采购与付款管理制度(共7页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上采购与付款管理制度（讨论稿）1. 目的1.1 规范并加强采购订购、付款行为，做好采购结算工作，确保按合同（订单）付款，防范采购付款过程中的差错和舞弊，维护公司利益，特制定本制度。2. 适用范围2.1 本制度适用于包括（班组）工人工资、材料、设备、机械台班、零星采购等的所有采购与付款的行为。3. 释义 3.1 采购的分类 3.1.1 A类，包括工程材料（地材、主材）、人工费、机械台班等工程直接费。 3.1.2 B类，包括为完成工程项目而必须投入的应急零星物质与用品等，每批次金额在500元以下。 3.1.3 除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。 3.2 与采购付款管理相关联的单位和领导3.2.1 需求使用单位3.2.2 采购部门：成本控制部 3.2.3 财务部门：财务部3.2.4 公司领导 3.3 物资需求（采购）计划的分类 3.3.1 月度物资需求计划 3.3.2 紧急物资需求计划 3.3.3 零星物质申请单3.4 采购的方式分类 3.4.1 固定厂商、长期报价采购 3.4.2 即时询价采购 3.5 采购部门和计划部门的划分 3.5.1 A类物资的计划部门为工程管理部/分公司，采购部门为成本控制部。 3.5.2 B类物资的计划部门为工程管理部/分公司，由工程管理部/分公司就近自行采购。3.6 采购物资付款方式3.6.1 预付款3.6.1.1 预付部分款项，货到付清。3.6.1.2 款到发货。 3.6.2 按月份结算付款3.6.3 货到凭发票报销付款。 3.6.4 货到后分期付款。 3.6.5 以上方式的结合。 4. 职责 4.1 公司总经理负责 4.1.1 审议批准采购申请表、采购报告表。 4.1.2 采购合同的批准、签订。 4.1.3 结算单、付款计划、付款通知单的批准4.2 分管领导负责 4.2.1 A、B类物资需求（采购）的批准。 4.2.2 结算单、付款计划、付款通知单的审核。4.2.3 采购申请表、采购合同的审核。 4.2.4 长期物资供应厂家的选定。 4.3 财务部负责：采购合同、结算单、计量单、付款计划、付款通知单的审核。 4.4 成本控制部负责：4.4.1 审核采购申请表。4.4.2 制写结算单、计量单、付款通知单4.4.3 负责填写采购报告表。 4.4.4 负责采购A类采购物资。 4.4.5 申报付款计划。4.5 工程管理部/分公司负责 4.5.1 提报物资需求（采购）计划、采购申请表。 4.5.2 A、B类采购物资的入库检验或验证。4.5.3 参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。 5. 程序 5.1 物资需求计划及发放程序 5.1.1 需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写月度物资需求（采购）计划。对于确实急需不能列入月度物资需求（采购）计划的物资，物资需求使用单位可随时及时填写物资紧急需求计划。5.1.2 月度物资需求计划或物资紧急需求计划经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。 5.2 工程管理部/分公司材料员根据所需物资的库存情况出库发放物资。 5.2.1 库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。 5.2.2 库存数量不足的，执行物资采购审批程序后发放。 5.2.3 库存数量充足但发放后库存数量不符合物资基准库存量明细规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行物资采购审批程序。 6. 物资采购审批程序 6.1 成本控制部根据按照物资需求及发放程序汇总的月度物资需求计划或物资紧急需求（采购）计划，结合物资基准库存量明细和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写物资采购审批表，经成本控制部负责人审查，分管领导审核，总经理批准后实施物资采购实施程序。 7. 物资采购实施程序 7.1 物资采购部门采购人员接到经批准的材料采购申请表，先核对采购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。 7.2 对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。 7.3 采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写采购报告表，经成本控制部负责人审核后，进行采购。必要时与供应商签订购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行采购。 8. 采购物资验收入库工作程序 8.1 采购物资到工地后，成本控制部提请采购物资的工程管理部/分公司材料员对采购物资进行检验或验证。 9. 采购物资付款工作程序 9.1 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，填写付款通知书，经财务部负责人审核，总经理批准后办理预付款手续。 10. 工作时限要求 10.1 A类物资/事务工作时限要求序号工作内容表单工程管理部/分公司成控部财务部分管领导总经理1选商家/询价/商务谈判合同评审表3天2采购合同/协议1天1天1天1天3结算计量单/结算单5日前10日前4排款计划排款计划表2天1天1天1天5付款申请付款通知书1天0.5天0.5天0.5天6付款支票/网银2天7归档会计凭计/合同登记目录每月每月10.2 特殊/简易采购与付款业务工作时限要求序号工作内容表单工程管理部/分公司成控部财务部分管领导总经理1申购申购单1天2付款申请付款通知书1天0.5天0.5天0.5天3付款支票/网银1天4补办手续合同评审表1天5归档会计凭计每月每月11. 规定与标准 11.1 物资需求（采购）信息传递规定 11.1.1 物资需求使用单位必须在月度物资需求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。 11.1.2 所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应在月度物资需求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计划上注明相关事项。 11.1.3 物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知成本控制部，双方协商积极配合处理好有关事宜。 11.2 物资采购规定 11.2.1 物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。 11.2.2 供应部要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。 11.2.3 对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。 11.2.4 若厂商报价的采购物资规格与材料采购申请表所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在材料采购申请表上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。 11.2.5 若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。 11.3 采购物资验收入库、出规定 11.3.1 采购物资到项目部工地后，必须经工程管理部/分公司材料员检验或验证合格后方可入库。 11.3.2 对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。 11.3.3 各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。 11.3.4 各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况办理出库手续。 11.4 采购物资付款规定 11.4.1 下列情况财务科应拒绝支付采购款项： 11.4.2 与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。 11.4.3 物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计划上注明相关事项。 11.5 采购纪律规定 11.5.1 各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。 11.5.2 物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 11.5.3 采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。 11.5.4 采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。11.5.5 采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。 11.5.6 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 11.6 售后服务 11.6.1 对于采购物资，成本控制部在签订购买合同时，要明确服务约定。 11.6.2 采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由成本控制部负责联系。 11.6.3 对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由成本控制部在规定时间内协调解决。11.7 附则11.7.1 本标准由成本控制部、财务部负责解释。11.7.2 本标准自发布之日起执行。 专心-专注-专业