中职院校档案信息化建设的实践.docx

中职院校档案信息化建设的实践【摘要】在中职院校中，必须将档案信息建设的数字化、网络化进行到底，制定符合本校实际情况的管理制度，进而在根本上提升档案信息建设的综合水平。本文介绍了档案信息建设的重要性，分析了其建设中存在的问题，并且，对在数字化、网络化建设进行了考虑。【关键词】中职院校；档案信息；数字化；网络化；建设近些年，信息技术、网络技术得到了很好的发展，在我国众多的中职院校中，都对本身的各项工作进行了改革，尤其是档案信息建设方面，加大了投入力度，对档案建设工作提供了众多便利。比起传统的档案建设方式，在数字化、网络化的环境下，弥补了传统方式的缺乏，使中职院校档案建设的水平上升到一个新高度，也促进档案建设工作稳定发展。一、当前中职院校档案信息建设的重要性档案能够体现了一个学校的发展历程，对学校的将来发展提供了重要参考根据，而且，对工作的效率，以及工作质量的提高具有关键作用，因而，档案建设工作还需要进一步完善，提高重视程度。就中职院校的档案建设工作而言，其重要性可直接影响高层领导了解本学校的实际情况，影响对其全面性以及真实性的认识。同时，本学校在日后的发展中，能够实现资源奉献，给予准确的参考数据。此外，其他关联的企业也能对本学校的经营状况进行客观的判定，促进了双方的沟通，为校企合作打下了坚实的基础。二、档案信息数字化、网络化建设存在的问题一档案储存的保密性难以保证。随着网络技术的进步，网络安全也存在很大的威胁，档案文件的储存存在很大的安全隐患，保密性就成了重点问题。对于电子文件来讲，不具有固定的形式，特定的字体以及签名等，由于特殊标记的缺失，资料很容易被修改，且修改起来比纸质文件还方便，保密性很难被保障，严重威胁着学校的信息安全。二缺少专业的档案建设人员。在数字化、网络化的环境下，档案的储存、管理是多种形式的，与传统的纸质档案管理有很大不同，储存技术存在很大的差异。对档案信息进行建设时，习惯于传统形式的工作人员，往往学历较低，知识面也比拟窄，对档案知识缺少系统性的培训，未能跟上当代化的脚步。假如只是懂得计算机技术，又或者是网络技术的人员，在档案的建设原则、理论上的经历有所缺乏是不能做好的，因而，档案建设人员既要懂得数字化、网络化技术，又要把握当代档案建设的相关知识。三档案信息化、网络化建设特别缓慢。档案建设是一项复杂又繁重的工作，要整理的资料很多。在传统的工作形式中，只是对纸质资料进行保存，不仅丢失的几率很大，也构成了浪费现象。如今，网络化技术不断发展，我们又迎来了数字化的时代，但是，档案建设工作还未能跟上社会的步伐，发展速度缓慢，电子文档还未能有效取代传统的纸质文档，信息建设也未能遭到高度的重视，这就影响了档案建设水平的提升，也存在很多的漏洞。四相关规章制度不够健全。在中职院校中，档案信息的管理制度非常关键，但是，在大部分院校中，还未能建立一个完好的制度，所以，档案信息建设也就不能获得较高的效率，档案信息的职能不能被发挥出来。假如在信息化、网络化的建设中，没有一个系统的管理形式，档案信息建设工作就会过于分散，缺少集中性。此外，由于工作人员缺少明确的目的，严重制约了档案信息建设的进程。三、中职院校档案信息建设的实践一加强档案信息的安全建设。网络系统的组成包括硬件和软件，也包含基础设施，以及其存储的数据材料，这些因素共同组成了计算机系统。网络安全的主要任务就是对网络系统中的各组成部分进行保护，使其免受毁坏、更改，以及泄露等现象，要想系统处于正常的运行状态，连续的网络服务是必须给予保证的。对于网络安全来讲，防火墙，或者是数据加密，还有攻击检测，以及数据恢复技术等都要进行利用，进而保证档案信息的安全性。二制定合理的档案管理标准。在制定档案信息的建设标准时，首先要保证其科学性，符合国家的各类标准和相关规定。在标准化信息建设中，要充分结合学校档案的实际情况、管理特点等，对归档材料要严格把关，科学规整，进而实现档案信息资源的价值。此外，档案管理制度要定期进行修改，档案工作人员位责任制也要明晰明确，这样能保证档案信息的规范化管理。三深化改革，提高工作人员的素质。中职院校的档案信息建设工作有着一定的系统性，这与质量管理人员的水平有直接关系，所以，在实际的建设中，必须对相关工作人员的专业能力进行提升。首先，调动档案信息建设人员的积极性，发挥主观能动性，以及创造性，丰富档案人员的专业知识。其次，引进当代化设备，增加了档案的种类，也使载体变得多样化，这就必须对建设方法进行创新，培养一批专业的人才，不仅会运用新的技术，还把握全面的信息建设知识，进而更好地完成档案信息建设的数字化、网络化。四实现信息同步化与实时化。档案的信息资源是学校的核心内容，对其进行妥善的管理对学校本身的发展具有关键的作用。因而，要顺应时代的发展，加快数字化、网络化建设的步伐，将电子信息化的管理形式取代传统的管理形式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保存资料的完好性，以及快速查找都有积极作用，也提高了工作的效率。四、结束语对于中职院校的档案信息建设，应该充分了解档案管理存在的问题，分析怎样才能实现档案信息的数字化、网络化建设。为了使这项工作得到落实，促进组织的良好发展，所以提出了相应的数字化、网络化策略，这有利于中职院校的档案建设长久发展，在竞争中保持较强的核心竞争力。