第12章　方便输入记录的设计.ppt

第第12章章 方便输入记录的设计方便输入记录的设计 12-1 如何提高输入记录的效率如何提高输入记录的效率12-2 数据表及字段的相关属性数据表及字段的相关属性 12-1 如何提高输入记录的效率如何提高输入记录的效率便利就是依据数据库的特性，进行设计，在数据表中，每个字段皆有固便利就是依据数据库的特性，进行设计，在数据表中，每个字段皆有固定的类型，快速输入记录的设计，就是植根于各字段类型上，数据库各个字定的类型，快速输入记录的设计，就是植根于各字段类型上，数据库各个字段因为有类型的差别，帮可一定原则下，加入其他设计，以便快速输入记录。段因为有类型的差别，帮可一定原则下，加入其他设计，以便快速输入记录。1）善用鼠标）善用鼠标使用鼠标选取是否代表使用鼠标选取是否代表“快速快速”，也许读者擅用键盘，也可在选取客户名称，也许读者擅用键盘，也可在选取客户名称的下的下拉列表中输入文字，且可自动筛选，输入文字愈多，拉列表中输入文字，且可自动筛选，输入文字愈多，Access会逐步缩小范围，会逐步缩小范围，自动选取最接近的选项。自动选取最接近的选项。2）引导输入）引导输入引导输入可避免输入错误数据，但引导输入不是惟一可避免错误的设计。引导输入可避免输入错误数据，但引导输入不是惟一可避免错误的设计。3）其他避免错误的设计）其他避免错误的设计善用鼠标及尽量避免输入数据，是提高效率及避免错误的较佳设计。输入掩善用鼠标及尽量避免输入数据，是提高效率及避免错误的较佳设计。输入掩码必性可引导输入及避免输入错误数据。码必性可引导输入及避免输入错误数据。12-1-1 如何便利如何便利 本章以下的内容大多是数据表本章以下的内容大多是数据表“设计设计”，所以在操作上，所以在操作上，会会是设计及视图两个模式的切换，是设计及视图两个模式的切换，“设计设计”是为了定义所需功能，是为了定义所需功能，“视图视图”予以执行，以发便检查定义的功能是否可正常执行如图予以执行，以发便检查定义的功能是否可正常执行如图12-1（即右图）数据表设计窗口。（即右图）数据表设计窗口。设计便于输入记录功能的大设计便于输入记录功能的大原则就是依据字段类型，进行设原则就是依据字段类型，进行设计。因为计。因为Access针对不同类型，针对不同类型，提供许多便于输入记录的设计，提供许多便于输入记录的设计，这些设计在数据表就是字段属性，这些设计在数据表就是字段属性，在窗体就是窗体及各控件属性。在窗体就是窗体及各控件属性。12-1-2设计方向及原则设计方向及原则图图12-1 12-2 如何提高输入记录的效率如何提高输入记录的效率 12-2-1输入掩码输入掩码 输入掩码的目的是引输入，可有效避免输入错误数据。输入掩码的目的是引输入，可有效避免输入错误数据。1）使用简短公元年份的输入掩码）使用简短公元年份的输入掩码练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单数据表的订单数据表完成文件：完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单数据表的订单数据表2）在身分证号字段使用输入掩码）在身分证号字段使用输入掩码练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的雇员数据表的雇员数据表完成文件：完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的雇员数据表的雇员数据表 如图如图12-3 所示，由于身份证号码字段类型为所示，由于身份证号码字段类型为文本，故在输入掩码向导会自动显示可使用的设文本，故在输入掩码向导会自动显示可使用的设置。置。图图12-33）自定义输入掩码）自定义输入掩码 自定义输入掩码的操作就是直接在输入掩码属性中输入代表符自定义输入掩码的操作就是直接在输入掩码属性中输入代表符号。表号。表12-1是自定义输入掩码的符号是自定义输入掩码的符号符号功能说明设置范例输入范例0表示该处可输入09的数字，不允许留空（000）0000-0000（021）7901-17669同上项，差异在于此项允许留空（99）000-0000输入（1）765-4321 ，变成（17）654-321#与上项功能相同，但尚可输入+与-两个符号#999-020&可输入键盘上所有字符，但不允许有空白&ADF-491C与上项功能相同，但可允许留空&CCCCJOHN-10L需输入半角字符，两个L表示需输入两个半角字符，不可留空0:00 LL1:30 PM?与上项类似，但此项允许留空?-0000OS-1234!将输入数据方向更换为由右至左，但输入前的字符左方需可留空，方看得出差异!?靠右对齐的文字及LLL?Johnson表表12-1是自定义输入掩码的符号是自定义输入掩码的符号 12-2-2格式格式1）更改日期格式更改日期格式练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单数据表。完成文件：的订单数据表。完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单数据表的订单数据表2）由控制面板更改日期格式由控制面板更改日期格式格式属性可以在下拉列表中选取，也可自行输入。格式属性可以在下拉列表中选取，也可自行输入。3）为货币加上千位分隔符为货币加上千位分隔符练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单数据表。完成文件：的订单数据表。完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单数据表的订单数据表4）设置输入数字后四舍五入至整数设置输入数字后四舍五入至整数练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单细数据表。完成文件：的订单细数据表。完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单细数据表的订单细数据表5）设置实际小数点处理设置实际小数点处理练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单细数据表。完成文件：的订单细数据表。完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单细数据表的订单细数据表6）在未输入时显示在未输入时显示“尚未输入尚未输入”练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的雇员数据表。完成文件：的雇员数据表。完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的雇员数据表的雇员数据表 12-2-3查阅向导查阅向导使用查阅向导（参照另一数据表）使用查阅向导（参照另一数据表）练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单数据表的订单数据表完成文件：完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单数据表的订单数据表使用查阅向导（自行输入）使用查阅向导（自行输入）练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单数据表的订单数据表完成文件：完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单的订单数据表数据表 在在“性别性别”自段，选取自段，选取“查阅向导查阅向导”，启动此向导后，在第一个对话框，启动此向导后，在第一个对话框选择选择“自行键入所需的值自行键入所需的值”，再单击下一步。图，再单击下一步。图12-5表示下拉列表中将显示男女。表示下拉列表中将显示男女。图图12-6 圈起处，即为本例设置结果，两种情况的差别是下拉列表内容是否需圈起处，即为本例设置结果，两种情况的差别是下拉列表内容是否需要要“写死写死”。图图12-6图图12-5以下说明在数据表中可使用的检查设计。以下说明在数据表中可使用的检查设计。1）设置员工不可没有姓名）设置员工不可没有姓名如右图的如右图的“名字名字”字段就是员工姓名，不可在此栏留空，也字段就是员工姓名，不可在此栏留空，也就就是每笔记录一定要有员工姓名，可使用是每笔记录一定要有员工姓名，可使用“必填字段必填字段”属性一，每次保存记录时，属性一，每次保存记录时，皆会进行检查，若违反此原则，就会显皆会进行检查，若违反此原则，就会显示错误信息。示错误信息。2）检查售价只可小于或等于单价）检查售价只可小于或等于单价练习文件：练习文件：Ch12ExCh12-2E.mdb的订单明细数据表的订单明细数据表完成文件：完成文件：Ch12ReCh12-2A.mdb的订单明细数据表的订单明细数据表12-2-4数据验证数据验证图图12-7更改必有数据属性更改必有数据属性 12-2-5其他属性其他属性本节说明数据表及字段的其他属性及其功能，分别是：本节说明数据表及字段的其他属性及其功能，分别是：1）标题）标题标题属性的意义仅是标题属性的意义仅是“暂时暂时”更改字段名。更改字段名。2）默认值）默认值默认值之意是在输入新记录时，若未输入数据，默认值之意是在输入新记录时，若未输入数据，Access会自动输入数据，其会自动输入数据，其值可以是函数或任意输入的数据。值可以是函数或任意输入的数据。3）允许空字符串）允许空字符串这个数据对这个数据对Access而言不是空白，而是字符串，空白而言不是空白，而是字符串，空白值则是值则是Null。实际应用上，若只是。实际应用上，若只是Access单一环境，单一环境，应用不到零长度字符串。应用不到零长度字符串。4）输入法模式）输入法模式此属性可控制中文输入法的显示方式，又有多种选择，此属性可控制中文输入法的显示方式，又有多种选择，如图如图12-8所示。所示。图图12-8（）下列多个属性中，何者可（）下列多个属性中，何者可“有效提高输入记录的便利有效提高输入记录的便利”？ （A）输入掩码）输入掩码 （B）格式）格式 （C）默认值）默认值 （D）有效性规）有效性规 2.（）在文本类型字段的（）在文本类型字段的“格式格式”属性使用属性使用“;尚未输入尚未输入”，则下列，则下列叙述何者正确？叙述何者正确？ （A）代表所有输入的数据代表所有输入的数据 （B）只可输入）只可输入“”符号符号 （C）此栏不可以是空白）此栏不可以是空白 （D）若未输入数据，会显示）若未输入数据，会显示“尚未输入尚未输入”4字字3.（）日期数据若要显示（）日期数据若要显示4位数公元年份，则其格式属性可以是？位数公元年份，则其格式属性可以是？ （A）yy/mm/dd （B）yy/mm/dd （C）yyyy/mm/dd （D）以上皆非）以上皆非 4.（）以下有关格式属性的叙述，何者错误？（）以下有关格式属性的叙述，何者错误？ （A）格式属性的目的是将原始数据予以格式化后显示在屏幕上）格式属性的目的是将原始数据予以格式化后显示在屏幕上 （B）计算机以字段数据执行计算时，会以格式后数据为准）计算机以字段数据执行计算时，会以格式后数据为准 （C）除了）除了OLE对象字段外，其他类型皆可使用格式属性对象字段外，其他类型皆可使用格式属性