档案管理学.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流档案管理学.精品文档. 第一章 档案概论一、定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。其含义包括：1、 是各种组织和个人在特定的社会活动中积累形成的（重要特点之一）；2、 保存起来以备查考的历史文件；3、 信息记录的方式和载体是多样的。4、 档案是原始的历史记录（主要特点和本质属性）二、档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： 1、办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： A、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 B、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 C、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，可以说 “ 文件是档案的前身，档案是文件的归宿 ” 。 2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来看，可以说 “ 文件是档案的基础，档案是文件的精华 ” 。 3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 归档和保存是文件转化为档案的标志和界限； 从这个角度来看，可以说 “ 文件是档案的因素，档案是文件的组合 ” 。三、档案的划分： 1、从来源，载体，内容，时间，所有权划分；2、我国常见的划分方法为：文书档案、科技档案、专门档案。 四、档案的知识属性和信息属性（一般属性的重要表现）：1、档案是存储和传播的知识的一种形式；2、档案是一种重要的信息资源（原始性和回溯性）。五、档案的主要作用 1、机关工作的查考凭据   2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材 6、维护权益的法律证书六、档案的基本价值1、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记；2、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。七、档案发挥作用的规律性 1 、档案作用的时效率和拓展率A、 从机关（第一价值）向社会（第二价值）拓展；B、 档案作用向多元化拓展（利用者和用户数量增多，交错扩大，更富有持久性）2、 档案机密性的递减律和社会性递增律 3、 档案的行政弱化率和科学作用强化率4 、实现档案价值的条件率A、受社会发展水平的限制 ；B、受公众对档案认识水平的限制 ；C、受档案管理水平的限制 ；D、档案的利用实践（基础）。 第二章档案工作概论   一、档案工作的定义档案工作的内容有广义和狭义两种解释。 1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。 2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。  二、档案工作的内容档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。 1、六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集（集中保存）、整理（分门别类）、鉴定（去粗取精）、保管（系统的管理）、统计（对数量的观察和分析）、提供利用。 其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作（基础是利用的前提，利用是基础的目标）。 2、 档案业务工作的划分不是绝对的 随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。 三、档案工作的性质 1、 档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 D、档案人员必备的档案科学知识：a、档案管理的基础知识；b、与相关档案有关的专业知识；c、学习掌握档案管理的现代知识和理论。2、是一项服务性的工作（是档案工作赖以生存和发展的基本因素）3、是一项政治性的工作 （服务方向和机要性）4、除此之外，还有"条件性、科学性"等提法。 四、档案工作的基本原则 1996年9月5日公布的中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。1、统一领导、分级管理 A、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。 B、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。 C、所谓行政机构分层负责管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。 2、维护档案的完整与安全 这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。 维护档案的完整，有两方面的含义： A、完整包括： a、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。 b、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂 分散，或者零散的堆砌。   B、安全包括： a、力求档案本身不受损坏，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。 b、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。3、便于社会各方面对档案的利用-根本目的（主要标准）。 A、 便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件； B、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。 C、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。 D、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。5、我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。 A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用； B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。 五、 档案机构1、档案室（最普遍、最大量、最基层的业务机构）定义：是各个机关统一管理本机关档案的内部机构 A、地位和作用 a、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。 b、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。 B、基本任务 a、对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。b、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。c、在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督指导。d、传达贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。e、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。 f、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。 g、按规定向档案馆移交应该进馆的档案。 h、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。 C、档案室的类型 a机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。 b科技档案室 c音像档案室 d人事档案室 （较多）e综合档案室 f联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。 2、档案馆A、性质：档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。 B、 档案馆的基本职责和具体任务 档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面： a、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； b、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； c、参与编修史志工作。 C、 档案馆的种类 a、各级国家档案馆； b、部门档案馆； c、企事业单位档案馆。 3、档案行政管理机构 A、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。 B、档案行政管理机构的基本任务为： a、制定方针、法规性文件、规章制度。 b、对档案工作进行指导、监督和检查。 d、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。 e、召开会议，研究问题，交流经验。 六、各级档案机构之间的关系是： 1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系； 2、档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；3、机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。 第三章 收集工作 一、收集工作的内容有 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收；2、档案室对本单位未归档的档案的征集；3、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收；4、对历史档案的接收和征集工作。 二、收集工作的要求1、加强档案馆（室）外的调查和指导工作；2、积极推行入馆（室）档案的标准化；3、保证归入档案管档案的齐全和完整；4、维护全宗和全宗群的完整。三、机关文件的归档1、意义：是机关文件工作的最后一个环节也是作为档案保存的第一个重要关口。2、建立归档制度要求（原则）：A、符合国家有关文件规定；B、体现本机关文件形成的特点和规律；C、同本机关其他相关制度保持一致；D、完善归档制度的内容。 3、归档制度 A、定义：把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。 B、内容：归档的范围，时间，质量，手续。a、归档时间：第二年六月份以前。也可灵活处理。 b、归档范围：机关文件材料归档与不归档的范围，这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。c、归档案卷的质量要求 （）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（）具体要求有： 归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整，卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。卷内文件应按顺序排列，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。 C 、档案馆收集档案的范围和期限 a、范围 （）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。 （）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案 （）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案 （）档案馆之间交接档案 b、保管期限 （）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。 （）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。 四、征集与接收1、现行机关档案的接收 A、进管档案应按全宗处理，保持全宗的完整性； B、进管档案应是经过鉴定具有长远保存价值的档案；C、与档案有关的检索工具也应一起移交；D、清点核对2、档案征集的途径有： A、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 B、向兄弟档案馆征集 C、向图书馆、博物馆、纪念馆征集 D、向古旧书店、废品收购部门征集 E、向寺庙、古迹保管部门征集 F、向个人征集 G、少数民族地区历史档案的征集 3、档案对历史档案的接收与征集的意义A、保护历史文件的一种措施；B、的档案开放工作的需要；C、是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。五、档案管（室）藏的优化与丰富（5个原则2，4个标准4，4个关系3）1、 档案管（室）工作中存在的问题A、 结构不合理；B、 档案成分不够优化；C、 全宗的完整性不够；2、 优化档案管（室）藏的原则（特色系统完整，价值实践）A、 完整性（基本）：管（室）藏档案齐全完整；B、 系统性：管（室）藏档案应该是由各个全宗与档案构成的有机整体；C、 实践性：（衡量档案工作质量的重要标志）从实际利用出发；D、 价值性：具有保存价值的档案收集入馆；E、 特色性：档案与资料应具有一定特色。3、 科学的处理好优化档案管（室）藏的诸多关系（利用衔接，综合特色，资料档案，深广）A、 在库藏建设中相互衔接与利用的关系；B、 科学的处理好特色与综合的关系；C、 处理好档案与资料的关系；D、 处理好广度与深度的关系。4、 化档案管（室）藏的一般标准（内容层次，结构类型）A、 内容标准（检验管（室）藏档案质量的基本标准）；B、 结构标准：指档案和资料之间的相互排列和搭配；C、 层次标准：档案应具有一定的层次与顺序（管藏优化的重要标准）；D、 类型标准：类型多样。5、 优化档案管（室）藏的意义A、 完善管（室）藏建设的一个重要方向；B、 解决档案收集中存在的问题的一项重要措施；C、 提高案卷质量的一种重要手段；E、 使库藏结构具有一定层次性。 第四章档案整理工作 一、 档案整理工作的内容和原则1、 档案整理工作的基本任务是建立档案实体秩序；是整个档案实体管理的核心。2、 基本内容A、 全宗的划分和排列； 档案馆B、 全宗内分类；C、 案卷排列与编号；档案室D、 编制案卷目录；E、 文书立卷。 文书部门3、 原则A、 充分利用原有基础 B、 保持文件之间的历史联系（根本原则和必然要求）：历史联系也称内在联系C、 便于保管和利用 （核心基础）二、 全宗的划分和排列1、 全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容，也是最高层次的整理工作。2、 确认与区分全宗（全宗是指独立组织和个人在社会实践中所形成的档案的有机整体） 确认全宗是确定一个具体的档案全宗；区分全宗是对档案的界限问题进行划分、处理。全宗的划分和排列的工作内容A、 组织全宗的构成条件a、 独立行使职权；（最基本）b、 有会计或经济核算单位；c、 有管理人事的机构和人员B、 个人全宗的构成条件：a、有名望的人；b、其档案完整，全面且经过了管理。3、 组建全宗的补充形式 （联合档案汇集）A、 联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体；B、 汇集全宗：若干独立全宗（档案数量少）人为汇集而成；C、 档案汇集：所属不明或者所属全宗已不存在的档案汇集而成。4、 划分全宗群：全宗群是若干具有某种联系的全宗够成的。5、 全宗的编号与排列A、 全宗编号的要求：a、唯一性或专指性，b、系统性或连续性；c、方便实用。B、 全宗编号的方法：a、大流水，b、体系分类；c、分类流水。三、 全宗内档案分类（一般由档案室承担） 把档案所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其合理化、秩序化。A、 要求a、按需分类b、不改变内容c、结果具有逻辑性，便于管理（刚好分割，界限清晰，含义明确，标准一致）B、 方法：时间（时期、年度）；来源（机构、作者、通讯者）；内容（地理、问题、实物）；形式（文种、载体、形状） 组织全宗内文书档案常用的划分方法（复式分类法）：年度、机构、问题。四、 案卷的排列编号与案卷目录内容密切的排列在一起，依时间先后顺序排列；人事档案依笔画或拼音字母的逻辑顺序排列。文件多 全宗分类编号 分编文件少 全宗不分类编号 统编意义：1、是整理工作的结果是档案实体秩序的真实记录和书面反映，对于了解控制档案室馆藏档案，固定档案实体秩序具有重要意义；2、 它是一种基本的检索工具，用其不仅可以检索，还可以编制其他检索工具；3、 它是档案登记工作的一种具体形式，可以作为对档案统计检查、清点的一种形式。五、 档号和立档单位与全宗历史考证1、 档号A、 定义：是全宗号，目录号，案卷号，页号或件号的统称。B、 要求：符合层次性、系统性、稳定性、唯一性且要简洁方便有利于日常管理利用。2、 立档单位与全宗历史考证A、 定义：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概括性记述说明的文字。B、 作用：这种文字相当于一个档案说明书；a、 可以对档案整理工作进行观念性指导；b、 可以作为一种介绍报道性工具，在日后提供利用工作中提供方便；c、 通过阅读它可以对某一全宗及其立档单位的情况有基本的了解，从而更好的对其进行管理和利用。C、构成：立档单位概括和全宗档案概括 第五章 档案价值的鉴定一、 内容和意义 档案价值的鉴定是指：评价和预测档案对社会的有用性。1、 内容A、 制定鉴定档案价值的相关标准；B、 具体判定档案的价值，确定其保管期限；C、 挑出无保存价值或保管期限期满的档案，按规定销毁或做相应处理。2、 意义A、 决定档案存亡的基本手段；B、 提高档案管理效益的科学措施。二、 原则和标准1、 原则（思想观念）全面发展，历史效益，国家利益A、 从国家和人民的总体利益出发（总的指导思想和基本标准）；B、 全面的观念：档案各方面的特征，与其他档案的联系，预测社会对其的需要；C、 历史的观念：尊重历史；D、 发展的观念：档案对未来的长远意义；E、 效益的观念：考虑收益与付出之比。2、 标准A、 属性标准a、 来源：形成者b、 内容（决定档案价值最重要最本质的因素）：重要性，独特性，时效性；c、 形式特征：名称、文本、形成时间。B、 社会需要准：社会需要的方面（需要那个方面的档案）和方向（那些人需要）；C、 相对价值准：完整度、可替代程度、重复性。三、 保管期限表和保管期限1、 档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。2、 档案保管期限表的五种类型：通用、专门、同系统、同类型、机关。3、 档案保管期限表的结构A、 保管期限a、 永久：反映本机关主要职能活动和基本面貌的，对本机关和国家建设和历史研究具有长远利用价值的；b、 长期（1650年）：反映本机关一般工作活动的，在较长时间内对本机关具有利用价值的：c、 短期（15年以下）：在短时间内对本机关具有考察利用价值的。四、 制度和程序1、 内容A、 制发鉴定档案的标准文件：国家制订统一的鉴定的标准文件，各机关、档案馆按其标准鉴定；B、 档案鉴定工作的组织领导：必须有组织有领导进行；C、 档案的批准和监销制度a、 对于需要销毁的档案应编造清册，办理批准手续；b、 机关的档案销毁，须经机关领导人批准；c、 档案馆的档案销毁，须经主管领导人批准；d、 建国以前的档案销毁，须经国家档案局批准；e、 未经批准，任何人严禁销毁任何档案；f、 销毁时实行两人监销。2、 程序和方法A、 程序a、 确定归档范围；b、 确定保管期限；c、 到期复审B、 方法：基本方法:直接鉴定法，具体的复审档案即直接鉴定法。 第六章 档案保管工作 一、保管工作的含义和基本任务为： 1、定义：对已经整理好的已经存入库房及其柜架中档案进行的日常维护、保护管理工作。2、基本任务：维护档案的实体秩序和实体的理化状态既维护秩序，保护实体。二、物质条件：库房，装具，设备，卷皮、卷盒，消耗品。三、库房管理（档案保管工作的主要体现形式）1、进出库制度；2、温湿度控制；（1420，50%65%）3、八防；（水、火、潮、霉、光、虫、尘、盗）4、库房与装具有序化；5、存放方式；（平放与竖放）6、存放秩序；（位置索引记录引导性工具、标识牌、代理卡）7、定期检查、清点；8、全宗卷A、定义：在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料够成的一个案卷B、内容、构成：在档案管理活动中形成的对全宗状况和历史有原始记录意义的文字、图表等材料。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等三、使用过程中的维护和保护1、 制度A、 使用的登记与交接制度；B、 使用的行为的管理和限制制度。2、 方法A、 量与序的控制；B、 对利用的行为的现场的监督与控制；C、 利用方式和场所的限制；D、 重要档案的保护措施。 第七章 档案检索工作 一、 概述1、 定义：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作2、 存储：将档案中具有检索意义的特征表示出来加以编排，形成检索工具和档案信息库的过程。（内容：著录标引；编制检索工具）3、 查检：利用检索工具查找所须档案的过程。（内容：确定查找内容；查找）4、 检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性（查全）和准确性（查准）程度A、 查全率：检索出的有关档案与全部档案之比B、 查准率：检索出的有关档案与检索出的全部档案之比5、 检索语言：也称标引语言，是根据检索语言编制而成的一种专门语言。A、 特点：单义性和专一性B、 作用a、 保证检索效率，提高查全率和查准率；b、 揭示检索标识之间的逻辑关系；c、 对检索标识进行系统化排列。二、 中国档案分类法1、 类属关系：从属和并列。2、 符号体系要求：明确、简单、灵活。3、 层累制：用字母和数字表示类目级位，字母为一级类、数字为二级类。4、 八分法：同一级位超过八个时采用该法，即1-8表示同位类超过8时不用9而用91.5、 双位制：当同一级类目超过16时采用该法，即同一级类目用两个阿拉伯数字。三、 中国档案主题词表1、 特点：在揭示档案、文件主题内容方面具有较强的表达能力。2、 限定注释：限定使用范围（右）；含义注释：说明特定内容（下）。3、 词间关系：四、 著录1、 含义：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2、 作用：登记、介绍、报道、交流和检索，最重要的是检索作用。3、 著录项目：必须有正题名、责任者、时间、分类号、档案馆代号、档号、微缩号、主题词或关键词。4、 著录格式：段落式和表格式A、段落式：将著录分为若干段落，每个段落用符号区分开来的著录格式。5、 著录文字：规范化的简体字。6、 著录信息源：来源于被著录档案。五、 标引1、 定义：在档案著录中对档案进行分析和选择，并赋予规范化检索标示的过程。2、 分类：主题标引（赋予主题词标示的过程）；分类标引（赋予分类号标示的过程）。3、 标引方式A、 按规范化程度可分为：自由标引和受控标引a、 自由标引：不使用检索语言直接使用未经规范的自然语言进行标引，关键词标引即为自由标引；b、 受控标引：使用统一的规范化语言进行标引。B、 按提供检索标识的数量可分为：浅度标引和深度标引用较少的检索标识档案的主题即为浅度标引，反之则为深度标引。C、 按主题分析方法可分为：概括标引和分析标引仅对主题标引，而不对其具有检索意义的主题要素标引既概括标引，反之则为分析标引。D、 按利用者需求可分为：全面标引和对口标引a、 全面标引：是对档案中主题概念进行比较全面的标引；b、 对口标引：也叫重点标引，是指对档案中对特定专业者有用的主题进行标引。4、 标引质量指标A、 网罗度：又称穷举度，指标引工作中确定档案所有主题的程度；B、 专指度：与档案主题相符的程度，直接影响着档案的查全率与查准率；C、 一致度：主题内容与所需标引的一致程度。5、 标引步骤和方法标引步骤主要包括主题分析和概念转换A、 主题分析：确定被标引档案主题概念的过程；B、 概念转换：给出检索语言的过程；C、 审校：确保标引质量的重要环节，其过程为：自校、互校、总校。其内容为：a、 确定提炼的主题是否全面、恰当、有遗漏；b、 是否有过度标引和标引不足的问题；c、 标引是否符合相关规则；d、 标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写正确与否；e、 同一主题标引是否前后一致。6、 标引规则：是在标引语言中的语法规范。A、 基本要求a、 结合档案记述和反映的事物的属性关系，并兼顾档案的其他特性；b、 分类应以中国档案分类法为依据；c、 正确理解类目的含义；d、 考虑实际检索的需求和方式；e、 满足专指性的要求；f、 档案与分类标引保持一致性。B、 一般要求a、 以档案论述的客观事物为依据；b、 书写形式与词表中的词形一致；c、 选择最恰当，最专指的主题词标引；d、 4个要求（能准确表达，没有单独专指，主配不符合要求，上位词标引不合适）；e、 每个案卷标引1-10个主题词C、 主题词组配规则a、 组配是概念的组配，而不是字面组配；b、 组配不能越级组配c、 组配结果只能表达一个主题。7、 自动标引的质量控制方法如下：A、 选择好软件；B、 加强审校；C、 根据需要调整标引软件。六、 检索工具1、 作用A、 桥梁作用B、 交流作用C、 管理作用2、 分类A、 按编制分：目录、索引、指南。B、 按载体形式分：书本、卡片、缩微、机读。C、 按检索范围分：全宗、档案馆、专题、若干。D、 按功能分：a、 馆藏性检索工具：反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具；b、 检查性检索工具：从档案的某一内容或形式特征提供索引的工具；c、 介绍性检索工具：介绍和报道档案情况和内容的检索工具。3、 工具的编制方法A、 案卷/案卷文件/全宗目录；（馆藏性检索工具）B、 分类/专题/主题目录；文号/人名/地名索引；（查性检索工具）C、 档案馆/全宗/ 专题指南。（介绍性检索工具）4、 档案检索工具的体系要求A、 要有不同的检索工具；B、 检索工具之间功能互补；C、 检索工具的设置要求与利用相吻合；D、 各种检索工具并举，分类法与主题法结合。七、 计算机检索1、 特点：自动化、速度快、多元化、效果好、灵活方便、对计算机系统的依赖性。2、 流程：输入和输出。3、 结构：硬件、软件、数据。4、 策略：逻辑表达式：由英国数学家布尔发明的逻辑运算符，对检索的词间关系进行表达和限制。方法有：A、 逻辑与关系（*）：同时满足；B、 逻辑或关系（+）：满足其一；C、 逻辑非关系（-）：排除所选。 第八章 档案编研工作 一、定义：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础进行的编辑和研究工作 二、编研工作的内容 1、历史档案和现行文件的编纂 （特点：原始，系统，易读）2、编辑档案文摘汇编3、编写档案参考资料 4、编史修志 三、编研工作的意义 档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。 1、积极提供利用服务的有效方式 2、提高工作水平的重要途径 3、有利用档案原件的保管和流传 4、编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。 四、编研工作特点 1、研究性：档案编研工作中 “ 编 ” 与 “ 研 ” 不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。 2、思想性：档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。 3、政策性：档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。 五、现行文件的汇编（建国前 史料；建国后 文件）1、 法规文件汇编2、 重要文件汇编3、 发文汇编（机关内使用）4、 会议文件汇编5、 公报，政报6、 其他专题文件汇编六、档案文摘汇编1、特点：意简言赅，有引导利用的作用，形式多样。2、注意事项：忠于原文，可以独立使用，文字简练、准确、表述要清楚。七、大事记 1、定义：按时间顺序记载一定范围内发生的重要活动和重大事件的参考质料。2、大事记的种类有 、机关工作大事记，如：中共北京市委大事记北京第一机床厂大事记 、国家和地区大事记，如：中华人民共和国大事记解放后西藏大事记 、专题大事记，如：大革命时期统一战线大事记中华人民共和国教育大事记、个人生平大事记也称为年谱 如：李大钊年谱张太雷年谱 大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。3、 大事的选择：大事突出、要事不漏，小事、琐事不取（从影响、特色、背景方面分析）4、大事材料的核准：A、 编写人员认真分析和研究；B、 初稿广泛征求意见；C、 定稿前领导审阅。6、编制 大事记由两部分组成:大事时间和大事记述，一般按时间顺序排列。A、大事时间：力求准确详细；B、大事记述：大事记最重要的部分，要求a、 一条一事b、 文字简明c、 始末清楚d、 客观e、 可适当评价八、组织沿革1、定义：系统的记录一个机关、地区、系统的人员的编制方式或组织机构的变革情况的参 考资料2、特点：内容的专题性和事实的连续性。3、种类有 、机关组织沿革，如：辽宁省人民政府组织沿革 、地区组织沿革，如：内江地区直属机关机构演变 、专业系统组织沿革，如：中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录4、内容有A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况； B、机关的性质、任务、职权范围、隶属关系； C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况； D、机关领导人的任免情况； E、机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。 5、 体例有 A、 编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。 B、 系列法：即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。 C、 阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。6、 编写要求A、 内容全面，材料翔实；B、 结构合理，脉络清晰；C、 可以图文并茂。九、专题概要1、定义：是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。2、特点A、主题鲜明，内容专一；B、材料系统，重点突出；C、载体灵活，适应性强。3、种类：各种简介、概要、概况。4、选题A、充分了解分析社会个方面的需要，提供有参考价值的借鉴；B、立足馆藏实际，考虑材料基础，以保证概要内容在实、资料丰富，具有较高参考价值。5、 选材：专、全、实。6、编写要求A、内容全面，材料翔实；B、评介得当；C、叙述准确，文字朴实；D、可以图文并茂。十、会议简介 1、定义：会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。 2、内容包括 A、会议名称及届次；B、会议的时间、地点及主持人；C、会议参加人员；D、会议的主要议程及内容。 十一、统计数字汇集 1、定义：又称 “ 基础数字汇集 ” ，以数字形式反映某一地区或某一方面的基本情况的参考资料。 2、编写的基本要求A、科学的确定统计指标；B、选好采集数据的年代断限；C、数据准确；D、可进行适当的统计分析；E、表式清楚 第九章 档案登记和统计一、概述A、 登记的类型：认证登记和记录性登记档案登记属于记录性登记。B、 统计是一种宏观定量描述和分析的方法C、 登记和统计的关系：a、 登记的结果可以成为重要的统计素材和基础；b、 大量的原始数据可以从登记材料中获得；c、 登记是统计的基础；d、 登记是统计的一部分。二、登记1、定义：在档案管理中对重要的活动、数据和行为进行随时随地的记录，2、分类：档案状况登记和档案工作登记3、档案状况登记：可以分解为对档案的数量，存在与保管状态及其变化情况三个方面的内容，方式（工具）：了解A. 案卷目录与卷内文件目录：最基本的记录、反映档案数量与秩序的登记形式；B. 档案收进登记簿：这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式；C. 全宗名册：档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式；D. 全宗单：详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式；E. 全宗卡片：它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况；F. 档案成分和数量变化情况表：是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况；G. 案卷目录登记簿：对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室；H. 总登记簿：全面系统地记录反映档案的收进、