综合档案管理标准.doc

综合档案管理标准综合档案管理标准 1998××××发布 1998××××实施 公司发布 公司管理标准 综合档案管理标准 1、主题内容和适用范围 本标准规定了综合档案管理原则与管理体制档案的收集、档案的鉴别、档案的整理、档案的保管、档案的利用库房、档案、销毁管理图样的更改、补充管理档案图书借阅管理档案的统计工作管理办法。 2、引用政策规定 中华人民共和国档案法 3、职责 4、综合档案管理原则管理体制 4.1综合档案管理涉及生产、经营、科研、工程等各部门、各公司归本公司经理分工领导由本公司办公室归口管理并列入企业领导议事日程作为考核企业有关领导人政绩的一部分。 4.2本公司档案工作实行统一领导分级管理原则本公司设综合档案室配备专职档案人员它是档案、资料的贮存基地和利用中心并负责监督、指导、统筹、协调、组织、管理本公司各部门、各公司档案、资料工作。各部门、各公司由负责人指定配备专、兼职档案员负责档案、资料收集、整理立卷、案卷管理。 5、综合档案的收集管理 5.1收集范围 5.1.1产品生产方面：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程和生产调度工作过程中形成的各种文件、材料等。 5.1.2经营销售方面：有企业经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料、市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 5.1.3设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件设备仪器安装调试和验收过程中的技术性凭证性文件材料设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。 5.1.4技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报等所形成的各种文件材料等。 5.1.5科技研究方面：有科技研究准备、研究实验、总结鉴定、成果奖励推广应用等各阶段工作形成的计划、记录、报告及技术性往来文件资料等。 5.1.6物资供应方面：有物资、原材料外协件采购、训存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 5.1.7人事劳资方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、安全生产、劳动保护等工作中形成的各种文件材料教育培训方面有干部、职工教育和技术培训、人事的文件材料等。 5.1.8财务管理方面（包括计划、财会、统计）：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 5.1.9工程建议方面：有工程依报性基础性的文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。 5.1.10声像实物方面：有产品、科研、设备、基建项目：市以上领导开临检查指导工作等重大活动、本公司重大活动所拍摄的照片、录像（底片）录音、录像带还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。 5.1.11综合、后勤方面：办公用品和生活用品、用房、保卫治安、通讯设备、环境绿化等过程中所成的文件材料。 5.1.12党、工、团、妇方面：在各项工作中形成的文件材料。 5.2收集时间 5.2.1凡生产、经营、设备、技术、计划统计、物资、劳动工资、工事保卫、教育培训、行政等工作中形成的文件材料由各部门、各公司兼职档案保管负责收集整理立卷经各部门、各公司负责人审定后在第二年第一季度向综合档案室归档。 5.2.2科研、工程建设在工程或项目通过鉴定投产后三个月内由部门指定专人负责将档案材料整理立卷由工程或项目负责人审定后向综合档案归档。 5.2.3声像实物在各项活动后由有关部门整理好随时归档。 5.2.4财务档案要在第二年第二季度前由财务部门负责立卷装订成册统好案卷目标由财会部门保管一年后由立卷人写好说明再由部门负责人审定后向综合档案室归档。 5.3文件材料收集要求。 5.3.1收集的文件材料必须完整、准确、齐全、字迹端正禁用贺珠笔、铅笔要用墨水书写传真件必须做到及时复印、层次分明符合其形成规律。 5.3.2收集图样及技术文件要完整性审查签字程序执行。 5.3.3收集文件材料中应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转阅文件与原件、多种文字形成的同一文件不得分开分别要立在一起文电应合一立卷。 5.3.4不同年度的文件一般不得归入同一卷内,但跨年度的请示与批复,归入复文的年度内立卷,没有复文的,归入请示的年度内立卷跨年度的规划放在针对的第一年立卷。非诉讼案件放在结案年立案。其它文件材料立卷按有关规定执行。 5.3.5收集时各部门、各公司应由兼职档案人员填写档案移交目录一式三份经综合档案室专职档案人员验收签章后双方各执一份另一份作检索用。 5.3.6产品试制定型科研成果鉴定基建工程竣工验收必须由档案部门参加。收集文件材料完整、准确、统一。 6、档案的鉴别 6.1各种文件收集按档案法规定与实际利用价值编制档案保管期限表档案期限分永久、长期、短期三种由本公司主管副经理、专业技术人员和档案人员等相关人员参加鉴别小组确定。 7、档案的整理 根据一定的原则和方法将经过鉴别的材料以档案材料分类为特征装订成内容条理、系统的专门案卷并不断地对档案的内容进行补充。 7.1档案的分类 7.1.1档案分类就是根据档案材料的性质、内容和名称等属性把性质相同、内容和名称等属性把性质相同、内容上互有联系的集中在一起不同的区别开来使档案成为一个条理清晰、内容系统的有机体系。 7.2档案的技术加工 7.2.1在管理过程中形成的一些材料不但其书写形式的不符合档案工作的要求而且其规格和外形也很不规则作为档案不便于保存因而在档案材料整理的过程中必须进行必要的技术加工使其符合档案管理的要求。 7.3档案材料的排列、编目和装订 7.3.1档案材料的排列就是将各类型的材料按照一定的顺序排列起来其作用在于通过排列使每一份文件都有一个固定的位置使之更条理、更系统地反映各类内容更进一步地体现分类的作用。 7.3.2所谓编目就是编制目录。目录是所保管的档案材料的清单是著录案卷或文件内容成分并按一定次序编排的一览表。它对档案材料所在的位置起固定和指引作用。 7.3.3装订是固定档案整理成果的重要一环必须做好。 8、档案的保管 8.1凡国家正式批准或本公司主管副经理以上领导划定的各项密级文件档案。凡本公司经营重大决策重要科研成果、工程建设产品的工艺、底图、财务、人事、合同、协议书中提出保管的部分均属密级档案范围。 8.2凡查阅密级的档案须经本公司主管副经理以上领导批准后限在档案室内查阅不得复印或摘抄。 8.3由综合档案室统一保管的文件材料任何部门和个人不得私自提供赠送或出卖给外单位及个人不得任意带出本单位违者严肃处理。 8.4档案人员要严格执行保管纪律对密级档案要重点保管严格档案借阅手续并不得随便谈论档案中秘密资料以防失密发现泄密现象按情节轻重予以处理。 9、档案的作用 9.1档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。 9.2编制和交流档案资料目录在内部逐步实行扩大开架范围。 9.3在档案资料进行加工整理、汇编专题资料或编制产品科研成果基建工程简介文摘和数据手册图表手册市场信息用户反映国内外同行生产情况介绍等。 9.4档案开发利用必须严格执行档案保密管理规定。 9.5档案利用是档案管理的根本目的综合档案室应编制必须的检索工具（目录、索引、卡片）为查找利用创造条件做到调卷迅速准确。 10、库房、档案、销毁管理 10.1非档案管理人员不得擅自进入库房。需要进入时必须由档案管理人员陪同下方可进入。 10.2库内资料、柜架、设备必须摆放整齐、排列科学、不得在库内抽烟、饮食、喧哗及发生其他违反管理规定的行为。 10.3库内应保持整洁、空气流通、光线充足、温湿度适宜、定期打扫卫生、在场地许可的情况下尽量做到办公室、查阅室分开。 10.4库房保持做好七防(防火、防水、防盗、防光、防污染、防有害气体、防有害生物)。 10.5定期安全检查发现不安全因素及时汇报并采取措施消灭事故隐患确保库房安全。 10.6要定期进行库藏档案的清理核对工作做到帐、物相符对破损或载体变质的档案要及时进入修补和复制以延长档案使用期。 10.7坚持文明管理档案分类清楚、检索明确做到查阅调卷迅速归卷上架及时确保卷本完整。 10.8对超过保管期限的档案由综合档案室定期列出清册提出销毁申请经鉴定小组通过由本公司主管副经理批准方可进行。并应报请保卫部门人员参加监毁。 11、图样的更改、补充管理 11.1更改内容较小时可直接在图画“杠改”、 “刮改”应在更改处做“更改标记”。 11.2更改内容较多时应另出新图代替原来图样作废。新图列入原图样目录并且注明新代替的原图号。作废的图样注明新图的编号根据需要另行保管。 11.3整个保管单位内图样作废由新图代替时应重新编制保管单位并且注明保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后根据需要另行保管。 12、档案图书借阅管理 12.1综合档案是本公司生产、经营、科技、基建等活动中积累的文件材料是今后生产经营发展的重要依据是科技和设计工作的必要条件所以企业员工不得擅自查阅。 12.2凡本公司人员因工作需要经公司副总经理以上批准并办理登记手续均可向综合档案室查阅。 12.3查阅档案只限室内查阅、查阅时不得任意更改、涂划、拆散、剪挖、转借、携带外出如有违反档案管理员有权停止使用情节严重者报请主管领导严肃处理。 12.4归还档案时需经档案管理员检查无误后方能签收。 12.5查阅档案确需外借（不包括密级档案）须经档案主管部门批准一般限三天内交还如需延期要办理延期手续。 12.6借阅图书时应办理借阅手续当面清点借期不得超过半月科技图书仅供专业人员借阅每人不得超过二本借期半月凡超期不补办手续者一律停止借阅。 13、档案统计工作管理 建立健全现有库藏档案概况：档案资料开发利用概况。图样和技术文件更改情况。各种图样、文件资料复制情况。上级档案业务普查与年报。档案管理“五率”（归 档率、完整率、准确率、查准率、查全率）的专业统计工作。 13.1建立健全档案归案档案查阅利用效果反馈登记做好各类档案数量档案利用人次利用效果登记各型号图样晒发单图样技术文件更改等原始记录确保专业统计数据准确、可靠。 13.2档案管理人员应不断加强业务学习明确档案统计范围与区划如实填写登记完善统计汇总确保统计质量。 14、检查与考核 14.1本标准由本公司行政办公室归口管理每年进行一次全面检查贯彻执行情况并将检查结果写成总结除报有关部门外反馈给企管办。 14.2本标准的执行情况结合检查考核有关部门有关人员的部门工作标准及个人工作标准一并检查考核。 附加说明： 本标准由本公司企管办提出。 本标准由本公司企管办归口管理。 第 10 页 共 10 页