邀请函的制作.ppt

罗田理工中专罗田理工中专 电子信息部电子信息部邮件合并项目一制作邀请函邮件合并项目一制作邀请函Office 2003 高级办公专题讲座系列一邮件合并专题（1）何成胜Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)样例文档效果图样例文档效果图Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)样例文档制作步骤样例文档制作步骤1.1.进行页面设置，设定纸张大小、页边距；进行页面设置，设定纸张大小、页边距；2.2.输入内容；输入内容；3.3.对内容进行格式的设定，如字体、字号、文字颜色对内容进行格式的设定，如字体、字号、文字颜色等；等；4.4.设定表格的边框、填充色，对齐方式；设定表格的边框、填充色，对齐方式；Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)显示邮件合并工具栏显示邮件合并工具栏方法方法1 1从菜单【视图】从菜单【视图】/ /【工具栏】【工具栏】/ /【邮件合并】【邮件合并】打开；打开；方法方法2 2右击工具栏空白处，在弹出的快捷菜单中右击工具栏空白处，在弹出的快捷菜单中选择选择“邮件合并邮件合并”；演示演示Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)认识邮件合并工具栏认识邮件合并工具栏设置文档类型未打开数据源时的邮件合并工具栏未打开数据源时的邮件合并工具栏打开数据源后的邮件合并工具栏打开数据源后的邮件合并工具栏Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)打开数据源打开数据源1.1.单击邮件合并工具栏单击邮件合并工具栏“”按钮，打开按钮，打开“选取数选取数据源据源”对话框；对话框；2.2.导航到数据源文档，选中导航到数据源文档，选中“邀请函邀请函.xml”.xml”，单击，单击“确定确定”。Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)插入域插入域在相应的位置插入域，注意每次只能插入一个域。在相应的位置插入域，注意每次只能插入一个域。在插入称呼域时，注意男性显示先生，女性显示女士。在插入称呼域时，注意男性显示先生，女性显示女士。具体操作为：具体操作为：1.1.插入插入“IF”IF”条件域，在域代码中写入条件域，在域代码中写入“IF IF 性别性别 = = 男男 先生先生 女士女士”，注意，所有的空格与，注意，所有的空格与“”必须在半必须在半角英文状态下输入；角英文状态下输入；2.2.选中选中“IF”IF”域，按下域，按下Shift + F9Shift + F9切换到域代码视切换到域代码视图，选中图，选中“性别性别”，插入域，插入域“性别性别”, ,此时域代码变为：此时域代码变为：演示演示Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)关于域的快捷键关于域的快捷键Ctrl+F9 Ctrl+F9 插入空域。插入空域。 F9 F9 更新选定的域。更新选定的域。Ctrl+Shift+F9 Ctrl+Shift+F9 取消域的链接。取消域的链接。Shift+F9 Shift+F9 在选定的域代码及其结果之间切换。在选定的域代码及其结果之间切换。 Alt+F9 Alt+F9 在所有的域代码及其结果间进行切换。在所有的域代码及其结果间进行切换。Alt+Shift+E Alt+Shift+E 编辑邮件合并数据文档。编辑邮件合并数据文档。 Alt+Shift+F Alt+Shift+F 插入合并域。插入合并域。Alt+Shift+K Alt+Shift+K 预览邮件合并。预览邮件合并。 Alt+Shift+N Alt+Shift+N 合并文档。合并文档。 Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)换一个数据源试一试换一个数据源试一试以上的数据源格式为以上的数据源格式为ExcelExcel格式，如果数据源的格格式，如果数据源的格式为式为ACCESSACCESS格式，又如何进行邮件合并呢？格式，又如何进行邮件合并呢？其实使用其实使用ACCESSACCESS的数据源，打开数据源的过程基本的数据源，打开数据源的过程基本一致。正好，在素材文件夹下有一个一致。正好，在素材文件夹下有一个“邀请函邀请函.mdb”.mdb”，即即ACCESSACCESS的数据源，请试一试。的数据源，请试一试。Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)练习项目练习项目1.1.制作考试通知单。制作考试通知单。2.2.使用素材：使用素材：././素材素材/ /考试通知单考试通知单.doc.doc；././素材素材/ /考试通知单考试通知单.x.xls(ls(或或././素材素材/ /考试通知单考试通知单.mdb).mdb)3.3.要想让合并结果中，一页显示多个通知单，需要要想让合并结果中，一页显示多个通知单，需要进行以下设置：进行以下设置：首先将插入符定位到合适位置，打开【页面设置】首先将插入符定位到合适位置，打开【页面设置】对话框，选中【版式】选项卡，于对话框，选中【版式】选项卡，于“节的起始位置节的起始位置”选选择择“持续本页持续本页”，于，于“应用于应用于”选择选择“插入点之后插入点之后”。Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)小结与回顾小结与回顾1.1.邮件合并的操作步骤；邮件合并的操作步骤；2.2.邮件合并工具栏；邮件合并工具栏；3.3.与域相关的快捷键；与域相关的快捷键；4.4.邮件合并的数据源；邮件合并的数据源；5.5.如何插入条件域；如何插入条件域；6.6.如何让每页显示多个合并结果；如何让每页显示多个合并结果；Office 2003Office 2003办公专题办公专题项目一邮件合并项目一邮件合并(1)(1)下课了下课了谢谢观看谢谢观看! !插入条件域插入条件域将插入点定将插入点定位到这里位到这里选中条件域，按下选中条件域，按下快捷键快捷键Shift+F9Shift+F9在域代码中在域代码中选择性别选择性别returnreturn新的域新的域代码代码