公司办公室工作手册.doc

公司办公室工作手册制度 公司来宾登记、接待管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司服务台工作人员负责来访者接待、登记工 作并建立来宾登记簿。 二、 对来访者登记姓名、来访部门、来访人、时间、 事由等后发“来宾卡”。 三、对总经理的客人应及时与办公室联系由办公室通报总经理对需等待的客人应主动递送茶水。 四、服务台工作人员需熟悉各部门内线电话有来访者立即电话通知被访者。 五、来访者离去时及时将“来宾卡”收回在登记本上注明结束时间。 六、服务台工作人员不得擅自离岗如有特殊原因应及时通知办公室办公室安排有关人员接替。 七、前台人员工作时间早8：30至晚6：00。 执行部门： 责任人签名： 制度 商务中心管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司商务中心负责打印、复印公司各部门的文件材料。 二、凡需商务中心打印的文件、资料须经本部门负责人审查在原稿上签字再填写商务中心打印文稿审批单经办公室审批签字后方可打印。 三、商务中心应建立打印、复印登记簿对各类文件材料按规定内容和要求统一登记并根据重要、紧急程度安排工作。 四、对送来打印、复印、传真的文件资料做好登记并在月底作统计核算费用记各部门。 五、商务中心的工作人员应认真做好本职工作按时完成任务并及时通知有关人员取回打印件或复印件。 六、商务中心只负责打印或复印打印稿的校对工作由供稿部门负责完成。 七、文件打印、修改完必取件人需将原稿与打印件清点后签字方可取回。 八、工作人员应树立严格的保密观念不得随意将打印件、复印件截留或将内容透露给他人。 九、商务中心的计算机、复印有专人使用、保管非本室人员未经允许不得随意动用。 执行部门： 责任人签名： 制度 办公室及办公区卫生标准 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、办公室及办公区的卫生由保洁员负责打扫。 二、办公室卫生每日应早晚两次打扫清理。早8：30以前保洁将各办公室及会议室清理干净。晚6：30以后开始彻底清扫办公室。 三、办公区卫生每日随时清扫保持环境整洁空气清新每晚7：00后做彻底清扫。 四、保洁员打扫办公室卫生时应先将桌面、电脑、打印机用干净抹布擦拭干净然后将纸娄内废弃物倒掉更换垃圾袋用扫帚将地面清扫一便后再用墩布将地面擦拭干净。 五、保洁员打扫总经理办公室及会议室时有高档办公桌、会议桌的应先喷碧丽珠后再用干净的干抹布擦拭。 六、办公区、楼道的地面、墙面随时擦拭保持整洁干净、要经常喷洒空气清新剂。 七、办公区卫生间应随时打扫倒纸娄、用清水冲刷地面后用干墩布擦干卫生间应保持干净清洁、无异味。 八、保洁员每日打扫完卫生后应将抹面、墩布清洗干净、晾晒保持干燥无异味。 执行部门： 责任人签名： 制度 文件发放、存档管理办法 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存 档工作； 二、 文件起草打印完毕需经本部门主管审核签 字报公司总经理审批签字后方可下发。 三、 建立文件发放登记表登记表将记录文件名 称、发放时间及各部门、收件人等内容。 四、发文部门持所发文件及文件发放登记表由各部门收件人签字后领取文件。 五、 文件登记表与所发文件一并存档。 六、 各部门建立本年度各类文件文件夹文件根据 文号编排顺序放入文件夹。 七、每月对文件夹内的文件进行整理如有遗漏尽快与发文部门联系补齐。 八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册存入文件柜备查。 九、公司重要文件按年度、类别装订造册存入文件柜中在文件柜门上附有柜内文件目录。 十、凡借阅重要文件者经部门负责人同意签字后到办公室打借条办理借阅手续。 十一、借阅文件要按时归还撤消借条。 十二、对于重复、过时和无保存价值的文件经部门主管审核同意报办公室粉碎销毁。 执行部门： 责任人签名： 制度 公司介绍信管理办法 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司介绍信分给几个职能部门管理使用。 二、领取空白介绍信的职能部门需严格履行登记签 收手续。 三、 使用介绍信者应经主管领导批准后由职能 部门介绍信管理者根据情况填写。 四、 使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信 人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。 五、因情况变化介绍信领用人没有使用介绍信应立即退还未及时退还的介绍信的管理者应立即收回。 六、如若发现介绍信丢失领用人应立即向公司反映以便及时采取相应措施。 七、介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信要一致。 八、介绍信的存根要妥善保管按保密要求归档保管期三至五年。 九、介绍的管理者应严格执行使用介绍信的签批手续严禁发出空白介绍信。 执行部门： 责任人签名： 制度 办公用品的采购、发放制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司设有总务人员负责办公用品的采购、发放、登记工作。 二、为了统一限量控制用品规格以及节约经费所有办公用品都由总务管理员统一订购。 三、管理员将根据办公用品的库存量及消耗确定订购数量。 四、对有些部门提出的特殊需求可选择直接去商店购买。 五、 根据商品购进价格制作办公用品价目表。 六、 公司内部购买办公用品需执内部代金券价 格与购进价等同。 七、 管理员须清楚的掌握办公用品库存情况经常 整理清点库存不足及时购进。 八、 设立内部购、销登记台帐每月统计、公布发 放数量、费用公布。 执行部门： 责任人签名： 制度 办公室日常工作安排管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、整理总经理办公室备好茶水。 二、整理副总前日工作日记摘抄重点一并报送总经理办公室。 三、各部门文件报总经理签批、各店、各部门支票申领整理报副总签批后上报总经理； 四、各种会议记录、考察报告、副总级每周工作日程、月工作总结等的收集上报。 五、报刊、信函的整理报送。 六、办公用品的整理、发放、登记、购买。 七、各类文件的整理、分类、存档工作。 八、日常工作完善接听电话、接待客人。 执行部门： 责任人签名： 制度 公司阅览室图书管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司阅览室设有管理员对图书进行分类、整理 借阅、登记。 二、建立图书帐卡所有图书都必须按图书管理要求进行登记写明购入时间、著作名称等必要的项目。 三、每年按图书管理帐卡对书架中的图书进行一次性清点与核对。在清点与核对前停止外借并要求借出图书全部返还。 四、必须经常整理图书管理帐卡把已不存在的或被清理掉的图书在帐卡中除名。 五、需购买图书应由管理员制定购书计划报公司审批后购进。 六、 对职工或外部机构捐赠图书必须致谢并在接 收图书时开具收纳凭证。 七、图书原则上只借给在公司工作的人员借出的图书不得转借第三者。 八、借阅图书期原则上为一个月对超过期限者进行催促令其归还。 九、超过借阅归还期限并经再三催促依然不还者、丢失和被盗者按图书购入价格索赔。 执行部门： 责任人签名： 制度 报刊、邮件、函电收发制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、 发放。 二、公司前台设有邮件箱各店邮件、信函放在邮箱中由各店派人签字领取交由本店前台； 三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。 四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点发现差错及时要求补缺。 五、前台收到邮局送来的报刊后应在半小时内将报刊发送到订阅人手中不得拖延。 六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交 办公室由办公室专人负责整理上交总经理办公室。 七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公 室由办公室指定专人送交当地邮局寄发。 八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后应立即 通知收件人收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款责任自负。 九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不 论公私邮件应随到随清及时分发不得丢失、损坏。 十、对邮局送来非公司邮件经核实确认后应及时退回不能私自扣留。 执行部门： 责任人签名： 制度 公务车管理制度 签发 签发日期 文件编号 总页码 1 内 容 一、公司公务车由办公室管理设有专职司机。 二、使用公务车时需提前到办公室登记。 三、登记注明用车人、用车时间、部门、地点、事由申请人签字。 四、公司前台设公务车行车路线图标明当日行程、时间如需中途搭车可与办公室联系以便安排。 五、外出车辆因故不能按时返回时请与办公室联系以便安排行程。 六、公务车由专职司机负责定期、定点进行保养保证良好车况。 七、公务车需维修时需到指定地点维修。 八、公务车要经常清洗保证车内车外的清新整洁。 执行部门： 责任人签名： 第 10 页 共 10 页