办公自动化操作步骤.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流办公自动化操作步骤.精品文档.Windows的应用ü 开始使用Windows XPu 鼠标操作：左键单击选中目标，双击打开文件，右键单击弹出快捷菜单。u 认识键盘：中文切换（Ctrl+Shift），中英文切换（按Ctrlg再单击空格）Caps Lock(大小写切换键)，Backspace(删除光标前边的字符)，Delete（删除光标后边的字符）u 窗口操作：窗口的最大化、最小化、恢复窗口、关闭窗口、移动窗口(在标题栏空白处控住鼠标左键拖拉)、手工改变窗口大小（光标放在窗口边框鼠标变形时，向内外拖拉即可）、多窗口排列（在任务栏空白处单击右键，选择纵向平铺或者横向平铺即可）u 文件存档：文件保存选择位置为文件命名保存即可ü 文件及文件夹管理u 文件夹与文件的区分（文件夹只有名称，文件的名称是由名称和扩展名两部分组成）u 显示与隐藏文件类型的扩展名：工具文件夹选项查看高级设置列表勾选隐藏已知文件类型的扩展名即为隐藏（去勾为显示）u 创建一个新文件夹：打开任意一个磁盘或者我的文档单击创建一个新文件夹输入文件名称在空白处单击即可u 重命名文件夹：选择目标文件夹单击重命名这个文件夹输入新名称空白处单击即可u 移动文件夹：选择目标文件夹单击移动这个文件夹选择位置单击移动按钮即可u 复制文件夹：选择目标文件夹单击复制这个文件夹选择位置单击复制按钮即可u 删除文件夹：选择目标文件夹单击删除这个文件夹是即可u 文件间隔选择：选择第一个目标文件按下Ctrl再单击下一个目标文件依次类推即可u 文件连续选择：选择第一个目标文件按下Shift再单击选择目标内的最后一个文件即可u 向U盘中复制文件：选择目标文件单击右键选发送到选择U盘即可u 格式化U盘：在U盘上单击右键选格式化勾选快速格式化开始确定即可u 回收站文件的管理：文件的还原与彻底删除：打开回收站选择目标文件单击还原此项目为还原文件选择目标文件选择清空回收站为彻底删除ü 工作环境的设置u 桌面背景的设置：在桌面空白处单击右键属性选择桌面在背景列表里边选择背景确定即可（或者浏览找到电脑中的图片和外部图片做桌面背景）u 设置屏幕：在桌面空白处右键属性选择屏幕保护在屏幕保护程序列表中选择喜爱的屏保预览即可u 任务栏的设置：锁定任务栏（在任务栏空白处右键单击锁定任务栏即可）（无勾选时为没有锁定）移动任务栏（在任务栏没有锁定时：在任务栏空白处按住鼠标左键拖动即可）隐藏任务栏（在任务栏空白处右键单击属性勾选隐藏任务栏确定即可）ü 使用程序u 打开程序：单击开始单击所有程序找到目标程序单击即可打开u 程序窗口间切换：打开两个或者两个以上的程序按下Alt键再依次单击Tab键即可切换u 程序间复制材料：如把画图程序中的画复制到Word程序中先打开画图用任意一个工具在图像窗口中绘画然后用选定工具框选图像在框内右键单击单击复制切换到Word程序窗口单击右键选择粘贴即可ü 管理与控制u 删除软件：开始控制面板添加或删除程序在程序列表中选择要删除的目标程序单击更改与删除按钮选择删除项下一步确定勾选不要再显示此对话框是（重复再选一次）完成即可u 安装软件：打开我的电脑打开U盘或光盘打开目标文件夹打开序列号选中序列号在序列号上边右键单击复制关闭序列号窗口打开安装向导setup exe下一步是输入用户名和公司名称再序列号框内右键单击粘贴一直下一步直到完成即可u 用户帐户：开始控制面板用户帐户u 创建新帐户：单击创建一个新帐户按钮输入名称下一步创建帐户即可u 重命名帐户：单击目标帐户单击更改名称输入新名称更改名称即可u 为帐户创建密码：单击创建密码输入密码创建密码即可u 更改帐户密码：单击更改密码输入密码更改密码（帐户原来必须有密码）u 更改帐户图片：单击更改图片选择图片（或者浏览找到的图片）更改图片u 更改帐户类型：单击更改帐户类型一般选择计算机管理员类型即可u 用户切换：单击开始切换用户选择要进入的用户即可u 注销用户：单击开始注销注销即可u 用管理员帐户登陆：（如果忘记了自己的密码，别的用户又进不去）按下Ctrl+Alt(同时)再按下Delete键输入管理员帐户名称（administrator）ü 邮件管理u 注册邮箱：开始打开浏览器输入网址（）Enter立即注册按钮输入相关信息创建帐号输入注册确认码直接进入邮箱进行练习u 收发邮件：打开浏览器输入网址（）Enter输入用户名和密码登陆是进入写信（或者收信）写信：单击写信输入收件人邮箱输入主题输入内容插入附件发送即可收信：单击收信按钮找到目标邮件打开主题打开附件（直接打开或者下载保存）ü 用浏览器获取网上信息u 进入页面：开始打开浏览器输入相关的网址Enter即可进入预览新闻：输入网址（）Enter单击相关的链接即可进入页面u 下载歌曲：输入网址（）Enter单击MP3输入歌曲名百度一下选择MP3格式的歌曲在歌曲名上单击在歌曲名上单击右键单击目标另存为选择位置输入歌曲名保存即可u 下载软件：打开（）输入软件名称百度一下单击目标网站在软件介绍下边找到下载地址选择一个下载地址选择保存位置输入名称单击下载完毕后双击打开安装即可Office 基本应用（Word）一、 制作文件的过程u 选择纸张：文件页面设置设置页边距纸张方向选择纸张在纸张大小下拉列表中选择需要的纸张确定即可u 输入内容（选择一种自己比较适应的输入方法）、（正确使用中英文标点符号，空心为中文、实心为英文）、（全角半角的区分）插入下一页：插入分隔符选择下一页确定u 文章内容的编辑：文字移动：选择目标按住鼠标左键拖拉到目标位置即可文字复制：选择目标在目标单击右键复制在目标位置单击右键粘贴剪贴板的应用：文件新建单击下拉箭头选择剪贴板然后练习复制与粘贴（剪贴板是复制与粘贴的中转站，可以复制多项内容，有选择的粘贴）文件内容的选择方式：选词：双击和按住鼠标左键拖拉即可选句子：按下Ctrl键在句子的任意位置单击即可选段落：在段落的任意位置连续三击鼠标即可选全文：Ctrl+A间隔选择：先选第一个目标然后按下Ctrl单击第二目标依次类推u 文件的修饰：文件标题：选择标题单击居中（文字大小一般为二号字）、（字体、字型、颜色根据要求调整）段落标题：用间隔选择的方式选中所有标题在单击格式菜单选择项目符号与编号选择需要的符号与编号即可（没有的可以自定义）段落：用间隔选择的方法选择目标段落格式段落在特殊格式下选择首行缩进确定即可落款：选择落款选择居中式制表符在标尺上找到位置单击左键u 文件保存：文件新文件选择保存（旧文件选择另存为）选择位置为文件命名保存即可u 打印设置：文件打印选择打印的页面选择打印的份数确定即可二、 制作表格u 创建表格：单击表格插入表格输入行列数选择根据窗口调整表格选项确定u 表格各类对象的选择方式：全选：单击表格左上角的十字箭头框选行：在表格左侧空白处用空心右箭头单击目标行选列：光标定位在表格第一条横线上变为下箭头，用下箭头单击即可选单元格：光标放在目标单元格左侧竖线上变为斜箭头时单击改变行高：光标放在目标行下方的横线上变形时按住鼠标左键往下拖即可改变列宽：光标放在目标列右侧竖线上变形时按住鼠标左键向右拖拉即可合并单元格：选中要合并的单元格，单击右键选择合并单元格折分单元格：鼠标单击要折分的单元格，单击右键选择折分单元格，输入行列数，确定插入行：选择目标行，单击右键选择插入行删除行：选择目标行，单击右键选择删除行改变表格大小：光标在表格任意一个单元格单击一下，然后光标放在表格右下角方框上变形时，按住左键向下拖拉u 表格中文字的排版：水平文字与垂直文字的转换：选择要变换的单元格，单击右键选择文字方向，再选择需要的方向即可水平垂直同时居中的设置：选择目标单元格，单击右键选择单元格对齐方式，再选择最中间的那种格式u 边框与底纹的设置：选择要目标行或列，单击右键选择边框和底纹，在边框选项下，设置需要的边框（注意设置边框的线型、颜色、宽度）u 斜线表头的制作：单击目标单元格表格绘制斜线表头选择样式输入行标题列标题确定u 删除表格：选择表格单击表格菜单删除表格u 加密保存文件：文件另存为单击工具安全措施选项输入打开权限密码修改权限密码再次输入打开与修改权限密码保存即可三、 制作图文并茂的会议邀请函u 选择纸张：文件页面设置设置页边距四周为1厘米纸张方向为横向单击纸张选项卡在纸张大小下拉列表中选择32开确定u 输入内容：与会人：单击下划线按空格键即可回车输入办公室回车单击插入菜单日期与时间选择需要的格式确定光标定在与会人前边回车定位光标定位在办公室前边回车定位选择与会人单击格式段落在特殊格式下选首行缩进选择落款选择居中式制表符在标尺上单击定位光标定位在办公室前边按一下Tab即可光标在放在日期前边按一下Tabu 使用文本框：单击绘图工具栏中的文本框按钮在画布中按住鼠标左键绘制一个矩形然后在矩形内输入文字调整文字行距设置文本框填充颜色为无色线条颜色为无色在文本框框线上单击右键剪切按Delete删除画布在前页右键粘贴移动文本框到合适位置u 制作公章：在绘图工具栏中单击椭圆按钮按下Shift键按下鼠标左键向下拖拉设置圆填充为无色线条为红色线型为3磅单击艺术字按钮选择第三种样式确定输入文字确定光标放在下边的白色圆圈上变形时按住鼠标左键拖拉成一个圆弧形（大小与圆大小相符）移到圆内用同样的方法制作下边的艺术字u 五角星的制作：单击自选图形星与旗帜单击五角星在圆内按住Shift键并按下鼠标左键向下拖拉单击直线工具按下Shift键同时按住鼠标左键水平拖拉选中绘好的直线按住Ctrl键并在直线上按住鼠标左键拖拉（复制另外一条对称的直线）完成各类对象的定位u 组合对象：在画布内画一个大框，将所有对象框选，在五角星上右键单击，选择组合，再组合。在五角星上右键单击，选择剪切，按Delete删除画布，在第一页面右键单击，选择粘贴，将圆移动到合适的位置。u 抬头艺术字的设置：光标定位在第一行单击艺术字按钮选择第一种样式确定输入文字确定单击选中文字在艺术字工具栏中选文字环绕浮于文字上方移动艺术字到适合的位置设置填充与线条颜色u 图片的设置：单击插入菜单图片来自文件（或剪贴画）双击目标图像单击选中图片在图片工具栏中单击文字环绕衬于文字下方将图片放大占满整页即可Office基本应用（Excel）一、 制作电子表格：u 输入内容：第一行输入表格名称，第二行输入制表日期（Ctrl+冒号），第三行输入项目管理名称，输入表头，输入数据。（文本居左、数据居右）u 数据统计技巧：合计的计算：光标定位在要求各的第一个单元格单击求和按钮回车用复制柄复制公式到其它单元格平均值：光标定位在求平均值的单元格单击求和按钮旁边的下拉箭头单击平均值选项选择要求平均值的区域回车用复制柄复制公式到其它单元格利润的计算：光标定位计算利润的第一个单元格输入等号单击销售额输入减号单击成本回车利润率的计算单击利润率的第一个单元格输入等号单击利润输入除号单击销售额回车u 表格数据的编辑：移动数据：用空心十字箭头拖选要移动的区域光标移动到边框线上变成移动箭头时按鼠标左键拖到目标单元格复制数据：选择区域在区域内右键单击复制光标定位在目标单元格右键单击粘贴撤销恢复的应用：删除数据：选择目标数据按下Delete即可u 数据的修饰：表格标题居中方式的设置：选择区域格式单元格对齐水平对齐下拉列表中选择跨例居中上表头居中：选择上表头内容单击格式工具栏中的居中按钮小数位与千位分隔符：选择目标区域单击格式工具栏中的添加（减少）小数位按钮单击千位分隔按钮百分比格式：选择利润率数据单击格式工具栏中的百分比符号边框的设置：选中整个表格单击格式工具栏中的边框按钮旁边的下拉箭头选择所有框线自定义边框的设置：如选择上表头格式单元格边框设置框线样式（颜色、粗细）单击要添加的边框位置确定u 表格居中方式的设置：文件页面设置页边距选择水平居中（或垂直居中）确定二、 创建工资表u 输入数据内容：用填充法输入表头内容、用复制粘贴法导入数据、u 用查找替换修改表格内容：编辑查找输入查找的内容单击替换输入替换的内容单击查找下一处单击替换u 为表格区域命名：选定要命名的区域单击名称框输入名称回车（命名的目的是快速选择表格区域）u 删除名称：插入名称定义选择要删除的名称删除确定u 针对行和列的操作：添加或删除行列：选择目标行或列单击右键选择插入（或者删除）调整行高和列宽：固定行高列宽的设置：选择目标行列单击右键行高（列宽）输入数据确定任意高度与宽度：光标放在行线（列线）上变形时按下鼠标左键拖拉即可隐藏行（列）：选择目标行（列）右键单击隐藏显示行（列）：选择目标右键单击取消隐藏u 为工作表命名：移动工作表：在工作表标签上按下鼠村左键拖拉到目标位置即可复制工作表：按下Ctrl键在工作表标签上按下左键拖拉 当目标标签左上角出现标记时即可工作表标签着色：右键单击工作表标签选工作表标签颜色选择颜色确定u 常规填充方法：按时间序列填充：如输入12个月份（输入第一个月份用复制柄拖拉）按文本编号填充：设置第一个单元格为文本格式（格式单元格数字文本确定输入第一个编号用复制柄向下拖拉）按数字顺序填充：输入第一个数字编辑填充选择需要设置的选项自定义序列：工具选项自定义序列选新序列输入值添加确定u 统计工资发放情况：按月份进行单向统计：选定要求和的区域单击求和按钮即可二维求和：（即两个方向合计的同时计算）选择统计区域单击求和按钮三维求和：选中目标单元格单击求和按钮选择第一张表在单击该表中的第一个单元格按下Shift键单击要求和的别外的表格回车三、 表格的修饰u 数字格式的修饰：数字精确值：选择目标数据单击增（减）小数位按钮赤字格式的设置：选择目标区域格式单元格数字数值负数下边选择要设定的格式确定货币符号的应用：格式单元格数字货币在货币符号下拉列表中选择需要的格式确定自定义货币符号：格式单元格数字自定义选定目标格式光标定位在数值前边输入双引号在双引号内输入需要的货币符号确定日期格式转换：选择目标日期格式单元格数字日期在日期列表中选择需要的格式确定文本格式的转换：选择目标单元格格式单元格数字文本确定u 对齐方式的修饰：水平和垂直方向的对齐方式：选择要设置的目标单元格格式单元格对齐在水平对齐下拉列表中选择需要的对齐方式（或在垂直对齐下拉列表中选择）确定文字方向的设置：选择目标单元格格式单元格对齐在方向下边设置确定斜线表头的制作：选择要设置的表头格式单元格对齐方向下边设置需要的角度确定跨例居中与合并居中的区别：（跨例居中每个单元格还是独立存在的）自动换行的设置：选择目标单元格格式单元格对齐勾选自动换行确定合并单元格：（方法同上）u 文字格式的修饰：选择目标文字格式单元格字体选择相关的选项确定（或通过格式工具栏修饰）u 边框与背景的修饰：选择目标单元格格式单元格边框设置相关选项确定手工绘图边框：单击边框旁边的下拉箭头单击绘图边框单击边框按钮选择颜色选择样式按下鼠标左键从开始位置绘制到结束位置擦除边框：选择橡皮擦按下左键拖拉即可自动套用格式：选择区域格式自动套用格式选择需要的格式确定u 设置表格保护：全部保护的设置：格式单元格保护勾选锁定确定工具保护保护工作表输入密码确定再次输入密码确定撤销工作表保护：工具保护撤销工作表保护确定工作表局部保护：选定不保护的区域格式单元格保护不要勾选保护选项确定工具保护保护工作表输入密码确定再次输入密码确定u 条件格式的：选择要设置条件格式的区域格式条件格式设置条件设置格式确定即可（最多可设置三种条件）