已购买过的产品需再购置时，按出库单上的名称、规格或型号填写；- 第一次购置时，须在采购计划中注明物资使用的要求或价格范围。4.5.1.2 采购计划的报送、审批和反馈a) 各部门应于每月20日前将下月部门采购计划按要求填写清楚，以电子版的形式发送至采购部；b) 采购部根据库存情况，核实物资的可采购量；c) 采购员收到电子版的月份采购计划后，及时进行物资询价、报价，对没有注明品牌、规格或型号的产品，根据所了解信息或询价的结果进行填报；d) 采购员将填好价格的采购计划电子版发送到各申请部门，申请部门收到后及时逐项核对，如有异议及时与采购员沟通，待确认后立即发回采购部；e) 采购员将采购计划整理好后，请各申购部门负责人签字(确认品牌、规格或型号、价格)，经采购部审核，报财务总监、总经理批准。f) 每月各部门申购月计划以内的物资，需经申购部门经理、财务总监批准即可交由采购办理；j) 每月各部门申购除上述月计划以外的物资，需经申购部门负责人、财务总监、总经理批准；4.5.1.3物资采购的实施a) 采购经理接到审批后的月采购计划，根据物资的种类合理安排采购员外出采购，尽量减少外出采购次数，并避免重复采购现象；b) 采购员须坚持比质量、比价格、比供货时间的“三比”原则，实施采购；c) 采购物资应尽可能地按使用部门的时间要求及时购回，如不能按时购回，及时与使用部门沟通；d) 对采购量大的商品或价值较高的商品须遵循公正、合理的采购原则，实行定期公开招标。4.5.2 零星(临时)采购4.5.2.1部门临时性的采购申请单首先请部门负责人审批后送到采购部再次进行核对是否有库存；4.5.2.2采购员接到采购申请单后，应及时对所需采购的物资进行询价，填写采购申请单并通知申请部门，上报财务总监；4.5.2.3财务总监根据酒店资金使用情况审核、批复，并报请总经理批准；4.5.2.4零星(临时)采购的实施，同4.5.1.3程序中的“物资采购实施”。4.5.3紧急采购酒店突然情况下发生的物品（配件）损坏或物资短缺需要立即购买的，称为紧急采购，如：因零配件损坏造成的突然停电、水、跑水等特殊情况。4.5.3.1 申购部门可直接请部门总监在采购申购单上签批或由总经理口头批准；4.5.3.2 采购员可不按询价程序先行购买；4.5.3.3 如口头批复，使用部门事后须按程序补办采购手续。4.5.4 餐饮物资（指食品原材料）的采购4.5.4.1餐饮直购物资的采购a) 由于直购的食品酒水原材料的价格季节性较强，一般每半月核定一次(价格浮动大时每10天定价一次)，定价时由成本部、采购部、餐饮部和供应商四方共同确定。食品价格一经确定，供求双方要严格遵守定价合同，不得随意调整食品单价；b) 个别物资在特殊情况下，核定价格与市场价格差距较大需调整价格时，必须由采购经理、餐饮部经理和供应商共同协商并以书面形式报给成本部；c) 直购食品价格确定后，成本控制主管应将经财务总监批准的食品酒水原材料市场询价定价表发送给供应商、收货员、餐饮部各一份；d) 直购食品应由餐饮部各厨房根据经营情况填制的餐饮部申购单经餐饮总监或厨师长签字确认后，发送至采购部；e) 采购部接收到餐饮申购单后，应按要求及时向供应商订货，签字后将申购单发送至收货员处；f) 收货员应会同餐饮部、库管员、供货商按申购单的要求进行验货、收货，收货时要对规定食品收缴动物产品检验检疫证明，并于当日收货结束后及时传至采购部，采购员复核无误后填写动物产品检疫证明登记记录表； g) 收货员、库管员、餐饮部验收时，若发现供应商所送食品酒水原材料与申购单中的品名、规格、数量、价格、质量不符的，应及时通知采购部，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货及相关手续。4.5.4.2餐饮入库物资的采购A )采购部、成本部与餐饮部已制定最佳库存量的物资，由成本部根据最佳库存量与实际库存量确定采购数量，并填写采购申请单；b) 未制定最佳库存量的物资，由使用部门填写采购申请单；c) 采购员根据采购申请单上的要求采购、输机，在电脑系统中制作采购单，转换为订货单并下达至库存系统，库房管理员按电脑单据验收并办理入库手续；d) 物资验收完毕，收货记录第一联交成本部核算应付帐款，第二联收货员存根，第三联使用部门存根，第四联供应商存根。4.5.5 换货、退货4.5.5.1已出库物品换货a) 若换货周期在两天以内(含两天)，采购员需同各部门的退货人员协调是否可以接受，如果可以，则无需办理退库手续，只需把物资放在采购部即可，待供应商换回时由采购员负责通知使用部门领取；b) 如果退货人员不能够接受，则需办理退货手续，由采购员及时通知成本部，同时请各部门退货人员持仓库领货单存根、退货物品到仓库办理退货手续；c) 若退货周期在两天以上，则需立即办理退货手续，见4.5.5.2。4.5.5.2采购部的退货a) 酒店所有部门的物品退货均须到成本部办理退货事宜；b) 物资退货时，使用部门退货人员需凭仓库领货单及退货物品(大件商品例外)到采购部办理，并向采购员说明退货原因；c) 采购员在接到部门退货物资时，应立即与供应商(或购货处)联系，说明退货原因并同供应商(或购货处)核实退货周期等具体事宜，最终确定是否可办理退货手续；d) 凡是退货的物资，使用部门不需填写采购申请单或申购单，采购员将根据再订货日期为使用部门办理采购事宜。4.5.5.3成本部退货a) 成本部接到仓库领货单（红字冲减）后，在电脑库存系统中进行退库处理，并打印退库单据，请退货人员、相关库房管理员签字认可；b) 成本部应将退库单据及退货物品交库房管理员进行保管，待供应商提取物品时签字确认，并将退货物品交给供应商；c) 库房管理员应将物品仓库领货单（红字冲减），根据退库单据上的退货日期汇总到当日，然后统一上交会计部。4.5.6商品询价报价4.5.6.1询报价准备商品采购前要进行询价、报价，采购员在询价前首先须将商品的名称、规格或型号、品牌和质量要求准确无误地报给供应商或将样品提供给供应商，使报价能够相对准确。4.5.6.2 询价报价采购员询价时要遵循同一种商品向三家以上的供应商同时询价的原则，将合理的报价经财务总监、总经理批准后，再提供给使用部门。4.5.6.3 其他情况需订做、先行设计或商品短缺暂时无法报价的采购商品，使用部门可先按预算向采购部申报采购计划，待商品价格确定后再汇报给财务总监、总经理并请示是否采购。4.5.7样品(样本)管理4.5.7.1新购物资样品a) 采购员、使用部门同供应商联系洽谈，根据质量、样式等要求制出样品；b) 经双方经理同意按样品规格进行采购，样品交库房管理员处留存，待收货时按样品规格进行验收。4.5.7.2 印刷品样品a) 由使用部门提出申请，同时提供经使用部门审核的印刷品样本；b) 若不能提供样本且需先设计制作样本，由使用部门签字确认后由采购员按样品采购。4.5.7.3补充物资样品a) 采购物资补充库存时，应按前期制作样品的规格、型号、颜色、价格办理；b) 如果补充物资变动，应经采购部经理和使用部门经理同意，确定新样品后方可办理，库房管理员应严格按照新样品收货验收。4.6 采购产品的验收4.6.1 验收方式：由供货方及酒店四方（申购方、收货员、采购员、库管员）共同验收；4.6.2验收质量标准应符合本饭店物品验收质量要求的规定；价格标准见4.5.6.2；环境标准见4.3。4.6.3验收合格品由收货员填制收货记录，相关各方签字后，交给供应商一联，连同货物发票，据以结算货款；一联交给仓库管理员，据以登记库存帐；一联交给成本核算员，据以核算成本；一联交给申购部门备查。4.6.4 若在供方货源处验收时，需在采购验收合同中约定验收标准、时间和方式。5、相关文件5.1质量手册5.2财务部管理制度6、记录6.1采购申请单 SJYYJD-JL-7.4-01 6.2月采购计划表 SJYYJD-JL-7.4-02 6.3餐饮部食品采购单 SJYYJD-JL-7.4-03 6.4供应商评价报告 SJYYJD-JL-7.4-046.5合格供方名录 SJYYJD-JL-7.4-056.6收货记录 SJYYJD-JL-7.4-06专心-专注-专业