记录控制程序.doc

文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 1 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日记录记录控制程序控制程序1 目的目的对质量记录、技术记录和安全记录等进行控制，以证实质量管理体系和技术运作的质量，使其具有可追溯性。2 范范围围院质量管理体系运行以及检验检测中的各类记录的填写、收集、归档、保管和处理等环节的控制。对于各种以电子信息形式保存的记录，还应执行电子信息数据管理程序。3 职责职责3.1 各部门负责职责范围内有关记录的采集、填写、校核、审核、检索和整理。3.1.1 业务发展和客户服务部负责申诉、投诉与抱怨处理记录，办公室负责固定检验检测（工作）场所安全检查记录、安全事故处理记录、安全隐患整改记录的存档和保管；3.1.2 人力资源部负责人员培训和考核记录、安全教育记录等的存档和保管；3.1.3 质量技术部负责重大技术问题处理记录、内部审核和管理评审记录、质量管理体系文件控制、实验室间比对或能力验证记录、各种质量考核记录、检验检测现场安全检查记录和院层面不符合工作记录、纠正和预防措施记录等的存档和保管；3.1.4 业务发展和客户服务部、气瓶检验研究中心、万涪黔中心按各自范围负责客户满意度调查表、检验检测原始记录（含有关见证材料、射线底片等）、检验案例等的存档和保管；3.1.5 资产设备部负责服务和供应品的采购记录、量值溯源记录、设备仪器管理类记录等的存档和保管；3.1.6 各部门分别负责本部门的质量记录、技术记录、安全记录等的存档和保管。文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 2 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日3.2 资产设备部负责记录的印制（必要时）并发放到有关部门。4 程序程序4.1 记录控制流程图如下：记录记录控制流程控制流程图图4.2 记录的分类4.2.1 质量记录质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要有：程序文件和管理制度中相关质量活动形成的记录、质量体系运行过程中发布的文件和有关记录、各种质量考核记录、内外部检查记录等，如：内部审核报告及记录、管理评审报告及记录、纠正措施和预防措施记录、抱怨与投诉处理记录、各类质量监督记录等。4.2.2 技术记录检验检测等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检验检测原始记录、非通用检验方案、X 射线底片、实验室间比对或能力验证记录、量值溯源记录、记录格式编制与审定记录采集记录的填写记录的编号记录的索引记录存档（保存期内）记录存放、保管、维 护记录整理、销毁、处 置文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 3 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日分包记录、合同评审记录等。如：工作指令、协议或者合同、工作日志、检验检测工作流转卡、检验检测原始记录、检验检测报告（证书）审核审批传递及反馈信息等。4.2.3 安全记录体系文件中的安全记录、各类事故记录、隐患整改记录等，如：各类事故记录、隐患整改记录、安全会议记录以及在危险源辨识、风险评价和风险控制过程和安全应急措施的制定、评审过程中形成的记录等。本手册将安全记录视为质量记录的一种。4.3 记录记录的要求的要求 4.3.1 记录表式的格式应按文件控制程序的要求执行，各类记录用表式应采用现行有效的版本。4.3.2 记录数据采集应及时、完整、真实。检验检测时观察的结果、数据和计算等应在当时予以记录，如实记载，不得随意漏缺，不得追记。所有记录应完整填写。手写记录字迹应清晰可辨、页面整洁，签名需使用钢笔或签字笔。4.3.3 检验检测工作中的原始记录应保证该检验检测在尽可能接近原条件的情况下能够复现，记录应当包括取样的人员、检验检测的执行人员以及结果校核人员的标识。4.3.4 记录出现错误需更改时，不得采用涂改、刮改、擦改或用修正液修改方式，应当采用划改方式：用单划线或双划线将出错处删去（删去后原出错处内容仍应清晰可见），并在旁边写上正确的内容，更改人签署全名及更改日期。4.3.5 对电子存储的记录按记录要求管理外，还应执行电子信息数据管理程序，避免原始数据的丢失或者改动。4.4 记录记录的收集的收集4.4.1 各部门按各自职责范围，对已完成的各项质量活动，按照规定格式由专人认真记录并整理。4.4.2 检验检测人员要按规定要求详细记录检验过程相关信息，并尽可能收文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 4 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日集各种有关的图谱、图表及对检验结果可作说明的各种附件、资料，确保存有足够的信息，以使检验过程能够复现。 4.4.3 部分有环境要求的检测部门除按要求详细记录检测过程中的相关信息外，还应做好环境温湿度记录、仪器设备的使用记录、一般的清洁维护记录、委托类样品的登记记录等。4.5 记录记录的的归归档档4.5.1 各类记录应在工作完成后立即整理、存档。4.5.2 各类报告及原始记录、射线底片等在工作完成后立即整理、归档。4.5.3 以电子形式存储的记录除按记录要求管理外，还应执行电子信息数据管理程序；4.5.4 归档资料由相关人员填写归档资料交接登记表交档案管理人员归档保管（必要时）。4.6 记录记录的保存期的保存期4.6.1 设备档案可在设备报废 5 年后销毁，设备报废记录长期保存。4.6.2 个人技术档案、培训记录、年度培训汇总、检验案例、重大技术问题处理等长期保存。4.6.3 内审、管理评审的相关记录、检验工作考核，实验室间的比对、能力验证、申诉、投诉和抱怨处理记录、文件控制记录等质量活动记录保存期为 5 年。4.6.4 检验检测资料（含报告证书、记录及相关资料）的保存期限（相关安全技术规范规定的保存期限调整后，本规定应作相应调整。电子信息记录光盘、U盘保存时间同）如下：4.6.4.1 锅炉设计文件鉴定资料、锅炉定型产品测试资料保存至该型号产品被国家相关部门列入淘汰产品目录止。4.6.4.2 锅炉监督检验资料保存 5 年。4.6.4.3 在用锅炉能效测试、定期检验、耐压试验和介质监测资料保存 2 个检验周期。文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 5 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日4.6.4.4 工业锅炉化学清洗监督检验资料保存 3 年，电站锅炉化学清洗监督检验资料保存 10 年。4.6.4.5 按压力容器（GB150.14-2011）制造的产品监督检验资料保存期为压力容器设计使用年限，以前制造的产品监督检验资料保存 10 年，气瓶产品监督检验资料保存 10 年。4.6.4.6 压力容器安装、改造及修理监督检验资料保存期为压力容器设计使用年限。4.6.4.7 压力容器（含承压罐车）定期检验资料保存 2 个检验周期。4.6.4.8 气瓶设计文件鉴定和型式试验资料长期保存。4.6.4.9 车用气瓶安装监督检验资料保存 15 年，气瓶定期检验资料保存 5 年，安全阀校验资料保存 2 年，常压罐车定期检验资料保存 2 年。4.6.4.10 无损检测报告、射线检测底片保存 10 年，且不应少于该设备报告保存期限。4.6.4.11 压力管道元件监督检验资料保存 5 年；压力管道安装、改造监督检验资料保存 10 年；压力管道定期检验资料保存 2 个检验周期。4.6.4.12 电（扶）梯监督检验资料长期保存；电（扶）梯定期检验资料保存期限2 个检验周期。4.6.4.13 不需实施安装监督检验的起重机械首检资料长期保存；起重机械（不含两工地）监督检验资料保存 5 年；两工地起重机械监督检验须保存新安装、改造、重大修理和最近一次移装监督检验资料，保存期为 5 年。4.6.4.14 起重机械定期检验资料保存 5 年。4.6.4.15 客运索道、游乐设施、厂内机动车辆验收检验资料保存 5 年。4.6.4.16 客运索道、游乐设施、厂内机动车辆定期检验资料保存 2 个检验周期。4.6.4.17 鉴定评审资料保存 5 年。4.6.4.18 事故鉴定报告、仲裁报告及其相关资料长期保存。文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 6 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日4.6.4.19 委托检验资料保存期按协议约定时间保存。4.6.5 服务和供应品的采购记录、合同评审记录保存期为 5 年。4.6.6 环境温湿度记录、样品的登记记录等保存期为 5 年。4.7 记录由各部门按各自的职责和有关规定要求分别存档。4.8 采用其它方式填写、保存记录，必须达到同等控制要求。4.9 存档资料的查（借）阅、复印规定（1）院有关人员需要查（借）阅归档资料时，应提出书面申请，经部门负责人同意，可在办公室、人力资源部、质量技术部、业务发展和客户服务部、资产设备部、气瓶检验研究中心、万涪黔中心的档案室内进行查（借）阅，归档部门应建立查（借）阅记录并对所有查（借）阅情况进行登记。（2）非本院在岗人员查阅技术档案时，必须持单位介绍信，书面填写查阅申请表，经院长或其指定人员批准后，在档案管理员监督下就地查阅，查阅人不得笔录、拍摄或摘抄对外。（3）院原则上不对外复印检验报告（证书）等存档技术资料。特殊情况下，可由使用单位书面填写检验报告/合格标志补办（复印）申请表，说明需复印检验报告原因并加盖与归档检验报告上用户名称相同的公章，经业务发展和客户服务部负责人（或气瓶检验研究中心、万涪黔中心部门负责人）签字同意后，用户将该申请表交技术档案管理员办理核查用户名称、报告编号、复印等相关事项，将其复印件交与申请单位。（3）复印的存档资料一般不加盖鲜章（公章），院长批准的除外。4.10 记录的销毁档案管理人员应定期对管理的记录档案进行清理，对超过规定保存期限的记录可按有关规定和程序进行销毁，并留下相关销毁记录长期保存。5 相关文件相关文件5.1电子信息数据管理程序 CQTJ-CX024-2014/15.2 文件控制程序 CQTJ-CX001-2014/16 相关相关记录记录文件编号：CQTJ-CX002-2014/2重庆市特种设备检测研究院 程序文件程序文件共 6 页 第 7 页2014 版 标题记录控制程序记录控制程序 实施日期：2015 年 2 月 5 日6.1 销毁文件资料记录表 CQTJ-CXBS007-2014/06.2 归档资料交接登记表 CQTJ-CXBS008-2014/06.3 文件资料借阅登记表 CQTJ-CXBS009-2014/0