合同管理操作规程.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流合同管理操作规程.精品文档.合同计划管理操作规程10 目的规范各公司及项目合同计划管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同计划的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 各公司及项目副总经理执行本规程。40 程序要点及标准4.1合同计划的拟制4.1.1 各公司及项目副总经理每月根据本公司及项目的需要及工作进程拟制合同签订计划;4.1.2将合同计划分别报送需要协助、配合的部门。4.2 协助部门的配合4.2.1 收文部门应根据合同计划，安排部门工作时间、人力给予配合。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 公司/项目合同签订计划70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录 公司/项目2005年度 月合同签订计划表序号需要签订的合同名称主洽谈部门合同预算金额需要协助部门备注合同洽谈、审批与签订操作规程10 目的规范各公司及项目合同洽谈、审批与签订管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同洽谈、审批与签订的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 参与合同审批的相关部门协助落实本规程。3.3 合同履行部门执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同的洽谈4.1.1各公司及项目根据合同计划安排相关业务部门洽谈；4.1.2 业务部门在正式进入洽谈前应选择1-3家或多家签约对方，并从主体资格、注册资金、从业资格、经营规模以及履约能力等方面对其进行审查；4.1.3 业务部门拟定谈判方案（内容包括合同项目情况，谈判人员及分工，需要解决的问题，谈判中可能出现的问题以及与谈判有关的其它问题，如经费、资料等），以避免问题遗漏，把握谈判进程，并保证谈判的顺利进行；4.1.4 重要、大额合同往往需要进行多次谈判，为巩固谈判的成果，应将双方讨论的意见制作成备忘录，由双方签字确认，以作为下次谈判的参考。4.1.5 有些经签字确认的备忘录具有可执行的效力，而成为合同的组成部分或者债权债务的依据。4.1.6制作备忘录应简明扼要地写明备忘录形成的时间、地点、参加人、讨论的主题等基本情况；对于形成共识的问题要求写明问题、处理方式、责任方及责任大小等。4.2 合同的审批4.2.1合同洽谈部门应根据合同的洽谈情况，参照合同示范文本，起草合同条款，并参照合同审批意见表上所列部门按顺序报请审批；4.2.2预结算部负责根据合同的定价依据或相关的报价施工方案审核合同总价及合同价款结算方式的合理性；4.2.3财务部审查付款方式、合同付印后应保存合同原件一份，并严格依照合同的履行情况及进度支付合同项下的价款；4.2.4法律部负责审查合同形式内容的合法性、权利义务、违约救济、法律适用、争议管辖条款，从法律层面防范合同风险；4.2.5任何在合同审查意见表上签字之人员及部门负责人不论合同最终是否签订均应对签字审核意见负责；4.2.6合同若不能通过审核批准，则应说明理由退回合同洽谈部门，重新洽谈、协商、补充及改进合同内容后，按原程序报请批准。4.3 合同的签订4.3.1 合同签署时我方应保留原件两份，分别交集团法律部及各公司、项目财务部。4.3.2 复印件两份，交合同履行部门及各公司、项目合同专管员跟进合同履行情况。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 合同审批意见表6.2 谈判方案6.3 备忘录70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同评审操作规程10 目的规范各公司及项目合同评审工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同评审的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 参与合同评审部门协助落实本规程。40 程序要点及标准4.1 需要评审的合同：A） 合同管理办法中所指的重要或标的在500万以上的大额合同；B） 涉及到专业性较强的合同；4.2合同评审小组的程序:4.2.1合同报请审批前应报请相关专业部门进行合同评审。4.2.2合同评审参加部门：合同洽谈部门、财务部门、集团法律部、预结算中心或其它相关专业部门；4.2.3合同评审事项：合同对方的资信、价格、相关合同专业条款的可执行性、效力、付款方式等。4.2.4各部门参加合同评审后必须就该份合同的签订出具专业的合同评审意见。50 相关程序流程图60 相关表格与记录合同评审表70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同履行与变更操作规程10 目的规范各公司及项目合同履行与变更管理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同履行与变更的管理。30 职责3.2 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2合同履行部门执行本规程。3.3 各公司及项目合同专管员协助执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同的履行4.1.1 合同履行部门应根据合同内容全面、严格履行合同并监督对方履行；4.1.2 合同履行部门应建立合同履行记录档案。4.2 合同的变更4.2.1 在合同履行过程中无论我方或合同对方要求变更合同的，应填写合同变更审批表，按原合同审批程序报请审批；4.2.2变更申请批准后，合同履行部门应做好变更合同的善后工作。4.3 合同的解除4.3.1在合同履行过程中无论我方或合同对方要求解除合同的，应填写合同解除审批表，按原合同审批程序报请审批；4.2.2解除申请批准后，合同履行部门应做好解除合同的善后工作。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 合同变更申请审批表6.2 合同解除申请审批表70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同纠纷处理操作规程10 目的规范各公司及项目合同纠纷处理工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同纠纷处理的管理。30 职责3.1 各公司及项目的总经理负责本规程的组织实施和检查。3.2 合同履行部门及集团法律部落实并执行本规程。3.3合同专管员协助执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同履行部门先行处理4.1.1 合同纠纷发生后，合同履行部门应及时与合同对方沟通、协商处理，并将纠纷内容在合同纠纷处理登记表中作好记载；4.1.2 本部门不能处理的应报请项目负责人转呈集团法律部处理；4.1.3 合同履行部门应协助集团法律部做好协商、起诉、应诉及仲裁工作，并将与案件有关的全部资料移交集团法律部。4.2 集团法律部介入处理4.2.1 集团法律部应将纠纷的情况记录存查，并安排法务专员与合同履行部门一同与对方协商处理。4.2.2协商不成，由集团法律部负责按合同规定的解决纠纷途径寻求相应补救措施。4.2.3重大疑难案件，需要外聘律师的，由集团法律部提出建议，报总裁决定。4.3 合同纠纷处理登记表填写的基本要求为：及时登记合同纠纷处理的有关情况，并注明相应的文件资料编号；争议要点应说明双方的争议、协商情况、双方要求的差距；如果决定起诉则要记明起诉书的主要内容；如果应诉，则要写明答辩书的要点。记明受理法院、仲裁委员会的基本情况，以便于及时了解案件的进展情况。4.4 合同纠纷处理后，集团法律部应对此案有总结，向公司高层出具合同纠纷处理情况报告书，报告书包括纠纷争议的基本情况、处理结果和法律建议三方面。制作报告书应有情况（便于了解情况）、有分析（对争议情况作出法律分析），有建议（对争议的善后工作如何开展以及如何防止类似事件发生）。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 合同纠纷处理登记表6.2 合同纠纷处理情况报告书70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同用印管理操作规程10 目的规范各公司及项目公章、合同专用章的用印工作。20 职责2.1 各公司及项目总经理负责公司合同用印的审批，并承担审批责任。2.2 合同审批意见表上各部门总监负责合同审核，并承担审核责任。2.3各公司及项目行政部负责本规程的组织实施和检查，并承担相应的责任。2.4印章保管人员依照本规程提供相关服务30 程序要点及标准3.1合同印章分类 3.1.1 公司在合同上付印的印章分为各公司（项目）公章及合同专用章；3.1.2 一般情况下，合同用印时应优先使用合同专用章，在没有合同专用章的情况下才使用公司或项目公章。 3.2 合同用印3.2.1合同付印工作由各公司及项目财务部门负责；3.2.2 合同洽谈部门提交合同文本交财务部门盖章时应同时提交以下资料：a) 按要求履行了签批手续的合同审核意见表；b) 按要求填写完整的盖章申请表。3.2.3 财务部作好登记，并核对印章、文件份数后付印。3.2.4 盖章文件不止一页的应加盖骑缝章。3.2.5 盖章完毕的合同财务部应留取一份原件存档。3.2.6财务部用印时，由财务部直接报总经理审批后用印，并做好登记。4.3 印章保管4.3.1 公司公章及合同专用章由财务部专职人员保管。4.3.2 印章必须放置在保险柜。4.3.3 用印前必须履行用印手续。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 盖章申请表6.2 印章用印登记表70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同档案管理操作规程10 目的规范各公司及项目合同档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。20 适用范围 适用于各公司及项目合同档案的管理。30 职责3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。3.2各公司及项目合同专管员执行本规程。3.3各公司及项目合同履行部门协助合同专管员执行本规程。40 程序要点及标准4.1 合同的编号4.1.1 各公司及项目简称：以公司及项目第一个字识别，但集团公司第一个字有重名的，则以前两个字识别，如华际物业与华麟产业则其简称应为“华际”“华麟”；4.1.2 部门简称：识别方法同上；4.1.3 年份编号：引用年份序号2000、2001、20024.1.4 合同顺序号：采用阿拉伯数字，取3位有效数字001、002、0034.1.5合同编号举例：合同顺序号XXXXXXXXX年份编号部门简称公司简称4.1.6 合同档案的归档编号与合同编号相一致。4.2 合同档案的分类合同档案分为：合同文本类、收文类、发文类、资信资料类等。4.3 立卷与编制目录。4.3.1 立卷：同一份合同的档案集中一个文件夹立卷：a) 为文件夹准备档案标贴纸；b) 在档案纸上打印出标准黑二号字体的档案类别名称，其格式一般是由合同编号组成；c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧正面距项部3cm位置处，并排列在档案柜中或贴在文件；d) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2 编制目录a) 合同专管员在档案盒内首页位置准备活页档案目录；b) 每一份档案在归档时，均需将每份档案资料登记在档案目录中。4.4 合同档案保管期限4.4.1 合同档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.4.2 各公司及项目应依据合同履行情况及其它有关操作规程，对档案的保存价值进行鉴定并定出相关标准，但一般保存期不得少于合同履行完毕后3年。4.5 合同档案的保管4.5.1合同档案保管的工作任务是：a) 便于查阅；b) 保证合同档案的安全；c) 防止合同档案的损坏；d) 采取修复技术，延长合同档案寿命。4.5.2 合同档案保管的责任部门及人员：a) 合同履行部门；b) 各公司及项目合同专管员。c) 财务部门保存合同文本原件。4.5.3 档案保管程序：a) 各合同履行部门将合同的相关履行记录等需保管的合同资料经文书处理程序后，移交给合同专管员；b) 合同专管员根据合同履行档案及移交来的资料在合同档案目录上登记；c) 合同专管员定期将合同档案目录输入电脑，以便查询；d) 合同档案原则上保管原件。4.6 合同档案均为保密资料，保管人不得向无关人员泄露合同资料或相关内容。4.7 合同档案的查阅权限4.7.1 总经理可查阅公司所有的合同档案。4.7.2 副总经理可查阅分管工作的合同档案。4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有的合同档案。4.7.4 其他人员根据审批查阅有关合同档案。4.8 合同档案的查阅/借阅/复制4.8.1 合同档阅/借阅/复制人在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.8.2 合同专管员审核其查（借）阅资格：a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；b) 权限外的，查阅人应按档案查阅/借阅/复制审批单要求办理审批手续。4.9 在合同档案归还日期前，合同专管员应督促借阅人将合同档案完好交还。4.10 合同档案的销毁4.10.1 超过保管期限的合同档案，由合同专管员依据合同档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报合同履行部门、行政部及集团法律部审批；4.10.3审批同意后，由行政部、法律部指出3名监销人员（合同专管员、行政部秘书或文员、法务专员）将超过保存期限的合同档案销毁。4.10.3 监销人员确认销毁合同文件无误签字后，选择安全地点销毁合同档案。50 相关程序流程图60 相关表格与记录6.1 合同档案目录6.2 合同档案查阅/借阅/复制审批表6.3 合同档案查阅/借阅/复制登记表6.4 合同档案销毁清单70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录合同档案目录序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期归档编号备注合同档案查阅/借阅/复印登记表序号姓名查阅文件标题档案编号查阅时间收件时间借阅人签名备注合同档案查阅/借阅/复印审批表部门姓名职务借档文件名借档理由是否复制是否借还时间 年 月 日 至 年 月 日审批人签名合同档案销毁清单序号文件编号文件标题页数所属部门归档日期保管日期销毁时间备注合同责任管理操作规程10 目的规范公司合同责任管理。20 适用范围适用于公司合同的责任管理。30 职责3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。3.2 财务部协助落实本规程。3.3行政人事部协助执行本规程。40 程序要点及标准4.1总经理负责制4.1.1各公司及项目的总经理对合同是否签订有最终决定权；4.1.2总经理应监督落实合同的履行工作；4.1.3 合同履行过程中合同的解除与变更也由总经理最终决定；4.1.4总经理对合同的管理负全部责任；4.1.5各公司及项目在总经理缺位时，合同管理的第一责任人为相关的常务副总或副总经理或其它经理。4.2 责任承担4.2.14.2.24.2.74.3 4.3.14.3.24.3.350 相关程序流程图60 相关表格与记录70 相关支持性文件7.1 合同计划管理操作规程7.2 合同洽谈、审批与签订管理操作规程7.3 合同的履行与变更管理操作规程7.4 合同纠纷管理操作规程7.5 合同用印管理操作规程7.6 合同档案管理操作规程7.7 合同责任管理操作规程80 附录