给老板写英语邮件的七个技巧.docx

给老板写英语邮件的七个技巧给老板写英语邮件的七个技巧写英语的邮件本就讲究技巧，写给老板的邮件更是如此，下面是学习啦我整理的给老板写英语邮件的七个技巧，希望对大家有帮助。给老板写英语邮件有什么技巧Ifyoureallywanttogetyourmessageacross,makesureyouunderstandthemindsetofthepersonyoureemailing.下面是能帮你写好邮件的七个建议，这些都是从我担任战略参谋的25年经历中总结而来。这七大窍门有一个共同点，那就是都非常注重揣测浏览者的心理。为什么这一点非常重要?在对方收到你发出的邮件后，他就会马上在心里将你的邮件进行分拣归类，很有可能就归入了那些糟糕的类目下，比方：忽略并归类为垃圾邮件、以后再读、如今读，但不采取行动等等。而显然，你所期望的是对方将你的邮件归类为如今看并马上采取行动。Belowyoullfindseventipstohelpyoubeabetteremailwriter,whichIhavedrawnfrommy25yearsexperienceasastrategyconsultant.Whattheseseventipshaveincommonisthattheyfocusonthepsychologyofthereader.Whyisthatimportant?Assoonasareaderreceivesatext,hementallypigeonholesitintooneofseveral,possiblydamningcategories:ignoreandditch,readlater,readnow,butnoaction.Obviouslyyouwantyourreadertopigeonholeyourtextinthereadandactnowslot.假如想要你的浏览者做出积极的回应，懂一点社会心理学和行为经济学会对你有所帮助。详细来讲，关于这两个领域的一些基础知识，有两本书非常值得一读。第一本是罗伯特希尔蒂尼(RobertCialdini)的（影响力：讲服的心理学）(Influence:ThePsychologyofPersuasion)，这本书对顺从行为进行了心理学分析，即什么因素能让一个人答应别人的要求;另外一本是由理查德塞勒(RichardThaler)和卡斯孙斯坦因(CassSunstein)合著的（推动力）(Nudge)，这本书对各种系统进行了分析，帮助人们提高作出对本身更为有利选择的能力。固然这两本书本身不涉及商务写作，但是包含了一些非常实用的相关理论。在这些理论的基础上，我总结出了下面的建议，它们与你在别的地方学到的那些常见的商务写作技巧，比方避免使用被动语态、避免使用行业术语和缩略语、变换语句的长度和构造等，将互为补充。Togetyourreadertorespondpositively,ithelpstounderstandalittleaboutsocialpsychologyandbehavioraleconomics.Specifically,twogreatbooksserveasagoodintellectualfoundationtothesefields.ThefirstisRobertCialdinisInfluence:ThePsychologyofPersuasion,whichaddressesthepsychologyofcompliance,i.e.thefactorsthatcauseonepersontosayyestoanotherperson.ThesecondisRichardThalersandCassSunsteinsNudge,whichexaminessystemsthathelppeopleimprovetheirabilitytoselectoptionsthatwillmakethembetteroff.Whilethesebooksdontdealwithbusinesswritingperse,theycontainrelevantandapplicableinsights.Theyleadtotipsthatyouwillfindcomplementarytotheoftentechnicaltipsaboutbusinesswritingthatyoufindelsewhere,suchasavoidthepassivevoice,avoidjargonandacronyms,andvarythelengthandstructureofyoursentences.给老板写英语邮件技巧一要考虑到你的上司会在何时何地浏览你的邮件。在当今这个快节拍的时代，以字节信息为载体的高速通讯能够随时随地实现。因而，写完了一封电子邮件之后，你也许会忍不住马上发给对方，而这也很容易实现。但是，请考虑一下对方会在何时何地收到你的邮件。举个例子，假如你想要给老板发封邮件，申请请两个月的假，那么周五晚上就不会是一个很好的时间点。这个时候，你的上司正被困在拥挤的机场，等着晚点的飞机带他回家;在此之前，他刚刚与工会代表进行了长达三天的紧张会谈，结果不欢而散。你的请假申请也许理由万般充分，措辞流畅有力，但是你不妨多等一会，让你的电子邮件在一个更好的时间和地点进入上司的收件箱。Takeintoaccountwhereandwhenyourbossreadsyourtext.Intodaysfast-pacedworldofinstant,omnipresentandbyte-sizehypercommunication,itiseasyandtemptingtofireoffatexttoyourtargetedreaderassoonasyouhavefinishedwritingit.Butthinkaboutwhenandwherehewillreceiveyourtext.Forexample,itmaynotbeagreatideatomailarequestforatwo-monthsleaveofabsencetoyourbossonaFridayeveningwhenheiswaitingatanovercrowdedairportforadelayedreturnflighthomeafterthreedaysofintenseandunsuccessfulnegotiationswithuniondelegates.Yourrequestmaybeperfectlyreasonableandeloquentlyworkedout,butyoudbetterwaitforamoreauspicioustimeandplaceforittolandinyourbosssinbox,event)inbox.给老板写英语邮件技巧二利用主题线索让邮件在收件箱中更为显眼。商务人士都非常忙，因而他们无法为作出一项决定花费过多时间。所以，他们往往是根据过去的经历，或者仅仅根据呈现给他们的一条书面线索就下意识地作出决定。首先是给电子邮件拟定标题，这不难做到。标题要让浏览邮件的人感到这是时机，并且会有好处，而不是要他们费力做什么事情，或者谋求他们给予恩泽。例如，你要写一封邀请别人参加基准管理培训的电子邮件，假如标题含有类似学习这样的字眼，就会让人产生怎样提高绩效之类让人不安的联想。更高深的技巧是，要拉近邮件浏览者和你的心理距离，例如，提及共同利益或夸赞对方。当然，这种做法稍不注意就会走偏：你不想去误导、欺骗或操纵读者;只是想劝导、讲服、促使他们作出决定。Standoutinacrowdedinbox,event)inboxbyusingclues.Busyasbusinesspeopleare,theycannotaffordtothinktoolongabouteverydecisiontheyhavetomake.Theyoftenmakefairlyautomaticdecisionsbasedonpastexperienceorjustonewrittencluethatispresentedtothem.Itstartswithsimplethingslikethesubjectheaderofyourmail:itshouldconveyopportunityandbenefittothereaderratherthaneffortandgoodwillfromhim.Forexample,whenyouwriteanemailtosolicitparticipationinabenchmarkingexercise,theheadingStudymayevokemoredreadfulassociationsthanHowtoimproveperformance.Moreprofoundly,makeyourselflikeabletoyourreader,forexample,byreferringtosharedinterestsorflatteringhim.Ofcourseyourewalkingafineline:youdontwanttomislead,deceiveormanipulateyourreaders;yousimplywanttoconvince,persuadeandfacilitate.给老板写英语邮件技巧三对消息进行个人化处理。有时候，你会需要将一样的文本发送给多名读者。比方在需要从多位同事那里获取数据来建立商业案例时。你能够群发同一条请求，或者针对不同读者分别发送请求。固然群发乍看之下效率较高，但是也让你面对着遭遇旁观者效应的风险。首先，每个人都会以为其别人会做出响应，因而什么也不做。其次，每个人都等待其别人做出反响，以判定请求能否真的那么严肃或重要。假如花一些时间对消息进行个人化处理，你可能会获得更高的回复率。当然，这并非只是潦草地将抬头从大家好换成苏珊你好，而是要在细节上下些功夫。Personalizeyourmessage.Thereareoccasionswhenyouhavetosendessentiallythesametexttoseveralreaders,suchaswhenyouneeddatafromseveralcolleaguestobuildabusinesscase.Youcaneitherbroadcastastandardrequestorsendpersonalizedrequestsseparately.Whilethebroadcastinitiallymayappearmoreefficienttoyou,youriskrunningintotheso-calledbystandereffect.First,eachpersonreasonsthatotherswillrespond,andthereforewilldonothing.Second,eachpersonwaitsforaresponsefromtheotherstofindoutwhethertherequestisreallythatseriousorimportant.Youwillprobablygetahigherresponserateifyoutakesometimetopersonalizeyourmessages.Ofcourse,beabitmoresophisticatedandlesslazythansimplyreplacingDearTeambyDearSuzy.给老板写英语邮件技巧四注意受众中的神秘读者。任何一本优秀的商业写作指南都会告诉你，必须考虑到接收你消息的各种不同的读者群体。例如，假如你正在写一份并购目的评估报告，公司的首席执行官、董事会以及投资银行家都可能浏览这份报告，你知道他们的需求各不一样。更难应对的是神秘读者那些你一无所知的读者。比方，你的某个目的读者可能(不经意地)将消息转发给你以为不应该读取该消息的某个人。请记住网络版的墨菲定律：有可能出错的事情总会出错。另外一个例子就是在你和目的管理者之间充当哨兵的个人助理，这些人会阅读和过滤所有来信。碰到这种情况时，你能够先写一封邮件作掩护，专门让助理去处理。不要忘了，一份文件可能会储存很长时间，有可能在几年后才会被不知原委的人浏览，因此可能出现误解。所以要充分考虑神秘读者的存在，以及怎样进行应对。Bewareofthemysteryreadersinyouraudience.Everyguideonbusinesswritingworthitssaltwilltellyouthatyouhavetotakeintoaccountthevariousreadersegmentsthatyourtextisaddressing.Forexample,ifyourewritinganassessmentofanacquisitiontarget,youknowthatbothyourCEO,yourcompanysBoardandtheirinvestmentbanker,eachwithdifferentneeds,mayreadit.Muchmoretrickytodealwitharethemysteryreadersthatisthoseyoudontknowabout.Forexample,oneofyourtargetedreadersmay(inadvertently)forwardyourtexttoapersonwhoinyourmindshouldbethelasttoreadit.RememberthecyberversionofMurphysinfamouslawthatAnythingthatcangowrongwillgowrong.Anotherexampleisthepersonalassistantwhostandsasasentinelbetweenyouandyourtargetedexecutive,scanningandfilteringallincomingmail,inwhichcaseyoumightwriteacoveremaildesignedtomakeheractfirst.Anddontforgetthatadocumentcanhavealongshelflifeandbereadafewyearslaterbypeoplewhohavenoclueaboutitsoriginalcontext,andthusmaymisinterpretit.Sothinkthroughthemysteryreadersandhowyoucouldcopewiththem.给老板写英语邮件技巧五堵上挑刺者的嘴。当然，绝大多数读者都不傻。他们知道内容重于格式，漂亮的格式(干净的构成模块、漂亮的布局、页码等)并不能保证内容的质量。但是，他们也会经常下意识地推断，假如作者连格式都不关心，那么很可能也不会重视内容的质量。注重格式质量还能够让所谓的挑刺者闭嘴。我们对这类人都很熟悉：在参加演示会时，他们会立即翻到有饼形图的那一页，检查所有百分比加起来能否恰好100%。固然这些吹毛求疵的人既不会致命，也不会增加价值，但是不要让他们能轻易捉住你邮件报告的把柄，把读者的注意力从真正的信息上引开。Killthemosquitos.Ofcoursemostofyourreadersarenofools.Theyknowthatcontentismoreimportantthanform,andthatanattractiveform(clearbuildingblocks,anappealinglay-out,pagenumbering,etc.)isnoguaranteeofthequalityofthecontent.Neverthelesstheyoftenreasonunconsciouslythat,iftheauthordidntevenbotheraboutformalquality,inalllikelihoodhedidntbotheraboutthequalityofthecontenteither.Formqualityalsoneutralizestheso-calledmosquitos.Weareallfamiliarwiththem:thepeoplewhoattendapresentationandimmediatelyturntothepageswithapiecharttocheckthatthepercentagesadduptoexactlyonehundred.Whilethesenitpickersareneitherlethalnorvalue-adding,dontmakeiteasyforthemtocriticizeyouremailpresentationanddistractyouraudiencefromyourrealmessage.给老板写英语邮件技巧六让回应你的邮件变得简单。评价一块布丁的好坏要靠品尝，而检验写作的质量则是要根据读者的反响。切记，不回复往往是一种更方便的选择。固然你很难迫使读者作出回应，但是至少你能够刺激一下他们。为此，从开始的第一句话就要表明来意，讲明你为什么写这份邮件，以及你希望对方作出什么样的回应商务信函不应该像是推理小讲。到结尾时，要为读者提供默认选项，方便对方做出回应。例如，你能够在邮件中写：假如您在周一之前没有回信，我就会当做您同意了我的建议。(当然，假如邮件的接收者是你的顶头上司，这一点就很难做到。)默认选项的威力宏大，由于人们往往不愿意花过多精神去做别的选择。人们往往很难对默认选项讲不，十分是当你指出，你提供的选项是正常的，或者甚至是被别人所推荐的。假如默认选项不太好想到，你能够明确向读者表示你等待回复，并请他们告知他们的打算，以及相关的时间和方式。仅仅是询问人们的计划就能够起到推动作用。Makeiteasytorespondtoyourtext.Iftheproofofthepuddingisintheeating,thentheproofofyourwritingisinyourreadersresponse.Butrememberthatnotrespondingisoftenamoreconvenientalternative.Whileitishardtoforcearesponse,atleastyoucanprod.Tostartwith,makeitclear,almostfromtheveryfirstsentence,whyyouarewritingtothereaderandwhatyouexpectfromherbusinesstextsshouldnotbemysterynovels.Andwhenyoucometotheend,makeiteasyforthereadertorespondbyprovidingherwithadefaultoption.Forexample,youmightincludeinyouremail:UnlessIhearfromyoubyMonday,Iwillassumethatyouagreewithmyrecommendation.(Thismightbedifficultifyourreaderisyourboss.)Defaultsarepowerfulbecausepeopleoftenarenotwillingtospendmucheffortcomingupwithotheroptions.Thechoiceforthedefaultoptionisespeciallyhardtoresistifyousuggestthatyoursisthenormalorevenrecommendedchoice.Ifthereisnoeasydefaultoption,youcanexplicitlytellyourreadersthatyouexpectaresponse,andyoucanaskthemtoletyouknowwhattheyintendtodo,bywhen,andhow.Themerefactofaskingpeoplewhattheyintendtodoactsasanudge.给老板写英语邮件技巧七反复修改。没有偷懒的办法。写出一封非常出色的邮件需要时间和精神。想想托马斯爱迪生那句最被人喜欢的格言：大多数人错过了时机，由于时机穿着工作服，而且看起来像工作。只要付出时间提高邮件的质量，才有可能获得回报，博得机遇。只需要按下发送按键，你的读者就有可能注意、查看、理解你传递的信息，并采取行动。Workandworkagainonyourtext.Thereisnoescape.Writingahigh-qualitytexttakeseffortandconsequentlytime.ConsiderThomasEdisonsmostendearingmaxims:Opportunityismissedbymostpeoplebecauseitisdressedinoverallsandlookslikework.Theopportunityrelatestothereturnyoumightgetfromspendingabitmoretimeonraisingthequalityofyourtext.Chancesareyouraudiencewillthennotice,read,understand,andactuponyourmessageafteronlyhittingthesendbuttononce.总而言之，邮件作者应当像设计师那样精心设计本人的邮件。好的商务邮件作者既不是艺术家也不是工程师;他是能够预见人们需求或想法的设计师，然后据此精雕细琢出一封恰当的邮件。利用这一方法，你可能就会得到本人想要的回应。Insummary,awritershouldbehavelikeadesigner.Agoodbusinesswriterisneitheranartistnoranengineer.Heisadesignerwhoenvisionswhatpeopleneedorarethinkingandthencraftsanappropriateemail.Followthatapproachand,chancesare,youllgettheresponseyouwant.赫尔曼万特拉彭是布鲁塞尔战略咨询公司Akordeon的董事总经理，以及（TheExecutiveActionWriter）一书的作者。HermanVantrappenistheManagingDirectorofAkordeon,astrategicadvisoryfirmbasedinBrussels,andauthorofTheExecutiveActionWriter猜你喜欢：1.发英文邮件的格式范文3篇2.写英文邮件自己介绍的范文3.写英文邮件的格式范文4.小学英文邮件范文5.给领导发邮件6.给领导写邮件的格式范文3篇