办公室文件打印实用技巧三则.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流办公室文件打印实用技巧三则.精品文档.办公室文件打印实用技巧三则一. 打印文件直接装订逆序打印 相信使用Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打出时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好。其实，Word已经为我们考虑到了这个问题。1. 在Word中调出欲打印的长篇文档，点击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框2. 点击“打印”标签，勾选上其中的“逆页序打印”复选框，确定即可。如图1所示图13. 这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于装订了。【小提示】 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意二. 文件内容我先知晓打开预览办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档，当我们打算调用其中的一份文件时，必须一个一个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实，我们也可以通过Word的“打开预览”功能快速获知文件的内容。1. 在Word中点击“文件”菜单“打开”命令2. 在弹出的如图2所示“打开”对话框中点击“视图”菜单“预览”命令图23. 此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预览区了。如图3所示图3三. 预览效果还省墨水草稿输出我们在处理一些重要文件时，有时需要将文档实际打印出来进行版面校准，但如果使用的是喷墨打印机，那么每月光在打印样稿方面就要耗费大量的墨水了。其实，Word已经为我们提供了一个“草稿输出”功能来帮我们解决这个难题。1. 在Word中点击“文件”菜单“打印”命令，在弹出的“打印”对话框中再点击“选项”按钮。如图4所示图42. 勾选上其中的“草稿打印”复选框后确定，再点击“打印”按钮即可打印出一份没有图片的草稿，但是草稿的格式以及图片的留空大小都与正常打印稿相符，这样，我们不仅能够像以前一样校对版面了，而且也大大降低了打印样稿时墨水的消耗。如图5所示为效果对比图(注意:草稿中图片所占的区域大小和原文档一致，只不过不再打印了)图5