公务接待工作总结.docx

公务接待工作总结公务接待工作总结一、精心准备，选择好供给商我公司是在5月中旬接待会议主办方通知，来厦门考察的，在考察的近一个星期中，我们一方面认真采点，同时积极与各方供给商获得严密联络，为大会在厦门的举办做好提早准备工作。在5月20日得到会议主办方的通知确定会议在5月31日至6月2日在厦门召开的准确消息后，我公司迅速与酒店、车队、餐厅、景区等供给商获得联络，分别拿出合作方案，对有些供给商进行竞标。三天内就把与酒店、车队、餐厅、广告、演艺公司等多个供给商的合作合同签订好，根据合同要求预付定金。为千人会议的如期举行博得了时间。二、组建专门队伍，量化工作任务我既有一家旅游公司，同时还有一家会议公司，会议公司由于刚刚启动，公司内只要会议计调一名、业务员一名，而要承办这千人的会议还是必须依托厦门新大都国际旅行社人多的优势。因而，我把两个公司的人员全部集中，除了旅行社留有三名地接计调操作日常业务外，其他工作人员全部集中一起办会。公司成立了以我为总调度、两位副总为付总调度的工作班子。并成立了“接站、送站、车辆调度工作组、酒店、会议报到组、餐饮联络组、旅游服务组、导游服务组、广告、文艺组、财务结算组共七个组。七个组各明确了一名组长，并把每个工作组的工作职责、工作任务量化到每个工作人员。如接站送站组由地接部经理付组长,机场和火车站各派16名在校旅游系学生，6小时一班，从早上05：00至晚上24：00，考虑到旅游系学生社会经历不够，机场和火车站又分别派四名专职导游指导学生接站，整个接站工作井井有序。会议主办方非常满意。如会议报到组，我公司从平常合作好的别的酒店中抽调八名酒店销售或是总台负责人介入我们会议的报到，由于从事酒店销售或是总台工作人员对分房、登记等一套工作流程非常熟悉，为了及时拿到房卡，并能把握到酒店退房、会议用房的情况，统计整个会议用房情况，我专门派公司一名副总负责与酒店联络，穿梭于酒店与会议主办方和公司报到台三者之间。而会议报到组的工作任务及工作流程全部由这名副总给予量化到每个工作人员身上。报到组两人搭配、分区域登记报到的做法深得会议主办方的赞扬。抽调这些工作人员介入会议报到后，会议主办方亲眼看到了工作人员熟练的工作程序，比拟高的工作效率，会议报到秩序井然，参会人员也能在较短。的时间内拿到房卡。其他各组也都是先制定工作流程，再把各项工作任务量化到每个员工身上，副总检查组长或副组长的工作，总经理检查副总经理的工作。做到一级对一级负责。三、捉住工作重点，催促各项工作完全到位中国鸭鸭第二十八届羽绒制品交易会的重点是请客商来厦门旅游，然后在6月1日晚上安排一个羽绒服装展示、新产品推介、六家大的卖场总经理讲话及文艺演出。我们就围绕这些重点，一是把精兵强将安排在旅游和答谢宴会上，在旅游安排上，我本人与公司导游部经理、地接部计调亲身采点，由于线路有永定土楼，往返行程要6个小时，26台49座旅游大巴车，1300名参会人员，旅游安全、旅游秩序甚至游客上洗手间等问题都是旅游组必须事先考虑的问题。我们的做法是先确定26名导游，配对26台旅游车司机、土楼景区配对26名景区讲解员、请会议主办方配合，安排26名临时负责人，与我公司的26名导游配对协助工作。在去土楼的高速和一级公路上安排两个临时停车点方便客人下车吸烟或是上洗手间。由于事先做了过细的准备工作，5月31日前往土楼的旅游秩序井然，游客兴趣很高。游客安全系数到达100%。会议主办方的总经理这样称赞我们的这次旅游活动。他讲这是他任老总以来第八届会议，也是他以为举办得最安全的、经销商玩得最开心的一次旅游活动。6月1日在厦门市区的旅游活动，由于考虑到人数多，车辆多等因素，车辆和导游及游客采取了分流方式进行，一个大队伍分成三大旅游组，由一名副总全权负责厦门市区的旅游活动。1/2旅游能够分组，但吃饭必须在同一酒店、同一时间用餐，这给旅游活动安排带来了一定的难度，但由于有一名副总做旅游调度、公司又安排了四名工作人员在指定的餐厅与导游及时联络、与餐厅前台及时沟通，使整个在市区的活动比拟圆满，也得到了会议主办方的赞扬。答谢晚宴是这次交易会的高潮。为了承办妥这次答谢晚宴，十分是晚宴中的文艺演出，我对整个舞台搭建、音响布置、每个文艺节目逐一现场查看。中途感觉到灯光音响不怎么满意，我就当机立断地改换，采用厦门最好的音响灯光。对文艺节目也不怎么满意，就调用厦门最专业的演出队伍。固然成本都有所提高，但会议主办方最后非常认可这台晚会，最后还是追加了会议费用。由于捉住了工作重点，施行了以点带面的工作方法，整个会议举办得比拟成功。2/2