信息与沟通管理程序.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流信息与沟通管理程序第一版2009.09.01执行版次生效日失效日状态编写审核批准修 改 说 明 QB北京天润新能投资有限公司企业标准TR2F004-2009信息与沟通管理程序（2009年第一版）本文件之产权属于北京天润新能投资有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。修 改 记 录版次生效日期页码章节修改内容和依据信息与沟通管理程序（2009年第一版）目 录1、编制目的；2、适用范围；3、引用文件；4、专业术语；5、相关职责；6、管理内容；7、流程简图；8、记录（附图、附表）；.精品文档.信息与沟通管理程序1 编制目的为了确保公司在不同部门/单位之间，公司与顾客及相关方之间，就开发、投资、工程的质量、安全管理体系的实施和有效性、目标完成情况和顾客及相关方的满意度、以及重大事项进行沟通，及时掌握相关信息，作为持续改进的输入,特制定本程序。2 适用范围本程序适用于北京天润新能投资有限公司及所属子公司。3引用文件无。4专业术语无。5相关职责5.1 公司最高管理者负责统筹公司对内、对外重大、紧急相关信息的传递和处理工作。5.2 行政人事部5.2.1 公司信息与沟通管理工作的归口部门。5.2.2 负责公司信息与沟通管理工作的管理和实施。5.2.3 负责信息管理工作的督办与检查。5.3 其它部门/单位负责本部门/单位有关信息的获取、传递、沟通、与发布，并定期监测沟通的效果。6管理内容6.1 外部沟通6.1.1 与顾客信息沟通6.1.1.1 建设管理部负责工程合同签订前、履约过程中有关合同条款执行的问题以及顾客对公司的满意程度，重大问题立即向公司主管经理汇报，视情况研究解决办法。6.1.1.2 各工程项目在工程建设期间对社会相关方日常工作的接触、与公司文件往来中，获取顾客信息。6.1.1.4 当与顾客或相关方走访、座谈结果为质量不满意时，应及时了解相关问题。当接到顾客或相关方的投诉、抱怨后，接到信息的部门应立即分析原因，制定纠正措施。6.1.2 与相关方信息沟通6.1.2.1 公司相关部门/单位收集与企业相关的行业及市场信息，及时分析整理，并传送到有关部门/单位。6.1.2.2 政策、法规、标准、上级文件等资料信息由行政人事部收集、整理、归档、保存。6.2 内部沟通6.2.1 沟通的方式可采用：通讯、计算机网络、简报、例会等。6.2.2 重大事项上报6.2.2.1 发生重大安全、质量、经营事故时应及时、真实的向公司安全、质量、经营的主管经理、最高管理者，以及系统主管部门报送相关信息。6.2.2.2 当各单位接到国家行政执法部门、地方政府等的正式检查与来访的信息时，应第一时间向公司行政人事部、或部门报送，行政人事部上报相关领导。6.2.3 一般信息沟通6.2.3.1 充分利用现代沟通技术如：公示信息系统、电子邮件、通讯等实现管理信息的沟通。6.2.3.2 利用公司的内部刊物等与员工实现信息的沟通。6.2.3.3 通过年度工作会议、员工代表大会、管理内审、管理评审、部门长会议、专题会、访谈会、座谈会实施信息的沟通，具体操作办法参见会议管理办法。6.2.3.4 相关部门根据职责、权限划分，通过文件、会议、活动日、班前站班会、技术交底、通讯、交谈等方式负责与工程施工队伍和作业班组进行质量、职业健康安全、环境、计量及其他管理活动信息的沟通。6.2.4 紧急状态下的信息沟通6.2.4.1 紧急状态下信息沟通由发生地负责单位按国家有关规定和应急准备和响应控制程序处理。6.2.4.2 紧急状态的信息必须保存所有有关记录（包括电话记录），并存档。6.3 沟通的基本要求6.3.1 应确保公司最高管理者和公司部门/单位的各层次之间、各部门/单位之间及时对全公司管理活动有效性的相关信息进行沟通。6.3.2 有关各管理体系有效性的信息，要及时传达到公司内部全体员工，通过沟通与交流促进员工主动参与管理体系的活动与事务，使员工提高满足顾客和法律法规要求的意识，为实现各管理目标做好本职工作。6.4 信息沟通的记录6.4.1 信息沟通的记录可以是书面文件、音像资料或电子媒体记录。6.4.2 各类会议可保存会议纪要或音像资料，口头沟通也应保留信息相关记录，确保信息内容准确可靠，可追溯查阅，重要信息沟通的记录应存档保管。6.4.3 公司各部门/单位应确认存档保存的信息清单，于当年1月份报公司行政人事部。6.5 信息沟通的检查6.5.1 公司各部门/单位负责人每季度必须监督检查本部门/单位信息建设和实施的质量，并保存监督检查、持续改进记录。6.5.2 行政人事部每半年全面监督检查公司信息建设实施效果，并将检查结果公示。7 流程简图无。8 记录（附图、附表）8.1 信息沟通记录台账；8.1 信息沟通记录台账序号发起单位发起人接受单位接受人沟通内容沟通类别（）沟通地点沟通方式沟通记录沟通结果涉及费用正式非正式上行平行下行语言非语言