竣工资料编制细则(共8页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上竣工文件编制细则竣工文件资料来源于建设全过程中各类材料和原始记录，竣工文件编制人员必须本着实事求是的科学态度和认真负责的工作精神，保证资料的真实、准确，坚持高标准、高质量，严禁伪造，为“建一流交通工程，创一流工程档案”而奋斗。 一、编制形式 竣工文件有如下两种形式：（1）科学技术档案：是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录；（2）科技文件材料：是指记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。因此竣工文件应按以上两种形式编制：即将原始文件、材料、图表按本办法内容按科学技术档案的规定编制一套竣工文件作为科学技术档案归档；另再编制若干套复制的文件、材料、图表的竣工文件，作为科技文件材料使用。 二、编制体系 1、工程项目竣工文件由指挥部为单位分别编制，各施工标段的资料整理后汇总到所属各监理组，各监理组再连同监理资料汇总到各指挥部，各标段的起终点桩号以施工图为准。 2、工程项目竣工文件分为综合类、竣工决算和审计类、工程监理类、施工资料类、科研、新技术类五大类。 3、 竣工文件按甲、乙两组分别装订成册，甲种文件包括第一、二、三、四、五大类，乙种文件包括第二、三、四、五全部竣工文件五大类。 三、编制数量    甲种文件应编制两套：档案管理单位、接养单位各一套；乙种文件应编制承包人一套。 四、职责分工 1、 竣工文件的编制在指挥部和档案主管部门的指导下进行汇总编制。   2、 竣工文件按“谁经办谁编制”的原则进行编制。综合文件由各指挥部编制。各监理组应根据竣工文件分类表，将各大类、属类、小类、卷分解，确定各类、卷的责任人。竣工图、施工文件由承包人编制，监理文件由监理组编制，工程科研类文件材料由承担科研课题单位负责组卷。在编制过程中，各单位有责任相互提供所需的资料。 3、 竣工文件的编制是工程建设中的一项重要工作，也是工程后期监理工程师进行技术管理的一项重要工作。承包人编制的竣工文件必须由监理工程师审核把关。对承包人绘制的竣工图要认真审查，看内容有无错漏，线条、文字是否符合规定。对图纸存在的问题不能迁就，必须责成承包人返工修改。施工监理文件必须齐全完整，真实可靠，字迹要工整清晰，版面应清洁，保证竣工文件质量。 4、 各编制单位都要建立与任务相适应的工作机构，配备专（兼）职档案人员。有关工作人员应保持稳定，不宜随意调换，以保证编制工作顺利进行。 5、 技术负责人应是竣工文件编制工作的负责人。 6、 由分包单位或联合体单位完成的工程，应由总承包单位为主进行编制。五、格式标准1、组卷及组卷职责1.1组卷 就是把一组有联系的文件，以卷、册、盒等形式组合在一起，便于保管、保密和利用。2、组卷要求 21  组卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于竣工文件的保管和利用。 22  竣工文件目录分为大类、属类、小类、卷四个层次，不宜再增加层次（见竣工文件分类表），如果内容较多时可增加卷的数量。案卷题名要简炼、准确，能反映卷内文件材料内容，一般不超过五十个字。 23  每卷竣工文件的顺序依次为封面、扉页、总目录、卷内目录、本卷内容、备考表、封底。具体格式见示例。 24  卷内文字材料幅面一律采用A4纸（210mm×297mm），原件小于此尺寸的应用A4纸裱衬。各类总结和各种文字说明应采用打印文件，文字采用3号标准仿宋体，标题采用3号标准黑体。2.5案卷内文件材料必须准确反映本项目活动真实内容，必须是现场第一手资料（原始文件）表格不允许复印件及复写纸。2.6要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的完整、准确、系统。2.6.1完整指工程项目建设全过程中应归档的文件、图表等各种文件原件齐全。2.6.2准确指档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。2.6.3系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。27  案卷卷内文件材料的制作和书写材料必须耐久，字迹要清晰、端正，图面要整洁，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、复写纸等易退色书写材料。 28  施工和监理过程中所形成的原始材料和报表则不必重新打印，人员签字必须完备齐全，均为手签，不能采用打印或图章，需要单位盖章的资料应盖红色图章， 监理抽检资料应加盖监理抽检章，尺寸为1.5cm×4cm的蓝色方章。复印件和原始件不允许混杂放，整套资料为原始件应保证都是原始件。2.9工程施工、监理文件材料及竣工图按工程建设项目工序进行组卷。 210 卷内文件材料数量要适当，文字材料厚度不得超过2厘米，一般在50页-200页之间，图纸厚度在2厘米。 2. 11本卷文件名称应在总目录相应位置用黑线框住，表示本卷所在位置。 3、案卷页号的编写 3.1编写案卷页号3.1.1案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。3.1.2案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。3.1.3页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号，空白面不编号，统一采用打码机编写页号。图纸按照GB10609.3-80技术制图复制图的折叠方法折叠，页号编写位置在标题栏的外左下角。31.4  页号统一用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，并与本卷目录相对应。 31.5 成套的图纸，原有图样目录在内容上可替代卷内目录内容时可不再重新编制本卷目录，页号从原有图样目录后开始编写。如不能替代，需重新编制卷内目录，则原有成套的图纸包括原图样目录都需编写页号，末页加备考表。3.2案卷封面的编制3.2.1案卷题名3.2.1.1工程依据性、基础性、竣工、交工综合性案卷题名的主要内容包括责任者、内容特征、文种。3.2.1.2工程设计、施工、监理类案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件材料的主要内容。主要内容包括项目的名称、内容的特征、技术文件名称。 3.2.1.3案卷题名要简炼、准确，能反映卷内文件材料内容，一般不超过五十个字。3.2.2编制单位，填写案卷内文件材料形成单位和责任者。如若干个单位形成的，则填写该案卷的主要承办单位。3.2.3编制日期，填写案卷内科技文件材料的起止日期。3.2.4保管期限，填写其规定的保管期限（综合类文件保管期限为永久、其他文件为长期）。3.2.5密级：依据保密规定填写3.2.6档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。3.2.7案卷封面统一铅印。软卷皮设封面和封底。卷盒封面不填写。3.3案卷脊背的编制3.3.1软封面脊背不填写。 3.3.2卷盒的脊背只填写档号。3.3.3档号一栏帖标签，标签为白底四线格。“永久”卷印红线条，“长期”卷印黄线条，“短期”卷印蓝线条，形式见图4。填全宗号填目录号填分类号填案卷顺序号图43.3.4 标签填写一律用阿拉伯数字。3.4卷内目录的填写3.4.1顺序号：用阿拉伯数字填写，首份文件从1起依次标注。3.4.2文件材料题名：填写文件材料标题的全称。一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加 号。3.4.3文件编号：填写文件的文号或图样的图号。3.4.4责任者：填写文件材料的直接形成单位部门。3.4.5日期：填写文件材料的形成年、月、日。3.4.6页次填写每份材料首页上标注的页号。每份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。3.4.7卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前，不编写页号。3.4.8卷内目录式样由档案管理系统直接形成。3.5卷内备考表的编制3.5.1每一卷资料都需附“备考表”，排列在卷内文件材料之后。3.5.3备考表在资料整理结束后需填写完整，标明案卷内文件材料的页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。4、竣工图格式要求 41  竣工图必须反映工程实际情况。 42  竣工图规格统一采用A3号纸（420×297mm）。竣工图必须清晰，模糊不清的图纸不能用，复印后要进行检查，全部合格后再装订。 43  竣工图中的文字、数据、线条必须使用黑墨水绘制，禁止使用圆珠笔、铅笔书绘，书绘必须工整、清晰。 44  竣工图要有竣工图图标，图标内容包括：标段名称、图名、图号、施工单位名称、有关负责人姓名、开工日期、竣工日期等。 45  竣工图必须经监理工程师审核确认，竣工图扉页要加盖单位公章。46  凡实际工程与原设计图不符的，应重新绘制竣工图。通用图有修改的应重新绘制竣工图，并注明修改依据、原通用图不变。局部设计变更，即在原图上修改，整页图纸变更应重新绘后替换，并将变更批复原件附在该变更图后面，整卷竣工图文字说明在前，图纸在后，每张竣工图变更批复，图纸在前批复在后。图纸应按照规定折叠成210mm×297mm。 47  每张竣工图纸均应在图纸正面加盖竣工图章（红色印油），图章尺寸90 mm×70mm，包括：工程竣工图，施工单位，技术负责人，监理工程师，审核人，编制人，编制日期。见下图：竣 工 图 章(尺寸单位为mm)15* * 工程* * 标段工程竣工图施工单位名称（公章）编制人审核人监理负责人技术负责人编制日期5*11=55702045905、档号及项目号的编写档案号根据公路处科技档案分类，按线路统一下发分类号及流水号，项目号按标段大类·属类·小类·卷编号,例如B标，第四大类施工文件，第一属类竣工图表，第一小类竣工表，第一卷，编号为B·4·1·1·1,对于不设小类卷的编号应将小类层次写“0”。6、案卷内科技文件材料的排列6.1建设项目档案的案卷按综合、决算与审计、工程监理、工程施工、科研新技术等顺序排列。6.2卷内科技文件的排列应根据卷内的具体情况和组卷时所采用的方式按文件材料之间的逻辑关系排列。6.3综合性文件材料按问题、时间或重要程度排列。6.4前期、建设期的上级批复等重要文件材料应随同相关的科技文件材料一起排列。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；铅印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；结论、决定在前，依据在后。6.5施工监理汇总材料在前，原始材料在后。6.6施工资料按标段再按桩号或工序排列。6.7 案卷内图文混合文件材料的排列，要求文字材料在前，图样在后。6.8案卷内文字材料只对其图样作补充或局部性说明时，应图样在前，方案材料在后。 6.9 竣工图按专业、图号排列。7、档案电子版整理电子版文件包含竣工档案的综合类、施工类中的竣工图表、声像类3部分，各指挥部可直接登陆南京公路处档案管理系统进行录入，该系统将自动生成标准格式并保存。档案管理系统操作手册另行下发。要求如下：1、所有电子版文件必须和纸质文件保持完全一致。2、所有设计图、施工图、竣工图均需上传原版电子稿，禁止上传扫描件；若按图施工没有变动的，则可以上传加盖了竣工图章的施工图扫描件。3、照片、影像档案的文字说明要准确填写六要素，即事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，概括地提示照片、录音、录像反映的全部信息，格式如下例，7、工程概述编写要求工程概况要求能够全面准确的反映该工程的线路走向、等级标准、投资额、建设规模及建设意义等。六、 文件的装订1、文件装订精装文件。由指挥部委托档案管理部门统一制作去酸纸封面。将案卷（封面、扉页、目录、内容、备考表）去掉金属件后，加上去酸纸封面，采用三孔一线方法，两眼间距80mm，底边和装订边要整齐，脊背边与底边成90度直角后方可装订。2、 案卷文字材料统一采用装订形式,对于成册的图纸加一封面。3、 案卷装订后装入标准卷盒.不装订的图纸按照卷内目录的编排次序排列有序,编写好页码后装入卷盒。4、 每卷文件装订线一边至少应空出25mm，其他边空出l5mm。5、 文件装订不得使用浆糊和普通胶水。6、 硬档案盒由各指挥部委托档案管理部门统一制作。七、竣工文件的交接竣工文件经审查合格通过后，须办理交接手续。由各指挥部统一向处挡案室移交，移交手续应在工程交竣工验收后二个月内完成。移交时，需明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。注：凡公路处承建的工程竣工资料制做一律使用公路处档案管理系统，未使用该系统的一律不予验收通过。专心-专注-专业