新生档案整理工作培训.ppt

2008级新生档案整理培训,学生工作部（处） 2008年9月23日,一、档案整理的重要性二、档案整理的时间安排三、档案整理要求四、几个解释,一、档案整理的重要性,1.便于学校了解学生情况；2.便于学生工作的顺利开展；3.学生档案与学生就业挂钩（机关、企事业单位根据档案达到的时间发放工资）,二、档案整理的时间安排,三、档案整理要求（一）前期工作,1.做好学生档案编号 编号标准：年级+院系代码（A、B）+ 三位数字（001、002） 如： 文学院代码为A，一年级新生人数为363人，则档案编号为08A001至08A363； 备注：院系代码见附表一,三、档案整理要求（一）前期工作,2.领取材料 材料：华南师范大学学生登记表 华南师范大学学生档案目录表 学生档案袋 时间：9.269.27（周五周六） 地点：石牌行政楼322 大学城行政楼A416,三、档案整理要求（一）前期工作,3.指导新生填写华南师范大学学生登记表及华南师范大学学生档案目录表的基本信息,三、档案整理要求（二）整理工作,1.材料核实、增减与登记（1）核实新生中学阶段的档案材料，并登记 对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾，若无相应内容，在“其他材料”一栏中补充（2）档案材料增加 入档华南师范大学学生登记表，并登记（3）档案材料减少 抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后分别上交各校区校团委和校党委组织部,三、档案整理要求（二）整理工作,2.补充、登记华南师范大学学生档案目录上的相关信息（1）登记档案编号 位置：华南师范大学学生档案目录右上角“档案编号”处（2）登记新生档案整理时间 位置：华南师范大学学生档案目录表左下角“入学整理时间”处（3）辅导员签名确认 位置：华南师范大学学生档案目录表右下角“整理人签名”处,三、档案整理要求（二）整理工作,3.粘贴华南师范大学学生档案目录 位置：学生档案袋背面 4.制作电子版新生档案编号表、新生档案缺档情况表、新生档案多档情况表、新生档案接收表 （1）下载表格模板 位置：关于做好2008级新生档案整理工作的通知 附表（4个）（2）按照模板，登记、录入学生档案编号、多档、缺档、档案接收登记表等信息,三、档案整理要求（三）移交工作,1.检查学生档案与新生档案编号表是否一致；2.上交新生档案编号表、新生档案缺档情况表、新生档案多档情况表、新生档案接收表电子版信息 时间：本院系档案上交前一天 邮箱地址： 石牌 xsswglk126.com 大学城xsswglk2126.com3.捆扎新生档案 方式：30份一捆,三、档案整理要求（三）移交工作,4.移交前与接收人预约 接收人：石牌校区:姚老师（85211033） 大学城校区:蔡老师（39310042）5.移交新生档案及纸质版新生档案编号表、新生档案缺档情况表、新生档案多档情况表、新生档案接收表，并签字确认 地址：石牌行政楼322 大学城­行政楼A416,三、档案整理要求（四）注意事项,1.各院系副书记或08级辅导员在整理过程中必须在场；2. 08级新生不宜参加档案整理，院系可安排非08学生党员若干名协助整理；3.确保档案材料不能错装；4.确保大学生登记表不漏归档；5.认真填写好缺档和多档情况，以便接下来的档案调整及追踪；6.按时间进度表落实工作,四、几个解释,1.缺档缺高中及以前的档案，无档案到华师。2.多档一个学生有两套以上的档案。3. 凡是来校报到的新生均为其编档案号，填至 新生档案编号表上。4.凡是有档的新生，填至新生档案接收表上。,感谢配合与支持！,