办公室管理制度(试行)(共6页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上湖北北阀阀门销售有限公司办公室管理制度（试行）目 录一、 总则二、 办公室内勤管理三、 办公室文件管理四、 办公室采购管理五、 办公室物资管理六、 办公室固定资产管理七、 办公室日常行为管理八、 办公室着装管理一、 总则为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。本制度内规定之条款，违反者一律处以罚款20元/次。二、 办公室内勤管理为建立、维护、保障公司员工健康的工作环境，本公司针对内勤管理作如下规定：1、 办公区域内均须保持整洁干净，不得堆积有异味或刺激性气味的垃圾、污垢或纸屑。2、 办公区域内严禁随地吐痰。3、 办公区域内不得吸烟，总经理办公室、会客室、大厅接待处，以上地方在接待期间可以陪同，除此以外，任何职员不得在公司任何区域内吸烟。4、 各办公区域内所属办公家具、设备等物资由本部门或所属人负责卫生清理工作，公共区域设施设备由当班值日人员负责清理。5、 办公区域内卫生实行值日，由当日值日人员负责巡查，且其具有监督纠察的权利，责令个人办公环境不雅的同事及时整改。6、 办公桌上要求整齐、洁净，办公文件不得随意堆放于桌面，下班后个人办公桌上不得放有任何文件、材料。三、 办公室文件管理为使公司内部文件、档案管理清晰有序，工作有据可查，本公司针对文件管理作如下规定：1、 文件、档案管理应遵循分类存放、明确标识的原则，合理、整齐的存放，重要文件需落锁管理，机密文件应存入保险柜。2、 未经许可，不得跨部门翻阅文件、档案。3、 营销类档案、客户资料原则上归属责任人管辖，部门经理在预先告知的前提下，有权查阅下属任何人的此类资料。4、 人事类档案作为员工个人档案，具有相应的法律作用，不得随意翻阅、借阅，公司高管及人事负责人可随时查阅。5、 对于已过期的文件、档案，原则上保存两年备查；对于毁损的文件、档案，可根据实际情况决定存留与否。6、 各部门使用各自的存放空间存储文件、档案并实施管理，发生丢失、毁损由部门或责任人自行承担。7、 公司高管有权查阅任何文件、档案。四、 办公室行政后勤采购管理为使公司资源有效利用，合理控制营销、人力之外的运行成本，本公司针对内部采购作如下规定： 1、行政后勤采购工作归属行政科负责人执行。 2、原则上低值易耗品的采购工作必须经由行政科、财务科、总经理批准、执行，其他部室无权采购。 3、低值易耗品采购周期为2次/月，1号、15号集中采购（除此以外概不采购，特批除外），由各部室提前2日提交采购需求，行政科核实现有库存，经总经理批准后财务拨款执行。在此过程中行政科、总经理有权根据实际需要调整采购明细，采购金额实报实销。 4、固定资产采购必须由部门经理提出申请，经总经理批准后提交采购需求给行政科执行，财务拨款配合。 5、公司高管在总经理批准的情况下自行采购，可不经过行政科。五、 办公物资管理1、 低值易耗品管理须有进出台账，明确每一笔物资进出明细，收发双方须签字确认。2、 实行领用登记制，由行政科统一管理、发放。为有效控制办公成本，行政科有权根据物品使用寿命结合实际情况发放物资。3、 月末必须在部门经理的监督下实行物资盘点，核查账目与实物的一致性，差异由责任人自行承担。4、 公司高管有权随时核查账、物一致性。六、 办公室固定资产管理1、 固定资产，包含所有设备、设施，均需登记造册，粘贴固定资产管理卡，编号管理。2、 公司内部所有办公设备统一由行政科管理，日常维护由使用部门负责，多部门共同使用的设备、设施由行政科协助管理。3、 所有设备原则上在折旧期内出现故障，一律采用维修方式，不得购买，若该设备使用功能50%以上不可用，且维修费用高昂，可申请报损重置。折旧期外故障根据实际情况定夺。4、 公司内部全体员工有责任、义务爱护设备、设施，对于造成公物损坏的照价赔偿；对于外部人员损坏公物的应及时制止并照价索赔。5、 公司固定资产作为公司所有，在未经高管批准的情况下，不得随意借用或拿出到公司办公区域以外的地方使用。6、 公司办公设备要做到人走断电，每日班后由值班员负责核查，对于没有正常关闭办公设备而已离开的设备进行记录，于翌日上报行政科备案，月底工资中扣责任赔偿款。公共设备由所属部门负责。七、 办公室日常行为管理为使公司对内、对外提升企业形象，树立良好的工作作风，本公司针对员工日常行为作如下规定：1、 工作期间需着工装、佩戴工牌。2、 工作时间不得在办公区域内闲聊与工作无关之话题。3、 工作期间不得用餐、吃零食。4、 早上进公司后不得再次外出就餐或将早餐带入公司。5、 接听电话时应先使用礼貌用语。如：“您好，湖北北阀····”6、 不得在办公区域内大声喧哗，内部沟通时请使用电话或当面交流，不可“千里传音”。7、 不得在任意时间表达出诋毁公司的言行举止，随时维护企业形象与外界接触、交流。8、 同事之间有礼有节，不得相互谩骂，更不得发生肢体冲突。对于劝教无效者，公司可严肃处理（最高处罚可予以解聘）。9、 不得在办公区域内奔跑、打闹，保持良好的公司形象和个人形象。10、 接待顾客必须客户先行，为客户让路。11、 行进间遇见公司上级需问好并礼貌让行。12、 进出任一办公室请先敲门，经允许后方可进入，离开办公室时请随手关门。八、 办公室着装管理为使公司树立高品质的形象，本公司对个人着装及形象作如下要求：1、 以公司配发的工作服为统一着装标准，不得穿拖鞋、凉鞋，女士高跟鞋除外。2、 周末上班期间不得穿奇装异服。着装标准为：整洁、大方、得体。3、 女性应化淡妆上岗，不得浓妆艳抹，不得佩戴夸张性饰品。4、 男性应衣装整洁，不得蓄胡，发际不得遮耳盖眉，不得留长指甲；上衣必须围扎入裤腰中。本制度自2010年9月1日起试行，解释、修改权属公司行政人事部及总经理，试行期间随时根据实际需要修改、完善并最终定版。湖北北阀阀门销售有限公司行政人事部2010-4-19专心-专注-专业