办公设备文具管理制度分析(共8页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上中山宏光照明电器有限公司ZHONGSHAN HG LIGHTING ELECTRIC CO.,LTD *作 业 规 范文 件 名： 办公设备文具管理制度文件编号： HG-HR-WI-ZD-010版 本： A/0页 数： 共 5页 (含封面)生效日期： 2014-05-25受控正本印 受控副本印编制/日期： 行政人事部（2014-05-20）审核/日期：批准/日期修 改 记 录序号更改日期更 改 内 容版号1相 关 部 门 文 件 会 签部门名称签名/日期部门名称签名/日期部门名称签名/日期总经理市场部LED事业部副总经理客服部低压灯事业部营销副总研发部铜灯事业部研发副总工程部OEM部财务总监财务部仓储部总经办生产部人事行政品质部稽核中心资材部1.目的为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备文具用品的管理规范化，保障办公。2.范围适用于公司所有员对办公设备文具的申购、领用与管理。3.定义办公设备：是指电话机（含手机）、复印机、传真机、照像机、投影仪等。办公文具：是指笔（中性笔、白板笔、油性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔、毛笔、宝珠笔、粉笔）、笔芯，尺子（直尺、卷尺、皮尺），圆规、三角板、丁字尺等办公用品：是指办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：钉书机、钉书针，起钉器、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、便笺、报告纸、电池、文件夹、资料夹/册、票据夹、文件袋、档案袋/盒、印台、印油、墨盒、剪刀、介刀、等。办公用具：通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保险柜等。4.职责4.1行政部：负责公司办公设备文具用品与非生产性物品的审核并购买。负责办公设备文具用品与非生产性物品的发放登记管理工作。4.2使用部门：负责办公设备文具用品与非生产性物品的申购核准与使用管理。5.管理制度5.1电话使用及管理要求5.1.1在厂区内有内线电话的，须使用内线电话或短号联络。5.1.2对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯或私人电话。5.1.3拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，从严控制时间。5.1.4各部门的电话由部门主管指定专人负责管理。5.1.5各部门核定电话费使用限额。行政人事部监督其费用限额。5.1.6各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支部分由部门主管根据管打印的通话清单进行判别，确认超支责任人。5.1.7通话中严格遵守保密制度，禁止泄露公司机密。5.1.8电话发生故障由行政人事部网管负责排除。5.2打印机与复印机使用与管理5.2.1各部门根据预算或申请审批表，每月向行政人事部领取打/复印纸，打/复印纸由部门指定人员管理并作用途登记。5.2.2任何人不得打/复印公司外的与业务无关的资料。凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、招投标文件、财务和人事报表、资料等），须填复印申请表，由总经理或部门经理批准同意后复印。5.2.3在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸（注意：二手纸不应有泄密内容）5.2.4打/复印机由行政人事部统一管理，行政人事部对复印机使用过程进行监督检查。5.2.5严格遵守公司保密制度，在打/复印中，违反保密制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以严肃处理，对给公司造成不良影响或经济损失的，除追究责任外，将送公安机关处理。5.3传真机、E-mail使用及管理要求5.3.1凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时，禁止使用传真。5.3.2传真机由使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知行政人事部联系维修人员进行维修。5.3.3重要文件收发须使用公司注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。5.3.4严格遵守保密制度，凡在传真、E-mail收发中违反保密制度者，将按公司保密制度的有关规定予以处理。5.4办公文具的申购计划5.4.1各部门根据本部门办公文具消耗和使用情况，在每月25日前填写非生产物料申购单交部门经理审批签字后交行政人事部前台人事文员。5.4.2 行政人事部前台人事文员复核各部门提交的非生产物料申购单结合库存情况在每月27日前整理汇总月度非生产物料申购计划，交行政人事部经理审核，总经理/总经理助理审批签字后，交前台人事文员向公司指定文具/五金供应商下单采购，如指定文具/五金供应商无需求物料，则由行政主管按照要求寻求新的供应商采购。5.4.3 申请部门对于一些非常规的物品采购应提供详细物品说明，必要时要提供所购物品样品或图片。5.5 文具采购5.5.1各部门每月须做好月度文具申购计划，原则上每月只能向行政人事部申购一次，对于一些急需的、部门做的月度采购计划未涉及到的物品，每月可以申请一次紧急采购，须填写非生产物料申购单交部门经理复核，总经理/总经理助理审批签字后，交前台人事文员/行政主管实施紧急采购。5.5.2各部门不得擅自购买办公用品，如遇特殊物品需要部门自行购买的，须经行政人事部审核同意后进行，否则不予报销。5.5 文具领用5.5.1文具办理入库手续后，由行政人事部前台人事文员通知申购部门负责人领取申购的文具。5.5.2领用部门对有质量问题的文具或采购物品与提出的要求不符时，领用部门有权拒绝接收并要求重新采购。 对自领用物品之日起，两天内无提出异议，视为默认。5.5.3领用部门在领取所申购的文具时对于第二次发放的文具，必须以旧换新。5.5.4行政人事部前台人事文员必须严格按照各部门交回的旧文具数量相应的换取新文具数量，并登记在文具领用登记表上，交领用人签字确认（注：除各部门领用的打印纸、便签纸、表单、刀片等不用以旧换新外，所有的文具物品都必须以旧换新）。5.6 个人办公文具的领用发放5.6.1新员工（办公室人员）入职每人按标准配置签字笔一支、笔记本一本、文件夹二个。5.6.2个人领用办公文具，前台人事文员应如实填写个人办公用品领用登记表（即个人领用台账），交领用人签字确认后发放，并将个人办公用品领用登记表每半年报行政人事经理复核。5.7 办公文具的交接和收回5.7.1员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时，应严格办好交接回收手续。5.7.2移交人需逐项列出文具清单，直属上级清点核对台账确保办公用品损耗程度，书面标明，并移交接收人签收。5.7.3将接收人签收确认的离职人员工作交接单交行政人事部前台人事文员核实后做好办公文具交接登记手续，并将交接单存档备查。5.7.4暂无接手人接手时，移交人需列出文具清单，并将文具先交回行政人事部前台人事文员签收。5.8违纪考核5.8.1 公司的办公文具应为办公所用，私用或带出公司者，公司将按办公文具两倍价格从当月绩效工资中扣出，并给予50元的罚款处理。5.8.2公司办公文具应本着节约的原则，如有浪费者经发现，予以责任者50元罚款处理。5.8.3员工应自觉爱护各类办公文具，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。5.8.4 行政人事部前台人事文员应遵守本办公文具管理办法并监督其它部门严格按照本管理办法操作，如有违章办理经发现公司将视情节轻重给予50元-500元罚款处理。 6.相关文件 6.1采购控制程序6.2工具管理制度6.3门禁管理制度7.质量记录 7.1请购单7.2赔偿单7.3报废单 专心-专注-专业